ETS Global Manuel de l utilisateur V CONNEXION A VOTRE COMPTE EN LIGNE... 3

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2 Table des matières 1. CONNEXION A VOTRE COMPTE EN LIGNE Première connexion Vous avez oublié votre mot de passe? GESTION DE VOTRE COMPTE Création / édition d un utilisateur Validation de contrat Gestion de vos centres et salles de tests GESTION DES SESSIONS PRIVEES Réserver une session privée Modifier une session privée Annuler d une session privée GESTION DES SESSIONS PUBLIQUES Confirmer ou refuser une session de test publique Inscription en session publique Impression de la liste des candidats d une session publique GERER VOS INSCRIPTIONS (sessions publiques et privées) COMMANDER DU MATERIEL DE PREPARATION Page 2

3 Vous accédez désormais à la plateforme d achat en ligne d ETS Global via l url : 1. CONNEXION A VOTRE COMPTE EN LIGNE 1.1. Première connexion Vous avez reçu un d information annonçant le lancement de la nouvelle plateforme d achat en ligne d ETS Global. Cliquez sur le lien indiqué dans cet «Pour accéder à votre compte en ligne, vous devez créer votre nouveau mot de passe. Pour ce faire, cliquez ici.» Saisissez votre adresse . Une fois cette étape effectuée, vous recevrez un de l adresse mail suivante : «noreply@etsglobal.org». L objet du message sera «ETS Global - Réinitialisez votre mot de passe» Suivez les indications de l pour accéder à la page suivante : Saisissez le mot de passe de votre choix (minimum 7 caractères, 1 chiffre et 1 caractère spécial) Cliquez sur Changer de mot de passe Page 3

4 Un message de confirmation vous indique que votre nouveau mot de passe est bien créé Vérifier que le pays de connexion est bien «FR» en haut à droite Cliquez sur le lien «S identifier» en haut à droite de votre écran Saisissez votre et votre nouveau mot de passe Valider NB : Veuillez ne pas cliquer sur Créer un compte (particulier) car cela vous créera un compte d utilisateur pour particulier (paiement par carte bancaire). Page 4

5 Vous êtes connecté! L'onglet "Mon compte entreprise" sera ainsi visible. Selon votre rôle utilisateur, vous aurez accès ou non à l onglet «Boutique» 1.2. Vous avez oublié votre mot de passe? Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en créer un nouveau en cliquant sur «Mot de passe oublié?» sur la page d identification. Suivez les indications Page 5

6 2. GESTION DE VOTRE COMPTE 2.1. Création / édition d un utilisateur Tous les utilisateurs rattachés à votre compte seront listés dans «Mon compte entreprise» > «Utilisateurs». Description des rôles d un utilisateur : Administrateur : vous administrez le compte de votre entreprise/ organisme, c'est-à-dire : créez des Centres de test, des Salles de test et des Utilisateurs. Vous pouvez visualiser les commandes, les contrats, les sessions et les inscriptions. Vous êtes également responsable de la validation des Sessions Publiques (uniquement si vous disposez d'un contrat de Centre Public de Test). Veuillez noter qu'en tant qu'administrateur vous n'êtes pas autorisé à effectuer des commandes. Acheteur : vous créez les Sessions Privées, commandez des outils de préparation (ouvrages et outils de préparation en ligne) pour le compte de votre entreprise/organisme. Représentant Légal : vous validez les contrats. Responsable Financier : vous pouvez visualiser toutes les commandes passées pour le compte de votre entreprise/organisme, ainsi que les factures. Surveillant : vous avez été habilité par ETS Global et administrez les sessions de test. Page 6

7 En tant qu utilisateur avec le rôle d Administrateur, vous pouvez créer un nouvel utilisateur en cliquant sur «Créer un utilisateur». Remplissez les champs obligatoires, sélectionnez un ou plusieurs rôle(s) en fonction du statut souhaité et cliquez sur «Valider». Un message apparaîtra pour confirmer la création d un nouvel utilisateur et cet utilisateur recevra un afin de procéder à sa première connexion. Note: En tant qu Administrateur vous pouvez aussi modifier le rôle des utilisateurs existants. Note: L Administrateur devra contacter le Service Client pour créer et modifier les utilisateurs avec un rôle de Surveillant. Les Surveillants doivent être accrédités par ETS Global pour être en mesure d administrer des sessions de tests. Une fois accrédité, le Surveillant sera certifié et il sera en mesure d administrer des sessions de tests. Si besoin, veuillez contacter le Service Client afin d organiser une formation de Surveillant. Page 7

8 2.2. Validation de contrat Le Représentant légal du compte recevra une alerte pour être informé qu un contrat est en attente de validation. En tant que Représentant légal, vous pouvez visualiser et valider vos contrats dans : «Mon compte entreprise» > «Contrats». Vous pouvez visualiser et télécharger la version PDF du contrat en cliquant sur «Télécharger le contrat». Le contrat est en statut «En attente de validation». En cliquant sur «Accepter», le statut du contrat changera en «Confirmé». Si vous souhaitez faire modifier le contrat, cliquez sur «Refuser» et contacter votre responsable commercial ou bien le Service Client pour plus d information. Note : Assurez-vous que votre contrat «Client Direct» ou votre contrat «Partenaire Privilégié (EPA)» soit validé avant de passer une commande. Dès la validation du contrat en ligne et son entrée en vigueur, votre grille tarifaire sera appliquée à vos nouvelles commandes. Page 8

9 Un jour après la date de fin du contrat, le statut du contrat changera en «Expiré». Vous pourrez toujours consulter l historique des contrats à tout moment via la liste des contrats (Mon compte entreprise > Contrats) Gestion de vos centres et salles de tests Après la création de votre compte, «Le Guide des Procédures» et les «Suppléments d administration» seront disponibles sur votre compte dans «Mon compte entreprise» > «Documentation officielle». Assurez-vous que les photos de vos locaux ont bien été soumises à ETS Global afin de vérifier la conformité des salles en fonction des exigences requises. Une fois les photos validées par ETS Global, vous pourrez créer votre (vos) centre(s) et salle(s) de tests. Centres de tests Dans "Mon compte entreprise ">"Centres et salles de tests", cliquez sur «Créer un centre de test» et remplissez les champs obligatoires pour créer votre centre. En tapant l adresse du centre, Google Map rafraîchira automatiquement la page pour déterminer la localisation sur le plan. Note : Assurez-vous de spécifier l adresse exacte car les candidats utiliseront cette adresse pour trouver le centre le jour du test. Les candidats auront aussi accès à cette page de localisation. Page 9

10 un message apparaîtra pour confirmer la création d un nouveau centre de tests. Il sera ajouté à la liste des centres de tests de votre compte. Salles de tests Pour créer une salle de tests, cliquez sur le nom du centre de tests, puis sur «Créer une salle de test» en bas de la page pour être redirigé vers le formulaire de création de salle correspondant à ce centre. Page 10

11 Complétez les informations obligatoires (nom de la salle), sélectionnez le test et spécifiez la capacité de la salle : pour les sessions publiques (si vous avez un contrat de «Centre Public de Test», CPT) pour les sessions privées (si vous avez un contrat «Client Direct» ou un contrat «Partenaire Privilégié (EPA)») Cliquez sur «Valider» pour confirmer. Note : La capacité de la salle doit être spécifiée pour chaque test. Page 11

12 Un message apparaîtra pour confirmer la création de la salle de tests. Vous pouvez créer plusieurs salles de tests pour un même centre. Note: Seulement un Administrateur peut ajouter/éditer les centres et salles de tests. Vous aurez besoin d au moins un centre et d une salle pour commander une session de test. La salle de tests doit être validée par ETS global avant d être créée. Page 12

13 3. GESTION DES SESSIONS PRIVEES Prérequis pour une commande de session de test privée : Le contrat doit être validé Le centre de tests doit être créé et approuvé par ETS Global La salle de tests doit être créée et approuvée par ETS Global La salle de tests doit avoir une capacité de sièges appropriée pour la session de test Les Surveillants doivent avoir une accréditation en cours de validité Le pays sélectionné en haut à droite doit être le pays où la session de test aura lieu L acheteur peut ensuite passer commande. Dans l onglet «Boutique» de son compte en ligne, l acheteur peut : Réserver une session privée Inscrire des candidats en session publique Commander du matériel de préparation (ouvrages, outils de préparation en ligne) Page 13

14 3.1. Réserver une session privée Pour effectuer cette étape, vous devez avoir le rôle d Acheteur : Cliquez sur «Réserver une session privée» et remplissez les champs obligatoires. Note : La liste déroulante des tests est conforme à la liste des tests de votre contrat. A partir de cette page, vous serez guidé dans le processus de validation de la commande jusqu à l étape de la confirmation finale. Lors de la sélection de la date, vous remarquerez que certaines dates sont grisées car les délais de livraison du matériel ne pourraient être tenus (dates trop proches du jour de la commande). En sélectionnant l'heure de convocation des candidats, le champ "heure de démarrage de la session" se remplira automatiquement (+1 heure par rapport à l heure de convocation). Vous pouvez modifier ces deux horaires Vous devrez aussi sélectionner un centre et une salle de test et certifier qu ils sont conformes aux exigences de sécurité d ETS Global avant de cliquer sur «Suivant» et de continuer la commande. Page 14

15 Note : Si aucun centre de tests n est proposé, veuillez contacter le Service Client afin de vérifier si le centre et la salle de tests ont été validés par ETS Global. Un message apparaîtra pour vous informer que le statut de votre commande est «en attente de la validation». Le prix de l inscription est basé sur votre contrat en vigueur. A ce stade du processus, il vous sera demandé de choisir entre deux options de saisie des candidats: Nom des candidats ou Nombre de candidats a. Saisie du nombre de candidats Note: Les options sélectionnées s'appliqueront à tous les candidats de la session. Page 15

16 b. Saisie des noms des candidats Si vous choisissez l option de saisie des noms des candidats, il vous sera demandé de remplir le nom de famille du candidat, le prénom, l adresse et tous les champs d options supplémentaires. Les options supplémentaires que vous sélectionnerez seront rattachées à chaque candidat, ce qui vous permettra de personnaliser la commande pour chaque candidat. Lors de la sauvegarde des détails, le candidat apparaîtra dans la section «Candidats». Répétez cette étape jusqu'à ce que tous les candidats soient intégrés et cliquez sur «Suivant». Note : Le nombre de candidats intégré ne peut pas dépasser le nombre maximum de candidats autorisé dans la salle de test. Page 16

17 Finalisation de votre commande de session privée (quel que soit le choix de saisie des candidats) Sur la page suivante, il vous sera demandé de confirmer les adresses d'envoi du matériel de test et d'envoi des résultats. Par défaut ces adresses sont identiques à l adresse du centre de test. Il est possible de les modifier en cliquant sur «modifier ou choisir une autre adresse». Ces adresses doivent comporter un numéro de téléphone et un ainsi qu un contact (avec civilité, prénom, nom de famille) ou une raison sociale. Sélectionnez le Surveillant qui administrera la session et cliquez sur «Suivant» pour visualiser le détail de votre commande. Note: Le Surveillant doit être en statut «actif» et doit avoir une accréditation en cours de validité pour le test choisi. Si aucun Surveillant n est proposé, veuillez contacter le Service Client pour plus d information. Si votre service comptabilité exige une référence interne pour le suivi et le règlement des commandes, vous pouvez remplir le champ «N de Bon de Commande (référence interne)». Si vous n avez pas cette donnée au moment de la commande, vous pourrez revenir au bon de commande et éditer ce champ plus tard, tant que la session est en statut Planifié. Cliquez sur le bouton «Valider» pour finaliser la commande. Un message apparaîtra pour confirmer votre commande et votre session de test sera listée dans l onglet «Sessions privées» Page 17

18 L Acheteur recevra un de confirmation de sa commande. Chaque candidat recevra un pour l informer de son inscription à la session de test (uniquement dans le cas de la saisie nominative des candidats) 3.2. Modifier une session privée Dans Mon compte Entreprise > Sessions privées, vous trouverez la liste de toutes les sessions privées commandées. Vous pouvez utiliser les filtres de recherche pour trouver une session (par date, type de test, statut de la session ). Pour modifier une session privée, cliquez sur «Modifier». Vous serez redirigé vers bon de commande. Vous pourrez ainsi apporter les changements nécessaires et refaire tout le processus de la commande jusqu à la confirmation. Note : La commande peut uniquement être modifiée par l Acheteur initial de la session Une session privée peut uniquement être modifiée lorsque le statut de la session est «Incomplet» ou «Planifié» et le statut de la commande «en attente de validation» ou «commandé» Vous serez en mesure de modifier une session privée jusqu'à la date limite de clôture des sessions (définie en fonction du délai de livraison du matériel). Si vous avez besoin de plus information concernant la date limite de clôture des sessions, veuillez contacter le Service Client. Page 18

19 3.3. Annuler d une session privée Dans «Mon compte Entreprise» > «Sessions privées», vous trouverez la liste de toutes les sessions privées commandées. Pour annuler une session privée, cliquez sur «Annuler». Une fenêtre pop-up apparaitra pour confirmer votre choix. Cliquez sur «OK». Le statut de votre session privée et de votre bon de commande sera «Annulé». 4. GESTION DES SESSIONS PUBLIQUES (Uniquement disponible avec un contrat de Centre Public de Test (CPT) 4.1. Confirmer ou refuser une session de test publique Pour créer une session de test publique, vous devrez contacter le Service Client qui créera les dates sur votre compte. Une fois les dates créées, l'administrateur du compte recevra un avec la liste des sessions qui doivent être validées (sessions en statut "en attente de confirmation»). Pour accéder au calendrier de ces sessions, allez sur l onglet "Mon compte entreprise" > "Sessions publiques". Page 19

20 Note: Vous pouvez rechercher des sessions grâce aux filtres de recherche (par date, type de test, statut de la session ). Pour valider la session : Cliquez sur "Valider": le statut de la session changera de «en attente de confirmation» à «confirmé» Un message apparaitra pour confirmer la session Une fois la session de test confirmée, les candidats pourront s inscrire en ligne. Pour refuser une session de test : Cliquez sur «Refuser» et le statut de la session changera de «en attente de confirmation» à «refusé» Un message apparaîtra pour confirmer le refus de la session Note: Si les détails de la session de test ne sont pas conformes aux informations que vous nous avez fournies, veuillez contacter notre Service Client Inscription en session publique En tant qu'acheteur, vous pouvez inscrire un candidat à une session publique. Pour accéder au calendrier des sessions publiques, cliquez sur «Boutique» puis "Inscription en session publique" Page 20

21 Remplissez les champs obligatoires. Note: Veuillez noter que vous pourrez seulement visualiser les sessions des six prochains mois. Cliquez sur «Rechercher». La liste de toutes les sessions correspondant à vos critères de recherche sera affichée. Page 21

22 Sélectionnez la session pour laquelle vous souhaitez inscrire des candidats en cliquant sur "S inscrire". Note: Vous pouvez visualiser les centres de test sur une carte et vous serez informé de la date de clôture des inscriptions. Les informations sur la session, sa localisation et son prix seront affichés. Note: Si vous disposez d un contrat «Client Direct» ou «Partenaire Privilégié EPA) assurez-vous qu il soit en statut «actif» pour que vos tarifs soient appliqués. Page 22

23 Remplissez les informations concernant le candidat, sélectionnez les «Options» supplémentaires que vous souhaitez commander et cliquez sur «Valider». Répétez l'opération pour chaque candidat que vous souhaitez inscrire. Vérifiez la liste complète des candidats, qui apparaîtra au bas de la page o Vous pouvez consulter les détails pour chaque inscription en cliquant sur la flèche pour afficher ou masquer les options o Vous pouvez supprimer un candidat en cliquant sur «Supprimer» Cliquez sur «Continuer» Page 23

24 Vérifiez votre commande et cliquez sur «Confirmer» Sur la page suite, veuillez spécifier l adresse d envoi des résultats et l adresse de facturation, cliquez sur "Suivant". Note : l adresse de facturation affichée est l'adresse de facturation fournie lors de la création de votre compte. Pour modifier cette adresse, veuillez contacter le Service Client. Cliquez sur «Terminer» pour finaliser la commande Un message apparaîtra pour confirmer que votre commande a bien été prise en compte Vos inscriptions sont intégrées dans «Mon compte entreprise» > «Inscriptions» L Acheteur recevra un de confirmation de la commande Chaque candidat recevra un pour l informer de son inscription à la session de test Impression de la liste des candidats d une session publique Le jour du test, le Surveillant doit imprimer la liste des candidats inscrits à la session pour les accueillir et effectuer le contrôle d identité. Le Surveillant devra se connecter sur le compte en ligne, puis accéder à la liste de candidats dans l onglet «Mon compte entreprise» > «Sessions publiques». Recherchez la session de test, puis cliquez sur «Exporter» pour télécharger la liste des candidats. Un fichier Excel s'ouvrira, prêt à être imprimé. Note: L'export de la liste des candidats inscrits ne peut qu être fait par l'administrateur et le(s) Surveillant(s). Le statut de la session doit être «Confirmé» ou «Clôturé» et il faut au minimum un candidat inscrit pour pouvoir exporter le fichier. Page 24

25 5. GERER VOS INSCRIPTIONS (sessions publiques et privées) Après avoir commandé une session privée avec la liste des noms des candidats ou après avoir commandé une session de test publique pour des candidats, vous pouvez retrouver toutes ces inscriptions dans l'onglet «Mon compte Entreprise» > «Inscriptions». Vous pouvez rechercher les inscriptions en utilisant des filtres. Cliquez sur la flèche à côté de «filtrer les inscriptions» pour afficher les filtres de recherche. En cliquant sur la flèche à côté du nom du candidat, des informations concernant son inscription apparaîtront. Page 25

26 6. COMMANDER DU MATERIEL DE PREPARATION Notre sélection d ouvrages et des outils de préparation peuvent être commandés en ligne via votre compte. Dans l onglet «Boutique», cliquez sur «Matériel de préparation». Vous pouvez ensuite rechercher le matériel de préparation par test et par type (ouvrage/ outil en ligne). Une fois que vous avez choisi le produit, cliquez sur «Ajouter au panier» et suivez le processus de commande. Page 26

27 N hésitez pas à contacter le Service Client si vous avez besoin de plus d information. Page 27