La norme SEPA. L harmonisation européenne se poursuit avec la création d un espace unique européen des moyens de paiement en euros le :

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1 La norme SEPA

2 La norme SEPA L harmonisation européenne se poursuit avec la création d un espace unique européen des moyens de paiement en euros le : 2

3 La norme SEPA Les établissements scolaires doivent convertir les relevés d identité bancaire de leurs différents systèmes d information pour les mettre aux normes internationales. De nouveaux codes seront intégrés dans les bases de données : Le code IBAN ( International Bank Account Number) 3

4 La norme SEPA Le code BIC (Bank Identifier Code) 4

5 Les étapes de la migration Le passage à la norme SEPA se fera en deux étapes qu il est essentiel de bien différencier :. Phase 1 : Migration des RIB en IBAN. Phase 2 : Passage au format SEPA pour l envoi du fichier à la banque 5

6 Les étapes de la migration : Phase 1 La migration des RIB en IBAN peut se faire dès aujourd hui. Vous devrez faire un contrôle final des codes BIC et vérifier les informations avec vos partenaires si nécessaire. Le RIB Z 02 de la banque LCL devient L IBAN FR Z02 avec le BIC CRLYFRPP 6

7 Les étapes de la migration : Phase 1 Commence une phase transitoire pendant laquelle : 7

8 Les étapes de la migration : Phase 2 Le passage au nouveau format SEPA est possible actuellement pour les fichiers de virements. La date butoir de passage aux nouvelles normes SEPA pour l envoi de vos fichiers est désormais fixée au mois de Février

9 Les étapes de la migration : Phase 2 Certaines banques vont accepter les deux formats de fichier jusqu en 2014, d autres vont attendre le dernier moment pour changer. Demandez dès maintenant à votre banque votre numéro ICS (Identifiant Créancier Sepa). Il est obligatoire pour les prélèvements des familles. 9

10 Les étapes de la migration sous Aplon APLON a fait évoluer ses applications Etats, Prélèvements et Facturation pour : Migrer automatiquement les RIB actuels en IBAN pour les familles et les fournisseurs. Proposer des écrans de saisie des coordonnées bancaires familles et fournisseurs au format IBAN. Editer les coordonnées bancaires sous forme IBAN dans les documents (factures, par exemple). La mise en place se fera différemment s il s agit d émettre : Un fichier de «Virement» Un fichier de «Prélèvement» 10

11 Les virements aux fournisseurs Pour les fournisseurs, utiliser le programme Etats 11

12 Les virements aux fournisseurs Le passage aux IBAN est irréversible. Commencer avant toute chose par : 12

13 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Dans le programme «Etats» Gestion des IBAN Cocher «passage aux IBAN» pour transformer les RIB. 13

14 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Un message vous demande de valider votre choix et vous informe que le programme va migrer les RIB (issus de SAGE) en IBAN 14

15 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Après avoir répondu «Oui», l option n apparaîtra plus dans l écran du paramétrage. 15

16 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Faire ensuite une réplication totale de la compta 16

17 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Vérifier que la transformation des RIB en IBAN s est correctement passée pour tous vos anciens fournisseurs. Les codes BIC de type BNPAFRPPXXXX ne posent pas de problème et passeront lors du transfert de fichier, mais ils demandent vérification auprès des fournisseurs. Par contre, les codes BIC commençant par XXX sont incorrects, il est impératif de redemander les coordonnées bancaires du fournisseur car votre fichier ne passera pas en banque. 17

18 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Vous avez la possibilité d éditer des listes de contrôle Il est possible d éditer la liste des IBAN convertis pour l ensemble des fournisseurs dans le menu suivant : 18

19 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Choisir «ajouter» pour éditer une nouvelle liste. 19

20 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Cliquer sur «Requête» pour créer votre liste. 20

21 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Configurer votre requête comme ci-dessous : Penser à enlever les doublons 21

22 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Ensuite, un message vous interroge sur la mise en forme de votre requête : 22

23 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On va suivre l assistant pour créer la requête en cliquant sur «suivant» 23

24 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On continue sur la mise en page. 24

25 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On peut ici changer les titres des colonnes. 25

26 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On peut ici mettre en place une numérotation des critères. 26

27 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On va choisir un titre. On peut conserver cette requête. 27

28 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On obtient la liste des IBAN fournisseurs à contrôler 28

29 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Les fournisseurs se créent toujours dans Sage mais on ne renseigne plus de RIB. La saisie des IBAN de tous les nouveaux fournisseurs se fera dans le programme «Etats»: 29

30 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Saisie des IBAN pour les nouveaux fournisseurs C est dans le menu suivant que va se faire la saisie des coordonnées bancaires de tous les nouveaux fournisseurs : 30

31 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 Il faut paramétrer la requête de la manière suivante : 31

32 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 On obtient l écran de saisie suivant : 32

33 Les virements aux fournisseurs : Phase 1 A la fin de la mise à jour, un message vous informe qu un fichier TIERS.txt a été généré et doit être récupéré en comptabilité SAGE. 33

34 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Passage à la norme SEPA 34

35 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Dans le programme «Etats Financiers», aller dans le menu cidessous pour procéder au changement : 35

36 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Cocher la norme SEPA dans le combo prévu à cet effet. 36

37 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Ensuite, on génère le fichier de virement fournisseur dans «SAGE» comme auparavant. Une fois le fichier généré, on retourne dans les «Etats» 37

38 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Ouvrir ensuite le fichier généré par SAGE. 38

39 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 On renseigne l IBAN et le BIC de l établissement. L ancien «code émetteur» n est plus repris. 39

40 Les virements aux fournisseurs : Phase 2 Un message nous demande de valider les modifications. Votre fichier VIRFOU.TXT devient VIREM.XML. Le fichier au format SEPA est généré pour les fournisseurs. 40

41 Les prélèvements aux familles Pour la partie Familles, utiliser le programme «Prélèvements» Avant, faites une sauvegarde des Prélèvements. 41

42 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Gestion des IBAN Dans le programme «Prélèvement», aller dans le menu suivant : 42

43 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Cocher l option «Passage aux IBAN» pour transformer les RIB 43

44 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Quand vous aurez validé ce choix, vous ne pourrez plus revenir dessus. 44

45 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Vous avez la possibilité d éditer des listes de contrôle Pour vérifier la transformation des RIB en IBAN des familles déjà présentes, aller dans le menu suivant : 45

46 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Sélectionner les tiers et imprimer la liste. 46

47 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Dans les critères d édition, demander un tri par nom si vous préférez une liste par ordre alphabétique et cocher «autres IBAN» dans le cas où vous avez des tiers multi-iban. 47

48 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Vous obtenez la liste des familles en prélèvements et leur IBAN que vous devez contrôler. 48

49 Les prélèvements aux familles : Phase 1 La saisie des coordonnées bancaires de toutes les nouvelles familles se fera dans le programme «Prélèvement»: 49

50 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Saisie des IBAN pour nouvelles familles Tout ajout d un IBAN (nouvelle famille importée dans la base Prélèvements après réplication des tiers) ou toute modification des IBAN doit se faire dans le menu suivant : 50

51 Les prélèvements aux familles : Phase 1 C est dans l écran de saisie ci-dessous qu il faudra désormais saisir les nouvelles coordonnées bancaires : 51

52 Les prélèvements aux familles : Phase 1 A la fin de la saisie, on clique sur le bouton «valider». Le programme effectue des contrôles : Tous les champs utiles doivent être renseignés sinon un message signale le code famille et le champ vide. En revanche, la combinaison Domiciliation / IBAN / BIC non renseignée est autorisée si vous n êtes pas encore en possession des coordonnées bancaires de certaines familles. Les IBAN doivent être corrects sinon un message signale le code famille et si l IBAN est erroné ou saisi plusieurs fois pour des mandats différents. 52

53 Les prélèvements aux familles : Phase 1 Attention! Un même IBAN ne peut avoir qu un seul numéro de mandat. 53

54 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Passage à la norme SEPA 54

55 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Le passage se fait en changeant le paramétrage dans le menu «Paramétrage» : Choisissez la norme SEPA comme norme utilisée. La procédure est ensuite la même que pour la norme ETEBAC. 55

56 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Vous allez désormais transmettre 2 fichiers à votre banque : 1 pour les familles que vous prélevez pour la première fois (fichier «first»: PrelevFirst) et un pour les familles déjà prélevées précédemment (fichier «récurrent»: PrelevRecurrent). Le délai de présentation d un fichier «first» est de 5 jours et de 2 jours pour un fichier «récurrent». Attention! Lors du passage au format SEPA, (votre premier transfert de fichier aux nouvelles normes) toutes les familles seront sur le fichier «first». 56

57 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Théoriquement, toutes les familles déjà prélevées une fois en SEPA passent en «récurrent» le prélèvement suivant. Par contre, les familles qui étaient en «first» dont les prélèvements reviennent impayés doivent rester en «first». 57

58 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Lorsque l on lance le prélèvement le 2 ème mois en SEPA, l écran suivant s affiche : 58

59 Les prélèvements aux familles : Phase 2 Après avoir sélectionné les tiers concernés, un message apparaît pour confirmer la modification. 59

60 Les prélèvements aux familles La gestion des mandats La norme SEPA vous oblige à faire signer un mandat à chaque famille et mettre à jour la date de signature du mandat. Cette date remonte dans le fichier «Prelev» envoyé à la banque. Le mandat est un contrat que l établissement passe avec la famille. Ce n est pas un document à transmettre à la banque. Vous devrez attribuer à chaque famille un n RUM (Référence Unique de Mandat). Ce numéro sera géré automatiquement par le logiciel APLON lors de la saisie des IBAN. Si une famille possède plusieurs IBAN, le programme attribuera autant de numéro de mandat que d IBAN. 60

61 Les prélèvements aux familles Prévoir dès maintenant le changement d organisation que va nécessiter cette gestion. Il faut revoir les formulaires de rentrée scolaire :. Ajouter un mandat vierge pour les nouvelles familles.. Il est possible d éditer des mandats pré-remplis pour les familles déjà présentes si vous avez déjà fait le passage aux IBAN. 61

62 Les prélèvements aux familles L édition des mandats peut se faire dans le menu ci-dessous : 62

63 Les prélèvements aux familles Dans cette liste, on peut choisir les familles pour éditer leur mandat ou, si on ne choisit aucun tiers, on édite un mandat vierge. 63

64 Les prélèvements aux familles On choisit ici le nombre d exemplaires. 64

65 65

66 Les prélèvements aux familles Si on sélectionne une famille, on peut éditer un mandat pré-imprimé. 66

67 Les prélèvements aux familles 67

68 68

69 Les prélèvements aux familles Les mandats sont valables toute la durée de la scolarité de l élève et se renouvellent par tacite reconduction. Un mandat inactif pendant 36 mois devient caduc. Les mandats doivent être envoyés aux familles au plus tard 14 jours avant la première échéance de prélèvement. Après signature, une famille peut rejeter un prélèvement pendant 8 semaines et même 13 mois s il y a litige sur le mandat. En cas de changement de domiciliation bancaire, il y a génération d un nouveau RUM (Référence Unique de Mandat) L établissement doit assurer l archivage des mandats. 69

70 Les prélèvements aux familles Il convient de prévenir les familles de la date choisie par l établissement pour passer à la norme SEPA. Vous aurez la possibilité d éditer des courriers types dans le module «Prélèvement» : «Information SEPA» et «Echéancier IBAN». 70

71 Les prélèvements aux familles 71

72 Les prélèvements aux familles 72

73 SYNTHESE 1. Demande de votre numéro ICS (Identifiant Créancier Sepa) à la banque 2. Passage aux IBAN dans les programmes APLON en conservant le format ETEBAC pour l envoi des fichiers bancaires 3. Vérification des BIC et demande des coordonnées bancaires aux familles si nécessaire 4. Attribution des numéros RUM 5. Modification des formulaires de rentrée en intégrant les mandats qui doivent être retournés à l établissement datés et signés de TOUTES les familles 6. Envoi d une copie du mandat signé avec RUM aux familles au moins 14 jours avant la date de la 1 ère échéance de prélèvement 7. Test d envoi de fichier en norme SEPA à la banque 73

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