Assistant en gestion des ressources humaines

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1 BAP J Gestion et pilotage Assistant en gestion des ressources humaines J3D22 Ressources humaines - AI Mission L assistant en gestion des ressources humaines coordonne et /ou réalise les activités de la gestion des ressources humaines (gestion des personnels, GPEEC, formation) Tendance d évolution Accroissement de la responsabilité financière en matière de gestion des emplois et de la masse salariale. Poursuite de la déconcentration des actes de gestion Augmentation des départs à la retraite, des besoins des établissements en gestion des compétences et des parcours professionnels Mise en place de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Mise en œuvre de la formation tout au long de la vie Développement du travail en réseau et de la mutualisation inter-établissement. Expansion des systèmes d information RH Activités principales Instruire les dossiers techniques ou spécialisés pour préparer les décisions courantes de gestion de personnel Elaborer et mettre en œuvre des dispositifs et des procédures concernant des opérations de gestion des ressources humaines (recrutement, formation, concours, GPEEC, conditions de travail ) Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle Informer et conseiller les services en matière de gestion RH Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi Alimenter et actualiser les bases de données Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, concours, mobilité, avancements, retraites, formation ). Faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires Activités associées S informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles Recueillir des informations relatives à l emploi, notamment les recrutements externes Animer et coordonner l activité d une équipe Collecter, mettre en forme les données statistiques liées aux ressources humaines Participer à l élaboration du bilan social Gérer et assurer le suivi de l action sociale Compétences principales Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publique Connaissance générale de la gestion des ressources humaines Notions de base en droit public (organisation de l Etat, hiérarchie des textes, régime juridique des actes administratifs) Notions de base en droit social Savoirs sur l environnement professionnel L organisation et le fonctionnement de la recherche et de l enseignement supérieur en France Les métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l enseignement supérieur Sélectionner les informations à diffuser auprès des personnels rédiger une note de synthèse Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants et du SIRH en vigueur Conduire un entretien Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale : niveau 1 Compétences associées Savoirs généraux théoriques Notions de base en statistiques Rendre compte de son activité Planifier les activités

2 Environnement professionnel Lieu d exercice : Cette activité s exerce dans un service central, déconcentré ou en unité de recherche et /ou de formation. Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : BTS, DUT Formation ou expérience professionnelle souhaitable Domaines de formation : gestion des ressources humaines, droit, administration Expérience en gestion des ressources humaines.

3 BAP J Gestion et pilotage Assistant de service social J3D23 Ressources humaines - AI Mission L assistant de service social étudie les demandes sociales des agents et recherche les solutions et moyens d action permettant d y répondre, en relation avec l environnement de travail et les organismes extérieurs. Il assure, au sein du service des ressources humaines, une prise en charge sur le plan relationnel, économique, législatif et administratif des situations ou des problèmes professionnels, sociaux et familiaux. Dans une démarche éthique et déontologique il mène avec les personnes toute action susceptible de prévenir ou de surmonter leurs difficultés pouvant éventuellement perturber leur rapport au travail en ayant comme principe d action l intérêt de l agent et de l institution. Il informe les agents de l action sociale de l entreprise Tendances d'évolution Fonction d expertise au sein de l équipe RH Activités principales A la demande des agents, analyser les problèmes d ordre privé ou professionnel des agents (décès, divorce, naissance, changement de statut ) et proposer les dispositifs d aides existants les mieux adaptés. Les informer sur les procédures, les différents acteurs, l accès aux droits Organiser et engager les interventions appropriées dans le respect des règles de discrétion et/ou du secret professionnel. Informer, conseiller et orienter sur les démarches et les interlocuteurs les plus appropriés à la résolution du problème posé. Sensibiliser et informer les agents individuellement ou collectivement dans le cadre d actions spécifiques (réunions, stages ) de prévention et d information sur l action sociale. Assurer l accès et le développement d un service social de proximité pour tous les agents par l organisation de permanences dans différents sites. Activités associées Effectuer le suivi social et administratif des actions entreprises (suivi du versement des prestations, demande de prestations ) et réajuster éventuellement les interventions. Organiser des réunions de travail pour le suivi médical des agents et leur accompagnement avec le médecin de prévention et le responsable des ressources humaines Préparer et présenter les dossiers des agents aux réunions et instances relatives à la prise en charge du problème social de l agent. Entretenir un réseau professionnel et tenir à jour un fonds documentaire permettant une bonne insertion dans les institutions ou services concernés Participer à l élaboration du bilan social S informer sur les évolutions réglementaires relatives à l action sociale Compétences principales Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires Connaissance approfondie de la législation sociale Connaissance générale du droit public Connaissance générale des sciences humaines et sociales Notions de sociologie, psychologie, ethnologie, Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation de l établissement et son dispositif social. Les différents dispositifs d aide et de prise en charge Les champs d intervention des différents organismes sociaux, les conditions et les modalités de recours à leurs prestations Les structures et les projets sociaux de proximité (ville, région) Utiliser les techniques d entretien d aide à la personne et à l écoute active Analyser une demande et une situation individuelle. Collecter l information pertinente et nécessaire à l accomplissement de sa mission (statut fonction publique, statut de droit privé, législation propre au fonctionnement du laboratoire ). Travailler en pluridisciplinarité, concertation et coopération avec des acteurs internes et externes

4 Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale : niveau 1 Compétences associées Maîtriser les techniques de communication écrites et orales Conduire un projet Appliquer les règles éthiques et déontologiques Respecter la confidentialité des données personnelles recueillies Environnement professionnel Lieu d'exercice Au sein du service des ressources humaines, l activité s exerce dans les services de médecine de prévention ou d action sociale. Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : Diplôme d Etat d assistant de service social Formations et expérience professionnelle souhaitables Formation accompagnement social, médiation, veille sociale/expérience en service social qui regroupe la conduite de l intervention sociale d aide à la personne et la conduite de l intervention sociale d intérêt collectif

5 BAP J Gestion et pilotage Assistant en ingénierie de formation continue J3E24 Formation continue - Orientation et insertion professionnelle - AI Mission L assistant en ingénierie de formation continue organise et gère au quotidien des actions de formation continue avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants. Tendances d évolution Développement des activités d assistance de gestionnaire de projet, de coordination d équipes pluridisciplinaires et d encadrement de personnel. Polyvalence nécessaire pour la coordination de domaines tels que pédagogie, administration et gestion. Activités principales Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants. Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation : stagiaires, formateurs, contrats, conventions Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue. Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics Structurer et diffuser l information sur les dispositifs de formation continue et les systèmes de validation de parcours. Assister les équipes d enseignants et d ingénieurs dans la conduite de projet. Activités associées Gérer au quotidien des équipements pédagogiques : centres de ressources, laboratoires, locaux. Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires Compétences principales Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Connaissance approfondie des publics et de leurs besoins de formation Connaissance approfondie des dispositifs de formation; objectifs, contenus, méthodes pédagogiques et modes de validation. Connaissance générale de la réglementation et les programmes de financement de la formation continue. notions de base sur les outils et les méthodes de l ingénierie de formation et de la gestion de projets. Savoirs sur l environnement professionnel L organisation et le fonctionnement de l établissement L offre de formation de l établissement y compris l offre de formation ouverte et à distance Mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances réguler des dysfonctionnements Maîtriser les techniques de présentation orales et écrites écouter et analyser les demandes de formation accompagner les publics dans leurs parcours de formation. Concevoir et maîtriser des procédures de gestion des activités de formation continue. Travailler en équipe Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale : niveau 1 Compétences associées Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Connaissance générale des techniques de gestion administrative et budgétaire. Maîtriser les technologies de l information et de la communication. Utiliser les bases de données et les logiciels courants de bureautique. Animer et coordonner des équipes. Environnement professionnel L activité s exerce au sein d un service commun de formation continue ou dans des composantes de l établissement.

6 Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : BTS, DUT Formations et expérience professionnelle souhaitables : Filière de formation : gestion, C2i souhaité Expérience professionnelle : assistance à l enseignement et à la recherche, assistance de gestion.

7 BAP J Gestion et pilotage Assistant en orientation et insertion professionnelle J3E25 Formation continue - Orientation et insertion professionnelle - AI Mission L assistant en orientation et insertion professionnelle informe et accompagne les publics. Il facilite la construction de parcours de formation et l accès à l emploi des différents publics (lycéens, étudiants, public en reprise d étude ) notamment en élaborant des outils documentaires, pédagogiques ou de communication. Tendances d évolution Demande politique et sociale autour de la réussite et de l insertion des étudiants. Diversification et mobilité des publics, développement de la formation tout au long de la vie. Complexification de l offre de formation nationale et internationale. Diversification des activités (conseil, gestion documentaire, webmaster ) nécessitant adaptabilité et polyvalence. Activités principales Informer sur les formations, les métiers, les concours de la fonction publique, la recherche de stage, la recherche d'emploi. Accompagner les publics dans la recherche documentaire et les démarches de formation ou d insertion. Traiter, mettre à jour, faire évoluer les fonds documentaires en fonction des usagers et des nouvelles technologies. Réaliser des supports d information sur l offre de formation, sur l insertion, l activité du service (web, guides, plaquettes, affiches...). Contribuer à l organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences et participer à l accueil et l information des publics et des intervenants lors de ces manifestations Activités associées Exercer une activité de veille documentaire Assurer le suivi de partenariats Encadrer des vacataires Compétences principales Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires Connaissance générale du système éducatif de l enseignement supérieur Connaissance générale du domaine de l orientation et de l insertion professionnelle. Connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue Savoirs sur l environnement professionnel L organisation, le fonctionnement des EPSCP et de l établissement Le marché de l emploi et l évolution des secteurs d activité professionnelle. Le rôle des différents acteurs de la formation et de l emploi et les réseaux professionnels Conduire des entretiens d information Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande Maitriser les techniques documentaires Organiser et planifier les actions mises en œuvre Choisir les supports adaptés pour optimiser l impact de la communication Gérer un budget Utiliser des statistiques sur les parcours d études ou d insertion professionnelle. Utiliser les bases de données et les logiciels courants de bureautique Maitriser les technologies de l information et de la communication Maitriser les techniques d expression orale et écrite, Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale : niveau 1 Compétences associées Sélectionner et classer l information Assurer le suivi administratif, financier et logistique d une action, d un partenariat

8 Environnement professionnel Lieu d exercice L activité s exerce dans un Service Commun Universitaire d'information, d'orientation et d'insertion Professionnelle ou service spécialisé d un établissement d enseignement supérieur (SCUIO IP) Astreintes et conditions d exercice Les personnels des SCUIO sont tenus d être présents dans toutes les manifestations externes ou internes organisées par le service en direction du public. Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe: BTS, DUT Formations et expériences professionnelles souhaitables Domaines de formation : sciences humaines et sociales, information, communication, documentation, carrières sociales.

9 BAP J Gestion et pilotage Assistant en gestion financière et comptable J3F26 Gestion financière et comptable - AI Mission L assistant en gestion financière et comptable assure, sous la responsabilité du chef des services financiers, la gestion financière et comptable des dépenses et/ou recettes de l établissement Tendances d évolution Les évolutions législatives (LOLF) impliquent de nouvelles approches budgétaires et comptables ainsi que la mise en place de la comptabilité analytique. Les établissements sont désormais concernés par tous les aspects de la fiscalité La gestion financière et comptable des établissements publics est un domaine d activité de plus en plus assujetti aux règles financières et comptables européennes Activités principales Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses, sur l'ensemble d'un domaine de la gestion financière et/ou comptable ; Contrôler la conformité des conventions Contribuer à l élaboration du budget et des décisions modificatives correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche Etablir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l établissement Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) Suivre et contrôler les opérations comptables et financières Activités associées Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences, Etablir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l activité Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables Procéder à la facturation Compétences principales Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Connaissance générale du droit, de la comptabilité générale et publique Connaissance générale de la réglementation financière Savoirs sur l environnement professionnel Les règles de droit public, le fonctionnement et le rôle des établissements publics Le statut des EPST et des établissements d enseignement supérieur Utiliser des logiciels financiers et comptables de la structure Maîtriser les techniques de la comptabilité générale et de la gestion financière Analyser les données comptables et financières courantes (volume des dépenses / recettes ) Evaluer les besoins de trésorerie Analyser les conventions Organiser son activité et celle de son équipe; respecter les délais Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 1 Expression écrite et orale : niveau 1 Compétences associées S adapter aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d utilisation de crédits Expliquer les règles de la comptabilité générale, publique et de la gestion financière aux financeurs et aux structures Travailler en équipe

10 Environnement professionnel Lieux d exercice L activité s exerce généralement dans une agence comptable ou un service financier, au niveau d un service central ou déconcentré, voir d un regroupement de structures de recherche Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : DUT BTS Formations et expérience professionnelle souhaitables Domaines de formation : Comptabilité, gestion, économie, droit public

11 BAP J Gestion et pilotage Assistant en gestion administrative J3X21 Valorisation de la recherche / Affaires juridiques / Administration et pilotage - AI Mission L assistant en gestion administrative coordonne et/ou réalise les activités administratives d une structure (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Tendances d évolution Développement du mode d action en projet. Développement d une fonction transverse. Activités principales Assister les responsables administratifs, techniques ou scientifiques dans la réalisation de leur mission. Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à l instruction de dossiers complexes Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projet, Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assurer l encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative. Activités associées Assurer la circulation de l information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Préparer le budget de la structure, suivre sa mise en place et son exécution en liaison avec les partenaires institutionnels. Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure. Suivre l évolution de la réglementation sur l ensemble d un domaine de gestion. Compétences principales Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires Connaissance générale des techniques de gestion administrative, Connaissance approfondie d un domaine de spécialité selon le service d affectation. (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Notions de base en droit privé et/ou public. Savoirs sur l environnement professionnel La réglementation et des procédures du domaine de gestion du service. L organisation et des activités du service de l établissement. Savoirs faire opérationnels Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative. Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs. Animer et coordonner l activité d une équipe. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires. Structurer et rédiger un document d information technique ou réglementaire. Compétences linguistiques Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les services ayant des coopérations internationales (RI, recherche, valorisation..). Compétences associées Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Notions de base en techniques de management de personnels Notions de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles. Savoirs faire opérationnels Planifier les activités et les échéances Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Maîtriser les techniques de communication. Environnement professionnel Lieu d exercice Cette activité s exerce dans un service central, déconcentré, dans une unité de formation ou de recherche.

12 Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : DUT, BTS Formation ou expérience professionnelle souhaitable Domaines de formation selon les services d affectation: GEA, droit privé et public