GUIDE D ADMINISTRATION DU SITE. 6/23/2014 Collège Saint-Exupéry

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1 GUIDE D ADMINISTRATION DU SITE 6/23/2014 Collège Saint-Exupéry

2 SOMMAIRE 1 Objectifs Généralités Description technique Accès à l interface Gestion des utilisateurs et des droits Les utilisateurs Accéder au menu utilisateur Création d un utilisateur Modification d un utilisateur Supprimer un utilisateur Editer son profil Les rôles Administrateur Editeur Auteur Abonné Contributeur Quelles permissions pour quel rôle? Création de contenu Présentation Articles Création d article Ajouter un média Modifier un article Supprimer un article Création d une page Les commentaires Les évènements Menu de la semaine Meta Slider Apparence Menus Mises à jour et sauvegardes

3 1 OBJECTIFS Ce document a pour objectif de présenter les fonctionnalités du site du collège et de fournir aux utilisateurs un guide d administration du site. 2 GENERALITES Le site utilise l outil d administration Wordpress. L URL principale est : Le site ainsi que l application WordPress sont hébergés sur le serveur du collège 2.1 DESCRIPTION TECHNIQUE Les contraintes techniques de WordPress : Langage PHP Base de données MySQL Les styles sont commandés par CSS 3 ACCES A L INTERFACE L interface est accessible via l url suivante : Le formulaire de connexion à l administration du site apparaît alors. 2

4 Saisir son identifiant et mot de passe : Identifiant : prenom.nom Mot de passe : prenom.nom( à changer pour plus de sécurité!) La totalité des fonctions d administration est disponible via l interface d administration : Les principales fonctions d administration sont accessibles à partir du menu noir apparu en haut de page : 4 GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROITS 4.1 LES UTILISATEURS ACCEDER AU MENU UTILISATEUR Cliquer sur «Utilisateurs» dans le menu d administration 3

5 4.1.2 CREATION D UN UTILISATEUR Cliquer sur «Ajouter» Il vous suffit alors de remplir le formulaire suivant : Identifiant : correspond au login de la personne permet à l utilisateur d être contacté par l administrateur Mot de passe : choisir un mot de passe que l utilisateur pourra changer ensuite Rôles : permet de choisir le rôle de l utilisateur c'est-à-dire le niveau de droit sur le site. (cf 4.2) MODIFICATION D UN UTILISATEUR Cliquer sur le lien «modifier» pour l utilisateur à modifier Modifier les informations et cliquer sur le bouton en bas de page. 4

6 4.1.4 SUPPRIMER UN UTILISATEUR Cliquer sur le lien «modifier» pour l utilisateur à supprimer. Un message de confirmation s affiche alors : Vous pouvez choisir de supprimer tout le contenu de l utilisateur ou de l attribuer à un autre utilisateur EDITER SON PROFIL Vous pouvez modifier toutes les informations de votre profil, comme par exemple le mot de passe : 5

7 4.2 LES ROLES Le système de rôles sous WordPress permet de contrôler ce que chaque utilisateur peut faire et ne pas faire (permissions) sur le site. Il ya 5 rôles sur WordPress : Administrateur,Editeur,Auteur,Contributeur,Abonné ADMINISTRATEUR Il possède tous les droits. En tant que créateur du site, vous en êtes également l administrateur. Vous pouvez désigner d autres intervenants à ce poste si vous souhaitez déléguer ou partager cette tâche. L administrateur a accès à tous les paramètres et gère l ensemble du site via le tableau de bord WordPress EDITEUR Il a accès à tout, sauf aux options et aux extensions de votre blog. L importation et l exportation d une base de données lui sont également interdites AUTEUR Comme son nom l indique, l auteur peut rédiger des pages et des articles et les mettre en ligne. Il peut également gérer les commentaires qui concernent ses billets ABONNE Il s agit d un utilisateur régulier de votre blog, il suit vos publications, s est abonné à votre newsletter, poste des commentaires, etc. Son rôle est extrêmement réduit au sein de la cellule éditoriale CONTRIBUTEUR Le contributeur est souvent une personne extérieure à votre cellule de rédacteurs habituelle. Elle propose des articles sur des thèmes précis. L éditeur, l auteur ou l administrateur doit prendre le relai et publier le billet après validation ou relecture. 6

8 4.2.6 QUELLES PERMISSIONS POUR QUEL ROLE? Jetez un œil au tableau ci-dessous, il reprend l ensemble des rôles et les permissions qui leur sont accordées, ou non. 5 CREATION DE CONTENU 5.1 PRESENTATION Lorsqu on parle de contenu avec WordPress on pense tout de suite à un billet de blog, mais WordPress vous propose aussi de créer des pages. Mais quelle est la différence? Aucune, tous les deux sont une manière de créer du contenu pour votre site. Si il y a deux types c est qu au fond, il doit bien y avoir une différence. 7

9 La différence se situe plus au niveau du traitement par WordPress que de la manière dont vous allez devoir créer les choses. Un article s insérera dans votre fil de blog, alors qu une page est une page. Cette dernière sera alors détachée de la chronologie qu impose un blog. Couramment, on crée une page pour tous les éléments fixes du site comme : Une page de contact, Une page À propos, Une page d histoire de votre entreprise, Une page d accueil 5.2 ARTICLES CREATION D ARTICLE Cliquez sur «Articles» puis «Ajouter» : Voici ensuite ce que vous aurez à l écran : Détaillons un peu ce qui se présente à l écran, dans l ordre d utilisation à savoir : 8

10 Le titre Le contenu et l éditeur de contenu Le choix d une catégorie pour l article Le choix de l image à la une Les mots clés de l article La publication de l article LE TITRE La première boite de dialogue ne devrait pose aucun soucis. Il s agit ici de donner un article à votre article Wordress. Il n y a pas de règles pour écrire un titre. Cependant, je vous conseille de ne pas faire trop long, être clair pour vos lecteurs ou peut-être un peu énigmatique et n hésitez pas à travailler un peu vos mots-clés. Pour ces derniers, allez-y doucement. Un ou deux groupes de mots-clés suffit largement. Après, cela n aurait plus d effets positifs LE CONTENU ET SON EDITEUR La zone de contenu est le champ qui vous permet d insérer du contenu dans vos articles WordPress. Il s agit du champ ayant le plus de propriétés à gérer. Son utilisation est plutôt intuitive, vous écrivez du contenu. Mais un petit tours ne serait pas de trop pour cerner cette zone. La première chose que vous voyez sont les éléments de mise en page mise à votre disposition. L éditeur de texte étant TinyMCE vous verrez des éléments qui vous rappellerons quelque peu un éditeur comme Microsoft Word. En bien plus simple. Si vous ne comprenez pas à quoi servent ces icônes, testez-le, vous ne casserez rien. Voici par exemple comment insérer/modifier un lien sur un texte ou une image : Sélectionnez votre texte ou votre image dont vous voulez un lien Entrez y l adresse web du lien (url), le titre du lien (quand on le survole avec la souris), et choisissez si vous voulez que le lien s ouvre dans un nouvel onglet du navigateur internet. 9

11 Il y a une chose à savoir à propos des titres préformatés (voir image ci-dessous), ils ne sont pas modifiable. Ils apparaîtront sur le site comme tels : Vous pouvez aussi éditez votre contenu en html en cliquant sur le bouton «texte» en haut à droite de l éditeur. 10

12 Des connaissance en langage Html sont requises, voici un aperçu de l éditeur html : CATEGORIES Le menu «Catégories» est primordial! Vous devez choisir la catégorie dans laquelle vous voulez que votre article apparaisse, auquel cas il n apparaitra pas sur le site. Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie mais il faudra modifier le menu du site pour ajouter cette catégorie (cf 6.1 ). 11

13 IMAGE A LA UNE L image à la une est en fait l image qui sera associé à votre article. Chaque catégorie proposera donc les images à la une sous forme de vignettes, si aucune image n est choisie, une vignette noire sera choisie par défaut. Voici par exemple les articles de la catégorie «Actualités» avec leurs images à la une : Si aucune image à la une n est sélectionnée, l image par défaut sera celle-ci : LES MOTS CLES Cette partie pourrait prêter quelque peu à confusion. Je m explique. Les mots-clefs de l article, comme son nom l indique, doit servir à lister les mots-clefs les plus pertinents de votre article. Mais, cela ne s arrête pas là. En fait, quand vous ajoutez un mot-clef, vous créez une nouvelle catégorie troublant? Pas lorsque l on a compris pourquoi l ajout d un mot-clef revient à créer une nouvelle catégorie. En fait, WordPress parlera de taxonomie. La taxonomie est l art de ranger les choses dans des boites avec des étiquettes dessus en leur donnant un jolie nom. Ici, il s agit de entre eux des articles. Vous me direz, oui les catégories sont là pour trier le contenu. Je vous répondrais, ça dépend. Une catégorie est bien là pour classifier le contenu, mais comment faire pour relier entre eux deux articles dans deux catégories différentes? En passant par les mots-clefs biensûr! Mais attention, vos mots-clefs ne doivent pas s appeler comme une catégorie. Déjà parce que WordPress vous interdira de le faire quand on vous dit que c est intimement lié -et parce que cela serait une erreur d un point de vue référencement PUBLIER SON ARTICLE 12

14 Maintenant que nous avons fait du bon boulot en écrivant comme il se doit notre article avec WordPress, il va falloir le publier. En fait, WordPress vous ofrre trois états pour vos article qui sont brouillon ou publié, WordPress gère aussi un état d attente de relecture. Très pratique pour ceux faisant beaucoup de fautes ou encore lorsque l on travaille avec un client qui doit valider le contenu avant publication. Pour cela, il faut cliquer sur le lien Modifier à droite de État. Ce n est pas tout, WordPress vous permet aussi de gérer plusieurs niveau de visibilité d un article. Ce dernier peut être public ce qu il est par défaut Protégé par mot de passe ou encore privé. Lorsque vous cliquerez sur Publier, vous allez publier tout de suite votre article. Mais il est possible de planifier la sortir de ses articles avec WordPress AJOUTER UN MEDIA Vous pouvez ajouter un média (image,vidéo,son,documents) à l aide de ce bouton : 13

15 Nous allons voir deux types de média : les images et les fichiers pdf INSERER UNE IMAGE NOM DE FICHIER Attention: Comme tout fichier sur le Web, il est important de respecter cette nomenclature dans le nom des images (ou des fichiers): pas d espace pas de signe bizarre (!,?.) à part le - et le _ pas de lettres accentuées Par contre, le titre de l image ou du fichier comme nous le verrons accepte toutes ces restrictions. 14

16 FENETRE INSERER UN MEDIA Placer d abord votre curseur à l emplacement où vous voulez intégrer la photo et cliquer sur le bouton Ajouter un média. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Je vais détailler le étapes à respecter pour l intégration d un média TYPE D INSERTION Insérer un média: pour intégrer une image ou un fichier dans votre contenu Insérer à partir d une adresse web: si vous avez l URL d une image (un document sur Picasa, Flickr ) Créer une galerie: en choisissant les images ajoutées ou toute autre image de votre bibliothèque. C est une des grandes nouveautés de la version 3.5 de WordPress Mettre une image à la une: qui sera utilisé dans votre thème si le support pour ce type d affichage est accepté. Cette image peut ne pas être dans le contenu et seulement à la une. SOURCE DE L INSERTION Envoyer des fichiers: vous pouvez glisser vos fichiers directement dans la zone en glissé/déposé Bibliothèque de médias: tous les fichiers ajoutés à votre bibliothèque seront listés. Un champ de recherche vous permettra de rechercher parmi toutes les images. 15

17 Pour chaque média, vous pouvez changer à la volée les options de base Titre: contrairement aux noms du fichier, il peut y avoir des accents et des espaces. C est le contenu qui s affiche dans une minuscule fenêtre lorsque vous passez le curseur au-dessus d un lien Légende: affichera une description directement sous l image qui sera visible Texte alternatif: décris l image pour les mal voyants. Il est invisible à l oeil Description: pour décrire l image si vous décidez d afficher Adresse web de l article lorsque que l on clique sur l image Alignement: pour choisir comment le texte s aligne par rapport à l image 16

18 Lier à: Aucun (l image n est pas cliquable ou ne s ouvrira en zoom si vous utilisez un plugin de type Lightbox), Fichier média (l image cliquable est directement liée au fichier), Page du fichier attaché (l image cliquable est liée à la page de type article pour chaque image). Cette dernière option est peu utilisée et non recommandée Taille: choix de tailles standard au moment de l insertion. À chaque fois que vous chargez une image, WordPress génère autant de tailles de fichier disponibles. Ces réglages peuvent être modifiés dans la partie Réglages > Médias À tout moment, il est possible de désélectionner ou d ajouter un média. Si par mégarde, vous avez tout désélectionné, il est possible de faire une sélection multiple en appuyant sur la touche majuscule. La grande nouveauté de WordPress 3.5 permet d intégrer en une seule fois plusieurs images sans passer par un mode galerie. La sélection facile au simple click est réservée au mode galerie que nous verrons dans un prochain article. Une fois intégrée dans votre article, l image est modifiable en cliquant sur l icône Photo 17

19 Une nouvelle fenêtre s ouvre : Vous constaterez qu ici le Titre accepte tous les caractères à l inverse du nom du fichier. CHANGER LE LIEN D UNE IMAGE L onglet Options avancées sert principalement pour attribuer une nouvelle cible à l image ou au fichier dans le cas ou ces derniers points vers autre chose que le média lui-même. Dans ce cas, se rendre en bas de la fenêtre avec Options avancées du lienet cocher pour Cible, Nouvelle fenêtre. Dans ce cas, le lien de votre image s ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Dans ce cas, pour rendre votre site plus accessible, il est bien de spécifier ce type d ouverture dans la partie Titre. 18

20 Une autre approche très intéressante pour modifier le lien attribué à une image consiste à simplement: cliquer sur l image cliquer sur l icône lien dans la barre d outils entrer votre lien externe cocher Ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre/un nouvel onglet INSERER UN PDF L insertion d un PDF est très similaire à l insertion d une image. Vous placez votre curseur et vous cliquez sur le bouton Insérer un média. Nous allons utiliser ce PDF pour test à télécharger. NOM DES FICHIERS Attention: Comme les photos, il est important de respecter cette nomenclature dans le nom des fichiers: pas d espace pas de signe bizarre (!,?.) à part le - et le _ pas de lettres accentuées INTEGRER LE DOCUMENT 19

21 Vous allez glisser votre fichier dans la même fenêtre que pour les photos. Le Titre sera le texte qui s affichera en lien et le fichier devra toujours être lié à Fichier média. Si vous voulez que le lien PDF s ouvre dans une nouvelle fenêtre, il faudra éditer celui-ci avec le bouton lien dans la barre d outils et choisir, comme pour n importe quel autre lien, l option Ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre/un nouvel onglet. N oubliez pas dans ce cas de préciser cette action dans le titre. 20

22 5.2.3 MODIFIER UN ARTICLE Il ya deux façons de modifier un article : La première en cliquant sur le bouton modifier sous l article voulu La deuxième en cliquant sur le bouton Modification rapide : La modification rapide permet de modifier rapidement tout les options de l article hormis son contenu, vous pouvez par exemple autoriser ou non les commentaires sur l article (cf 5.6) SUPPRIMER UN ARTICLE Pour supprimer un article, il suffit juste de cliquer sur le bouton «Corbeille» 5.3 CREATION D UNE PAGE La création d une page se fait via l onglet «Pages», le processus est exactement le même que la création d un article, hormis le fait qu une page n a pas de catégorie puisqu une page est un élément fixe (cf 5.1) 21

23 5.4 LES COMMENTAIRES Un chiffres apparait à coté de l onglet «commentaires» lorsqu un ou plusieurs commentaires sont écrit sur les articles du site. Plusieurs options sont disponibles : Vous pouvez approuver le commentaire, par défaut les commentaires ne seront pas affichés sur le site tant qu ils n ont pas été approuvés. Vous pouvez répondre au commentaire, le modifier, le déclarer comme indésirable ou encore le supprimer (corbeille). 22

24 5.5 LES EVENEMENTS Vous pouvez créer des évènements pour qu ils apparaissent sur le calendrier du site. Pour y accéder cliquez sur le menu «évènements» puis «ajouter un évènement» On y retrouve l éditeur de texte habituel pour rédiger l évènement (titre et description) On peut ajouter un emplacement à l évènement pour qu une map apparaisse sur l évènement : 23

25 On doit y ajouter une date : Il ne reste plus qu a le publier pour qu il apparaisse sur le calendrier : 24

26 Si l utilisateur clique sur l évènement sur le calendrier, il aura ainsi la description de l évènement : 25

27 5.6 MENU DE LA SEMAINE Voici la marche à suivre pour ajouter le menu de la semaine à partir du fichier excel : Le site n affichant pas les fichiers excel, il faut le convertir en image. 1. Sélectionnez le tableau voulu, puis copiez le. 2. Ensuite il suffit d ouvrir le logiciel Paint (présent sur tous les Windows), de le coller et de l enregistrer 26

28 3. Il faut ensuite éditer la page du menu sur le site (il faut être connecter) 4. Ajoutez-y l image précédemment sauvegardée sous Paint (en prenant soin de retirer le menu précédent) et publiez le en mettant la page à jour 27

29 5.7 META SLIDER Meta Slider est un plugin WordPress permettant la création de diaporamas Pour ajouter un nouveau diaporama, cliquez sur le «+» en haut à gauche Pour ajouter une diapositive au diaporama, cliquez sur le bouton «Ajouter une diapositive : La légende permet de donner un titre à la diapositive L URL permet de mettre un lien sur la diapositive (avec possibilité de l ouvrir dans une nouvelle fenêtre) Les paramètres permettent de modifier l apparence de votre diaporama 28

30 Le shortcode est un code qu il faut copier/coller dans la page sur laquelle vous voulez que votre diaporama apparaisse. 29

31 6 APPARENCE Le menu apparence sert à modifier l apparence du site, on peut y modifier le thème, les widgets (modules), les menus, l entête du site, son arrière- plan et on peut modifier le site intégralement via l éditeur. Le site ayant été modifié depuis un thème bien précis, il est fortement déconseillé de changer le thème du site à moins de disposer de compétences en développement web (php,html,css) Nous allons donc volontairement faire abstraction du menu «apparence» sauf pour l onglet «Menus» 6.1 MENUS C est ici qu on va paramétrer le menu du site : 30

32 On peut ajouter plusieurs éléments dans le menu tels que des pages, des catégories (qui contient donc des articles) ou des liens (urls) directement. Pour structurer le menu, rien de plus simple : il suffit de glisser chaque élément dans l ordre souhaité. A chaque fois qu un élément est décalé d un cran à droite il devient un sous élément de l élément parent, pour illustrer voici le rendu du menu : 7 MISES A JOUR ET SAUVEGARDES Lorsque des mises à jour sont disponibles, des indicateurs seront affichés, il peut y avoir des mises à jour de Wordpress, des extensions, du thèmes, et des traductions. 31

33 Hormis pour les extensions, il est fortement conseillé de faire une sauvegarde du site avant les mises à jour. Pour effectuer une sauvegarde, allez dans Outils/Sauvegardes puis cliquez sur le bouton «Exécuter maintenant» 32

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