La Gestion d information de soins communautaires (GISC) Directives de frais de déplacement
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- Marc-Antoine Robert
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1 La Gestion d information de soins communautaires (GISC) Directives de frais de déplacement Ce document fourni les directives de frais, repas, et déplacement effective le 18 juin, 2012 pour les intervenants du secteur de la GISC qui voyagent et engage des frais en Ontario tout en effectuant leurs taches avec le projet de l évaluation commune et le projet du dossier d évaluation intégrée, Ce document contient des informations importantes sur les responsabilités pour les voyageurs qui soumettront des frais liées aux événements de la GISC, ainsi que les changements des détailles de la réclamation des frais. S il vous plaît réviser ce document en entier avant de faire vos arrangements de déplacement. Ces directives sont en vigueur à tous les événements de la GISC qui auront lieu le 18 juin, 2012 ou plus tard. Principes 1. L argent des contribuables sont utilisés d une façon prudente et responsable avec une concentration de transparence et de responsabilité. 2. Les frais de déplacement, logement, et activités liées soutient les objectifs de la GISC. 3. Les plans de déplacement, logement et activités liées sont nécessaire et économique avec un égard pour la santé et la sécurité. 4. Les frais légitimes autorisées engagés pendent la cour des affaires de la GISC sont remboursés. Cette politique de directive sera utilisée pour valider les frais jusqu à un maximum de trois (3) personnes par organisation, par session. Ce qui a changé? Article Processus avant le 18 juin, 2012 Nouveau processus à partir du 18 juin, 2012 Réservation de déplacement Réservation de logement Paiement de déplacement Réservé par le Centre de support de la GISC Réservé par le Centre de support de la GISC Payé par le Centre de support Réservé par le voyageur ou FSS Réservé par le voyageur ou FSS Payé par le voyageur ou FSS au moment de la réservation Remboursement selon le contrat de paiement de transfert Paiement de logement Payé par le Centre de support Payé par voyageur ou FSS au moment de la réservation Remboursement selon le contrat de paiement de transfert Réservation de voiture de location Alimentation à la session de la GISC Réservé par le Centre de support de la GISC Fourni et payé par la GISC Réservé par voyageur ou FSS Aucune alimentation offerte à la session Remboursement selon le contrat de paiement de transfert
2 S il vous plaît noter que les dossiers de présence pour toutes les sessions de la GISC accompagneront toutes réclamations de frais. Chaque participant sera tenu de signer le registre à chaque session. Les responsabilités des voyageurs au sein des FSS La familiarité des directives de frais de déplacement Recherchez et documenté que le moyen de déplacement qui a été choisie est le plus économique et raisonnable Réservez leurs déplacement et/ou logements Payez leurs déplacement et/ou logements (sera remboursé tels que stipulé dans ces directives) Gardez tous les records de frais et la documentation, car vous pouvez être demandé à soutenir et justifier la raison et les dépenses pour les frais engages Les politiques reliées aux directives de frais de déplacement L information suivant fourni un sommaire des éléments clés que vous devez considérer pour réclamer les frais de déplacement et autres dans le formulaire de frais de déplacement. Le formulaire est disponible au site Web de la GISC. REMARQUE : Tous les reçus originaux ou documentation à l appui doivent accompagner votre formulaire de frais de déplacement. 1. Inscription : Les frais de remboursement peuvent seulement être soumises pour les individus qui sont des participants inscrits à une session de la GISC. Chaque personne inscrite recevra une confirmation du Centre de support de la GISC. Cette confirmation devra être jointe au formulaire de frais de déplacement. 2. Présence : Les frais de remboursement peuvent seulement être soumises pour les individus qui ont connectés à la session. À chaque session, une feuille de présence sera maintenue par le personnel de la GISC. 3. Déplacement par avion : La classe économique est l option standard pour l achète d un billet. Autres frais supplémentaires pour les améliorations ne seront pas remboursés. Les meilleures pratiques : Rechercher un site Web de déplacement commun (par exemple Expedia) pour trouver une gamme de vols en classe économique Choisissez un vol raisonnable et économique pour votre situation de déplacement Enregistrez une copie ou une capture d écran des options de prix que vous avez trouvé, avec la date pour vos dossiers personnels Soyez prés d expliquer votre choix s il y a des circonstances spécifiques exigent que vous prenez un vol beaucoup plus élevé en prix que les autres Réservez votre vol gardez une copie ou une capture d écran des options de prix trouvez au moment de la réservation particulièrement si les prix ont changés depuis votre recherche initiale Réservez votre vol prenez note du politique d annulation Pour le formulaire de frais de déplacement : Inclure les frais du vol actuel engagé Attachez votre preuve de paiement - itinéraire ou autres documents en ligne que vous recevez lorsque vous réservez le vol Directives de déplacement, repas et frais À partir du 18 juin, 2012 Page 2 of 6
3 4. Déplacement par train : Classe économique est l option standard pour l achat de billet. Les frais additionnels pour les améliorations ne seront pas remboursés. Les meilleures pratiques En règle générale, suivez le processus utilisé pour réserver le déplacement de vol Pour les destinations qui sont plus proche, faites une comparaison entre le cout de prendre le train et la conduite (par exemple, vous pouvez comparer les coûts des trains à des coûts de conduite en calculant la distance avec Google Maps et le taux de remboursement kilométrique, ou par l'estimation des coûts de location d'une voiture) Similaire d une demande de déplacement aérien, gardez les copies des coûts de train lorsque vous faites une recherche sur le site Web de Via Rail (par exemple, garder une capture d écran) Pour le formulaire de frais de déplacement : Assurez-vous de joindre tous reçus originaux ou les confirmations de paiement en ligne 5. L utilisation des véhicules personnels : Vous devriez considérer un véhicule de location si le kilométrage d une journée dépasse 200km, ou si un véhicule personnel doit être utilisé plus que 5 fois au cours d un mois civil. C est la responsabilité du voyageur de s assurer que le véhicule est assuré pour l utilisation commerciale. Dans le cas d une collision/dommage, le voyageur ne peut faire aucune réclamation au MSSLD. Le voyageur fait passe en charge le kilométrage sur la base du taux kilométrique indiqué ci-dessous. Les meilleures pratiques : Assurez-vous que vous pouvez justifier l utilisation d un véhicule personnel (au lieu de l utilisation d un véhicule de location) basée sur la politique. (Par exemple, vous pourriez dire que la situation de déplacement vous oblige de quitter votre maison avant que la compagnie de location de voiture est ouverte.) Pour le formulaire de frais de déplacement : Voir ci-dessous pour la passer en charge le kilométrage. 6. L indemnité de kilométrage : Les taux sont basés sur les kilomètres accumulés du 1 ier avril de chaque année (année fiscale). Les demandes de remboursement de frais doivent être soumises par le calcul de la distance en kilomètres. Le déplacement sur l autoroute 407 ETR ne sera pas remboursé. Kilométrage parcourus par année fiscale Le Sud de l Ontario ($ par km) Le Nord de l Ontario ($ par km) 0 4,000 km ,001 10,700 km ,701 24,000 km Plus que 24,000 km Les FAQ de la directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil de la fonction publique d Ontario (FPC) décrit les limites du nord et du sud de l Ontario qui sert aux fins de demandes de remboursement de kilométrage, de la manière suivante: Les routes et rues nommées ci-dessous doivent être incluses dans le sud de l Ontario. La frontière entre le nord et le sud de l Ontario pour les fins du remboursement de kilométrage est le suivant: rue du Lac Healey (municipal) du Lac Healey en direction est jusqu à sa jonction avec Route 612 ; route 612 en direction sud jusqu à sa jonction avec route 69 ; route 69 en direction est jusqu à sa jonction avec route 169 ; Directives de déplacement, repas et frais À partir du 18 juin, 2012 Page 3 of 6
4 route 169 en direction est jusqu à sa jonction avec route 118 ; route 118 à travers Breacebridge jusqu à sa jonction avec route 11 ; route 11 en direction nord jusqu à sa jonction avec route 60 vers Huntsville ; route 60 en direction est jusqu à sa jonction avec la route de comté 58 vers station Killaloe; et la route de comté 58 vers Pembroke Pour le formulaire de frais de déplacement : Joindre la carte de Google Map (début/fin, adresses spécifiques) à votre réclamation de frais Assurez-vous que les adresses spécifiques sont notées dans la colonne des particulières Gardez compte de votre kilométrage accumulé (pour année fiscale 12/13, commence le suivi du 18 juin) et inclus la colonne appropriée pour le formulaire de chaque soumission de kilométrage 7. L utilisation des véhicules de location : Si un véhicule de location est nécessaire, un modèle compact doit être utilisé, sauf si une autre option plus économique ou pratique peut être justifiée. Le voyageur devrait ravitailler le véhicule de location avant de le retourner et acheter une renonciation de collision/dommage de la compagnie de véhicule de location. Dans le cas d un collision/dommage, le voyageur ne peut faire aucune réclamation au MSSLD. Le coût de ravitaillement du véhicule et la couverture sont remboursables. Les meilleures pratiques : Suivez le processus de base pour la passation en charges de déplacement, Enregistrer une copie des options de prix (par exemple, enregistrer la page Web ou prend une capture d écran). Pour le formulaire de frais de déplacement Joindre les reçus orignaux du véhicule de location, ravitaillement de gaz, et renonciations. 8. Les taxis : Soumettez tous les reçus de taxi et garder les copies pour vous-même. Assurez-vous que tous les reçus montrent l adresse début/fin. 9. Les frais de stationnement : Les frais de stationnement seront remboursés avec un reçu, à l exclusion du service de valet. Le stationnement dans la zone de bureau étant dans le cadre de votre trajet régulier de travail ne sera pas remboursé. Soumettez tous les reçus de stationnement et garder les copies pour vous-même. 10. Covoiturage : Le covoiturage devrait être utilisé chaque fois que possible. 11. Logement : Le remboursement sera effectué pour un logement seul dans une chambre standard. Meilleures pratiques : Suivez le processus de base pour les frais de déplacement Faites une recherche à l internet pour les hôtels dans la ville/région de destination, Choisissez un logement raisonnable et économique pour votre situation de déplacement Enregistrez une copie ou une capture d écran des options de prix que vous avez trouvé, avec la date pour vos dossiers personnels Soyez prés d expliquer votre choix s il y a des circonstances spécifiques exigent que vous choisissez un logement beaucoup plus élevé en prix que les autres La réservation de votre logement - gardez une copie ou une capture d écran des options de prix trouvez au moment de la réservation, particulièrement si les prix ont changés depuis votre recherche initial ; gardez une copie de votre réservation et toute autre documentation en ligne que vous recevez au temps de la réservation ; prenez note de la politique d annulation Pour le formulaire de frais de déplacement Inclus les frais de logement actuels engagées Joindre votre preuve de paiement la facture original ou toute autre documentation Les frais d utilisation d internet ne seront pas remboursés Directives de déplacement, repas et frais À partir du 18 juin, 2012 Page 4 of 6
5 12. Les Repas : Les repas nécessaires peuvent être passés en charges pour un remboursement, selon le tableau ci-dessous. Les taux maximum inclus la taxe et les pourboires. Les taux ne sont pas une allocation ils sont pour les repas individuel. (Vous devez avoir mangé le repas pour qu il puisse être réclamé). Les taux maximum pour plusieurs repas utilisé dans une journée peuvent être traités comme un total combiné, en tant que les repas ont été mangés individuellement et les reçus sont attachés à la réclamation. Par exemple, le coût d un petit-déjeuner et un déjeuner (2 repas séparés) peuvent se combiner pour 20$ en aucune façon, mais un brunch (1 repas) qui coûte 20$ n est pas une dépense remboursable. Le coût d une boisson achetée séparément à partir d un petit déjeuner, déjeuner ou dîner par exemple. pour une pause ne sera pas remboursé. La boisson alcoolisée n est pas une dépense remboursable. Repas Montant maximal Petit déjeuner 8,75$ Déjeuner 11,25$ Dîner 20,00$ 13. Les annulations : Dans le cas où un événement ou une réservation doit être annulé, et un frais d annulation est engagé, gardez tous les documents pour justifier pourquoi le coût d annulation a dû être engagés et a été inclus dans le formulaire de frais de déplacement. Notes spéciales Énumérer chaque dépense sur une ligne séparée (article n ) et d écrivez le numéro d article sur le reçus correspondant ou de l impression Assurez-vous de soumettre tous les reçus originaux Assurez-vous de gardez une copie de votre formulaire de frais EN ENTIER, avec tous les reçus et autre documentation d appui Pour réclamer le kilométrage : inclure l adresse exacte pour les endroits de début et fin S il vous plaît noter que le formulaire de frais de déplacement sous les formes et les guides sur les pages du projet sur le site Web de GISC ( (Vous pouvez être invité d entrer un mot de passe lors de l accès au lien hypertexte. Cliquez annuler pour fermer l invite et puis sauvegardez le fichier à votre ordinateur.) La liste de contrôle du voyageur Cette liste de contrôle est conçue pour aider tous ceux qui feront une demande de remboursement les logements et le déplacement. S il vous plaît examiner avant de faire vos arrangements de déplacement. Tous arrangements ne seront pas applicables à chaque voyageur. Est-ce que j ai passé en revue les directives de frais de repas, et de déplacement? Est-ce que j ai ma confirmation d inscription pour l événement que je vais assister Est-ce qu il y a autres voyageurs qui font la même voyage et si oui, pouvons-nous cordonner no recherches (dans les limites raisonnables)? Est-ce que j ai recherché une gamme d options de déplacement et/ou de logements différentes? Puis-je justifier mes frais de déplacement et/ou frais de logement comme étant le plus raisonnable et économique? Directives de déplacement, repas et frais À partir du 18 juin, 2012 Page 5 of 6
6 Est-ce que j ai toute ma documentation de logement et/ou de déplacement par exemple. les reçus, les factures, les devis, et les captures d écran? Est-ce que j ai gardé des copies de tous les documents de frais soumis pour un remboursement? Si un frais d annulation est engagé, puis-je expliquer pourquoi et que c était une dépense inévitable? Directives de déplacement, repas et frais À partir du 18 juin, 2012 Page 6 of 6
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