Dématérialisation et automatisation de la délivrance des récépissés

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1 SIAM 3.0 Dématérialisation et automatisation de la délivrance des récépissés Présentation La version 3.0 de SIAM modifie en profondeur les processus de traitement des dossiers, en entraînant trois évolutions majeures. En premier lieu, les récépissés sont dématérialisés, c'est-à-dire qu ils seront directement téléchargeable à partir de l application. D autre part, dans un objectif de simplification administrative, la délivrance sera effectuée automatiquement par l application. Ces deux évolutions devraient permettre un allégement de la charge de travail des personnels administratifs chargés de GAM et une facilitation des échanges avec les organisateurs. Enfin, dans la mesure où le récépissé doit être délivré au dépôt d une déclaration et que celle-ci doit comprendre au moins une fiche complémentaire, il a été décidé que ce récépissé serait délivré au dépôt de la FC et non plus de la fiche initiale. Cette démarche devrait également réduire le taux de nondépôt des fiches complémentaires. Par ailleurs, afin de mieux préciser la notion de déclaration préalable, un travail de définition a été réalisé. On distinguera désormais fiche initiale (FI) et fiche complémentaire (FC), une déclaration préalable étant constituée d une FI et au moins d une FC. Afin de sécuriser le traitement des dossiers, des modifications mineures sont venues compléter ce processus. I. La dématérialisation et l automatisation des récépissés A. Un régime déclaratif Dans la réglementation, le récépissé est défini à l'article 9 de l'arrêté du 3 novembre 2014 : "[...] À la réception de chaque fiche complémentaire et après avoir constaté que toutes les informations requises ont été communiquées par l organisateur, le préfet délivre un récépissé de déclaration comportant le numéro d enregistrement de celle-ci. Lorsqu une fiche initiale ou complémentaire est incomplète, le préfet demande à l organisateur de lui fournir les éléments manquants dans un délai qu il fixe. A défaut de production de ces éléments dans les délais impartis, la déclaration est réputée ne pas avoir été effectuée" Nous sommes dans un régime déclaratif : le récépissé n a qu une valeur de reconnaissance de dépôt de dossier. Il ne préjuge en rien du respect de la réglementation par cet accueil. Ce point est explicitement rappelé dans le document. «Ce récépissé atteste que l'organisateur a bien exécuté la déclaration prévue aux articles L et R du code de l'action sociale et des familles conformément aux modalités prévues par l'arrêté du 22 septembre Il ne préjuge en rien de la conformité de cet accueil avec la réglementation. Ce document n exonère le déclarant d'aucune de ses responsabilités et ne fait pas obstacle à ce que l'autorité administrative compétente s'oppose, interdise, interrompe l'accueil ou le séjour, ou prenne toute autre mesure administrative prévue aux articles L et suivant du code de l'action sociale et des familles.» D autre part, il n est possible de suspendre la délivrance du récépissé que si le dépôt est incomplet. Or, l application interdisant les dépôts incomplets, il n y a plus lieu de surseoir à cette délivrance. C est pourquoi le récépissé est automatiquement accessible dès le dépôt d une FC. Outre le récépissé, l application délivre désormais automatiquement un accusé de réception lors du dépôt de la Fiche initiale. Comme pour le récépissé, l accusé de réception n emporte aucune 1

2 conséquence légale et reconnaît uniquement le dépôt d une fiche. En conséquence, l accusé de réception est disponible dès le dépôt d une FI. B. L édition des documents Les documents sont proposés en téléchargement au dépôt d une fiche, et peuvent ensuite à tout moment être téléchargés à partir d un bouton «Éditer documents» présent en bas de page des FI et FC, sur GAM comme sur TAM. Les caisses d allocations familiales (CAF) y ont également accès. Ces documents sont entièrement dématérialisés et édités en format.pdf et ne peuvent pas être modifiés. Il faut noter par ailleurs que le document n est pas modifié après correction d une déclaration. Il est conseillé aux DDCS/PP de remplir soigneusement les lignes 1 et 2 du bloc «Affaire suivie par» dans les Paramètres des documents imprimés, ces données étant reprises dans les documents : la première ligne correspondant au nom de la personne, la seconde à son numéro de téléphone. Paramètres des documents imprimés : Récépissé : II. Le traitement des dossiers A. Le contrôle automatisé des éléments obligatoires au dépôt Certains éléments sont obligatoires pour permettre le dépôt d une déclaration, que ce soit pour la fiche initiale ou pour une fiche complémentaire. Des contrôles sont donc opérés par l application pour s assurer de leur présence. Ainsi, SIAM contrôle automatiquement les droits de création pour les types d accueils (accueils de jeunes, accueils de scoutisme, séjours spécifiques). D autre part, elle contrôle au dépôt d une fiche la présence d un certain nombre d éléments obligatoires pour caractériser un dépôt complet. En revanche, si le respect de la réglementation continue à faire l objet d un contrôle, celui-ci n est plus bloquant. Récapitulatif des éléments nécessaires au dépôt d un dossier. Éléments obligatoires pour les FI Éléments obligatoires pour les FC Présence d un projet éducatif Présence d un projet éducatif Date de début et date de fin (ou période) Nombre maximal de mineurs attendus Effectif prévisionnel de l encadrement (sauf accueils en famille) Implantation ou local Date de début et date de fin Nombre maximal de mineurs attendus Effectif d encadrement (ou familles d accueil) Implantation ou local ou itinéraire Informations relatives au déclarant 2

3 Informations relatives à la personne à contacter en cas d urgence. Informations relatives au séjour (pour les séjours en famille organisés par des personnes morales) B. Le contrôle des dossiers 1. Le visa du département d origine Dès lors qu une fiche comprend les éléments nécessaires, elle peut être déposée. Toutes les déclarations déposées en ligne doivent donc être considérées comme complètes et il n y a plus lieu d avoir d état «incomplet». D autre part, il n y a plus non plus d état «Validé», puisqu il n y a pas de «validation» à fournir de la part de l administration. L état normal d une fiche est donc l état «déposé». Les déclarations n étant plus «validées» par la DDCS/PP d origine, celle-ci dépose désormais un visa sur la fiche, à l instar de ce qu il se passe pour les DDCS/PP d accueil. Le visa est enregistré automatiquement à l enregistrement de la fiche dans GAM il n y a pas besoin de cocher la case. Aucune FC ne peut être déposée tant que ce visa n a pas été attribué. Bloc état d une fiche initiale Le suivi des dossiers est ensuite similaire à ce qu il était auparavant, le pavé «Alertes» comptabilisant les fiches pour lesquelles ce visa n a pas été donné plutôt que les fiches non validées. Dans les menus «Contrôle des FI» et «Contrôle des FC», a été ajouté un menu déroulant «Visa origine» permettant de trier les fiches selon qu elles ont ou non été vues. Menu déroulant de l écran Contrôle des fiches initiales 2. Le contrôle réglementaire Le dépôt d une fiche ne présuppose pas de son respect de la réglementation. Le contrôle réglementaire est opéré après le dépôt par la DDCS/PP du département d origine de l organisateur, à partir de l analyse des données transmises par l organisateur. Afin de faciliter le contrôle, l application affiche des alertes en cas de déclaration susceptible de contrevenir à la réglementation. Ces alertes s affichent en rouge en haut des fiches concernées. Alertes en haut d une FC Alertes en haut d une FC lors d une tentative de validation 3

4 De plus, un astérisque rouge est affiché à côté du lien FC des écrans «Contrôle des FI» et«contrôle des FC», et dans les FI. Astérisque dans la fiche initiale Si les informations communiquées ne sont pas suffisantes pour juger du respect de la réglementation, la DD dispose d un état «Insuffisant», existant pour les deux types de fiches, lui permettant d alerter l organisateur sur une déclaration. Elle a aussi à sa disposition le champ «Observations» pour indiquer les éléments à modifier. En cas de non-respect de la réglementation, la DDCS/PP peut exiger une modification des fiches déposées. En cas de besoin, elle a à sa disposition plusieurs mesures de police administratives définies aux articles L et L du CASF : - opposition à l accueil ; - interdiction de l accueil ; - interruption de l accueil ; - fermeture du local. 3. L état des fiches déposées Afin de faciliter le traitement et le suivi de l état des déclarations, il a été introduit de nouveaux intitulés : -Non conforme correspond à la prise d un arrêté d injonction ; -Interdiction correspond à la prise d un arrêté d opposition au départ, d interdiction ou d interruption d un accueil ; -Fermeture correspond à la prise d un arrêté de fermeture d un local. Pour rappel, l injonction est obligatoire dans le cadre de la procédure normale pour les arrêtés d interdiction ou d interruption d un accueil, de fermeture d un local, ainsi que pour les arrêtés d interdiction d organiser des accueils pris à l encontre des personnes morales. Liste des états des FC On notera d ailleurs que, par défaut, une FC non renseignée est à l état «Non déposé». En cas de sélection de ces deux derniers états, une alerte juridique s affichera, indiquant dans quelles circonstances réglementaires il est possible de les sélectionner. Alerte en cas de sélection de l état Interdiction 4

5 Alerte en cas de sélection de l état Fermeture C. Les modifications complémentaires 1. La clef FC Dans la mesure où chaque récépissé correspond à une FC, celle-ci se devait d être identifiée avec précision. De ce fait, une «clef FC» a été introduite en bout de numéro de fiche initiale. Cette clef est définie par une lettre (correspondant à la période) et un chiffre, correspondant au classement de cette FC pour cette période. Tableau de la correspondance période-lettre pour les clefs FC Période Code Périscolaire E Mercredi M Samedi S Dimanche D Autres jours Z Toussaint T Noël N Hiver H Printemps P Juillet J Août A Trimestre Q Les activités accessoires disposeront du code de la période pour laquelle elles sont déposées. Ainsi, la déclaration dont la clef FC est J02 est la seconde fiche déposée pour juillet pour la déclaration concernée. Le numéro complet de déclaration se présentera alors sous la forme : SV J02. Cette évolution permet également d identifier précisément les accueils dans lesquels ont été inscrits des intervenants ; dans la fiche d un intervenant, le numéro de déclaration complet de ses différentes affectations apparaîtra donc désormais avec les autres informations. Liste des activités d un intervenant 5

6 2. Un nouveau code couleur Enfin, le code couleur utilisé pour les liens FC a été modifié afin de permettre une meilleure visualisation des différents états accessibles pour les fiches. Il permet également de distinguer les FC annulées (ou interdites) et non déposées. Le vert, trop connoté, a été écarté. Il a été choisi une gradation du violet (non déposé) au rouge (interdiction). L état normal (déposé) correspond au bleu. Dans le cas où l état de la fiche est Insuffisant, le lien devient rose (à mi-chemin entre le violet et le rouge) ; si une injonction est prise (état Non conforme), le lien devient orange (couleur anticipant le rouge). Enfin, en cas d annulation, de fermeture ou d interdiction, le lien devient rouge. Ce code couleur a aussi été étendu aux FI. Tableau de correspondance des statuts et des codes couleurs Statut Couleur Non déposé Brouillon (TAM uniquement) Déposé Violet Bleu Insuffisant Non conforme Interdiction Fermeture Annulé Rose Orange Rouge 6

7 III. Le traitement spécifique des accueils de moins de 6 ans Les accueils recevant des mineurs de moins de 6 ans relèvent d un régime spécifique, défini par le code de la santé publique (articles L et suivants et R et suivants du CSP). En effet, dans le cas où un accueil comprend des mineurs de -6 ans, une autorisation préfectorale est obligatoire. Techniquement, cela implique pour la DDCS/PP du département d origine de l organisateur de cocher une case spécifique, présente sur la fiche initiale, à l obtention de cette autorisation. Aucune validation de la FI n est possible si cette case n est pas cochée. Coche «Autorisation préfectorale -6ans» Une fois l autorisation obtenue, l organisateur peut déposer une FC et (s il utilise la téléprocédure) un courriel le prévient de cette obtention. Les Accusés de réception (délivrés automatiquement au dépôt de la FI) tiennent compte de ce régime spécifique et sont donc différents de ceux des accueils ne recevant pas des mineurs de moins de 6 ans. «Cet accusé de réception atteste que l'organisateur a déposé, conformément aux dispositions des articles L et R à R du code de la santé publique, une demande d autorisation pour l organisation d un accueil collectif de mineurs recevant des enfants de moins de six ans. Le silence gardé pendant plus de trois mois sur cette demande vaut décision de rejet.» Réglementairement parlant le dépôt des déclarations recevant des mineurs de moins de 6 ans doit se faire auprès du préfet du département d accueil. Dans GAM, le traitement est cependant identique sur ce point aux autres dossiers et le traitement est effectué par la DDCS/PP d origine, la DD d accueil en étant toutefois informée. 7