BOÎTE À OUTILS DE L IFEX EN MATIÈRE DE RÉDACTION DE PROPOSITION DE PROJET

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1 BOÎTE À OUTILS DE L IFEX EN MATIÈRE DE RÉDACTION DE PROPOSITION DE PROJET Cet ensemble d'outils et de ressources a été conçu afin de vous aider à rédiger des propositions efficaces et concises visant à financer des projets de défense de la liberté d'expression. Même si chaque bailleur de fonds a des exigences précises différentes en matière de renseignements, le présent document couvre les éléments communément requis par la plupart des donateurs, pour n'importe quel projet. Veuillez toujours vérifier auprès du donateur s'il dispose d'un format particulier, et toujours l'utiliser si c'est le cas. Vous devriez pouvoir adapter le présent format à tout donateur avec lequel vous travaillez. Dans cette boîte à outils, vous trouverez : - un guide de rédaction de proposition de projet et un exemple de modèle de proposition - un modèle de budget et des exemples de budgets ventilés pouvant s'appliquer à une variété de projets de défense de la liberté d'expression - des conseils pratiques supplémentaires qui vous aideront à rédiger une proposition TABLE DES MATIÈRES PAGES Section 1 Directives relatives à la proposition de projet 1-6 Page de couverture 1 Sommaire 2 Énoncé du problème / historique du projet / contexte du projet 2 But du projet et résultats escomptés 2-3 Activités du projet et réalisations 3-4 Budget 4 Participants au projet 4 Bénéficiaires du projet 5 Gestion du projet 5 Risques 5 Durabilité du projet 5 Considérations de genre 6 Évaluation et surveillance 6 Modèle de présentation de proposition de projet 7 Section 2 Exemples de budgets ventilés 8-10 Section 3 Conseils pratiques supplémentaires en matière de levée de fonds Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

2 BOÎTE À OUTILS DE L IFEX EN MATIÈRE DE RÉDACTION DE PROPOSITION DE PROJET SECTION 1 A. DIRECTIVES RELATIVES À LA PROPOSITION DE PROJET Cette section suggère des directives en matière de rédaction de propositions de financement de projets visant à défendre la liberté d'expression, basées sur l'exemple du modèle de proposition de projet, qui comprend les éléments suivants : Page de couverture Sommaire Énoncé du problème / historique du projet / contexte du projet But du projet et résultats escomptés Activités du projet et réalisations Budget Participants au projet Bénéficiaires du projet Gestion du projet Risques Durabilité du projet Considérations de genre Évaluation et surveillance La rédaction du plan d un projet n étant pas nécessairement un processus linéaire, commencez par remplir les sections qui sont les plus claires pour vous, puis revenez aux autres. Lorsque vous commencez à écrire, vous pourriez trouver plus facile de travailler en commençant par les détails LES PLUS CONCRETS, pour en arriver aux éléments plus généraux, par exemple : activités du projet budget plan de mise en œuvre réalisations attendues objectifs but etc. CONSEIL : Assurez-vous d'accorder suffisamment de temps pour rassembler et compiler des informations détaillées sur le plan de votre projet plus vous êtes concret, spécifique et logique, plus votre présentation au donateur sera forte et meilleure la possibilité de recevoir des fonds. PAGE DE COUVERTURE Sa mise en page devrait être claire et simple, et présenter les informations clés dont un responsable de projet a besoin. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

3 Titre du projet : Il faut un nom à votre projet. Une façon courante de donner un titre à un projet consiste à décrire un «résultat» ou un «effet» du projet, puis à présenter le nom véritable de l'activité. Agir ainsi transmet déjà aux destinataires une certaine information sur la «mission» de votre projet. Par ex. 1. Édifier la démocratie en Asie centrale : Combler les lacunes dans la surveillance de la libre expression, la formation et la revendication 2. Renforcer la liberté d'expression en Amérique latine et dans les Caraïbes Monter des réseaux efficaces afin d'améliorer le signalement des violations et la revendication Durée du projet : Présenté à : Coordonnées des personnes-contact : Personne à contacter : Qui, dans votre organisation, est le premier responsable de la préparation et de la gestion du projet, et sera le principal «dépositaire» des renseignements à son sujet? Y a-t-il d'autres personnes qui devraient être mentionnées donnez le nom, le titre, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel de chaque personne à contacter. Adresse postale : Indiquez au long votre propre adresse postale pour fins de correspondance. Adresse municipale : Si elle diffère de votre adresse postale. 1. SOMMAIRE (1/2 page à 1 page maximum) La section la plus importante de votre proposition. Les donateurs misent sur cette section pour leur propre travail de présentation du projet auprès de leurs collègues. Le Sommaire doit être le «passage obligé» où le bailleur de fonds/partenaire potentiel peut trouver : une explication brève mais convaincante des raisons qui rendent le projet nécessaire : à quel problème voulez-vous vous attaquer? but du projet survol de la stratégie du projet résultat attendu ou changement qui résultera de la réussite de la mise en œuvre de votre projet demande précise $$$ au donateur (vous pouvez inclure la référence à tout autre donateur ou appui non financier que vous avez déjà obtenu). Préparer le Sommaire après que le reste de la proposition de projet est rédigé, parce qu'il compte sur des données provenant de toutes les autres sections. 2. ÉNONCÉ DU PROBLÈME ou HISTORIQUE DU PROJET ou CONTEXTE DU PROJET (1 page maximum) Vous expliquez ici pourquoi selon vous votre projet répond de manière logique et nécessaire à un ensemble de circonstances quel problème votre proposition veut-elle résoudre? L'historique devrait expliquer pourquoi vous en êtes arrivé à cette proposition qui avezvous consulté, que vous ont-ils dit et pourquoi croyez-vous que votre proposition répond au problème qui doit être résolu. D'où provient votre proposition de projet et comment estelle née? Si vous avez réalisé des études ou si vous disposez de quelque preuve quantitative qu'il existe une demande de ce projet, veuillez inclure la référence (et Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

4 envisager d'inclure toute documentation précise aux Annexes, c.-à-d. sommaire des résultats de l'étude). Vous devez parfois présenter dans l'historique le contexte particulier d'un pays ou d'une région. Ces sections (séparées ou combinées) ne devraient pas s'étendre sur plus d'une page. 3. BUT DU PROJET ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS (1 à 2 pages) La rubrique «Objectif du projet» doit décrire le principal résultat *d'ensemble* que vous voulez obtenir avec le projet. Essayez de répondre en une phrase à la question : Quel genre de changement significatif résultera-t-il de ce projet? Résumez la «vision» du projet. Exemple 1 : Le projet vise à apporter aux organisations de défense de la libre expression en Asie centrale, qui font face à de graves violations de la libre expression et des droits de la personne, un mécanisme vital de réseautage pour les aider à bâtir des médias indépendants et responsables, capables de jouer un rôle dirigeant dans l'essor de la démocratie. Exemple 2 : Le projet vise à influencer et à réaliser une participation active sur les questions de libre expression de la part des États qui sont parties prenantes, les agences intergouvernementales pertinentes et la société civile, en Amérique latine et dans les Caraïbes, grâce à des outils de renforcement pour la surveillance et le signalement des violations et de l'évolution de la situation, grâce aussi à la création de mécanismes pour favoriser le dialogue réel au sein de l'état et entre les gouvernements, et par le renforcement du réseautage de la libre expression aux niveaux national et régional. RÉSULTAT 1. Un mécanisme standardisé de signalement des violations de la liberté d'expression et de l'évolution de la situation en Amérique latine et dans les Caraïbes. RÉSULTAT 2. Des initiatives pertinentes de revendication et de sensibilisation appliquées grâce à la collaboration régionale aux niveaux national et régional. Vous allez savoir si votre «but» est libellé convenablement parce qu'il s'agira d'une déclaration d'ordre général sur un changement ou sur une réalisation qui suscitera naturellement la question «COMMENT?» CONSEIL : Définitions utiles Buts Ce sont les grands domaines du travail entrepris sur cinq à sept ans afin de remplir la mission de l'organisation. Résultats Ce sont des résultats à moyen terme susceptibles d'être obtenus dans une période d'un à trois ans p. ex., «les moyens déterminés de travailler de manière plus stratégique dans les régions afin de combiner les forces et d'éviter le dédoublement des efforts» Réalisations Ce sont des réalisations plus concrètes, à plus court terme, qui vont permettre l'obtention d'un résultat à plus long terme p. ex., rapports, formation, manuels, etc. CONSEIL : Tandis que vous articulez les résultats de votre projet, il est crucial de les lier directement aux activités du projet que vous planifiez, p. ex., si un des résultats anticipés du projet est d'améliorer le signalement des violations de la liberté d'expression, alors les activités spécifiques connexes pourraient être : des ateliers de formation pour les Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

5 correspondants, des échanges de compétences entre organisations, la mise au point de modèles de présentation adaptés pour le signalement des violations de la liberté d'expression, l'édification d'un réseau plus étendu de correspondants, l'accroissement des capacités de traduction, etc. 4. ACTIVITÉS DU PROJET ET RÉALISATIONS (~2 pages) C'est dans cette section que vous allez définir la stratégie particulière (activités et échéancier) que vous comptez suivre pour obtenir les résultats de votre projet en faisant correspondre directement vos activités aux résultats que vous escomptez, de la section 3. Activités : Décrivez concrètement comment vous prévoyez réaliser le projet et obtenir les résultats escomptés. Voici quelques exemples d'activités possibles : ateliers de formation échanges de compétences avec des autres organisations activités de formation sur une compétence ou un thème particulier, ou destinée à une communauté ou à un groupe précis émissions de radio sur des questions liées à la liberté d'expression mission d'enquête dans un pays ou une région, avec rapport subséquent discussion plus facile sur la liste de distribution avec rapport subséquent ou communiqué de presse réunion publique sur une question en particulier table d'experts lors d'un événement public sondage etc. Lorsque vous décrivez vos activités, indiquez quand et où elles ont lieu, et qui y participe. Soyez réalistes dans vos échéanciers il n'y a pas de raison de vous condamner à l'échec mieux vaut promettre moins et dépasser vos prévisions! Réalisations prévues : Ce sont les produits qui vont rester comme résultats de vos activités, p. ex. un site web, un cours de formation, un rapport de recherche, un plan d'activités futures, une brochure comment faire, une déclaration, un certain nombre de personnes formées, une intervention de politique quelconque, etc. Soyez aussi descriptif que possible : quantifiez les choses, p. ex. 20 personnes ont reçu de la formation; le nombre de copies ou d'exemplaires d'un document ou d'une brochure qui sera produit dressez la liste des langues dans lesquelles les produits et les documents seront disponibles identifiez des communautés de personnes particulières ou des lieux géographiques qui seront desservis/touchés. 5. BUDGET (1 page) Vérifiez si le donateur dispose d'un format particulier pour la présentation du budget c'est souvent le cas. Assurez-vous que le budget a trait aux activités et aux produits que vous avez présentés, et organisez-le autant que possible conformément aux résultats du projet avec des estimations des coûts pour chaque activité connexe liée au résultat correspondant. À la section Exemples de budgets ventilés, l'ifex a préparé un modèle de présentation de budget pour différentes activités. CONSEIL : Assurez-vous de préparer le budget en utilisant la devise du donateur p. ex., $ US, euro, etc. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

6 CONSEIL : Assurez-vous de savoir comment les données que vous présentez dans le budget du projet sont directement conformes au budget annuel de votre organisation. En plus du temps nécessaire pour le personnel qui participe directement à la prestation du projet, n oubliez pas d'inclure les frais généraux du projet comme le temps des cadres supérieurs et de la gestion financière consacré au projet, le loyer, les services, les communications, le matériel de bureau et le soutien technique, etc. Certains bailleurs de fonds ayant des limites précises quant au pourcentage du budget utilisable pour les frais généraux, il est utile de vérifier avant, si possible. La proportion de 20 pour 100 est idéale et couvre en général la plupart des coûts convenables de gestion et de prestation d'un projet, mais la plupart des bailleurs de fonds n'accordent pas plus de 10 pour 100; vous devrez donc trouver des moyens d'inclure autrement vos frais généraux dans votre budget. CONSEIL : Même si vous pensez qu'un donateur ne couvrira pas vos frais généraux, il importe de les inclure dans le budget, parce qu'ils constituent une composante essentielle de votre capacité réelle à faire le travail. p. ex., si vous n'avez pas de bureau, vous ne pourriez pas entreprendre le projet. Si vous prévoyez devoir réunir des fonds auprès de multiples donateurs, donnez certaines indications, dans la section budget de votre proposition, concernant là où vous allez tenter de trouver les fonds supplémentaires. Voici quelques questions auxquelles vous devrez penser : Y a-t-il dans le budget quoi que ce soit que votre organisation puisse apporter réellement? par exemple une liste de distribution; un endroit où tenir un atelier ou une formation; une personne-ressource, etc. Assurez-vous de montrer la valeur de toute contribution que vous faites comme faisant partie des recettes et des dépenses. Y a-t-il quelque financement que vous avez déjà, ou dont dispose un des partenaires de votre projet, qui puisse être mis à contribution dans la mise en œuvre du projet? p. ex., si vous devez adapter pour vos propres fins des matériaux mis au point dans un autre projet (plutôt que de les produire à partir de rien), vous pouvez présenter ces matériaux dans le budget comme contribution/recette, et ne présenter comme coûts que les dépenses que vous allez devoir faire pour procéder aux modifications. 6. PARTICIPANTS AU PROJET (~1 page pour les sections 6, 7 et 8) Présentez un aperçu de chacune des personnes qui vont participer aux activités du projet que ce soit comme partenaire de la mise en œuvre ou comme participant direct aux activités du projet (p. ex., journalistes à des ateliers, etc.). Comment le projet fait-il le lien avec d'autres activités en cours dans la communauté ou dans le domaine? Y a-t-il des partenaires stratégiques que vous faites participer d'une manière ou d'une autre? 7. BÉNÉFICIAIRES DU PROJET (~1 page pour les sections 6, 7 et 8) Décrivez à qui bénéficiera directement et indirectement le projet, et comment les activités de votre projet vont ces personnes affecter. 8. GESTION DU PROJET (~1 page pour les sections 6, 7 et 8) C'est ici que vous identifiez qui est responsable du projet au jour le jour, qui assure la coordination de projet, et aussi qui est responsable de la gestion financière et de la gouvernance. Aurez-vous des groupes de conseillers qui vont participer à la mise en œuvre? Dans l'affirmative, veuillez les identifier et expliquer leur rôle. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

7 Habituellement, l'organisation doit être «l'entrepreneur du projet» auprès du bailleur de fonds, c.-à-d. l'organisation qui signe le contrat du projet avec le bailleur de fonds ou le parrain du projet. Cependant, les relations entre l'entrepreneur du projet et les organisations qui participent directement à sa mise en œuvre doivent être précisées en détail. Alors qu'il est utile de le faire dans l'intérêt du bailleur de fonds ou du parrain, il est encore plus important de le faire pour assurer la réussite du projet. Il est essentiel, avant de rechercher du financement, de régler entre les partenaires du projet les questions contractuelles et de mise en œuvre, afin d'éviter plus tard la confusion et les malentendus. LES SECTIONS QUI SUIVENT SONT INCLUSES ICI EN OPTION VOUS POURRIEZ LES OMETTRE DANS LE CAS D'UNE PREMIÈRE PRÉSENTATION AUPRÈS D'UN DONATEUR BIEN QUE LA PLUPART DES DONATEURS QUI ACCEPTERAIENT DE FINANCER VOUDRAIENT À UN MOMENT DONNÉ SAVOIR CE QUE VOUS PENSEZ SUR CES QUESTIONS. ENVISAGEZ DONC DE LES INCLURE OU D'ÊTRE PRÊTS À PRÉCISER VOTRE PENSÉE PLUS TARD. BEAUCOUP DE DONATEURS NE LES CONSIDÈRENT PAS COMME OPTIONNELLES, ET VONT EN FAIRE LA DEMANDE DANS TOUTE SOLLICITATION. 9. RISQUES (OPTIONNEL) Déterminez les risques susceptibles d'interagir avec votre capacité à réussir ce projet. Bien que cela puisse sembler contraire à l'intuition de dire à un donateur potentiel qu'il est possible que le projet ne réussisse pas, il vaut mieux déterminer les problèmes potentiels AVANT de commencer, de sorte que chacun est sur la même longueur d'ondes à propos des problèmes potentiels les donateurs formulent souvent des suggestions pour mitiger les risques. Par exemple, peut-être ne savez-vous pas avec quelle rapidité vous pouvez trouver le membre du personnel le mieux qualifié pour assurer la mise en œuvre du projet. Ou peutêtre des troubles sociaux menacent-ils à l'approche d'une élection dans le pays, qui pourraient empêcher le déroulement de certaines activités. Peut-être comptez-vous sur des systèmes de communications peu fiables pour faire progresser le travail, et vous devriez prévoir certains retards dans la mise en œuvre. Le fait de réfléchir sur papier aux risques du projet vous aide à élaborer des plans d'urgence, que vous pouvez aussi présenter dans la présente section. 10. DURABILITÉ DU PROJET (OPTIONNEL) Les donateurs veulent savoir ce qui arrivera du projet après que les fonds qu'ils auront apportés auront été épuisés. Quels sont les mécanismes inclus dans le projet ou qui seront produits par le projet, afin de garantir que le projet donne des résultats durables? Examinez ce qui suit : Contexte du projet : Ce projet fait-il partie d'une opération plus importante, ou s'agit-il d'une activité distincte? Des phases ultérieures sont-elles prévues? Suivi : Y a-t-il des activités/des programmes de suivi qui vont profiter des résultats de ce projet? Soutien : Dans quelle mesure l'initiative bénéficiera-t-elle du soutien continu (y compris financier) d'intervenants clés, tant nationaux qu'internationaux, au-delà de la date de fin du projet présentée au donateur? 11. CONSIDÉRATIONS DE GENRE (OPTIONNEL) Beaucoup de donateurs les donateurs du gouvernement en particulier, mais pas uniquement exigent que les projets abordent des questions de genre. (Souvent aussi les Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

8 gouvernements ont d'autres intérêts pour des questions spéciales, dont ils exigent qu'on les prenne en compte; vous devez donc les découvrir et les inclure dans votre demande.) Pour ce qui est de la reddition de comptes en matière de genre, vous devriez dire quelles mesures seront prises pour assurer que les intérêts/les besoins des femmes, des hommes, des filles et des garçons seront pris en compte, compte tenu de ce qui suit : Planification : Quelles sont les inégalités en matière de genre qui doivent être reconnues dans le contexte du projet, et quelles stratégies élaborera-t-on pour s'y attaquer dans la conception du projet? Mise en œuvre : Quelles sont les actions concrètes qui seront entreprises afin d'assurer que les besoins/les intérêts des femmes, des hommes, des filles et des garçons seront incorporés dans les activités du projet? Évaluation : Comment les femmes, les hommes, les filles et les garçons bénéficient-ils des avantages/des gains visés issus des activités du projet, et comment ces avantages seront-ils mesurés? 12. ÉVALUATION ET SURVEILLANCE (OPTIONNEL) Comment saurez-vous si vous avez réalisé vos objectifs? Il importe d'essayer de déterminer certains moyens de mesurer la réussite, car les bailleurs de fonds vont vous le demander. Mais ce qui est le plus important, vous devriez déterminer, dès le début du projet, des indicateurs du succès, que vous pouvez revoir en cours de route et / ou à la fin du projet. Voici quelques idées (et vous en aurez beaucoup d'autres) : Si vous tenez une séance de formation, demandez aux participants d'énoncer au début de la séance quelles sont leurs attentes ; à la fin, demandez-leur de remplir une fiche d'évaluation dans laquelle ils disent comment ils vont utiliser les compétences acquises; faites un suivi quelques semaines ou quelques mois plus tard pour voir s'ils se sont servis de ces compétences, et documentez les réponses. Si vous créez un site web, montrez qu'il y aura participation des intéressés dans la construction du site web, et aussi que vous pouvez mesurer comment le site est utilisé, et par combien d'usagers. Si vous produisez des matériaux ou un rapport, vous pouvez inviter des gens à revoir les aperçus et les ébauches et à formuler des observations. Il est très utile de réunir des groupes de conseillers au projet que vous pouvez consulter au fur et à mesure de l'élaboration du projet. Vous pouvez réaliser une étude sur les usagers d'une des ressources du projet, et produire un rapport sur vos constatations. CONSEIL : Assurez-vous d'inclure un poste budgétaire pour toutes les activités d'évaluation que vous prévoyez d'entreprendre, parce qu'elles coûtent de l'argent. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

9 Annexe 1 Modèle de présentation de proposition de projet Utilisez le présent modèle de présentation lorsque vous élaborez une proposition de projet. Reportez-vous au document intitulé «Directives relatives à la proposition de projet» lorsque vous le remplissez il contient une description des renseignements suggérés pour chaque section. PAGE COUVERTURE : Titre du projet : Durée du projet : Présenté à : [nom de l'agence donatrice /du programme /de la personne-contact] Renseignements de contact avec la/les organisation(s) qui propose(nt) : - Personne 1 nom, titre, numéro de téléphone, adresse de courriel - Personne 2 nom, titre, numéro de téléphone, adresse de courriel - Adresse postale - Tél./fax Sommaire Description de l'ensemble du projet - ½ à 1 page maximum. Énoncé du problème et / ou Historique du projet Pourquoi ce projet; ce qui y a conduit, pourquoi constitue-t-il la réponse au problème que vous tentez de résoudre? jusqu'à une page maximum. But du projet (d'ensemble) et résultats prévus (d'habitude 2 à 3 pages max.) jusqu'à ½ page. Activités du projet et réalisations Quelles activités allez-vous mener pour obtenir les résultats du projet? Décrivez chaque activité, qui est responsable, qui va participer, le calendrier prévu et les produits prévus par la tenue de l'activité. Organisez les activités selon le Résultat auquel elles correspondent. (2 pages) BUDGET (voir : Exemples de budgets ventilés) Participants au projet Décrivez les partenaires de la mise en œuvre du projet et les intervenant clés. (une demi-page) Bénéficiaires du projet Décrivez à qui bénéficiera directement et indirectement le projet, et comment les activités de votre projet vont affecter ces personnes. Gestion du projet Décrivez qui participera à l'exécution du projet, la capacité de l'organisation à l'exécuter, et comment l'ensemble du projet sera géré. Risques (Optionnel) Durabilité (Optionnel) Genre (Optionnel) Évaluation et surveillance (Optionnel) Annexes - renseignements plus précis sur l'organisation, p. ex., profil, direction, programmes, histoire, effectifs, plan stratégique - lettre(s) de soutien - etc. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

10 BOÎTE À OUTILS DE L IFEX EN MATIÈRE DE RÉDACTION DE PROPOSITION DE PROJET Section 2 Exemples de budgets ventilés La présente section présente des exemples des divers genres de catégories budgétaires que vous pouvez utiliser lorsque vous présentez votre projet à un donateur. Le premier exemple est le budget des activités d'une organisation, organisées par composantes ( inputs ). Ou bien, vous pouvez «présenter le budget d'une activité qui se concentre sur les activités particulières de votre projet. Les donateurs peuvent préciser le type de budget qu'ils préfèrent. 1. Budget d'une organisation générale Voici un exemple de budget avec des catégories étendues, grâce auxquelles vous pouvez organiser les activités de votre projet par inputs, c.-à-d. Selon les ressources utilisées dans un projet : CATÉGORIE Événements/Ateliers/ Formation Soutien au développement organisationnel Déplacements Consultants/contrat Traduction/Interprétation Location/location de lieux de présentation Équipement Entretien d'un bureau Gestion de site web Communications Matériaux Frais bancaires Dépréciation Évaluation & Surveillance Salaires/Avantages TOTAL DESCRIPTION DE RUBRIQUE(S) BUDGET ($ US) 2. Exemples de budgets pour des activités particulières Voici des exemples de composantes que vous pourriez inclure dans un budget pour des types courants de projets d'activités de défense de la liberté d'expression. Un grand nombre de ces activités pourraient être combinées en une proposition de projet. Ajoutez-y en toute liberté! 2a. Réunions /Événement/ Atelier de formation Postes possibles du budget : Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

11 Formateurs/Personnes-ressources /Facilitateur temps de préparation; temps sur place; rapport après la tenue de l'atelier; production et traduction de matériaux; Dépenses des participants avion; transport terrestre; visas de destination et de transit; examen médical; allocation quotidienne pour les jours de déplacement; hébergement si nécessaire en cas d'escale; hébergement et repas sur place; allocation quotidienne sur place; Matériels d'atelier papeterie pour les réunions des participants; photocopie des matériels d'atelier; Services d'interprétation pour ateliers et événements publics; Preneur de notes trouver un bénévole ou verser des honoraires à quelqu'un; Réseautage /Événements publics /Publicité conférence de presse; réunion publique; rafraîchissements («hospitalité»); matériel de sensibilisation publique tel que affiches, brochures, annonces à la radio, dans les journaux, etc. Communications téléphone, fax, Skype, messagerie liés directement à l'événement Coordination du projet temps de ressources humaines consacré à l'ordre du jour et à la coordination de la logistique; trouver des endroits, transactions financières sur place; liaison avec le donateur et reddition de comptes auprès de celui-ci; Frais généraux temps de gestion et de cadres supérieurs passé sur le projet; loyer; coûts de vérification comptable; communications et matériel du bureau général; soutien technique; location d'équipement d'après le rapport entre les salaires et avantages du projet et les salaires et avantages totaux de l'organisation. 2b. Mission Postes budgétaires possibles : Planification et coordination de la mission - temps de ressources humaines consacré à l'ordre du jour et à la coordination de la logistique; obtenir des réunions, transactions financières sur place; liaison avec le donateur et reddition de comptes auprès de celui-ci; Dépenses des participants avion; transport terrestre; visas de destination et de transit; examen médical; allocation quotidienne pour les jours de déplacement; hébergement si nécessaire en cas d'escale; hébergement et repas sur place; allocation quotidienne sur place; Réseautage /Événements publics /Publicité conférence de presse; réunion publique; rafraîchissements («hospitalité»); matériel de sensibilisation publique tel que affiches, brochures, annonces à la radio, dans les journaux, etc. Rapport sur les conclusions de la mission énoncé préalable à la mission; documentation sur place; préparation du rapport postérieur à la mission; traduction; diffusion (version papier; en ligne) Communications téléphone, fax, Skype, messagerie liés directement à l'événement Frais généraux temps de gestion et de cadres supérieurs passé sur le projet; loyer; coûts de vérification comptable; communications et matériel du bureau général; soutien technique; location d'équipement d'après le rapport entre les salaires et avantages du projet et les salaires et avantages totaux de l'organisation. 2c. Surveillance des violations de la liberté d'expression et sensibilisation Postes possibles du budget : Coordonnateur des alertes faire la recherche, préparer et faire circuler les alertes/les informations sur les violations de la liberté d'expression exprimé en Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

12 heures/jours par semaine OU en pourcentage (%) du temps (p. ex., 50 % temps; FTE, etc.) Événement de recrutement /de formation de correspondants se reporter à la rubrique 2a ci-dessus pour les composantes du budget Échange de compétences avec une autre organisation pour déplacements pour fins de surveillance (avion; transport terrestre; visas de destination et de transit; examen médical; allocation quotidienne pour les jours de déplacement) hébergement (si nécessaire en cas d'escale; hébergement et repas sur place; allocation quotidienne sur place); honoraires de l'organisation qui agit comme mentor; Droits du correspondant droit mensuel pour la recherche et l'enquête ou paiement par reportage, etc.; pourraient aussi couvrir les coûts des communications et/ou les coûts de déplacement des correspondants; Communications coût des comptes de courriel et droits des fournisseurs de services Internet (inscription, FSI, WiFi, etc.); téléphone, fax, ligne 1-800, Skype pour correspondants et collecte des informations; Équipement ordinateur (portable) pour le coordonnateur des alertes, imprimante; Création du site web conception, création d'une base de données, traduction; Gestion du site web ressources humaines nécessaires pour télécharger et gérer le site web /les blogues et les listes de distribution; enregistrement de domaine; coûts d'hébergement; Frais généraux temps de gestion et de cadres supérieurs passé sur le projet; loyer; coûts de vérification comptable; communications et matériel du bureau général; soutien technique; location d'équipement d'après le rapport entre les salaires et avantages du projet et les salaires et avantages totaux de l'organisation. 2d. Campagne de sensibilisation Postes possibles du budget : Coordonnateur de campagne temps nécessaire pour rechercher, développer et faire circuler les matériaux de campagne, réseauter les participants à la campagne et organiser des événements Création d'un site web de campagne consultant(s) chargé(s) de la conception et des fonctionnalités Gestion d'un site web de campagne ressources humaines pour télécharger et gérer le site web/ les blogues et les listes de distribution; coûts d'hébergement Réseautage /Événements publics /Publicité conférence de presse; réunion publique; rafraîchissements («hospitalité»); matériel de sensibilisation publique comme affiches, brochures, annonces à la radio, dans les journaux, etc. Dépenses des participants (pour les invités ou les intervenants) avion; transport terrestre; visas de destination et de transit; examen médical; allocation quotidienne pour les jours de déplacement; hébergement si nécessaire en cas d'escale; hébergement et repas sur place; allocation quotidienne sur place; Communications téléphone, fax, Skype, messagerie liés directement à l'événement Frais généraux temps de gestion et de cadres supérieurs passé sur le projet; loyer; coûts de vérification comptable; communications et matériel du bureau général; soutien technique; location d'équipement d'après le rapport entre les salaires et avantages du projet et les salaires et avantages totaux de l'organisation. 2e. Publication / Rapport Postes possibles du budget : Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

13 Rédacteur /Coordination ressources humaines nécessaires pour coordonner le processus de compilation et de publication du contenu Commissions rédacteurs/ collaborateurs (art, photos, caricatures, essais, analyses) Présentation et conception temps Traduction coût par mot/ par page en un certain nombre de langues; un réviseur pour revoir les traductions Impression éléments à considérer : coût par copie; noir et blanc vs. couleur; reliure; Distribution en ligne présentation /conception de la version pour le web Communications Communications téléphone, fax, Skype, messagerie liés directement à la publication et aux communications avec les collaborateurs Frais généraux temps de gestion et de cadres supérieurs passé sur le projet; loyer; coûts de vérification comptable; communications et matériel du bureau général; soutien technique; location d'équipement d'après le rapport entre les salaires et avantages du projet et les salaires et avantages totaux de l'organisation. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

14 BOÎTE À OUTILS DE L IFEX EN MATIÈRE DE RÉDACTION DE PROPOSITION DE PROJET Section 3 Conseils pratiques supplémentaires en matière de levées de fonds Inclure une lettre d'accompagnement, amicale et professionnelle, sur papier à entête résumant très brièvement votre requête. Faites relire la proposition par un tiers, surtout si la langue de la proposition n'est pas votre langue maternelle. Recherchez soigneusement les bailleurs de fonds potentiels, et adaptez votre proposition pour qu'elle corresponde à leurs lignes directrices particulières en matière de financement. Si votre proposition est déjà rédigée, et que la préparation d'une nouvelle proposition pour la faire correspondre aux lignes directrices différentes d'un autre bailleur de fonds nécessite une grande part de rédaction nouvelle, examinez la possibilité de lui envoyer une brève vue générale du projet (1 à 2 pages) pour sonder son intérêt, avant d'entreprendre l'effort de réorienter votre projet selon ses exigences. Si le donateur dispose d'un format de demande, assurez-vous de le suivre! Le bailleur de fonds sera embêté s'il doit aller rechercher son format dans votre document. Assurez-vous que votre proposition démontre votre expérience dans le domaine, ainsi que la participation des intervenants clés au processus de planification. Assurez-vous qu'il existe un lien direct entre les résultats du projet, les activités et le budget de sorte que le donateur peut suivre l'argent. Soyez aussi concret et précis que possible donnez le cas échéant des exemples réels. Inclure des citations d'intervenants clés qui résument la valeur de votre projet. Si votre projet propose la création d'un nouveau produit (p. ex., un service de nouvelles, un manuel, etc.), faites la démonstration de la demande de ce produit, et expliquez votre plan pour vous assurer que ce produit sera utilisé par votre auditoire cible. Si vous connaissez des exemples de mises en œuvre fructueuses de projets semblables à celui que vous proposez, citez-les en référence et indiquez si vous avez l'intention d'établir un lien direct avec ces projets dans le cadre de votre processus d'apprentissage. Les donateurs craignent les projets qui ratissent trop large. Si vous proposez quelque chose qui se déroulera en divers endroits ou qui se répétera un certain nombre de fois, vous pouvez vous attendre à ce que le donateur soit intéressé à n'en financer qu'une petite portion, pour voir comment vont aller les choses dans le premier épisode. Allez donc de l'avant et présentez un projet plus vaste si vous avez confiance dans celui-ci, mais soyez prêts à le ramener à une version pilote et à informer le donateur de ce en quoi pourrait consister une version réduite. Lorsque vous recherchez des fonds pour financer un projet, les donateurs vont souvent vous poser des questions sur le budget de l'ensemble de votre organisation. Beaucoup d'entre eux vont vouloir savoir comment vous allez trouver le reste des fonds qu'il vous Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

15 faut pour votre fonctionnement annuel. Soyez prêts à leur montrer votre budget annuel, de même que vos états financiers dûment vérifiés les plus récents. Assurez-vous de montrer la contribution de votre organisation au coût d'ensemble du projet bénévole ou autre, mais soyez réaliste ne promettez rien que vous ne puissiez réalistement faire. S'il est intéressé, le donateur devrait vous demander précisément : o qui seront les membres du personnel affecté au projet (on exige parfois que la demande soit accompagnée de CV)? o qu'allez-vous faire si vous ne pouvez trouver tous les fonds? o qui d'autre sollicitez-vous pour obtenir du financement? Demandez au donateur s'il a des suggestions d'autres bailleurs de fonds auprès de qui vous pourriez présenter une demande assurez-vous d'obtenir le nom précis d'une personne-contact, et demandez si vous pouvez dans votre approche faire référence à la suggestion du donateur. Soyez le plus succinct possible, et utilisez des listes avec des points partout où vous le pouvez. La longueur des propositions devrait se limiter à 5-10 pages, sauf mention contraire. Facilitez la lecture de votre proposition en utilisant une police de caractères de bonne taille, en laissant suffisamment d'espace et en utilisant dans la mesure du possible des documents avec des puces. Présentez les renseignements (dans les annexes) sur la façon dont votre organisation est dotée en personnel, financée et gouvernée. Préparé par le Secrétariat de l'ifex Décembre

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