European Forum of Official Gazettes 4 th meeting Helsinki - Tallinn, 14 th 15 th June, Archiving. I. Interim report of the working group

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1 European Forum of Official Gazettes 4 th meeting Helsinki - Tallinn, 14 th 15 th June, 2007 Archiving I. Interim report of the working group II. Answers to the questionnaire results III. Presentation

2 European Forum of Official Gazettes 4 th meeting Helsinki - Tallinn, 14 th 15 th June, 2007 Archiving I. Interim report of the working group presented by Didier François Directeur adjoint des Journaux officiels, France Joëlle Kauffmann Chairperson of the working group Page 2 de 8

3 1- Ce rapport du groupe de travail «archivage» des Journaux officiels est un compterendu de transition entre les éléments rassemblés au cours de l année passée et les orientations que nous prendrons pour poursuivre notre collaboration. 2- Nous récapitulons la liste des 15 pays qui composent le groupe «archivage électronique» Chair: FRANCE Ms Joëlle KAUFFMANN Secretary PUBLICATIONS Mr Peter SCHMITZ OFFICE Members AUSTRIA ESTONIA FINLAND ITALY LITHUANIA GREECE SPAIN PORTUGAL SLOVENIJA BELGIUM GERMANY HUNGARY SWEDEN Ms Brigitte BAROTANYI Ms Marika SEPPIUS Mr Aki Hietanen Ms Enrica MASSELLA Ms Inga PETRAVICIUTE Ms Anastasia VAVATSIKOU Ms Ana HERRERO-BOTAS VIGIL Mr José Manuel RUIZ RAMOS Mr Ricardo BARREIROS Mr Andrej BUDKOVIČ to be kept informed to be kept informed to be kept informed to be kept informed 3- Le groupe de travail existe depuis 3 ans, Cette année, nous avons pu produire un travail commun. Les participants se sont réunis 3 fois à Paris : à l occasion de la première réunion, un questionnaire sur l'archivage électronique a été élaboré, puis adressé à l ensemble des membres du Forum au début du mois de février. Récemment au mois de mai dernier, le groupe s est retrouvé à Paris pour faire le point et établir un panorama à partir des réponses obtenues. La poursuite des travaux a été débattue également : Une orientation plus technique sera recherchée afin d apporter des propositions concrètes aux partenaires dont l objectif est de mettre en place ou de faire évoluer l archivage électronique des Journaux officiels de manière à ce que (et c est ainsi que j ai bien compris que Page 3 de 8

4 fonctionnent tous les groupes ) chacun fasse bénéficier à tous de son expérience positive ou parfois des problèmes rencontrés. 4- Le questionnaire a une double utilité: 1) obtenir un «état de l art» de l archivage dans nos pays dans les différents domaines qui ont été proposés et en établir la synthèse; 2) à partir du nombre de réponses et de leurs contenus, essayer de comprendre les motivations, les besoins afin d orienter les prochaines étapes de travaux et de mettre à disposition des outils (soit déjà existants, soit que nous pourrons élaborer) pour soutenir les projets concrets dont nous avons chacun la responsabilité. L archivage se définit comme l ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à long terme des informations dans le but de les exploiter c est-à-dire les actions qui conduisent à ce qu un document soit capté, stocké, indexé de façon à le rendre accessible dans l immédiat et dans un futur sans limitation de temps. Sur un plan plus technique, les archives sont un ensemble de documents rassemblés et classés à des fins historiques et/ou juridiques. L archivage est une fonction en soi. Les données archivées nécessitent un support adapté, fiable, résistant au temps et suffisamment sécurisé. La mise en place d un système électronique de conservation des documents implique la prise en compte des éléments suivants : - le volume des documents à conserver - la pérennité des technologies de stockages et des formats utilisés - la garantie de l'authenticité des documents - la durée de conservation des documents - le degré de sécurité des données - la garantie de l'accessibilité de l'archive - le tout sous-tendu par un cadre légal 5- Les aspects de ce compte-rendu sont repris par les 5 rubriques du questionnaire. - le cadre légal - l inventaire du point de vue des responsabilités, de la taille des archives et des choix des formats utilisés - les procédés d archivage et leur position dans le processus de publication - des questions techniques qui seront un des supports à la poursuite des réflexions 6- Nous avons obtenu 14 réponses à ce questionnaire : - 11 réponses complètes - 1 réponse partielle - 2 pays nous ont adressé un courrier explicatif Page 4 de 8

5 7- Les résultats nous conduisent à deux types d observations générales : 8- Observations générales Comme nous l avions déjà vu lors du retour des réponses au tout premier questionnaire d ordre général sur nos institutions, il existe une grande variété dans l organisation, le fonctionnement, disons historiques de chacun de nous : ministère de tutelle, nombre de personnels, budget annuel, missions annexes, contraintes propres à chaque pays Cette grande disparité se retrouve pour l archivage électronique dans les grands domaines énoncés ici: - cadre juridique - taille des données considérées - les choix des formats utilisés Un certain nombre de préoccupations communes nous donne bien sûr bon espoir de trouver des solutions et de proposer des exemples qui pourront être exploités au sein de cette assemblée européenne: - existence d un support électronique du JO - la gratuité - l'accès garanti pour le citoyen - la protection des données et l'accessibilité de l'archive - l intégration du processus d archivage dans le processus de production 9- Les pays ayant participé aux réponses nous ont fait observer qu il pouvait y avoir plusieurs compréhensions du terme «archivage électronique»; nous devrons en tenir compte. Les interprétations du terme vont d'une conservation longue durée des versions électroniques authentiques jusqu'au simple archivage des versions électroniques publiées sur le Web. 10- le cadre juridique La définition d un original électronique ayant valeur juridique n est pas générale. Si l on se place dans l objectif de mettre en place un archivage ayant force probante, l archivage électronique doit permettre de conserver l intégrité de l écrit électronique. On doit parler d archivage électronique sécurisé, lié à la signature électronique du document (c est l objet du groupe de travail dirigé par Monsieur Hietanen). Pour que l archivage électronique soit regardé comme fiable d un point de vue juridique, il apparaît nécessaire que les procédures mises en place soient précisément décrites et mises en œuvre. S il n existe pas de règles juridiques spécifiques à l archivage électronique, il est nécessaire de prendre en compte les règles de droit commun applicables à l archivage papier en adaptant les modalités de l archivage électronique afin de préserver les spécificités liées à la nature électronique des documents. De même, le choix du format doit permettre de respecter les conditions d intelligibilité et de pérennité constitutives de la validité juridique des documents électroniques. Il en va de même Page 5 de 8

6 des informations descriptives qui accompagnent les documents archivés ; celles-ci sont nécessaires pour permettre leur classement et leur consultation ultérieure. Ces métadonnées concernent l origine, la date et le format du document. Il convient que ces métadonnées soient organisées de manière normalisée. Bien qu il n y ait pas partout d obligation légale de fournir un accès internet au support électronique et à l archivage, tous les pays l ont généralisé. La protection des informations sensibles, c est-à-dire ayant un caractère personnel est une obligation pour plusieurs pays (dans les réponses obtenues bien entendu). 11- que proposer pour le Forum? Certains textes pourraient être traduits pour servir d exemple et d outil de travail dans le cadre du groupe. La liste des textes et normes internationaux sera mise en ligne dans les documents de travail du groupe sur le site du Forum - lois-types - recommandations - directives - normes La plupart sont déjà disponibles en anglais, français et espagnol pour ce qui est de l Europe. 12- Responsabilité et Inventaire Le responsable de l archivage électronique est en toute logique le Ministère chargé de la publication du JO. On peut cependant identifier 2 autres formes de responsabilités: - la responsabilité en matière de logiciels - la responsabilité du tiers archiveur dans le cas d une recherche précise du niveau de la responsabilité. En ce qui concerne la taille des archives électroniques, nous ne pouvons établir une moyenne tant les différences sont importantes. Cela est dû à 3 facteurs principaux: - les antériorités considérées sont différentes - la multiplicité des versions linguistiques alourdit considérablement la taille de l archivage; le plus évident étant bien sûr le JO de l Union européenne avec ses 23 versions - les formats utilisés ont un impact également sur la taille de l archive Page 6 de 8

7 13- que proposer pour le Forum? - la liste des différents formats logiques disponibles et leurs principaux atouts - la liste des différents formats physiques ou types de supports et leurs performances. Ces listes sont répertoriées, nous les mettrons également en consultation sur le site du Forum 14- le processus de l archivage En règle générale, tous les pays ont intégré à des moments différents le processus d archivage dans la production du JO (une exception: le JO de l Union européenne) L archivage a lieu avant, après ou simultanément à diverses autres procédures telles que la mise à disposition sur les sites, le transfert vers des licenciés et/ou bien sûr l impression papier du texte. 15- que proposer pour le Forum? Bien analyser la question: que décide-t-on d archiver? - la version signée? - la version finale? - les versions intermédiaires? Reproduire sur le site du Forum, les schémas que les pays ont transmis avec le questionnaire et compléter la rubrique au fur et à mesure que les autres États répondront. 16- Protection et disponibilité Nous pouvons observer que la certification des versions électroniques n'est pas encore un acquis commun. La protection des archives contre des intrusions est en général implémentée en utilisant les mêmes méthodes. Le backup des données est assuré en tous les cas par des stratégies de backup professionnelles. La disponibilité de l'archive est garantie dans la plupart des cas par des instances d'archive à plusieurs endroits physiques. 17- que proposer pour le Forum? Les résultats du groupe de travail "authenticité" devront être analysés dans la lumière de la problématique de l'archivage électronique. Page 7 de 8

8 18- Questions techniques Comme déjà constaté ci-dessus, il n'y a pas de préférence pour un format particulier de stockage à observer. Pour ceux qui utilisent le format PDF, un certain intérêt pour le sous-ensemble normalisé du PDF, PDF/A, a pu être observé. Des efforts pour assurer que les documents archivés resteront reconnaissables hors contexte d'un système d'archivage particulier ("self-documenting" et "self-containing") existent, mais il n'a pas encore une généralisation à observer. Le même constat peut être fait en ce qui concerne les efforts de normalisation pour les métadonnées et l'existence des répertoires globales de métadonnées. Ils existent des pays qui sont déjà avancés sur ces questions, mais il n'y a pas encore une généralisation à observer. Dans la plupart des cas, l'accès direct aux archives est possible, dans certains cas l'accès est garanti via des systèmes intermédiaires. Une tendance claire de standardisation pour les interfaces des archives a pu être observée. Dans la plupart des cas, les interfaces ont été implémentées sur base de la technologie XML. 19- que proposer pour le Forum? Promouvoir l'échange continu des expériences en matière des techniques nécessaires pour la réalisation des archives électroniques de longue durée. Élaboration des recommandations pour certains aspects de l'implémentation des archives électroniques: - L'implémentation de concepts "self-documenting" et "self-containing"; - L'implémentation de la norme PDF/A; - La normalisation des descriptions des métadonnées 20- En conclusion Le groupe de travail est conscient de l'importance croissante de l archivage électronique. Il faut adapter les archives électroniques de façon à ce que l'accès aux informations soit garanti à long terme. Une nette tendance de généralisation du concept d'une version électronique faisant fois et la disparition progressive du support papier se dessine depuis plusieurs années. Il sera précieux de définir des principes pour l'archivage électronique des Journaux Officiels acceptés par tous les membres du Forum. La collaboration dans le domaine technique doit être encouragée. Je propose de faire évoluer les travaux du group dans ce sens. 21- Merci de votre attention Page 8 de 8