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- Bernadette Cartier
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1 Exploitez vos tableaux de données Exploitez vos tableaux de données Vocabulaire De quoi se compose une base de données? Rubriques et fiches : les données sont organisées comme les fiches de bristol d un répertoire, dans lesquelles des rubriques reçoivent les différentes informations, telles que nom, prénom, adresse, code postal, ville, numéro de téléphone Champs et enregistrements : les termes consacrés par l usage sont respectivement champs pour les rubriques et enregistrements pour les fiches. Ils proviennent de traductions directes depuis l Anglais : field et record. Tables : l ensemble des enregistrements organisés en champs constitue une table, que l on pourrait appeler fichier. Une véritable base de données combine plusieurs tables, éventuellement reliées entre elles les bases de données relationnelles. Excel, pour sa part, se limite à des bases de données «mono-tables», même si vous pouvez simuler des liens avec des fonctions de type EQUIV et INDEX. La forme primaire d une base de données est le tableau à deux dimensions. Excel et les bases de données Excel sait gérer de petites bases de données pourvu que certaines conventions soient respectées : les champs doivent être disposés en colonnes ; les enregistrements doivent occuper chacun une ligne ; aucun «vide» ne doit exister entre chaque ligne, au risque d être considéré comme un enregistrement vide de toutes données. Cette standardisation, qui est une contrainte, vous apporte en contrepartie de nombreux avantages : Tris : possibilité de trier les enregistrements en fonction du contenu d un champ. Exemples : trier un répertoire de personnes par ordre alphabétique de nom, ou par ville, ou en combinant plusieurs critères. Filtrages : possibilité de sélectionner une partie des données, à l aide de filtres placés sur les champs. Exemple : afficher les personnes qui résident dans le département 69, ou bien dont le métier est architecte Calculs : possibilité de calculer grâce à des fonctions des totaux, sous-totaux, moyennes et autres décomptes pour tout ou partie des enregistrements. Exemple La base de données très simplifiée reproduite page suivante regroupe le personnel d une entreprise.
2 236 Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau Les champs placés en colonnes contiennent les caractéristiques de chaque personne (matricule, nom, prénom, statut, salaire, date de naissance et âge). Chaque enregistrement, une personne dans l exemple, correspond à une ligne. Sélections par filtrage Excel se fait fort de reconnaître une base de données ainsi organisée. Sélectionnez la ligne des noms de champs (ligne 3) et actionnez la commande de menu DONNÉES FILTRE FILTRE AUTOMATIQUE. Des symboles de listes déroulantes apparaissent à droite des noms de champs : sous Windows. sous Mac OS. Remarquez les commandes proposées : tris des données ; sélections de certaines données, ce qu on appelle des critères de filtrage, en particulier selon les catégories que vous avez saisies : CADRE ou EMPLOYÉ dans l exemple. La sélection par filtrage est spectaculaire : il suffit de choisir CADRE dans la liste déroulante pour réduire l affichage aux seules personnes de ce statut.
3 Exploitez vos tableaux de données 237 Après filtrage sur le statut (1), les numéros de lignes affichés en en-tête ne sont plus continus : les lignes ne contenant pas des cadres sont en effet automatiquement masquées (2). La barre d état, au pied de la fenêtre (3), indique le nombre d enregistrements affichés (4 sur 7 dans l exemple). Tri des enregistrements Le tri affiche les enregistrements dans un certain ordre en se référant à un champ. Les commandes de tris figurent en tête des listes de filtres. L exemple ci-contre déclenche un tri par salaire DÉCROISSANT, autrement dit en commençant par les salaires les plus élevés pour terminer par les plus modestes. Ci-dessus : une fois triée par salaire, la base de données place en tête de liste André Martin et ses mensuels. Il est intéressant de combiner plusieurs tris : affichez à nouveau toutes les personnes en actionnant la commande (TOUS) de la liste déroulante du champ STATUT ; sélectionnez la totalité de votre tableau de base de données, soit de A3 à G9. Si vous ne sélectionnez qu une partie des champs dans la ligne 3, le tri va désorganiser complètement votre tableau! En effet, les données se trouveront décalées, les enregistrements et leurs champs étant mélangés. Actionnez la commande de menu DONNÉES TRIER ; trois critères de tris vous sont proposés : choisissez STATUT dans le premier et NOM dans le deuxième. Laissez le troisième vide et VALIDEZ par OK.
4 238 Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau Vous obtenez une liste commençant par les cadres, triés par nom, qui se poursuit avec les employés triés, eux aussi, par nom. C est ce qu on appelle un tri multicritères : le critère 1 est le statut, le critère 2 le nom. Irréversibilité du tri Le tri de tableau pose un problème de réversibilité qui peut se révéler dommageable dans certaines circonstances. Si vous récupérez des données dont l ordonnancement a une raison d être (balance comptable par exemple) mais dont aucune colonne n illustre le tri exact, l application d un tri «pour voir» est définitive. La parade consiste, avant tout tri, à créer une colonne dans laquelle vous insérez une simple série de nombres, afin de vous en servir ensuite comme critère pour remettre la liste dans son ordre originel. Observez cette liste de ventes reprise d un précédent exemple. Le 12 août, les trois opérateurs Jean, Jacques et Jules se sont succédé pour vendre respectivement 100, 200 et 50. Supposez que cet ordre correspondent à l heure de chacune de leurs ventes, Jean étant le premier. L information ne figure pas dans le tableau.
5 Exploitez vos tableaux de données 239 Vous triez le tableau par date et par vendeur. Jacques précède désormais Jean. Si l ordre initial avait une valeur particulière, il vous est désormais impossible de le reconstituer! La parade évoquée consiste à placer une colonne de référence avant tout tri du tableau, contenant des nombres passifs (surtout pas des formules!) saisis par exemple par recopie (voir le conseil 12, page 61). Elle figure ici en colonne D. Excel.2007 Modalités de tri et de filtrage Les critères de tris ne sont plus limités à 3, ils peuvent désormais atteindre 64. Les tris par couleur ou par icône de cellule s appuient sur les mises en formes conditionnelles et les utilisent comme critères (sur ce point, voir le conseil 73, page 262). Les listes déroulantes de filtrage fonctionnent comme des dialogues, ce qui permet par exemple de sélectionner deux critères dans la série sans actionner de commande supplémentaire (cases à cocher). Dans l exemple à gauche, le filtrage demande l affichage des cadres et employés en excluant en revanche les freelance (case non cochée).
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