L'externalisation de la logistique. Club Logistique de L Yonne 24 septembre 2008

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1 L'externalisation de la logistique Club Logistique de L Yonne 24 septembre 2008

2 Site Internet Rubriques Club logistique Témoignages d entreprises Informations logistiques Etude filière Annuaire Liens utiles

3 Prochaines réunions du club logistique 23 Octobre 2008 Audit logistique 27 Novembre 2008 Transport international

4 Tour de table Qui sont les participants?

5 Présentation UPSILON

6 UPSILON Transport And Logistic Keys

7 UPSILON Transport Groupage Affrètement

8 UPSILON Groupage 750 livraisons par jour sur l Yonne 200 expéditions par jour sur la France et l Europe 23 tournées de livraison 7 tractions de nuit (Paris x2, Dijon x2, Tours, Soissons, Lyon) Tracing, code barre, EDI

9 UPSILON Affrètement 300 dossiers par mois 6 véhicules dédiés à la route 150 partenaires réguliers & sélectionnés Livraison en juste à temps Gestion des prises de rendez-vous Véhicules avec hayon, fosses, grues

10 UPSILON Logistique EXPERIENCES 1998 à 2002 : Edition (Larousse nathan, Bordas) 2001 à 2005 : Industrie (HMY) 2002 à 2007 : Canal + (décodeurs & PLV) 2005 : Cosmétique L Oréal 2006 à 2007: Industrie MMPackaging 2006 à 2008 : Frigoglass (Coca-Cola, Kronenbourg, Red Bull 2008 : Pharmacie MACORS

11 UPSILON T.A.L.K : l outil communiquant pour gérer l externalisation de votre logistique. Automatisation des échanges d information Centralisation de l information sur Upsilon Interactive

12 UPSILON T.A.L.K. : Outil de gestion interne La logistique Le transport

13 UPSILON T.A.L.K. : Objet permanent de recherche & Développement Veille technologique sécurité informatique Formation interactive en ligne de l utilisateur Couplage téléphonie - informatique EDI INOVERT : remontée d information de livraison sur le web EDI : EANCOM, Gallia, EDIFACT RFID La commande vocale

14 Les entreprises se trouvent toujours en face de la même problématique vis à vis de leur chaîne logistique : pour optimiser l'ensemble du processus, de l'achat de la matière première au transport jusqu'au client final, il est nécessaire d'avoir une expertise sur chacune des multiples fonctions qui la compose. Externaliser est donc la solution et les acteurs sur ce marché sont nombreux.

15 Selon l'aslog (Association qui regroupe les responsables logistiques français), près de 90% des entreprises soustraitent un ou deux maillions de la chaîne logistique : le plus souvent ce sont le transport et le stockage

16 Les raisons qui poussent à externaliser sa logistique augmenter l'efficacité opérationnelle rechercher une plus grande flexibilité qui permet d'absorber des évolutions de charge améliorer les services rendus au client par notamment une extension des plages horaires. éviter le financement d'investissements non différenciateurs pour l'entreprise qui externalise. massifier ses flux avec ceux d autres entreprises faire bénéficier les clients des systèmes d'informations les plus performants transformer des charges fixes en variables, améliorer et mieux contrôler ses coûts. enrichir de manière ponctuelle ou récurrente de la prestation logistique

17 Les freins à l'externalisation On retrouve les freins classiques à toute démarche d'externalisation et qui sont : Crainte de perte de savoir faire et de qualité. Crainte de perdre la maîtrise de ses activités Peur de changer de culture Crainte des aspects sociaux à traiter Risque de dépendance vis à vis d'un prestataire Perception d un coût élevé

18 Mais il y a aussi des blocages spécifiques à la logistique qui sont: Rôle des chauffeurs livreurs auprès des clients comme ambassadeur de l entreprise et source d'informations Savoir faire stratégique ou spécifique de l entreprise qu elle pense difficilement transférable à un tiers Les systèmes d'informations non communicants entre ceux du prestataire et de l'entreprise

19 Méthodologie d'une démarche d'externalisation de la logistique Les expériences des entreprises nous montrent 2 types d'approche. Externalisation ponctuelle Il arrive assez fréquemment que des entreprises ont recours à l'externalisation à la suite d'un événement conjoncturel. Ce peut-être un accroissement d'activité, des pièces à stocker de plus grande dimension et donc un besoin de place qui incite une entreprise à s'engager dans ce processus. Dans ce premier cas on parle d'externalisation "Ad'hoc". Celle-ci peut être contractualisé pour quelques semaines ou mois Externalisation durable Il y a l'autre cas de figure ou l'externalisation procède plus d'une réflexion de l'entreprise et va conduire à un véritable partenariat dans le temps avec un prestataire spécialisé

20 Les Conditions de succès Les opérations réussies sont souvent le fait d'une implication forte des deux parties, l'entreprise cliente et le prestataire. C'est aussi le fait d'avoir décidé cette opération à partir d'une réflexion stratégique, et de n'avoir pas pris cette décision pour se débarrasser d'un problème particulier. Parmi les éléments qui sont des facteurs clés de succès on relève: Partage d'une culture commune Prestataire et Client Le choix du prestataire qui doit être un spécialiste de l'externalisation et de la fonction qu'il prend en charge. Une bonne communication en interne en particulier sur la planification de l'information Une interface fiable entre prestataire et client La mise au point d'indicateurs de mesure des résultats et des procédures de suivi de la prestation. La capacité d'assurer en interne la maîtrise d'ouvrage

21 Méthodologie d'une externalisation réussie Démarrer et suivre la prestation Définir les objectifs de l'externalisation Identifier les risques Préparer le démarrage Etablir le contrat de prestation 12 étapes Définir le périmètre de l'externalisation Choisir le meilleur prestataire Rédiger un cahier des charges Visiter des clients constater de visu sur le terrain Sélectionner des prestataires Dépouiller les réponses à l'appel d'offres Lancer l'appel d'offres

22 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 1 - Définir les objectifs de l'externalisation Quelle est la qualité de services attendue aujourd'hui et demain par les clients? Cohérence du message commercial et de la délivrance des produits? Comment se situe l organisation interne et sa performance, par rapport au coût de fonctionnement? S'agit-il de faire baisser les coûts? d'augmenter les parts de marché? ou encore d améliorer la qualité de service?

23 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 2 - Identifier les risques L'externalisation comporte des risques. Il faut les définir le plus précisément possible tout en essayant de les quantifier et des hiérarchiser Tous les facteurs de risques doivent être pris en compte : qualité du service, performance commerciale, coupure du contact commercial, efficacité du prestataire, risque de perte commerciale, image de l entreprise, problèmes sociaux éventuels

24 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 3 - Définir le périmètre de l'externalisation Cette opération consiste à répartir les tâches et les rôles entre le prestataire et l'entreprise Qui va faire quoi? Et comment? Dans quels délais? Avec quels échanges d information?

25 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 4 - Rédiger un cahier des charges Le meilleur moyen de préciser le périmètre est rédiger un cahier des charges. L entreprise précise les flux, les traitements, leurs évolutions prévisibles, les spécificités des opérations, les exigences des clients. Elle définit les opérations et explicite ce qu elle attend d un prestataire, elle exprime clairement les résultats visés.

26 Méthodologie d'une externalisation réussie Stratégies d'externalisation Préparer, décider et mettre en œuvre l'externalisation d'activités stratégiques Jérôme Barthélemy FEDIMAG - FEDERATION NATIONALE DES PRESTATAIRES LOGISTIQUES et des Magasins Généraux agréés par l'etat 36, Avenue Hoche PARIS Tél. 33 (0) FAX 33 (0) Site INTERNET :

27 Méthodologie d'une externalisation réussie

28 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 5 Sélectionner des prestataires. Que ce soit par les annuaires professionnels ou par recherche sur internet, l entreprise sélectionne différents prestataires, pour ensuite procéder à un tri Les critères de sélection sont variés et dépendent largement du domaine à externaliser Parmi les critères, on peut citer : - le savoir faire dans un domaine ou secteur particulier - la proximité géographique - le réseau logistique du prestataire et ses implantations géographiques - les références de l entreprise prestataire - /

29 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 6 Lancer l appel d'offres L entreprise diffuse son cahier des charges aux prestataires sélectionnés Dans son cahier des charges, L entreprise indique une date limite de retour des offres, en rester dans des délais raisonnables. Le cahier des charges envoyé, il est souvent nécessaire de préciser un certain nombre d informations aux prestataires. Des réunions pour répondre à leurs différentes questions sont organisées

30 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 7 Dépouiller les réponses à l appel d offres Pour faciliter le dépouillement, il est conseillé de demander aux prestataires de remplir pour partie une grille qui permettra d évaluer les offres selon les mêmes critères objectif La réponse comprendra généralement une partie libre et une partie contrainte L entreprise peut alors - disséquer et valider les coûts - évaluer et mesurer les risques encourus COTATION A RENVOYER PAR MAIL POUR LE 18 DECEMBRE 2003 CHIFFRAGE en Euro Unité d'œuvre ACTIVITE PRINCIPALE Entrée (R1+R2) + Stockage Entrée (R1) + Stockage (répartion) Sortie (préparation +expédition) pièce PREREASSORT Entrée (R1 + R2) Sortie (Expédition) pièce TRANSIT COLIS (REASSORT) Entrée Sortie colis TRANSIT PALETTE Entrée Sortie MISE A DISPOSITION DES M² PRIX REGIE HORAIRE MO + encadrement MO TASK FORCE DEMARRAGE Encadrement + Employé temps complet Taux de marge % Frais de siège % MASSE Frais fixes Frais influençables Champs à renseigner VOLUMES palette m² heure en euro et en personnes - 10 % -5% Objectif +5% + 10 % + 20 %

31 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 8 Visiter des clients Constater de visu sur le terrain A la suite des envois de réponse, l entreprise peut constituer une «short list» de 3 à 4 prestataires. La visite de site(s) donné(s) en référence est un moyen de se rendre compte de la réalité des services que peut réellement rendre le prestataire et comment envisager un éventuel partenariat Les visites permettent d ajuster les notes données et de hiérarchiser les réponses

32 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 9 Choisir le meilleur prestataire L entreprise fait son choix en fonction des critères retenus

33 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 10 Etablir le contrat de prestation Il est indispensable d'établir un contrat de coopération commerciale. Celui-ci précise les obligations de chacun des partenaires -Durée du contrat, conditions d'exécution, prix (condition de facturation, variation et révision du prix)... - Clause litiges -Transferts de personnels, matériels, logiciels et progiciels - Reprise éventuelle du contrat : cession de contrat, substitution, réversibilité -Conditions de sortie

34 Méthodologie d'une externalisation réussie Des contrats types existent, il faut s en inspirer PLAN TYPE CONTRAT DE PRESTATIONS ARTICLE 1 : OBJET DU CONTRAT ARTICLE 2 : DEFINITION DES PRESTATIONS ARTICLE 3 : INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS ARTICLE 4 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE ARTICLE 5 : OBLIGATION DU CLIENT ARTICLE 6 : RESPONSABILITE REPARATION ARTICLE 7 : ASSURANCES ARTICLE 8 : DROIT DE VISITE ARTICLE 9 : INFORMATION ET COOPERATION ARTICLE 10 : CONDITIONS FINANCIERES ARTICLE 13 : CONDITIONS DE PAIEMENT ARTICLE 14 : PRISE D D EFFET ET DUREE ARTICLE 15 - RESILIATION ARTICLE 16 : FORCE MAJEURE ARTICLE 17 : CONFIDENTIALITE ARTICLE 19 - NONNON-SOLLICITATION DE PERSONNEL ARTICLE 20 : CHAMP CONTRACTUEL ARTICLE 21 : INVALIDATION PARTIELLE ARTICLE 23 : NOTIFICATIONS ARTICLE 24 : TOLERANCE ARTICLE 25 : LOI APPLICABLE ARTICLE 26 : ATTRIBUTION DE JURIDICTION ARTICLE 27 : ELECTION DE DOMICILE Transfert d d informations Informations transmises CDC ANNEXE

35 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 11 Préparer le démarrage La préparation du démarrage est extrêmement importante. La mise en œuvre avec le prestataire doit faire l'objet d'un planning précis définissant toutes les actions à réaliser avant démarrage. Il s agit de mettre en oeuvre très précisément les moyens prévus au contrat pour que la prestation se déroule dans les meilleures conditions possibles Pour cela, différents aspects doivent être traités préalablement au démarrage - Installations et matériels nécessaires en place - Systèmes d informations en place dans les deux entreprises testés et recettés pour chaque type de message (recette unitaire et globale de chaque processus) - Personnel formés aux produits, processus spécifique et systèmes d informations -Transferts éventuels de personnels effectués

36 Méthodologie d'une externalisation réussie Etape 12 Démarrer et assurer la maîtrise d oeuvre la prestation Il est raisonnable d'imaginer une période de dysfonctionnement et d'apprentissage. Un plan de gestion de crise doit être élaboré en collaboration avec le prestataire et une bonne information des clients et des interlocuteurs commerciaux permettra de limiter fortement les effets négatifs Une fois la prestation stabilisée, l entreprise et le prestataire suivent mensuellement dans le cadre d un Comité de pilotage structuré le déroulement et le niveau de qualité de la prestation Indicateurs de mesure des résultats et d'évolution

37 Prochaines réunions du club logistique 23 Octobre Novembre 2008 Audit logistique Transport international