TRIAX- D. Services-conseils pour accélérer l atteinte de vos objectifs d automatisation de votre chaîne d approvisionnement

Transcription

1 TRIAX- D Services-conseils pour accélérer l atteinte de vos objectifs d automatisation de votre chaîne d approvisionnement Des ressources Des services-conseils de Logi-D

2 Offre clé en main Analyses complètes de la chaîne d approvisionnement & service de transformation Technologie d automatisation & intelligence d affaires Stockage à haute densité & optimisation de l espace 2 3

3 Des idées Des connaissances Logi-D fournit aujourd hui des solutions d automatisation pour les centres hospitaliers après avoir d abord été une firme de consultation en chaîne d approvisionnement dans le secteur de la santé - avec une affiliation avec l école de gestion HEC Montréal. Notre expérience nous permet de bien maîtriser les enjeux entourant ce milieu. Forts de notre expertise, nous élargissons sans cesse nos connaissances et restons à l affût des pratiques de pointe et des technologies émergentes afin de surpasser les plus hauts standards, tant à l échelle internationale que dans divers champs industriels. Des idées Des ressources Notre vaste connaissance du milieu de la santé n est cependant pas notre seul atout. Notre capacité d innovation nous permet d évoluer de manière originale et de convertir nos connaissances en solutions adaptées à nos clients. C est dans cette optique que nous nous sommes transformés en intégrateur de solutions en logistique hospitalière. Nous croyons fermement que, compte tenu de la dynamique de la chaîne d approvisionnement, ce sont les approches holistiques qui offrent les possibilités les plus grandes et que les solutions disponibles sur le marché aujourd hui ne donnent pas nécessairement toujours les meilleurs résultats. C est dans cette optique que nous avons mis au point notre gamme de solutions id, une plateforme de solutions des plus efficaces concues pour se connecter facilement aux applications hôtes. Des idées Des solutions La priorité accordée au service de première ligne est naturellement le dénominateur commun de toutes les organisations de soins de santé partout dans le monde. Mais, très souvent, les services de soutien qui supportent le travail de première ligne sont exploités jusqu à leurs toutes dernières limites en raison de processus manuels encombrants. Par conséquent, notre objectif est de créer des solutions ingénieuses qui simplifient et automatisent les services de soutien. Ceci permet non seulement au service de première ligne de disposer de plus de temps pour dispenser les soins de santé, mais il permet aussi d optimiser et de rendre plus conséquents les processus des services de distribution et d approvisionnement. Des ressources en R et D Les pratiques de pointe que nous adoptons et transformons deviennent des solutions efficaces, garantissant la conformité des utilisateurs et l automatisation. Les technologies émergentes sont intégrées afin d optimiser la capture des données et la communication au sein de la chaîne d approvisionnement. Standards les plus élevés Meilleures pratiques Technologies émergentes Nous enrichissons nos connaissances en nous inspirant des meilleures pratiques, des technologies émergentes et des standards les plus élevés 4 5

4 TRIAX- D Des idées Des impacts - exemples de gains éprouvés Gains de productivité Des ressources Des services-conseils Logi-D offre aux établissements de santé un service unique de conseils spécialisés dans l amélioration de la chaîne d approvisionnement et l optimisation des processus logistiques. Pour soutenir ces processus de transformation, Logi-D prépare des analyses de rentabilité fiables. $ Automatisation et élimination des tâches manuelles Élimination des activités à valeur non ajoutée Rationalisation des processus Transfert des activités logistiques du personnel de soins au personnel de gestion du matériel Amélioration substantielle des processus de la chaîne d approvisionnement Réduction de la dépendance de la connaissance de certains employés et intégration facilitée des nouveaux membres du personnel Sq Ft Dans une grande mesure, mais sans s y limiter, nos services de consultation sont utilisés pour simuler des impacts et garantir l utilisation optimale des solutions d automatisation de pointe de Logi-D. Nous commençons par une évaluation de la situation actuelle de l organisation. Notre approche consiste ensuite à identifier et à mesurer l impact des modifications apportées par l automatisation et les modifications transformation physiques afin de libérer des heures de soins, de réduire l implication du personnel de soins dans les processus axés sur le matériel et d optimiser les niveaux de stock et l espace alloué au stockage. $ Sq Gains Ft reliés à l approvisionnement Réduction du coefficient de perte par le biais de données fiables et à jour Optimisation des niveaux de stock par le biais de réapprovisionnements basés sur la consommation et sur des analyses significatives Chaque établissement de santé étant unique par sa vocation, son emplacement géographique, son histoire ou sa culture, nos recommandations sont toujours adaptées aux besoins des clients. Pour ce faire, nos méthodologies sont interactives et produisent des résultats qui correspondent à la réalité de chaque établissement de santé client. $ Sq Pi.ca. Ft Gains liés à l espace Réduction des déplacement inutiles, parce que les produits sont placés là où ils sont nécessaires Moins de recherches de produits grâce à une séquence de stockage alignée sur les processus cliniques et à un système de repérage visuel Optimisation de l espace alloué au stockage Amélioration de l ergonomie 6 7

5 Une méthodologie Trois niveaux Niveau 1 Potentiel basé sur des hôpitaux comparables Niveau 1 Potentiel basé sur des hôpitaux comparables Niveau 2 Analyse sur place Niveau 3 Analyse détaillée de temps & mouvement 8 Nos services se déclinent en trois niveaux et la différence entre eux réside principalement dans le degré de détails de nos analyses sur les coûts et les impacts des solutions proposées. Ces niveaux correspondent également au temps que nous devons investir dans le mandat pour obtenir et analyser les données. Le premier niveau consiste en une analyse de haut niveau des impacts potentiels des solutions Logi-D selon les statistiques de consommation et une description sommaire du centre, y compris le nombre de lits, de salles d opération, etc. Les gains associés aux changements apportés à l inventaire et aux processus sont basés sur les résultats obtenus par le biais d études exhaustives de temps et mouvement et d analyses menées par Logi-D sur des sites similaires. Le seul investissement pour ce service est le temps requis par le personnel du centre pour répondre à notre demande de données statistiques. Cette analyse, effectuée dans un délai de quelques jours, est gratuite. 9

6 Niveau 2 Analyse sur place Le deuxième niveau propose une analyse des impacts potentiels des solutions Logi-D en se basant sur des statistiques, une série d entrevues réalisées avec les gestionnaires et une visite des départements visés. À l instar de l analyse de Niveau 1, ces données sont comparées à celles obtenues par le biais d études exhaustives de temps et mouvement et d analyse de données menées par Logi-D sur des sites de taille similaire. Ce niveau d étude produira des coûts estimés par processus et par catégorie d emploi pour votre organisation. Principales étapes de la méthodologie de ce niveau : Entrevues avec des gestionnaires et/ou des propriétaires de processus au cours des phases de collecte de données pour permettre à Logi-D d obtenir un aperçu du fonctionnement des processus. Une visite guidée des départements à l étude afin d obtenir une compréhension des processus de réapprovisionnement, des aires de stockage et des contraintes physiques. Préparation d une analyse détaillée de l information recueillie et d un rapport final que Logi-D présentera aux gestionnaires impliqués. Le rapport comprend une analyse sommaire des gains associés aux nouveaux processus et à l optimisation de l inventaire. Si l hôpital décide d implanter les solutions proposées ou d étendre le processus aqu 3 e niveau d analyse, le coût de cette étude sera déduit du coût des solutions Logi-D proposées ou des honoraires de consultation. Niveau 3 Analyse détaillée de temps & mouvement Basé sur une étude exhaustive de temps et mouvement de la chaîne d approvision nement, ce troisième niveau propose une analyse détaillée des impacts qu aurait la mise en place des solutions Logi-D. Le niveau de précision de cette étude est très élevé et permet de connaître le coût par processus, par activité et par type d emploi. Si l hôpital choisit d aller de l avant avec les solutions proposées, 50 % du montant investi dans l étude seront déduits des frais liés aux différentes solutions choisies. Principales étapes de la méthodologie de ce niveau : Rencontre de lancement en présence des employés pour leur expliquer le projet Collecte de données provenant de rapports statistiques, d entrevues et d observations. Analyse des données, comprenant la création d une grille d évaluation du coût des stocks ainsi qu un schéma d opération par processus décrivant l organisation du travail et les flux d information et de produits. Séance de remue-méninges entre les représentants de Logi-D pour réfléchir aux stratégies renfermant le plus haut potentiel pour l hôpital Identification des stratégies et rédaction des pistes de solutions. Présentation préliminaire des stratégies et des pistes de solutions. Collecte supplémentaire de données. Analyse détaillée des scénarios retenus et préparation d un rapport préliminaire. Présentation du rapport préliminaire qui contiendra, entre autres, des recommandations sur la chaîne logistique interne du centre hospitalier, et des avantages financiers qui en découlent. Présentation du rapport final

7 Des ressources Des services d implantation 12 Pre-implantation Logi-D prend en charge l ensemble de la mise en œuvre de ses solutions afin de s assurer que les résultats du projet sont alignés sur vos objectifs. Notre prise en charge de l implantation est soutenue par une méthodologie unique et exclusive. Cette méthodologie éprouvée est adaptée aux besoins et au contexte de chaque client et tient compte des ressources internes de l hôpital assignées au projet de transformation. Voici quelques-unes des étapes clés de la phase préimplantation : Création d un comité de coordination interne de projet composé d une combinaison de personnes clés qui auront une incidence sur le processus décisionnel et qui seront touchées par les changements potentiels. Évaluation des besoins et processus existants. Séance de travail avec le service informatique du client afin d examiner comment les logiciels s échangeront les données et de définir les interfaces nécessaires. Mise en place et présentation, pour fin d approbation, d un échéancier axé sur les objectifs du centre et dans le respect de ses contraintes. Réunion de lancement avec les employés impliqués et touchés par le changement afin de leur présenter le projet, le plan d implantation, le gestionnaire de projet et présenter le rôle et les responsabilités de chacun des intervenants au projet. Implantation Voici quelques-unes des étapes clés de la phase d implantation : Coordination et assistance dans les principales étapes de ce plan de mise en œuvre, y compris des réunions de coordination afin que le projet maintienne le cap et et respecte les délais. Présentation, le cas échéant, d un plan d aménagement. Création et installation des interfaces du logiciel suivies du test des applications et des composantes de la technologie dans un environnement de test. Une fois toutes les validations terminées, l application est déplacée vers l environnement de travail. Formation de tous les employés impliqués (informatique, personnel de soins, gestion du matériel, etc.). Supervision de la mise en production dans chaque département. Nous surveillons étroitement les activités initiales pour assurer une transition harmonieuse. La gestion du changement, la communication et la formation sont des composantes essentielles de notre approche d implantation afin de nous assurer à la fois de la conformité et de la collaboration de chaque utilisateur. Les outils de contrôle de la qualité sont intégrés tout au long du processus de transformation pour s assurer que les objectifs soient atteints.. Post-implantation Lors de la rencontre de gestion post-implantation, notre équipe de gestion de projet s assure de l utilisation optimale de notre système de gestion des stocks et de l atteinte des divers objectifs et fera également des recommandations pertinentes basées sur les tableaux de bord. Les différents services que nous offrons sont les suivants : Suivi à distance des équipements RFID Soutien en ligne Suivi à distance de l utilisation et de la capacité des tableaux de réapprovisionnement RFID Mise en place d un plan de contingence Mise à jour de nouvelles fonctionnalités et versions Processus de sauvegarde des données Formation additionnelle Au besoin, nous pouvons également analyser les résultats après mise en œuvre et effectuer des mesures de conformité. 13

8 Étude de cas Analyse pré-implantation Étude de cas Simulation post-implantation Objectifs du projet : Gains prévus : Libérer du temps de soins Réduire le coût de la chaîne d approvisionnement Améliorer le niveau des services 57% réduction globale des coûts de la chaîne d approvisionnement 72% réduction du temps du personnel de soins investi dans l approvisionnement 50% réduction du coefficient de perte 21% réduction de l inventaire Cette étude de cas touche un hôpital urbain réparti sur deux sites comprenant 800 lits. Au moment de l étude, certains indicateurs révélaient une augmentation significative des activités de soins au cours des dernières années, une tendance qui était là pour rester. Afin de gérer cette augmentation, il fut décidé d analyser les processus existants de la chaîne logistique de l établissement et d évaluer son potentiel d automatisation. L objectif était de réaliser des gains opérationnels tout en réduisant l implication du personnel de soins dans les activités de la chaîne d approvisionnement. 14 L analyse de niveau 3 menée par l équipe de consultants de Logi-D consistait à établir un profil détaillé de la situation existante à l hôpital et de simuler l impact de l implantation des solutions d automatisation de Logi-D dans l environnement de l organisastion. Le coût annuel total de la chaîne d approvisionnement à l étude a été établi à plus de $. Des analyses détaillées ont été menées à l entrepôt central, à la centrale de stérilisation au centre ambulatoire et sur quatre étages de soins infirmiers. Selon des critères précis et des indicateurs d activité, les résultats de l analyse des étages de soins infirmiers ont ensuite été extrapolés à toutes les unités de l hôpital. Le projet ciblait tous les processus de gestion matérielle internes impliquant, entre autres, la préparation des commandes, le stockage et la distribution. Ces processus ont été examinés dans leur ensemble, plutôt que de manière fragmentée, ce qui a permis l optimisation de la chaîne d approvisionnement et a évité le déploiement d une série d améliorations isolées et déconnectées. La simulation des futures unités automatisées a exigé une planification méticuleuse de tous les emplacements de l aire de stockage jusqu à et y compris le point d utilisation, le déploiement du système de réapprovisionnement 2BIN-iD et l automatisation des processus de distribution, y compris l implantation d un système de gestion d entrepôt. L analyse a démontré que le processus de transformation générerait des gains sur cinq ans, pour l ensemble de l hôpital, d environ $, avec un retour sur investissements en moins de deux ans. 15

9 Des idées Des ressources au travail Logi-D info@logi-d.net Logi-D Version 1.0