FORUM ICT pour PME. le 21 septembre 2015

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1 FORUM ICT pour PME le 21 septembre 2015

2 «Les avantages de l archivage électronique au quotidien: quelle approche pour mon entreprise?» Vincent Kolaczynski, CK

3 Définition Archivage : Action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat. Ranger Classer Archiver Documents Documents Dématérialisation Scanning Numérisation Stockage Physique Stockage Electronique Archivage Physique Archivage Electronique

4 Les problèmes de l archivage physique Occupation coûteuse de l espace Place, les m^2 Intégrité des documents (incendie, inondation, ) Sécurisation de l accès compliqué (vol, pertes, gestion des accès ) Accès pas toujours facile Temps de recherche et d accès longs

5 Objectif des clients Qu est ce qui se cache derrière la phrase : Je veux archiver mes documents Je veux scanner et détruire le papier Je veux avoir une copie au cas où Je veux archiver électroniquement pour retrouver plus facilement les documents Je veux sécuriser l information (en terme d accès, qui peut quoi) Etc

6 Qu est-ce que la dématérialisation? La dématérialisation, c est la Transformation de supports physiques en supports numériques Exemple : Papier devient un fichier numérique (PDF, Tiff, etc ) Transformation des informations analogiques vers un support numérique. Dans ce cas précis, on parle de la numérisation et de la capture d informations d un document Exemple : L information sur le papier devient une donnée numérique Total of Invoice: ht

7 A quoi cela sert-il? 1. La gestion sous forme informatique de documents papier Photographie du document 2. L exploitation sous forme informatique d informations sur papier Extraction de l information sur le document D où viennent ces documents papier? 1. Production interne de documents pour le fonctionnement de l entreprise ou pour communiquer avec d autres entreprises/clients 2. Documents en provenance de l extérieur de l entreprise, courrier entrant

8 Traitement généralisé du papier interne/sortant Les documents sont créés en encodant des informations Dans dans ce les cas, systèmes l information sur le papier informatiques. provient de systèmes informatiques internes, il n y a donc aucun besoin de numérisation pour une capture d information. Encodage Envoi Impression + copie Stockage Pour gérer sous forme informatique les documents papier, il suffit de générer automatiquement des fichiers dans des formats type Pdf/a, tiff... Dans ce cas, la nécessité de matérialiser le document papier par impression est à définir en fonction des processus de chaque entreprise et des règles applicables. Dématérialisation = Non Matérialisation Armoire Archive

9 Traitement généralisé du papier entrant Ouverture Tri Distribution Encodage Stockage Dans ce cas, l information sur le papier provient de systèmes informatiques externes. /Personne /Département Pour gérer sous forme informatique, les documents papier, il est nécessaire de les numériser. /Service Facturation Compta Autres Armoire Archive Pour gérer sous forme informatique, les informations sur documents papier, il faudra capturer ces informations (Encodage ou Lecture Automatique de Document).

10 Cheminement du papier Fait une copie pour son archive Copies inutiles Temps de traitement long Pertes de documents Des difficultés à partager Où est l original? Réception Courrier Oubli, surcharge de travail, absences : qui fait quoi? Destinataire Courrier Manager Service de traitement Responsable Département

11 Pourquoi numériser, les avantages Pas de copies inutiles, on consulte la version numérique Temps d accès très rapide depuis son poste de travail Plus de pertes de documents après numérisations Facilité à partager les documents Les originaux papiers sont centralisés en amont de la numérisation Meilleure contrôle de l accès aux documents par voie électronique Processus automatique de rappel Traitement automatique de certains documents Attribution automatique des tâches Diminution des risques : incendie, inondation, vol, perte, Gain de place

12 Objectifs de la numérisation Papier Stockage papier Copie numérique Destruction papier Workflow numérique Gain de place Stockage numérique Recherche Partage Sécurité Sauvegarde.

13 Objectif : gain de place Papier Stockage papier Copie numérique Destruction papier Workflow numérique Gain de place Stockage numérique Recherche Partage Sécurité Sauvegarde.

14 Objectif : Améliorations Papier Garder le papier reste encore une alternative Stockage papier Destruction papier Copie numérique Workflow numérique Gain de place Stockage numérique Recherche Partage Sécurité Sauvegarde.

15 Estimer son archive papier Estimation des volumes papier 1 mètre linéaire : 4000 à 6000 feuilles 1 armoire : à feuilles (6 étagères, 1m 2 au sol) 1 feuille A4 en 80gr/m 2 = 5g On peut estimer les volumes suivant différentes méthodes, par armoire, au mètre, au poids,. 1 palette : à feuilles (1m 3, 1m 2 au sol) Coût du stockage papier chez un tiers archiveur < 11 /mois 1 million de feuilles représentent : 30 m 2 25 m 2 20 m 2 Garder le papier n est donc pas et ne doit pas être un frein à un projet de dématérialisation

16 Erreurs à ne pas faire et bonnes pratiques Ce n est pas parce qu on informatise un traitement que les opérations manuelles disparaissent Ouverture Tri Distribution Encodage Stockage Ouverture Tri Numérisation Distribution Encodage Stockage La numérisation du courrier entrant nécessite des opérations supplémentaires Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution

17 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution

18 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Préparation physique des documents Retrait des agrafes, trombones Retrait/Déplacement des post-it Séparation/Découpe des documents Réparation des documents Séparation des documents Tri des documents Mise en place de séparateur Mise en place de barcodes A4 1 A3 A4 8

19 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Choix du matériel 1. Scanner de plans 2. Scanner de livres 3. Multi fonction 4. Scanner de documents

20 Question fréquente Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Que dois-je utiliser pour mes documents A4/A3?

21 FAQ : Que dois je utiliser pour mes documents A4/A3? Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Autonome, pas besoin de PC Souvent déjà présent Même vitesse à toutes les résolutions Partageable à plusieurs utilisateurs Très bonne qualité d image due à sa fonction première de copieur Peu de possibilités de jouer sur la qualité Temps de scan dégradé sur du recto/verso Pas de post-traitement software Besoin d un PC Attaché au PC et à son utilisateur Nécessite un investissement Vitesse adaptée à la résolution Scan recto/verso simultané Meilleure durée de vie Volume journalier plus important Meilleure prise du papier Taille hétérogène des documents Post-traitement puissant Intégration avec le software de reconnaissance Même si le MFP reste largement acceptable, le scanner reste dans la majorité des cas la meilleure solution.

22 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Contrôle de la qualité de numérisation Lisibilité des documents Orientation des images Suppression des pages blanches Présence de toutes les images Détection de doublon par ultrason Avec Software Correction automatique par software Sans Software

23 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Lecture des documents et encodage manuel des données Trop d index est source d erreur supplémentaire et de lourdeur dans la saisie des informations Lecture Automatique de Documents (LAD) Ce n est pas parce que le logiciel va vous aider qu il faut vouloir «tout reconnaitre» Trop d index est source de lourdeur dans le contrôle des informations en fonction de la confiance que l on accorde à l OCR Quelle confiance j accorde au système? Quelle est l importance des données reconnues?

24 Comment améliorer l encodage, la LAD? Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Recognition Mise en place d un processus de reconnaissance Consiste à identifier le type de document Le document étant reconnu, on sait plus facilement où et comment extraire les informations dont on a besoin

25 Etapes de la dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Système de dématérialisation Préparation Numérisation Contrôle Encodage Distribution Dépôt images et données Système de gestion = Archive électronique + Metadata Processus d importation GED Archivage ERP DMS Encodage Archive Papier

26 Erreurs à ne pas faire et bonnes pratiques La GED n est pas forcement obligatoire.ce n est pas parce que l on numérise que l on doit avoir une GED / DMS / ECM Pourquoi scanne-t-on? quel est mon objectif? Pour rechercher plus vite? Pour faire un back up numérique? Y a-t-il un aspect légal? GED Archivage ERP DMS On peut avoir une simple sauvegarde sur un serveur de fichier

27 Impact de la dématérialisation sur l archive papier Plus besoin de trier le papier pour classement Classement séquentiel des documents, la recherche se fait sur l électronique Cependant un tri par durée de rétention est intéressant pour une destruction en masse dans le futur. Ce tri est souvent fait en amont du scanning vu que les processus de numérisation peuvent dépendre des métiers L utilisation du papier ne devrait se présenter que dans de très rares cas On peut donc stocker les documents de manière plus compacte L impact sur l accessibilité sera faible

28 Exemple des factures entrantes Copie en cas de perte de facture par un collaborateur Simplification de la recherche en cas de litige, d audit, Simplification de la méthode d archivage papier (plus de tri) L archivage se fait au jour le jour Automatisation des tâches de relance Meilleure gestion des échéances de paiement, escompte, Meilleure gestion/partage des accès aux factures

29 Projet de dématérialisation du courrier entrant/sortant Eviter de créer ou accroître le volume de l archive historique Solution interne ou externalisation? Evaluer la quantité de papier Evaluer la quantité de travail Définir un plan de classement Trouver un espace de travail Allouer les ressources nécessaire Investir dans des scanners et PC adaptés Investir dans les logiciels Pallier les Absences/Congés

30 Avantage du numérique Mise en place de workflow numérique Politique de stockage et de gestion de l information commune Automatisation de tâches (pas d oubli) Contrôle des processus Mesure de l efficacité Visibilité sur les processus Meilleure gestion et optimisation Réception Courrier Destinataire Courrier Service de traitement Réception Courrier Destinataire Courrier Service de traitement Qui? Quoi? Comment? Manager Combien? Responsable Département Manager Responsable Département

31 Conclusions Grace à la dématérialisation : La gestion des flux courriers et des documents physiques en format numérique constitue un levier de performance économique Numériser permet un meilleur partage du savoir faire et diminue le risque d avoir un processus dépendant d une seule personne, entraînant une meilleure répartition des ressources par une polyvalence accrue des salariés Les méthodes de travail s en trouvent repensées : simplification de l archivage physique, optimisation du classement, d où une diminution des pertes de documents, gain de temps dans les recherches et la consultation des dossiers, meilleure partage de l information Les personnes favorables aux changements et aux améliorations en sont valorisées et les managers ont ainsi une vision très claire de la nouvelle organisation et de ses axes de progression.

32 Conclusion Il faut cependant ne pas perdre de vue que le processus de dématérialisation est un projet à part entière et n est pas qu une simple composante d un projet GED ou Archivage mais le point de départ pour la migration des workflow papier vers le numérique. La dématérialisation a du sens même sans solution de GED ou d archivage, elle peut simplement et dans un premier temps répondre à un problème de risque opérationnel.

33 MERCI

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