Les factures fournisseurs électroniques. 62 ème Congrès de l Ordre des Experts Comptables

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1 Les factures fournisseurs électroniques 62 ème Congrès de l Ordre des Experts Comptables

2 Les factures fournisseurs électroniques La dématérialisation des échanges des flux administratifs liés à l exploitation est une réalité entre entreprises depuis des années: Constructeurs automobiles Grande distribution Mais toujours dans des Secteurs industriels identifiés, autour des pratiques de ces Communautés et en mode E.D.I.* Aujourd hui les textes sur la facture électronique signée et les nouveaux outils informatiques permettent de généraliser : Vos Clients sont Concernés, Vous êtes Concerné! * Echanges de Données Informatisées transmission directe d informations d ordinateur à ordinateur

3 Les factures fournisseurs électroniques La place du professionnel comptable dans la dématérialisation de la boîte à chaussure! 5 clients : 13 Codes! 5 différents pour un même fournisseur et 2 collaborateurs Informés par mail individuels? A quel rythme?! Il faut replacer le Cabinet au centre des échanges

4 Un processus Simple & Intégré L objectif est la simplification pour tous dans la sécurité : L adhésion doit être simple et assistée. La Facture doit parvenir directement au client. Le Cabinet ne doit pas manipuler de fonds. Chacun doit trouver un retour sur ses investissements et efforts. Trois Fondamentaux : Mandat à l Expert Comptable sans «paperasse». Information automatique du client à chaque étape. Mise à disposition de la facture pour intégration dans le logiciel de production du Cabinet

5 Mandat à l Expert Comptable Inscription & gestion du Dossier

6 Initialisation du processus Tout commence par le mandat donné à l Expert Comptable : Mise à jour du mandat général de dématérialisation pour mentionner les flux de type factures. Ajout d avenants, éventuels, si des conditions particulières s appliquent pour certains fournisseurs. Hormis ce document, qui reste dans le dossier au Cabinet, les autres étapes sont dématérialisées.

7 Comment être informé? La liste des sociétés émettrices de factures électroniques pour vos clients est disponible sur les sites : Jedeclare.com Jedeclare.info Classée par nature : Energéticiens Telco Grossistes Autoroutes Un système d alerte sera mis en œuvre (Flux RSS ou mailing liste en 2008)

8 L inscription du Dossier L inscription du Dossier est réalisée à partir de l Espace Privé : Gestion des Dossiers. Cette option gère l ensemble des paramétrages de type GARMED*. Actuellement seule l inscription par dossier est disponible. Demain un assistant permettra une inscription en chaîne. * Gestion Avancée des Relations Multipartenaires en Environnement Déclaratif

9 Le suivi de l inscription La demande d inscription auprès du fournisseur est suivie dans l espace privé. Un mail d information sera envoyé au collaborateur en charge du dossier dès validation définitive ou rejet (2008). Le client est informé de l avancement de son inscription par mail. (2008)

10 La gestion est en ligne Après validation et entrée en production la gestion administrative de l adhésion reste en ligne sous contrôle du Cabinet : Changement de domiciliation. Changement de contact. Ajout d un PDL, extension pour un même client à d autres factures. Le renoncement à la forme électronique de la facture peut aussi être saisi en ligne

11 Cycle de réception et de vie des factures

12 La facture qui arrive est contrôlée La facture est transmise par le fournisseur à Jedeclare.com. Elle fait l objet d une série de contrôles : Existence et Véracité de la signature électronique. Selon les accords, contrôle de certaines zones obligatoires : Destinataire par exemple. Une facture «mal formée» est rejetée par JDC et réputée inexistante.

13 La facture arrive au Client et au Cabinet Après acceptation la facture est mise à disposition du client dans son espace privé sécurisé et envoyée par mail en pièce jointe. Elle peut être rejetée : Sur la forme, renoncement à la version électronique. Faire l objet d un litige commercial (2008). Le fournisseur est informé de l action du client / Cabinet.

14 La facture arrive au Client et au Cabinet La facture est aussi envoyée, dans la BàL du Cabinet. Cette pièce électronique fera l objet d un traitement manuel en 2007 mais Selon les logiciels et leurs évolutions : Intégration sous forme de fac similé et d assistance à la saisie. Interprétation des données structurées du document. Analyse de l image En attendant

15 Factures électroniques Aujourd hui et Demain

16 Calendrier prévisionnel des fonctions Phase 1 : Réception des factures signées en mode image (pilote 4T07). Phase 2 : Publication pour chaque fournisseur du format des données structurées dans la facture signée (1S2008). Gestion avancée des échanges et avertissements. Phase 3 : Publication de recommandation sur les formats de données incluses (2S2008). Suivi des états de documents Rejets / Paiements /

17 Avec quels Partenaires Construction et expérimentation du service avec Gaz de France pour les énergéticiens. Analyse des autres fournisseurs fréquents des clients des cabinets : Grossistes (HCR, BTP, Distribution, ) Autoroutes Banques (factures de services avec TVA) TelCo Le cabinet d Expertise Comptable Et tous ceux que vous indiquerez!

18 Des prestations énergétiques au service Gaz de France, fournisseur de de gaz vos objectifs naturel professionnels et d électricité Des positions de référence en Europe 13.9 millions de clients en gaz naturel clients en électricité (1er challenger français) Provalys de Gaz de France, c est : La sécurité d approvisionnement et des prix compétitifs Les services d expertise technique pour maîtriser l énergie, améliorer la performance des installations et la sécurité Des services de gestion pour le pilotage des consommations et des dépenses d énergie Une relation adaptée à vos besoins et à ceux de vos clients Développement durable : des engagements concrets Les offres commerciales sont développés dans une optique d économies d énergie Un engagement dans le développement des énergies renouvelables 74 % de notre budget recherche contribue au plan développement durable du groupe Des partenariats avec le WWF, l ADEME, Emmaüs...

19 Gagnez en temps et en simplicité de gestion Provalys de Gaz de France La Facture électronique Moins de factures avec la facture unique gaz naturel et électricité de Gaz de France Le principe est simple... Vous recevez les factures de gaz naturel et électricité, en même temps que vos clients, sur jedeclare.com sous forme d images PDF signées, dans les 24h qui suivent leur émission....des originaux fiscaux en toute légalité et sécurité... Depuis le 7 juillet 2003, une directive européenne transposée en droit français établit la valeur légale et fiscale des factures électroniques signées (art. 289-V C.G.I.). Le service que nous proposons permet de bénéficier, sans plus attendre, de cette opportunité....et les avantages bien réels. Une automatisation du traitement des factures : Réception, tri, archivage, échanges, recherches Et bientôt plus de saisie manuelle... Tout en gardant ses repères : la présentation de la facture et son contenu restent identiques Et vous faites un geste en faveur de l environnement.

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