VALEUR JURIDIQUE DES ECRITS SUR SUPPORT ELECTRONIQUE

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1 VALEUR JURIDIQUE DES ECRITS SUR SUPPORT ELECTRONIQUE 14/11/2008 L écrit est associé depuis des siècles à son support, le papier. Le développement des nouvelles technologies de l information et de la communication bouleverse ce schéma. En effet, l ère du numérique conduit à dissocier l écrit de son support. Le droit a dû s adapter à ces changements. Ainsi, l article 1316 du Code civil définit l écrit comme «une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmissions». Le principe posé par le droit communautaire de non-discrimination entre l écrit sur support papier et l écrit sur support électronique est aujourd hui appliqué par les Etats membres. La fonction juridique de l écrit est double. Il peut soit être exigé ad probationem, c est-à-dire pour les besoins de la preuve, soit ad validitatem, pour permettre la validité de l acte. Dans les deux cas, il faudra veiller à la conservation de cet écrit. I. PREUVE DE L ACTE JURIDIQUE II. VALIDITE DE L ACTE JURIDIQUE III. CONSERVATION DE L ECRIT ELECTRONIQUE 1/7

2 I. PREUVE DE L ACTE JURIDIQUE A. Les modes de preuve Selon le Code civil, lorsque l objet du litige est un acte juridique dont la valeur est supérieure à 1 500, il faut une preuve parfaite (acte sous seing privé, acte authentique ). En revanche, entre commerçants, la preuve des actes de commerce est libre et peut donc se faire par tous moyens (témoignages, photocopies, télécopies, courriers électroniques ). Les règles du droit civil ne s appliquent donc pas en la matière. Toutefois, sur la toile, les échanges sont dématérialisés et la preuve d un acte peut être difficile à rapporter. Le commerçant a tout intérêt à se ménager un écrit (papier ou numérique). Par ailleurs, une particularité existe pour la preuve des factures électroniques qui ne peuvent être transmises par voie électronique qu à la condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties au moyen d'une signature électronique et sous réserve de l'acceptation du dispositif par le destinataire dans un document contractuel (Voir art. 289 et suivants du Code Générale des Impôts). De plus, dans ses relations commerciales avec ses clients, le commerçant devra prouver l existence d un acte juridique au moyen d un «écrit parfait» si le contrat porte sur une valeur égale ou supérieure à Toutefois, il existe des atténuations à cette exigence de «preuve parfaite». Tout d abord, le commerçant peut établir la preuve d un contrat à l égard d un consommateur en se prévalant d une photocopie ou d une télécopie émanant de celui à qui il l oppose (la présence du numéro de poste de l émetteur sur la télécopie est donc indispensable). Ces documents vaudront 2/7

3 commencements de preuve par écrit et il sera nécessaire de les compléter par d autres moyens de preuve pour emporter la conviction du juge. Une photocopie ou une télécopie pourra également permettre d établir la preuve d un contrat en tant que copie à condition d être reconnue fidèle et durable par la juridiction. Ensuite, le commerçant pourra prouver l existence d un contrat par le biais d un courrier électronique émanant du consommateur même non pourvu d une signature électronique au sens des articles et suivants du Code civil à condition qu il soit complété par d autres éléments de preuve. Cependant, dans tous ces cas, le juge sera libre d apprécier la recevabilité et la force probante de la preuve soumise. Il est donc fortement recommandé de se constituer une preuve écrite sur support papier ou bénéficiant d une signature électronique en bonne et due forme. A noter : les enregistrements des conversations téléphoniques sont jugés irrecevables contrairement aux minis messages (SMS) émis par les téléphones portables (Cour de Cassation, Chambre Sociale, 23 mai 2007, n de pourvoi : ). Enfin, les commerçants peuvent prévoir, notamment dans leurs conditions générales de vente, une convention de preuve qui régira leurs rapports et fixera les règles de preuve des différents contrats qu ils seront amenés à conclure ensemble. Ces conventions peuvent également être envisagées entre un commerçant et un consommateur mais elles sont encadrées strictement par la législation sur les clauses abusives (= clause qui créé un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au détriment du consommateur). Dans tous les cas, ces conventions doivent prévoir la possibilité de rapporter la preuve contraire. B. L adaptation du droit de la preuve aux nouvelles technologies La directive du 13 décembre 1999 sur la signature électronique pose un principe de non-discrimination entre les actes constatés sur support papier et ceux constatés sur support numérique. En France, le droit de la preuve a été réformé par une loi du 13 mars La définition de l écrit, telle qu elle résulte désormais de l article 1316 du Code civil (voir introduction), est très large et permet d intégrer l écrit électronique en tant que mode de preuve. 3/7

4 L article du Code civil affirme le principe d équivalence entre l écrit sur support papier et l écrit sur support électronique. Il définit «l écrit électronique parfait» : la personne dont il émane doit être dûment identifiée et il doit être établi et conservé de manière à préserver son intégrité. En réalité, ces 2 conditions («personne dûment identifiée» et «intégrité de l acte») font référence à l article al 2 du Code civil qui définit la signature électronique qui «consiste en l usage d un procédé fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle se rattache». L article 2 du décret du 30 mars 2001 a posé une présomption de fiabilité du procédé de signature électronique lorsque «ce procédé met en œuvre une signature électronique sécurisée, établie grâce à un dispositif sécurisé de création de signature électronique et que la vérification de cette signature repose sur l utilisation d un certificat électronique qualifié». Pour plus d information sur la signature électronique, voir notre note d information juridique «La signature électronique» également disponible sur notre site. II. VALIDITE DE L ACTE JURIDIQUE La pratique contractuelle est gouvernée par le principe du consensualisme, c est-à-dire que la volonté suffit pour former un contrat. Le contrat est donc valable du seul fait de l échange des volontés. Mais, dans certains cas, un écrit est exigé pour que l acte juridique soit valable (écrit exigé à peine de nullité) : baux d habitation, vente de biens immobiliers, statuts de société. La loi pour la confiance dans l économie numérique a introduit l article dans le Code civil. Cet article énonce que «lorsqu un écrit est exigé pour la validité d un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles et et, lorsqu un acte authentique est requis, au second alinéa de l article 1317» (référence à la signature électronique ). Par ailleurs, la validité de certains actes est conditionnée par une mention manuscrite de la part de la personne qui s engage. Ainsi, l article prévoit que lorsqu une mention manuscrite est exigée «4/7

5 de la main même de celui qui s oblige, ce dernier peut l apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu elle ne peut être effectuée que par lui-même». Désormais, peuvent être conclus en ligne, sous certaines conditions, tous les actes juridiques pour lesquels la validité est soumise à l exigence d un écrit ou d une mention manuscrite. Il est toutefois fait exception aux dispositions de l article du Code civil pour deux séries de contrats : les actes sous seing privé relatifs au droit de la famille et des successions, les actes sous seing privé relatifs à des sûretés personnelles ou réelles de nature civile ou commerciale, sauf s ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession. La validité de certains contrats peut néanmoins être subordonnée à d autres formalités comme par exemple l envoi «par voie postale» ou «en recommandé». L ordonnance n du 16 juin 2005 instituant les nouveaux articles à du Code Civil pose des règles permettant l accomplissement de ces formalités par voie électronique. III. CONSERVATION DE L ECRIT ELECTRONIQUE L obligation de conserver les documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans s impose à tous les commerçants qui restent d ailleurs libres d archiver certaines pièces plus longtemps pour le cas où ils seraient liés par des engagements plus longs. Que l écrit soit nécessaire pour la validité de l acte ou pour les besoins de la preuve, la question de son archivage se pose. L article du Code civil admet l écrit sous forme électronique en tant que mode de preuve «s il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité». 5/7

6 Ainsi, les documents doivent pouvoir être conservés en toute sécurité et être restitués dans leur environnement d origine. La conservation du support numérique est beaucoup plus complexe que celle du support papier. En effet, l environnement informatique est évolutif et de nombreux paramètres doivent être pris en compte : matériel informatique, logiciel, format de fichier afin de pouvoir lire le document électronique conservé plusieurs années après sa création. Les méthodes d archivage doivent donc évoluer en même temps que le matériel informatique et les logiciels et permettre la lecture des documents archivés quelle que soit la méthode de conservation utilisée à l origine. C est pourquoi, il existe des tiers archiveurs qui assurent l archivage des documents électroniques de façon pérenne. Les textes législatifs ne définissent pas encore les modalités d archivage. Pourtant, ils imposent l archivage de certains documents numériques. Ainsi, l article L134-2 Code de la consommation énonce que «le cocontractant professionnel assure la conservation de l écrit et en garantit à tout moment l accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande». Cet archivage est obligatoire pour les contrats de commerce électronique dont le montant est supérieur à 120. La durée de cet archivage a été fixée à 10 ans. Il peut être dérogé à cette obligation dans les conventions entre professionnels. Il convient enfin de noter que les archives courantes des entreprises (par exemple les données concernant un client dans le cadre de l exécution d un contrat) doivent répondre, conformément aux articles 6-5 et 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, à des durées de conservation spécifiques, proportionnées à la finalité poursuivie, qui doivent être précisées dans le cadre des dossiers de formalités préalables adressés à la CNIL. En application de l article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les responsables de traitements doivent également mettre en œuvre les mesures techniques et d'organisation appropriées pour protéger les données archivées (Voir la délibération de la CNIL n du 11 octobre 2005 portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel). 6/7

7 Pour plus d information sur les archives commerciales, voir notre note d information juridique «Les archives commerciales» également disponible sur notre site, sous la rubrique création d entreprise. CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg Strasbourg cedex CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP Colmar cedex CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP Mulhouse cedex /7

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