NOTE EXPLICATIVE RELATIVE A UNE SOLUTION

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1 NOTE EXPLICATIVE RELATIVE A UNE SOLUTION GLOBALE DE DEMATERIALISATION TABLE DES MATIERES AVANT-PROPOS... 1 PARTIE 1 : LE GROUPEMENT DE COMMANDES 2 1. Les services proposés L adhésion au groupement de commandes avant le 1 er novembre PARTIE 2 : L ACCOMPAGNEMENT 4 1. La sensibilisation et la gestion technique Adhésion à la convention d'accompagnement avant le 31 décembre PARTIE 3 : LE PACK ESSENTIEL 6 1. La Télétransmission au Contrôle de Légalité La Télétransmission des Titres de recette et Mandats de dépense Les Marchés Publics L Archivage des flux... 8 PARTIE 4 : LE PACK A LA CARTE 9 1. Les Certificats Electroniques La Sécurité des Systèmes d Information Les autres briques de la Chaine de dématérialisation... 10

2 AVANT-PROPOS Les technologies de l information et de la communication offrent aux collectivités de réelles opportunités de modernisation et de simplification des circuits administratifs. De nouvelles contraintes juridiques obligent les collectivités à développer la dématérialisation. C est notamment le cas du Code des Marchés Publics qui impose, depuis le 1 er janvier 2010, la dématérialisation de certaines procédures de passation des marchés. Le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord (Cdg59), dans son rôle d accompagnement et d aide à la bonne gestion auprès des collectivités territoriales, s'est associé en 2010 à la Préfecture du Nord pour vous proposer un projet global de dématérialisation. Afin de mutualiser les services et de réduire les coûts d acquisition, un groupement de commandes a été mis en place. Depuis 2010 la dématérialisation du contrôle de légalité s'est considérablement développée jusqu'à atteindre 35% des actes transmis. Cependant, d'autres procédures sont proposées, voire imposées, aux collectivités (ex. transmission des flux comptables par flux PES). Des problèmes liés à la sécurité des systèmes d'information ont été très souvent détectés, c est pourquoi vous propose d'adhérer à un nouveau groupement de commandes dont le périmètre est plus large que le précédent. Le présent dossier a pour objectif de vous apporter les informations relatives à ce nouveau groupement de commandes proposé par le Cdg59. Vous y trouverez les explications ainsi que les documents et délibérations types nécessaires pour le choix de votre adhésion à ce groupement de commandes et les étapes à suivre. p. 1/10

3 PARTIE 1 : LE GROUPEMENT DE COMMANDES Comme nous l avons vu précédemment, la dématérialisation des procédures, notamment la télétransmission des actes, s impose désormais aux collectivités. Conscient de l accompagnement nécessaire à la mise en œuvre de ces projets et de l importance d anticiper les futures obligations en termes de dématérialisation, le Cdg59 met en place un groupement de commandes destiné à aider l ensemble des collectivités. Il s adresse aux communes et leurs établissements ainsi qu aux structures intercommunales du département du Nord. L adhésion au groupement de commandes vous offre plusieurs avantages : - mutualiser et centraliser les procédures de marchés nécessaires au projet. Le Cdg59, coordonnateur de ce groupement, se chargera de l ensemble des procédures de marchés. Une fois les marchés attribués, chaque adhérent sera informé des résultats et décidera d en être bénéficiaire ou non ; - bénéficier de tarifs préférentiels grâce à l effet volume (plus le groupement de commandes comptera d adhérents, plus les tarifs proposés seront avantageux). 1. Les services proposés Le projet du Cdg59 se veut global et souhaite aller au-delà de la télétransmission des actes et de la dématérialisation des marchés publics en visant la dématérialisation des circuits de validation internes et la dématérialisation des échanges entre les collectivités et le Cdg59. Le groupement de commandes ouvre donc à ses membres, à hauteur de leurs besoins propres, les produits et services concernant - la dématérialisation des échanges entre administrations (tiers de télétransmission, plateforme de dématérialisation des marchés publics, ou autres télé-services et télé-formulaires) ; - la Sécurité des Systèmes d'information pour des prestations d études, d audits ou des produits ou services de sécurité (certificat, gestion d'identité des agents et des élus, sauvegarde en ligne, pare-feu, wifi sécurisé...) ; - des prestations d hébergement, de gestion de noms de domaine et de messagerie électronique ; - des outils transversaux de dématérialisation interne : parapheur électronique, gestionnaire de délibérations, gestion électronique de documents, archivage électronique, ; - la formation à l utilisation des outils, objets du présent groupement de commandes. p. 2/10

4 2. L adhésion au groupement de commandes avant le 1 er novembre 2014 Votre collectivité doit au plus tôt prendre une délibération approuvant la convention constitutive du groupement de commandes et autorisant l exécutif de la collectivité à la signer. Documents types à votre disposition : Annexe 1 : Délibération d adhésion au groupement de commandes Annexe 2 : Convention d adhésion au groupement de commandes Une copie de la délibération et deux exemplaires originaux de la convention sont à nous retourner dûment signés à l adresse ci-dessous : CDG59 14 rue Jeanne Maillotte CS Lille Cedex p. 3/10

5 PARTIE 2 : L ACCOMPAGNEMENT 1. La sensibilisation et la gestion technique (Centre de Ressources E-Administration et Technologies de l Information et de la Communication) est un service du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord spécialement créé pour soutenir les collectivités dans la modernisation et l informatisation des services, ainsi que le développement de l e-administration. scinde ses activités en 2 pôles à compter du 1 er janvier 2015, à savoir un pôle animation et un pôle technique. Le pôle animation de a pour activités : - la sensibilisation aux enjeux et aux outils de la dématérialisation : réunions d information, ateliers de démonstration, - la sensibilisation à la sécurité des systèmes d information : aspects techniques, juridiques et organisationnels - l aide à la définition des besoins des collectivités - l éclairage technique sur les différentes possibilités d évolution, le choix des outils de dématérialisation et leur intégration dans l environnement de travail Le pôle technique de a pour activités : - la création et la gestion des accès des utilisateurs pour les outils applicatifs souscrits - le paramétrage et la formation aux outils métiers mis à disposition et/ou installés - l assistance sur site ou à distance sur simple appel téléphonique 2. Adhésion à la convention d'accompagnement avant le 31 décembre 2014 En septembre 2014, il sera proposé au Conseil d Administration du Cdg59, un projet de convention accompagnement global des collectivités. Cet accompagnement a pour objectif d'aider chaque collectivité dans la gestion des applications choisies : gestion des comptes utilisateurs, gestion des certificats nécessaires, interface avec les prestataires retenus dans le cadre des marchés pour avoir la meilleure qualité de service possible, p. 4/10

6 Cette convention prévoit une mise à disposition de personnel technique pour la mise en œuvre et le suivi des prestations prévues dans le cadre du groupement de commandes. A titre indicatif voici ci-dessous une estimation de ce coût d accompagnement pour le «pack essentiel» en fonction de la nature de la collectivité et de sa taille : Communes CCAS/CDE (sans agents dédiés) en nb d habitants COUT ANNUEL Intercommunalités Syndicats CCAS/CDE (avec agents dédiés) en nb d agents moins de moins de 10 de à de 10 à 20 de à de 20 à 50 de à de 50 à 100 de à de 100 à 200 plus de de 200 à 350 Il s agit de tarifs prévisionnels devant être confirmés par le Conseil d Administration du Cdg59 en octobre p. 5/10

7 PARTIE 3 : LE PACK ESSENTIEL Ledit «pack essentiel» comprend l ensemble des outils nécessaires pour la dématérialisation du contrôle de légalité, des flux comptables, des marchés publics ainsi que pour l'archivage électronique de ces flux dématérialisés. Ce pack essentiel est financé par le Cdg59, seuls l'accompagnement (cf. partie 2) et les certificats électroniques (cf. partie 4) sont à la charge de la collectivité qui peut ainsi dématérialiser les procédures ci-dessous : 1. La Télétransmission au Contrôle de Légalité La dématérialisation du contrôle des actes réglementaires et budgétaires repose sur un cahier des charges élaboré par la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) au sein du Ministère de l'intérieur. Or, la DGCL travaille depuis plusieurs mois sur une nouvelle version du cahier des charges du protocole ACTES pour se mettre en conformité avec le Référentiel Général de Sécurité (RGS). Le principal effet sera de rendre obligatoire l'utilisation d'un certificat de type RGS** pour déclencher l action de télétransmission d'un acte. Ce nouveau cahier des charges imposera également un agrément des organismes de mutualisation tels que le Cdg59. En effet, le Cdg59 propose d'utiliser une plateforme d'échanges sécurisés (PASTELL) qui permet de transmettre automatiquement au contrôle de légalité et au Cdg59 les actes qui lui sont transmissibles, évitant ainsi de multiplier les manipulations. Le nouveau cahier des charges ACTES sera publié en fin d'année Les collectivités devront alors très probablement signer une nouvelle convention avec les services de la Préfecture. 2. La Télétransmission des Titres de recette et Mandats de dépense Le 1 er janvier 2015, les collectivités locales devront abandonner le protocole INDIGO pour utiliser le protocole PES. En conséquence, les écritures comptables puis les bordereaux signés et enfin les pièces justificatives devront être transmis de façon dématérialisée. Les logiciels de gestion financière devront alors être agréés par la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFiP). p. 6/10

8 Le Cdg59 vous propose d'utiliser la plateforme d'échanges sécurisés (PASTELL) qui vous permettra, une fois connectée à votre logiciel financier, de transmettre automatiquement vos flux PES à un tiers de télétransmission qui les acheminera ensuite tout aussi automatiquement vers votre Trésorerie. 3. Les Marchés Publics La dématérialisation des marchés publics se traduit par l utilisation de la voie électronique pour les échanges qui interviennent dans le processus d achat public. Elle permet de simplifier et de moderniser les procédures de passation grâce à l utilisation des technologies de l information et de la communication. Cette dématérialisation de procédure reprise par le code des marchés publics sous le vocable de profil d acheteur comprend trois aspects : - la mise en ligne des avis de publicité, - l accès et le retrait des documents de la consultation en ligne, à condition que l entreprise se soit préalablement authentifiée, - la réponse électronique (qui nécessite de passer par une plateforme électronique et de disposer d une signature ou d un certificat électronique) L acheteur remplit ses obligations en utilisant un site, communément appelé «plateforme», mis en ligne et accessible via une adresse web qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation de marchés publics et les met à disposition des opérateurs économiques. Obligations légales Depuis le 1 er janvier 2010, de nouvelles mesures concernant les achats de plus de euros HT sont entrées en vigueur : - l acheteur public, outre les obligations prévues par l article 40 du CMP, doit publier l avis de publicité sur son profil d acheteur, - l acheteur doit également publier les documents de la consultation sur son profil d acheteur, - l entreprise doit transmettre par voie électronique les candidatures et les offres relatives aux achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques. Depuis le 1 er janvier 2012, l acheteur public doit accepter de recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie électronique A terme, la passation de la quasi-totalité des achats sera ainsi dématérialisée. Le Cdg59 vous propose d'utiliser sa plateforme de marchés publics WEBMARCHES. p. 7/10

9 4. L Archivage des flux Les actes réglementaires et budgétaires ne font pour l'instant pas l'objet d'une obligation de signature électronique. Par contre, les documents adressés à la Trésorerie ainsi que les pièces d'un dossier de marché public doivent être signés électroniquement. La signature électronique remplaçant la signature manuscrite, les documents signés originaux sont donc sous format numérique et non plus papier ; et c est donc sous format numérique qu ils doivent être archivés. Il faut donc prévoir un archivage électronique de ces documents. Le Cdg59 vous propose d'archiver ces flux de documents sur sa plateforme d'archivage électronique mutualisée. p. 8/10

10 PARTIE 4 : LE PACK A LA CARTE Les produits et services regroupés au sein de cedit pack peuvent être acquis à la carte en fonction des besoins liés à la taille de la collectivité ou de ses projets. Ces produits et services seront fournis par des marchés organisés par le Cdg59 à partir des besoins exprimés dans la convention d'accompagnement que vous signerez à partir de septembre Une fois les marchés attribués, vous pourrez commander les produits et services ci-dessous auprès des prestataires retenus pour un coût qui vous sera communiqué par 1. Les Certificats Electroniques La plupart des procédures de dématérialisation initiées par l'etat imposent pour des raisons de sécurité l'utilisation de certificats électroniques, soit pour la signature des documents, soit pour l'authentification d'accès à des applications. Le Cdg59 vous proposera des certificats de type RGS** tant pour la signature que pour l'authentification. Ces certificats vous seront par exemple nécessaires : - pour signer les documents comptables transmis à la Trésorerie (maire ou élu délégué) - pour télétransmettre les actes au contrôle de légalité (chaque agent télétransmetteur) Il faudra être prévoyant en acquérant également des certificats électroniques pour d éventuels remplaçants en cas d indisponibilité du signataire habituel, ceci afin de ne pas vous retrouver techniquement dans l'incapacité de signer des documents ou de les télétransmettre. Des certificats de type RGS* serveur/client seront par ailleurs disponibles pour les collectivités qui auront besoin de sécuriser les échanges entre un serveur situé dans leur collectivité et PASTELL. 2. La Sécurité des Systèmes d Information La gestion du système d'information d'une collectivité est complexe car elle fait appel à des compétences techniques (en informatique), organisationnelles, juridiques. Le Cdg59 proposera, en fonction des besoins des collectivités, de mutualiser soit des compétences (un CIL - Correspondant Informatique et Libertés, un RSSI - Responsable Sécurité des Systèmes d'information), soit des outils et/ou services permettant d'améliorer cette sécurité (sauvegarde en ligne, audit de sécurité,.). p. 9/10

11 Dans tous les cas, la collectivité décidera de l'opportunité d'engager une démarche de sécurité de son système d information (SSI) et de la mise en application du plan d'actions proposé à l'issue d une phase d'audit. Une expérimentation actuellement menée permettra de définir un plan d'actions en matière de SSI et les marchés nécessaires seront alors lancés. 3. Les autres briques de la Chaine de dématérialisation D autres briques ou éléments permettant de dématérialiser au maximum vos échanges avec les administrations/citoyens ainsi que vos procédures internes, et ainsi donc de compléter votre chaine de procédures dématérialisées vous seront progressivement proposées. Il y aura notamment : - un parapheur électronique pour viser et signer des documents : i-parapheur - un logiciel de gestion de délibérations : WEBDELIB / un outil pour l'élu en séance : i-delibre - un outil de gestion de téléformulaires en ligne : WCS - des outils web : - gestion de nom de domaine du type ma-ville.fr - gestion de boites mail du type - hébergement d'un site web du type - des outils d'intranet : agenda partagé, p. 10/10

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