Construction du FORUM DE DISCUSSIONS pour le Réseau RH des Entreprises de Transport

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1 CONSULTATION Construction du FORUM DE DISCUSSIONS pour le Réseau RH des Entreprises de Transport Modalités de réponses Date limite de dépôt des propositions : Vendredi 2 décembre 2011 Les propositions doivent être adressées par courriel à : - Roland FAMIN MDE PMC Interlocuteurs Pour les questions liées à cette consultation, merci de contacter : - Pour les questions liées aux contenus : o M. Roland FAMIN Pour les questions d ordre technique : o M. Yannick MOREL Maison De l Emploi PMC p. 1/5

2 1. Contexte Depuis juin 2009, en lien avec les acteurs de l emploi de l arrondissement de Lille et les Organisations Professionnelles du Transport Routier de Marchandises, la Maison De l Emploi Pévèle Mélantois Carembault anime un club d entreprises nommé «Réseau RH des Entreprises de Transport». Ce groupe de travail trimestriel propose aux dirigeants et aux responsables RH du transport routier : 1) De participer à un groupe de travail inter-entreprises trimestriel sur la thématique ressources humaines (questions de reclassement, de recrutement, juridiques ) - Progressivement, une dynamique de réseau inter-entreprises tend à s instaurer au delà des rencontres «physiques» animées par la Maison De l Emploi : o o Un noyau de participants «fidèles», qui s impliquent régulièrement dans les réunions du Réseau RH, commence à se constituer, Les participants prennent l habitude de solliciter directement leurs homologues par courriels ou de partager des documents. 2) La Maison De l Emploi Pévèle Mélantois Carembault, par la mise en place d un outil de communication communautaire souhaite poursuivre deux objectifs : - Accentuer la dynamique collective créée dans le cadre du Réseau RH des Entreprises de Transport en permettant les échanges de façon continue, - Faciliter la gestion «quotidienne» de l activité des entreprises sur des problématiques RH (projets de reclassement projets de recrutement outils de gestion ). 2. Objectif L outil de communication communautaire possède les objectifs suivants : - Encourager les relations informelles inter-entreprises en dehors des réunions du Réseau RH des Entreprises de Transport, - Simplifier et coordonner la transmission d informations entre les participants au Réseau RH des Entreprises de Transport, - Conserver une trace des échanges réalisés entre les dirigeants et les partenaires du Réseau RH des Entreprises de Transport. 3. Description a. Description générale L outil de communication communautaire souhaité prend la forme d un «Forum de Discussions» disponible en permanence sur internet : - Chaque utilisateur souhaitant solliciter, interroger ou communiquer avec ses homologues doit pouvoir créer facilement des sujets et des fils de discussions, - Chaque utilisateur souhaitant répondre à la sollicitation, l interrogation ou la communication d un homologue doit pouvoir intervenir facilement sur le fil de discussions correspondant par message public ou privé. Maison De l Emploi PMC p. 2/5

3 b. Fonctionnalités particulières Le «Forum de Discussions» mis à la disposition des participants au Réseau RH doit prévoir : - 4 sections de discussions «figées» : Les intitulés et contenus exacts de ces différentes sections sont à finaliser en lien avec le prestataire retenu. - Un système d alerte des utilisateurs : La création de nouveaux fils de discussions et l ajout de nouveaux messages doivent être accompagnés de messages d alertes automatiquement transmis par courriel à l ensemble des utilisateurs. - Un système de gestion des accès : Le forum est un outil privé accessible uniquement aux utilisateurs disposant d un identifiant et d un mot de passe. Tous les utilisateurs autorisés ont accès à l intégralité des contenus de l outil. - Un système de création et de gestion de profils : Chaque utilisateur dispose d un profil lui permettant d afficher ses coordonnées professionnelles et les caractéristiques de son établissement, de gérer ses identifiants et alertes ou de désactiver son compte. - Un système de pièce jointe : Les utilisateurs doivent avoir l opportunité d ajouter des pièces jointes légères (Word, Pdf ) à chaque nouveau message ajouté sur le forum. Ces documents doivent pouvoir être téléchargés directement sur le fil de discussions. - Une 5 ème section «didacticiel» Cette section propose aux utilisateurs un ensemble de messages et de pièces jointes détaillant de manière simple les différentes façons d utiliser le forum (envoyer des messages publics ou privés, télécharger des pièces jointes, gérer les alertes, corriger ou désactiver son compte ). Les messages regroupés dans cette section «verrouillée» ne peuvent être ajoutés que par la Maison De l Emploi. c. Fonctionnalités complémentaires En parallèle des sections et des fils de discussions du «Forum de Discussions», l outil doit proposer aux utilisateurs deux espaces complémentaires. Ils doivent apparaitre comme des sections à part entière du forum, directement intégrées dans sa trame générale : - Un annuaire des profils : Les informations contenues dans les profils inscrits sur le forum peuvent être consultés en permanence par l ensemble des utilisateurs. Ces profils sont classés en deux catégories (entreprises et partenaires). Un système de recherche ou d accès rapide à des profils particuliers est proposé. - Un lieu de stockage des documents du Réseau RH : Cet espace est accessible à tous les internautes, sans mot de passe particulier. Il permet d archiver, de lister, de rendre consultables et de télécharger facilement l ensemble des documents produits au sein du Réseau RH des Entreprises de Transport. Une «zone cachée» à l intérieur de cet espace permet le téléchargement de documents confidentiels par les internautes disposant d un lien direct vers les fichiers correspondants. d. Ergonomie et habillage Le «Forum de Discussions» a vocation à être utilisé par des professionnels qui disposent d un temps limité pour appréhender et utiliser les différentes fonctionnalités de l outil. L ergonomie globale du forum doit tenir compte de cette contrainte forte. Maison De l Emploi PMC p. 3/5

4 Le forum devra intégrer les éléments graphiques déjà élaborés par la Maison De l Emploi PMC autour du Réseau RH des Entreprises de Transport (logos, visuels, polices ). Cet habillage doit être appliqué : - Aux pages du forum en tant que tel, - Aux espaces complémentaires du forum, - Aux courriels automatiques d alertes ou d informations envoyés depuis le forum. Prestation attendue a. Construction Le prestataire a pour mission la réalisation de toutes les étapes nécessaires à la création du «Forum de Discussions» souhaité par la Maison De l Emploi : - Il apporte à la Maison De l Emploi les préconisations nécessaires à la conception finale du projet (contraintes techniques, ergonomiques et fonctionnelles ). - Il est force de proposition pour l ergonomie, le nom de domaine de l outil ou tout autre aspect sur lequel le prestataire peut faire valoir ses compétences. - En mobilisant autant que possible des outils «open source», il réalise l intégralité des tâches liées au développement du forum et à l intégration des éléments graphiques. - Il gère l hébergement du forum et des deux espaces complémentaires. - Il règle les aspects juridiques nécessaires au lancement du forum, notamment en limitant au maximum les contraintes liées à la propriété intellectuelle des contenus. b. Maintenance Le prestataire doit garantir la disponibilité du forum une fois la mise en service réalisée : - Livraison de l intégralité du code source utilisé pour la programmation du forum. - Correction des bugs et défauts de conceptions constatés suite à la mise en service. - Mise en œuvre des interventions nécessaires pour garantir en permanence l accessibilité, la fiabilité et la fluidité du forum. - Possibilité d une assistance annuelle (conception et construction) afin d envisager les évolutions à apporter au forum. 4. Calendrier L intégralité de la facturation avec le prestataire aura lieu avant le 31 décembre Le calendrier de réalisation proposé par le prestataire doit s attacher à optimiser le délai de mise en ligne du «Forum de Discussions». Ce calendrier doit intégrer, à minima, les étapes de concertations suivantes : - Un temps d échange avec la MDE PMC en amont de la construction du forum - Un temps de validation avec la MDE PMC en amont de la mise en ligne du forum 5. Procédure de consultation Cette consultation est adressée à des entreprises ciblées par la Maison De l Emploi. Elle reste néanmoins ouverte à tout prestataire non directement sollicité souhaitant y répondre. Elle est disponible à l adresse : Maison De l Emploi PMC p. 4/5

5 a. Documents à envoyer Les prestataires souhaitant répondre à la présente consultation sont invités à rédiger une proposition contenant : 1. Les solutions techniques qu ils envisagent de mobiliser au regard des objectifs et des fonctionnalités du «Forum de Discussions», détaillés dans cette consultation, 2. Un calendrier et un phasage d intervention détaillé, 3. Des éléments permettant d apprécier leur expérience liée à des outils similaires, 4. Un devis et un budget détaillé précisant les coûts liés à la construction du forum, les coûts liés à sa maintenance, le nombre de journées prévues pour chaque phase. b. Calendrier de consultation La date limite de dépôt des propositions est fixée au : Vendredi 02 décembre 2011 inclus La date de désignation du prestataire attributaire est fixée au : Vendredi 09 décembre 2011 inclus c. Règle d attribution L analyse des propositions reçues est réalisée par la Maison De l Emploi du PMC. Chaque proposition sera notée sur 100 points à l aide de la grille d analyse suivante : - 60 points : Pertinence des réponses techniques et du calendrier proposé, - 30 points : Niveau et cohérence du prix de la prestation, - 10 points : Expérience du prestataire liée à des outils similaires. Le prestataire ayant reçu la meilleure note sera désigné attributaire de cette consultation. d. Contact Pour les questions liées à cette consultation, les prestataires sont invités à contacter : - Pour les questions liées aux contenus : o M. Roland FAMIN Pour les questions d ordre technique : o M. Yannick MOREL Maison De l Emploi PMC p. 5/5

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