POLITIQUE DE L'ICA SUR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE

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1 POLITIQUE DE L'ICA SUR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE RÉUNION ET DE DÉPLACEMENT (Revu et confirmé par le Conseil d'administration en juin 2005) Document Formulaire pour dépenses remboursables 1 Généralités 1. L'Institut reconnaît que les dirigeants, les administrateurs, les membres de Directions, de commissions et de groupes de travail et certains individus consacrent beaucoup de temps et engagent d'importants frais de déplacement et de réunion au nom de l'institut. Pour réduire ces coûts à un minimum, l'institut encourage les intéressés : a) à planifier les réunions l'une après l'autre (par exemple, les réunions de commissions ou de groupes de travail et les assemblées générale et annuelle); b) à tenir les réunions à l'endroit où résident la majorité des membres concernés; c) dans la mesure du possible, à planifier les réunions de l'institut de façon à tirer parti des régimes habituels de voyages d'affaires; d) lorsque c'est faisable et acceptable pour l'employeur, à organiser les réunions dans les bureaux de l'entreprise; e) à faire preuve de jugement afin de conduire les affaires de l'institut de la façon la plus économique possible compte tenu du temps et des autres contraintes; et f) envisager la possibilité de tenir des réunions par téléconférence. 2. Même si ces mesures d'économie sont appliquées, le montant total des dépenses engagées par les individus au cours d'une année donnée dépasse de beaucoup le budget de remboursement dont dispose l'institut. Par conséquent, bien qu'un remboursement intégral ne soit jamais possible, un dédommagement partiel peut être accordé conformément aux politiques suivantes. 2 - Frais de réunion 3. En ce qui concerne les réunions du Conseil d'administration, des Directions et d'autres commissions de l'institut ou de commissions ou groupes de travail mixtes tenues sous Politique de L ICA sur le remboursement 1

2 l'égide de l'institut, celui-ci paiera tous les frais engagés pour des réunions tenues dans un hôtel, y compris le coût de la salle de réunion et des frais de repas modiques dont un déjeuner de sandwichs (excluant les boissons alcoolisées), mais ces arrangements doivent être faits par le Secrétariat (voir l'annexe C). 4. Nombre de réunions de commissions et groupes de travail de l'ica ont lieu dans les locaux d'entreprises et, dans le but de réduire le plus possible les frais de l'institut, cette façon de procéder est encouragée. Par contre, dans certains cas, les commissions et groupes de travail ont réservé des salles de réunion dans des hôtels à des tarifs plus élevés que ceux que le personnel du service des réunions du Secrétariat aurait pu obtenir. Dans le but de réduire les frais, si les locaux d'une entreprise ne peuvent être utilisés pour les réunions d'une commission ou d'un groupe de travail de l'ica, les présidents demanderont au personnel des réunions du Secrétariat de réserver une salle de réunion en leur nom. Ces locaux seront réservés dans un hôtel avec lequel l'institut a conclu une entente cadre. (Référence : article du procès-verbal de la réunion du comité exécutif de juillet 1991) On encourage autant que possible les commissions et les groupes de travail à faire en sorte que leurs réunions se tiennent en même temps et au même endroit que celles des Directions et du Conseil d'administration afin de favoriser une plus grande familiarité avec l'entité responsable et d'établir un esprit d'équipe au sein de l'ica en socialisant au moment du lunch et des pauses-café. Les dates de réunion du Conseil d'administration et des Directions sont affichées dans la section du site web réservée aux membres de façon à aider les présidents de commissions et de groupes de travail à établir leur calendrier de réunions. Des détails sur la procédure à suivre se trouvent à l'annexe C du présent manuel. Les présidents sont priés de respecter cette procédure afin de contribuer à la réduction des dépenses de l'institut. 5. L'Institut ne remboursera pas les frais de dîner des Fellows et associés, à moins qu'ils ne soient expressément pré-autorisés. 6. L'Institut paiera les frais de repas de ses invités officiels. 7. Cette politique sera administrée sans limite ou plafond financier, mais les coûts prévus seront inclus dans le budget de l'institut. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de janvier 1986 du comité exécutif, tel que développé par l'article du procès-verbal de la réunion de mars 1986 du Conseil, révisé en vertu de l'article du procès-verbal de la réunion de juillet 1991 du comité exécutif et du procès-verbal de la réunion du Conseil no 122 de septembre 1991.) Politique de L ICA sur le remboursement 2

3 3 - Frais de déplacement Généralités 8. L'objectif premier de cette politique consiste à éliminer un éventuel obstacle à une représentation régionale complète au Conseil d'administration, aux Directions, aux commissions et aux groupes de travail de l'institut en supprimant ou en réduisant l'écart financier que pourraient autrement occasionner les frais de déplacement supplémentaires engagés par les personnes inscrites à l'institut résidant à une distance considérable de la région générale de Toronto-Montréal. 9. L'Institut remboursera certains frais de transport selon la formule suivante : le moindre du coût réel du billet de la personne, incluant les taxes, ou 100 % du montant, le cas échéant, qui reste après avoir retranché du tarif aérien ordinaire aller-retour en classe économique, le jour de la réunion, entre le lieu de la résidence de la personne et le lieu de réunion, une franchise (834,60 $ en 1999) égale au tarif ordinaire aller-retour en classe économique d'air Canada entre London (Ontario) et Montréal (Québec). Cette franchise est révisée périodiquement par le Secrétariat pour tenir compte des fluctuations des tarifs aériens ( $ en mai 2005). Un montant excédentaire inférieur à 20 $ n'est pas remboursé. Les membres qui désirent se faire rembourser sont tenus d obtenir le billet de classe économique le moins dispendieux. 10. Cette politique de remboursement s'applique aux personnes assistant aux réunions du Conseil d'administration ou des Directions en tant que participants spéciaux, ou d'autres commissions ou groupes de travail de l'institut en tant que membres de ces commissions, groupes de travail ou participants spéciaux invités par les présidents de commissions ou de groupes de travail. Elle s'applique également aux personnes voyageant pour d'autres affaires officielles de l'institut, notamment pour assister à une réunion d'une commission mixte avec une autre organisation, ou comme représentant de l'institut auprès de cette dernière, et pour assister à une réunion avec des représentants du gouvernement ou des autorités de surveillance. Cette politique ne s'applique pas aux réunions tenues ailleurs qu'en Amérique du Nord, sauf si la réunion a été sanctionnée par la Commission des relations internationales. De plus, elle ne s'applique pas lorsqu'une personne assiste à une réunion de commission ou de groupe de travail tenue en même temps qu'une assemblée générale ou annuelle de l'institut, si cette dernière participe à une ou plusieurs des activités de l'assemblée. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de mars 1993 du Conseil.) 11. L'Institut remboursera les frais d'hébergement pour une nuit et de repas jusqu'à un maximum par jour (actuellement de 85 $), sur présentation des reçus de tous les membres qui assistent à des assemblées de l'ica qui dépassent une journée. (Référence : article de la réunion de novembre 1994 du Conseil et article 5.9 du procès-verbal de la réunion de mars 2001 du Conseil d'administration) Politique de L ICA sur le remboursement 3

4 12. Les personnes qui assistent à deux réunions consécutives (par exemple, une réunion d'une Direction et une réunion de commission ou de groupe de travail) n'aura droit, bien sûr, qu'au remboursement des frais de déplacement pour un seul voyage. 13. Toute personne qui désire se faire rembourser devrait présenter une demande, accompagnée de reçus originaux (pas de photocopies), à la Directrice des opérations, finance et administration au plus tard 30 jours après la date de la réunion pour laquelle un remboursement est demandé. 14. Il incombe à la Directrice des opérations, finance et administration de calculer, à l'aide de la formule présentée au paragraphe 9 ci-dessus, le montant dû à chaque personne, s'il y a lieu, et de voir à ce qu'un chèque au montant approprié soit remis. Le chèque sera libellé à l'ordre de l'employeur à moins d'avis contraire. 15. Outre les remboursements décrits ci-dessus, le secrétaire-trésorier peut, dans certaines circonstances inhabituelles, approuver des paiements supplémentaires (par exemple, si une personne doit voyager de façon exceptionnellement fréquente pour les affaires de l'institut ou si un membre du Conseil d'administration, d'une Direction, d'une commission ou d'un groupe de travail ne peut raisonnablement obtenir de son employeur le remboursement des frais appropriés relativement aux réunions.) Ces paiements supplémentaires couvriront les frais de transport qui ne sont pas remboursés autrement et/ou d'autres frais de déplacement, chaque paiement devant recevoir l'approbation expresse du Conseil d'administration (Référence : note du trésorier du 11 mai 1982; article du procès-verbal de la réunion de juin 1982 du Conseil, tel que développé en vertu de l'article du procèsverbal de la réunion de mars 1986 du Conseil et du procès-verbal de la réunion du Conseil no 122 de septembre 1991.) Membres du Conseil d'administration et des Directions 16. Les membres de l'ica auront droit à un remboursement des frais de transport jusqu'au maximum du prix d'un billet d'avion en classe économique ainsi que du prix d'une nuit d'hébergement (ou deux nuits dans des circonstances exceptionnelles) lorsqu'ils agissent en tant que dirigeants ou administrateurs de l'institut, ou encore en tant que membres de Directions de l'ica. Les membres qui désirent se faire rembourser sont tenus d obtenir le billet de classe économique le moins dispendieux. Advenant qu'un membre doive assister à des réunions s'échelonnant sur plus d'une journée, les frais supplémentaires ainsi engagés seront également remboursés. Le Secrétariat sera chargé de la réservation et du paiement de la chambre d'hôtel et des taxes. Les personnes assistant aux réunions du Conseil d'administration et des Directions, peu importe que les réunions se tiennent en même temps que l'assemblée générale ou l'assemblée annuelle, ont droit à un remboursement de tous les frais de transport (transport aérien et hébergement, tel que décrit précédemment). Les frais accessoires comme les appels personnels et les films ne seront pas remboursés. Politique de L ICA sur le remboursement 4

5 (Référence : article du procès-verbal de la réunion de mars 1993 du Conseil, l'article du procès-verbal de la réunion du Conseil de septembre 1995, l'article du procès-verbal de la réunion du Conseil de janvier 1997 et notes d'une séance de planification tenue par le Conseil le 20 juin 2000.) Remboursement des membres du Conseil d'administration, de Directions, de commissions ou de groupes de travail non parrainés 17. Les membres du Conseil d'administration, de Directions, de commissions et de groupes de travail qui ne peuvent être remboursés par un employeur parce qu'ils sont sans travail ou à la retraite peuvent se faire rembourser les frais de transport jusqu'au maximum du prix d'un billet d'avion en classe économique ainsi que tous les frais connexes justifiés lorsqu'ils assistent à une réunion du Conseil d'administration, d'une Direction, d'une commission ou d'un groupe de travail dont ils sont membres. (Référence : article de la réunion de novembre 1994 du Conseil; Notes d'une séance de planification tenue par le Conseil le 20 juin 2000) Dépenses relatives aux procédures disciplinaires 18. Sur la recommandation d'un tribunal, le président peut : a) autoriser le remboursement de toutes les dépenses raisonnables liées à leur comparution devant le tribunal, tous les témoins, qu'ils comparaissent au nom de la poursuite ou de la défense, qui ont fourni selon le tribunal un témoignage pertinent à la procédure, de même que les membres du tribunal, de la Commission de déontologie et de l'équipe d'enquête ayant siégé pendant plus de deux jours; et b) autoriser un montant quotidien égal à 1/2 de 1% du salaire annuel moyen dans l'industrie au cours de l'année précédente aux témoins qui ne sont pas des personnes inscrites à l'institut et aux personnes inscrites à l'institut qui servent de témoins ou de membres du tribunal, de la Commission de déontologie ou de l'équipe d'enquête pour plus de deux jours. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de juin 1984 du Conseil, tel que modifié en vertu de l'article du procès-verbal de la réunion du Conseil de septembre 1991) 19. L'ICA remboursera les frais de transport (jusqu'au maximum du tarif aérien en classe économique), d'hébergement et les dépenses pour repas jusqu'à un maximum par jour (actuellement de 85 $) des personnes qui travaillent au sein d'une équipe d'enquête, de la Commission de déontologie ou d'un tribunal disciplinaire. (Référence : article 5.9 de la réunion de mars 2001 du Conseil d'administration.) Politique de L ICA sur le remboursement 5

6 20. L'ICA rembourse au complet les frais engagés, à l'exception du prix d'un billet d'avion, par les membres qui assistent aux réunions de la Commission de déontologie. Le remboursement du prix d'un billet d'avion est sujet à la formule présentée au paragraphe 9. (Référence : article de la réunion de novembre 1994 du Conseil.) Remboursement de participants à des congrès internationaux Nota : La politique suivant est une version abrégée de la politique beaucoup plus volumineuse et des notes d orientation approuvées par le conseil d administration. 21. Seuls les membres de l ICA œuvrant à titre de représentants officiels de l ICA peuvent demander un remboursement de leurs frais de déplacement. Toutes les demandes de remboursements pour frais de déplacement doivent être approuvées par le président de la Commission des relations internationales (CRI). Ce dernier prendra ses décisions en fonction du budget de l exercice courant en ce qui a trait aux voyages à l étranger. Tous les remboursements seront assujettis aux exigences de l ICA concernant les reçus et les pré-autorisations. Toute dérogation exigerait l approbation d un dirigeant de l ICA ou du président de la CRI. L ICA remboursera jusqu à 50 % des frais de transport aérien en classe économique. Les frais d hébergement seront remboursés selon la durée de la réunion ou de l événement visé (incluant toute nuitée additionnelle imposée en vertu des détails logistiques du voyage en question). Les frais de subsistance usuels comme les frais de taxi seront remboursés en autant qu ils soient raisonnables. Les frais de repas ne seront pas remboursés. (Référence : article D15.3 de la réunion du 26 mars 2003 du Conseil d'administration.) Remboursement de participants aux assemblées générales 22. Les personnes inscrites à l'institut ne se feront pas rembourser les frais qu'ils ont engagés pour assister aux assemblées générale ou annuelle, pas plus que les personnes inscrites à d'autres associations nord-américaines d'actuaires, sauf dans les rares circonstances énoncées aux paragraphes 23 et 24 ci-après. 23. Les personnes non inscrites à l'institut participant au programme des assemblées générale ou annuelle ou des colloques pourront se faire rembourser des frais de transport raisonnables (p. ex., tarif aérien en classe économique), les frais d'hébergement d'une nuit à l'hôtel, ainsi que des frais de repas et de frais accessoires jusqu à un maximum par jour (actuellement de 85 $). En outre, le droit d'inscription à l'assemblée sera annulé. Il incombe au conférencier invité au programme de présenter une demande de remboursement des frais (dans les trente jours suivant le tenue de l assemblée) qui sera examinée et approuvée par la Directrice des opérations, finance et administration. Si Politique de L ICA sur le remboursement 6

7 aucune demande ne lui est présentée, le Secrétariat tiendra pour acquis que le participant n'exige ou ne désire pas de remboursement. 24. Dans des circonstances exceptionnelles, sous réserve de l'approbation appropriée, l'institut peut rembourser des frais d'hébergement supplémentaires. Dans de rares circonstances, encore une fois sous réserve de l'approbation appropriée, l'institut pourra également rembourser les frais de déplacement et/ou d'hébergement d'une personne inscrite à l'institut ou à une autre association nord-américaine d'actuaires. Dans tous les cas, l'approbation préalable du président de l'institut ou d'un dirigeant est requise. 25. Cette politique sur le remboursement des frais devrait être communiquée par le recruteur de la Commission des congrès et(ou) le personnel du service des réunions du Secrétariat à tout éventuel conférencier invité au moment de son recrutement. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de janvier 1985 du comité exécutif.) Remboursement des frais du président, du président désigné et du président sortant 26. Le remboursement de tous les frais raisonnables engagés par le président, le président désigné et le président sortant en matière de transport, d'hébergement, de restauration et d'accueil dans le cadre de fonctions officielles pour le compte de l'institut est autorisé. À compter du 1 er avril 2004, l ICA exonérera le président et le président désigné des frais d inscription aux assemblées annuelles et générales, ainsi qu aux colloques spécialisés. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de juin 1986 du Conseil; article du procès-verbal de la réunion de juillet 1986 du Comité exécutif; article (b) du procès-verbal de la réunion de mars 1991 du Conseil; article 134 du procès-verbal de la réunion de janvier 1994 du Conseil et article du procèsverbal de la réunion de janvier 1997 du Conseil, article 30 du procès-verbal de la réunion d avril 2005). Remboursement des frais engagés par les représentants de l'ica 27. L'Institut remboursera les frais de transport jusqu'au plein tarif aérien en classe économique et les coûts d'hébergement d'un membre agissant à titre de représentant de l'institut dans le cadre de fonctions publiques, sous la direction d'un dirigeant de l'institut. Dans ce cas-ci, la déduction du tarif aérien ne s'applique pas. Les membres qui désirent se faire rembourser sont tenus d obtenir le billet de classe économique le moins dispendieux. (Référence : article du procès-verbal de la réunion de janvier 1995 du Conseil.) Politique de L ICA sur le remboursement 7

8 Remboursement des frais de téléconférences 28. Les présidents de commissions et groupes de travail peuvent faire, par téléphone, une demande de remboursement pour les frais de téléconférences tenues dans le cadre d'une réunion d'une commission ou d'un groupe de travail. Les présidents sont encouragés à faire les arrangements nécessaires auprès du fournisseur officiel de l'institut et devraient faire parvenir une brève note de service au Secrétariat indiquant la date, l'heure et la durée de l'appel, les participants et le nom de la commission ou groupe de travail (les formulaires sont disponibles en communiquant avec le service de la comptabilité en composant le poste 110 ou par télécopieur au ). Les présidents peuvent également communiquer avec le personnel du Secrétariat afin de demander à utiliser le système de conférence téléphonique interne de l ICA. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez composer le poste 101. Dans une circonstance où l'on ne fait pas appel au fournisseur de l'institut, une note d'avis préalable est nécessaire auprès du service de la comptabilité, tel qu'indiqué ci-dessus. Pour pouvoir obtenir un remboursement, la note de service devrait être accompagnée d'une photocopie de la facture de la société de téléphone sur laquelle est indiqué l'appel. Les remboursements seront habituellement versés à l'employeur ou à la compagnie qui reçoit la facture. (Référence : article (b) du procès-verbal de la réunion du 18 novembre 1992 du Conseil.) Remboursement des frais de transport reliés au Cours orienté vers la pratique 29. L'Institut s'engage à rembourser tous les frais raisonnables engagés par des membres ayant collaboré à l'organisation du Cours orienté vers la pratique. Ceux-ci peuvent inclure les frais de transport aérien jusqu'au plein tarif en classe économique, ainsi que d'autres frais comme les frais de stationnement, de taxis, l'essence (35 c le kilomètre), les indemnités d'hébergement et les indemnités de repas jusqu'à un maximum par jour (actuellement de 85 $). Les frais accessoires comme les appels personnels et les films ne sont pas remboursés. (Référence : article 5.9 du procès-verbal de la réunion de mars 2001 du Conseil d'administration.) Politique de L ICA sur le remboursement 8