La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier. A, le juin 2013

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1 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier A, le juin 2013

2 1. La dématérialisation, un enjeu stratégique

3 1. La dématérialisation, un enjeu stratégique Pourquoi la dématérialisation? Les enjeux de la dématérialisation Une démarche partenariale Qu est-ce qu on dématérialise? Qui dématérialise? Comment mener la dématérialisation? Le processus de passage au PES La signature électronique des flux La dématérialisation des pièces justificatives 3

4 Pourquoi la dématérialisation?

5 Pourquoi la dématérialisation? Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. PJ émises par tiers Ordonnateur Fournisseurs PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs DGFiP CDG-D 5

6 Pourquoi la dématérialisation? Modernisation de l établissement de santé e-administration «zéro papier» Simplification des processus de traitement Diminution des coûts de gestion. Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers documents) une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique). Fluidité des processus (pas de suspension) Facilitation des échanges d informations par un flux unique entre l ordonnateur et le comptable Restitution du comptable Richesse du Protocole d Échange Standard permet : - la garantie d exhaustivité et du caractère complet des échanges - la qualité accrue des comptes et des informations financières Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement, des délais de recouvrement raccourcis. 6

7 Les enjeux de la dématérialisation

8 Les enjeux de la dématérialisation 55 % collectivités et établissements publics locaux Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux (202 millions pour les seuls EPS) 68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions tripartites relatives aux pièces justificatives. 8

9 Les enjeux de la dématérialisation Avant le PES Génération du bordereau et des mandats & titres dans le logiciel Enregistrement sur le poste de travail Connexion au Portail de la DGFiP Dépose du fichier Édition des Bordereaux et mandats ou titres Copie des pièces justificatives Préparation des documents pour la signature Signature des Bordereaux Dépose des documents au Comptable 9

10 Les enjeux de la dématérialisation Avec le PES PJ EMISES PAR L ORDONNATEUR NATIVES (paye, arrêtés délib etc ) Dématérialisation des pièces justificatives (PJ) Dépose des fichiers dans le logiciel financier Génération des Bordereaux Mandats Titres Dépose des flux pour signature électronique Signature électronique Transmission des flux PES V2 + PJ MP PJ TIERS 10

11 Une démarche partenariale

12 Une démarche partenariale Une démarche initiée en 2004 et confortée en Charte nationale Partenariale Signée le Structure Nationale Partenariale 13 associations nationales d ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DGOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l ensemble des préconisations nationales Accessible sur Bercy colloc : a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html Confortée par l arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l arrêté du 27 juin 2007: (BCFR A) généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques 12

13 Qu est-ce qu on dématérialise?

14 Qu est-ce qu on dématérialise? Les pièces comptables Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu ils sont signés électroniquement 14

15 Qu est-ce qu on dématérialise? Les pièces justificatives (PJ) Produites par les tiers : - Factures Produites par la collectivité : - Pièces d exécution de marchés publics - Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Actes d engagement - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires etc.. Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre. 15

16 Qui dématérialise?

17 Qui dématérialise? PJ émises par tiers Ordonnateur + prestataire Fournisseurs PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs DGFiP CDG-D 17

18 Comment mener la dématérialisation?

19 Comment mener la dématérialisation? Dans l'établissement de santé : Cadrer et piloter le projet Conduire l accompagnement du changement Adopter de nouveaux outils 19

20 Comment mener la dématérialisation? Cadrer et piloter le projet - Prise de décision Dans l'établissement de santé - Désigner un Chef de projet - Constitution d un comité de pilotage Tous les acteurs concernés (DGS, DSI, agents, éditeurs, comptable public ) 20

21 Comment mener la dématérialisation? Conduire et accompagner le changement Deux processus à mener en parallèle PJ PJ d exécution de marché PES V2 bordereaux (Signature électronique du flux PES) PJ de passation de marché Transmission des PJ dématérialisées Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions Titres, Mandats 21

22 Comment mener la dématérialisation? Adopter de nouveaux outils - Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives - Adaptation des logiciels financier et de facturation - Choisir un mode de transmission des flux - Choisir un outil de signature électronique PJ EMISES PAR L ORDONNATEUR NATIVES (paye, arrêtés délib etc ) Dématérialisation des pièces justificatives Dépose des fichiers dans le logiciel financier Génération des Bordereaux Mandats Titres Dépose des flux pour signature électronique Signature électronique Transmission des flux PES V2 + PJ MP PJ TIERS 22

23 Le processus de passage au PES

24 Le processus de passage au PES Qu est ce que le PES? Le PES est un Protocole d Échanges Standard - électronique entre l ordonnateur et le comptable permettant la dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépenses) - qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la signature électronique des bordereaux de titres et de mandats - d avancer vers la certification des comptes Le PES est un format de données de type XML Structurant les données comptables, avec des éléments concernant les PJ et la signature électronique 24

25 Le processus de passage au PES La richesse du PES 25

26 Le processus de passage au PES S articule en 4 phases pour garantir la qualité de l information et l exploitation par Hélios Le préalable : la validation complète du logiciel de l éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation (MDD) de la DGFIP Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux Une phase de test menée par l'établissement de santé avec le soutien de l éditeur Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP, la date est arrêtée avec la MDD Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s effectuer après quelque temps d usage Préalable Phase 1 Phase 2 Phase 3 VALIDATION du progiciel EDITEUR Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE Étape 3 VALIDATION de l'établissement de santé Étape 4 PASSAGE en PRODUCTION et à la DEMATERIALISATION 26

27 Le processus de passage au PES Aspect Organisationnel Aspect Comptable Pré-requis technique : logiciel financier validé pour le PESV2 Accompagnement par le conseil, le cas échéant, dans le cadre d un diagnostic organisationnel piloté par la collectivité (fonction du périmètre et format de dématérialisation prévus dans la convention cadre nationale) Une redéfinition de la cartographie des pièces justificatives attendues Choix entre un TDT ou le portail DGFiP pour l envoi des flux PES Choix entre la signature gratuite DGFiP ou une signature proposée par le secteur privé Enrichir la qualité comptable des informations Un référentiel tiers fiabilisé Des ajustements nécessaires sur les références inventaires / emprunts / marchés /régies / cautions Un typage des pièces budgétaires en fonction de la nature de l opération comptable Une mise en cohérence des modes de règlement utilisés Un typage des recettes par insertion d un code produit 27

28 Le processus de passage au PES Les modalités de transmission des flux PES V2 Deux possibilités pour transmettre les flux : Dépôt des fichiers sur un espace mis à disposition par la DGFIP (Portail DGFIP). Ce mode est gratuit, manuel et unitaire. Transfert des fichiers via un tiers de télétransmission externe (TDT), avec des services à valeur ajoutée. Exemple : automatisation des envois de flux, traitement des accusés de réception, signature électronique des flux. La solution choisie doit être adaptée à la volumétrie des flux. Le Portail DGFIP est adapté pour un dépôt limité de flux. Une solution plus industrielle via un TDT sera plus adaptée à une collectivité générant de nombreux flux. 28

29 La signature électronique des flux PES

30 La signature électronique des flux PES Principes généraux. La signature électronique permet, à l aide d un procédé cryptographique, de garantir l intégrité du document dématérialisé signé et l identité du signataire. Les flux dématérialisés au format PESV2 et signés électroniquement ont donc valeur probante (de la même façon que les documents papier précédemment). Pour qu une signature soit valide, elle doit comporter une empreinte et un certificat public (aussi appelée clé publique du certificat) : - L empreinte permet de vérifier qu un document n a pas été altéré (intégrité des données entre l envoi et la réception). La modification des données rend l empreinte non valide. - Le certificat permet d authentifier l auteur de la signature. La signature électronique des flux PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats. 30

31 La signature électronique des flux PES La signature s exerce par le biais d un certificat associé à un outil de signature électronique. Un certificat - celui gratuit de la DGFIP - un de ceux du secteur concurrentiel. Un outil de signature - Simple - Xémélios de la DGFIP (menu outils / production de signature PES) - un de ceux du secteur concurrentiel, proposé soit par l éditeur, soit par le tiers de télétransmission ou par un autre tiers homologué - Avancé - un parapheur électronique du secteur concurrentiel, qui au-delà de l outil de signature, offre des fonctionnalités supplémentaires (workflow, visa interne, visualisation des PJ ) 31

32 La dématérialisation des pièces justificatives

33 La dématérialisation des pièces justificatives Conformément à la Convention Cadre Nationale : Formats orientés «Données» = schémas xml - États de paye - Frais de déplacement - Factures de recette - Aides (états de versement) - Documents budgétaires - Quittancement (loyer) - Relevés opération carte achat... exploitables avec Xémelios outil gratuit de la DGFiP. 33

34 La dématérialisation des pièces justificatives Formats orientés «Documents» = Formats permettant de conserver l accès aux informations structurées du document (RTF(word), ODT(openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR- GTAR pour les «container» ou «archives» ensemble de documents) - Délibérations, arrêtés et décisions, - Actes d engagement - Contrats - Pièces de passation de marchés publics, - etc Si le document est signé de façon manuscrite, le document peut être scanné, s il est émis de façon électronique et signé électroniquement par les parties, il reste électronique de bout en bout. 34

35 La dématérialisation des pièces justificatives Les PJ doivent être référencées dans le PES V2 (PES-PJ) Le référencement s appuie sur deux éléments : L identifiant unique (identifiant technique) remplace l agrafe du mandat/titre et de la PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes Le nom de la PJ dématérialisée indispensable pour une meilleure gestion des documents nécessaire pour l archivage. 35

36 2. Point d actualité

37 L outil PESOS Une nouvelle application PESOS (PES outil de suivi) vise à fiabiliser et accélérer le processus de passage au PES V2 des collectivités. Une application paramétrée au niveau national et partagée entre les ordonnateurs et les différents intervenants du réseau DGFIP. Des fonctionnalités permettant d industrialiser le passage des collectivités au PES V2 - un espace de téléchargement et un outil de test des fichiers PES des collectivités avant leur passage en production dans Hélios, - un module de contrôles automatiques, - des compte-rendus de contrôle. Un outil de pilotage procurant : -des restitutions à chaque niveau d intervention (tableaux de bord d avancement du passage au PES V2), - une vision claire de l avancement des travaux de chaque acteur. Chaque comptable gère l habilitation de ses ordonnateurs. 37

38 Outil PESOS : processus de passage au PES d un EPS Editeur validé C D 2 version validée Paramétrage de la collectivité 1 Dépôt des flux 3 Ordonnateur PESOS 4 Demande l évaluation En concertation avec la MDD pour les EPS 5 Examine le taux de couverture des contrôles de complétude et de la validité des flux Demande de flux complémentaires ou corrigés Valide la collectivité CD Prévient la MDD par mail (date, codique, code budget) 6 MDD Paramétrage IRIS 38

39 Mise en place du groupe de travail dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé Un groupe mis en place en janvier 2013 Participation de représentants du ministère de la santé (DGOS et directeurs d hôpitaux), de la DGFiP (CL1A-1B- 2C, PAC et comptables), des conférences et fédérations du secteur hospitalier (CDG CHU, CDGCH et FHF) Premiers échanges très fructueux : partage d expérience et émergence de thèmes majeurs. Des ateliers créés autour de trois thématiques Aspects organisationnels Aspects techniques Conduite du changement, communication, formation L ensemble des contributions sera regroupé dans un guide à restituer pour la fin d année

40 Avancement des travaux du groupe de travail Les ateliers «aspects organisationnels» et «techniques» se sont réunis à trois reprises. Des fiches pratiques portant sur différents thèmes ont été rédigées après les échanges en séance pour préparer la base documentaire. L atelier «conduite du changement, communication, formation» tiendra sa première réunion en juillet. Les travaux de cet atelier partiront du bilan des travaux des deux autres groupes. 40

41 Vos questions

42 Merci de votre attention Bureau CL2C Mission de Déploiement de la dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly NOISY LE GRAND cedex Pascale Nante, chef de la Mission de Déploiement de la dématérialisation Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc Finances locales/dématérialisation 42

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