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1 WP VALIDATION MEETING DATED XX XX XX TITRE Requérant Contribution au projet régional de facilitation des affaires dans l espace UEMOA «eregulations UEMOA» - Phase 2 Commission UEMOA Durée du Projet 5 mois Objectif général : Promouvoir les réformes (en termes de politique et de cadre réglementaire et de mesures financières) pour améliorer l environnement des affaires, afin de faciliter le développement du secteur privé des pays et régions ACP. Objectifs de l action Plus particulièrement, le Projet de Facilitation des affaires UEMOA (phase 2) vise à pérenniser les acquis de la première phase et opérationnaliser la composante du Programme Régional d Amélioration du Climat des Affaires (PRACA) relative à la Clarification de la réglementation, des formalités et des réformes. Il contribuera à appuyer le développement des investissements et des activités entrepreneuriales, à travers le renforcement de la clarification, la simplification, l automatisation et la publicité des procédures administratives dans l espace UEMOA. A cet effet, le Projet apportera un accompagnement aux Guichets Uniques et aux Centres de Formalités des Entreprises des Etats membres, par la mise en œuvre d actions contribuant aux objectifs spécifiques ci-après. Objectif spécifique : Les capacités des CER et autres organisations régionales sont renforcées pour la formulation de leurs propres projets et programmes de développement du secteur privé notamment pour l amélioration du climat des affaires et de l investissement à financer, entre autres, dans le cadre des PIN et des PIR. Le projet vise plus spécifiquement à former et accompagner le personnel des administrations nationales, supervisé par une cellule régionale de facilitation des affaires rendue pleinement opérationnelle, pour clarifier les procédures administratives prises en compte par le classement Doing Business et dans le PRACA, par leur documentation, à travers le système eregulations 1 et eregistrations; pour procéder à la simplification et à l automatisation de 1 1. Création d entreprise ; 2. Obtention des permis de construire ; 3. Raccordement à l électricité ; 4. Transfert de propriété ; 5. Obtention de prêts ; 6. Protection des investisseurs ; 7. Paiement des taxes et impôts ; 8. Commerce transfrontalier ; 9. Exécution des contrats ; 10. Résolution de l insolvabilité ; 11. Recruter du personnel (additionnel).

2 l ensemble des procédures administratives ; pour renforcer l'appropriation des capacités développées par le Projet (outils, compétences, méthodologie) au niveau national ; pour renforcer la capacité régionale d'appui et de coordination des actions nationales en faveur de l'amélioration du climat des affaires ; et pour renforcer la transparence administrative en accompagnant la communication auprès des administrations, du secteur privé et des institutions internationales. Groupe(s) cible Entrepreneurs informels ; investisseurs nationaux et étrangers ; administrations nationales ; gouvernements nationaux ; Commission de l'uemoa. Contrat n 1 Formation, suivi et visibilité du projet Expert principal 1: Chef d'équipe (min. 85 jours de travail), expert en outils de gouvernance électronique, simplification et automatisation des procédures administratives Le Coordonnateur de Programme sera chargé de soutenir l'unité régionale de facilitation des affaires et les activités nationales et d'apporter une assistance technique en matière de documentation, simplification et automatisation des procédures. Expert principal 2: expert IT en e-régulation (min. 70 jours de travail) Expertise Requise L expert IT en eregulations et eregistration sera chargé de la formation à l utilisation des systèmes et du développement de systèmes de collaboration en ligne Autres experts : Expert en communication et visibilité du projet (20 jours de travail) L expert en communication devra développer et mettre en application une stratégie de communication visant à assurer une bonne visibilité des initiatives régionales et nationales en faveur de la transparence et de la simplification administrative et des les défendre notamment auprès des institutions internationales et des opérateurs économiques (niveau régional et international). Contrat n 2 Organisation logistique de l aterlier de 5 jours et visibilité de l évènement Expert principal 1: Coordinateur de l'évènement (20 jours de travail) L organisateur de l évènement assumera la responsabilité de la bonne organisation de l évènement. Il/elle sera responsable de l organisation pratique de l évènement et d identifier et de mobiliser l ensemble des

3 Résultats attendus Activités principales ressources nécessaires pour assurer le niveau de qualité requis (préparation des invitations ; matériel de visibilité tel que bannières, dépliants, kits de conférence ; réservation et paiement des fournisseurs ; réservation des vols et accueil des participants ; paiement des per diem ; enregistrement des discussions afin de permettre aux experts chargés de l étude d en retirer un résumé des discussions). Il/elle devra se coordonner avec les experts chargés de l étude ainsi qu avec celui chargé de la visibilité du projet pour assurer l efficacité et la cohérence des actions posées. Expert principal 2: Expert en communication (15 jours de travail) L expert en communication travaillera en étroite collaboration avec les experts chargés de l étude et de la visibilité générale du projet afin de définir et mener les actions nécessaires à la bonne visibilité de l atelier, tout en maintenant la cohérence avec la visibilité générale du projet. Avec l aide du prestataire, il devra mobiliser les participants à l atelier. Il/elle devra également assurer la publication des kits de conférence, bannières, brochures et autres matériels de visibilité de la réunion. Résultat 1: Une cellule de facilitation des affaires est créée et rendue opérationnelle au sein de la Commission de l'uemoa, assurant le suivi et l appui aux réformes. Résultat 2 : des experts nationaux et régionaux sont formés dans le cadre d un atelier régional et accompagnés pour la mise en ligne sur les systèmes «eregulations» des procédures évaluées par le classement Doing Business, pour proposer des mesures de simplification pour les procédures documentées et pour faire progresser le processus d automatisation de la création d entreprise via la plateforme «eregistrations». Résultat 3 : Les initiatives régionales et nationales en faveur de la transparence et de la simplification administrative sont connues et défendues, notamment auprès des institutions internationales et des opérateurs économiques (niveau régional et international). Contrat n 1 Formation, suivi et visibilité du projet 1. Dans le mois suivant le démarrage du présent contrat, il présentera un rapport de démarrage pour approbation par le bénéficiaire et l'ugp de BizClim. Ce rapport sera établi sur la base d une réunion de coordination avec le bénéficiaire et l UGP de BizClim afin d exposer et de discuter la méthodologie. Il devra être concis et inclure notamment : les observations recueillies au cours de la revue de la documentation et des

4 réunions ; un exposé des changements éventuels introduits dans la méthodologie adoptée comparée à celle de l offre, avec une explication du pourquoi de ces modifications et une évaluation de l impact possible sur le programme de travail, les indicateurs et étapes (milestones) initialement prévus ; la date de l atelier de formation ; les activités prévues et le calendrier de livraison des outputs attendus ; une proposition de stratégie de communication. 2. Constituer l unité régionale de coordination et assurer l appui à ses activités, notamment la formation et le transfert des outils informatiques, l organisation de l atelier régional, le suivi et l appui aux équipes nationales et la diffusion de l information et la communication. Si nécessaire, les experts prépareront les documents constitutifs de cette unité régionale (par exemple, définition du mandat, du profil du personnel, des ressources nécessaires et/ou des critères d évaluation de l efficacité de l unité). La formation et le transfert des outils informatiques développés au niveau national vers le niveau régional consisteront à procéder au transfert de capacités nécessaires à l installation au niveau de la commission des outils et systèmes d informations développés par la Phase I du projet: uemoa.eregulations.org, video.eregulations.org, report.eregulations.org, news.eregulations.org, doc.eregulations.org. 3. Préparer les documents de base pour la formation des participants à l atelier régional. La formation consistera en une formation de formateurs pour la mise en ligne sur les systèmes «eregulations» des procédures évaluées par le classement Doing Business, l identification de mesures de simplification pour les procédures documentées et la progression du processus d automatisation de la création d entreprise via la plateforme «eregistrations». Les documents de base comprendront notamment les textes d'orientation (guides) et des normes régionales (directives) sur la transparence, la simplification, l'automatisation et la publicité des procédures dans l'espace UEMOA. Pour favoriser les possibilités d apprentissage en continu, l ensemble des documents seront mis à disposition sur le site de l UEMOA. 4. Développer et documenter le système «eregistrations» : un système de collaboration en ligne sera développé pour la mise en œuvre d un guichet unique virtuel. Le système sera basé sur un CMS (Content Management System) performant et intégrant la gestion des processus. 5. Organiser l atelier régional de formation et d appui. L atelier réunira environ 30 personnes (3 experts nationaux et le personnel de l UEMOA) pendant 5 jours à Ouagadougou. L organisation logistique

5 de l atelier sera confiée à un consultant extérieur. 6. Rédiger une synthèse des discussions et ajuster le matériel de formation en conséquence. 7. Assurer le suivi et l appui à la mise en œuvre : le chef d équipe devra assurer une supervision technique des activités de documentation des procédures, de vérification de la qualité des informations, et devra participer à des sessions de validation avec les administrations nationales. 8. Faire connaître et défendre visibilité et communication - les initiatives régionales et nationales en faveur de la transparence et de la simplification administrative, notamment auprès des institutions internationales et des opérateurs économiques (niveau régional et international). La stratégie de communication définie dans le cadre du rapport de démarrage et amendée au fil du projet devra être mise en œuvre tout au long de la phase de mise en œuvre du présent projet. La stratégie de communication s appuiera notamment sur la publication de matériel promotionnel, la communication en ligne, la publication de communiqués de presse et l organisation de conférences de presse. 9. Rédiger un rapport technique final définissant les activités menées et leur impact ainsi qu une feuille de route définissant clairement les étapes nécessaires à la poursuite du processus. Contrat n 2 Organisation logistique de l aterlier de 5 jours et visibilité de l évènement 1. Dans le mois suivant le démarrage du présent contrat, il présentera un rapport de démarrage pour approbation par le bénéficiaire et l'ugp de BizClim. Ce rapport sera établi sur la base d une réunion de coordination avec le bénéficiaire et l UGP de BizClim afin d exposer et de discuter la méthodologie. Il devra être concis et inclure notamment : les observations recueillies au cours de la revue de la documentation et des réunions ; un exposé des changements éventuels introduits dans la méthodologie adoptée comparée à celle de l offre, avec une explication du pourquoi de ces modifications et une évaluation de l impact possible sur le programme de travail, les indicateurs et étapes (milestones) initialement prévus ; la date de l atelier de formation ; les activités prévues et le calendrier de livraison des outputs attendus ; une proposition de stratégie de communication. 2. Organiser la logistique de l atelier régional de formation et d appui. L atelier réunira environ 30 personnes (3 experts nationaux et le personnel de l UEMOA) pendant 5 jours à Ouagadougou. Il se tiendra en

6 févier Le prestataire se coordonnera avec les experts chargés de l étude pour déterminer les dates effectives de l évènement, réserver les salles appropriées et obtenir le contenu nécessaire à l envoi des invitations et à la préparation des kits de conférence. La liste précise des participants avec leurs coordonnées sera établie par le consultant en charge de l étude qui devra la transmettre aux autres experts afin de faciliter l organisation de l atelier et la diffusion de l information ex-post. La qualité de la communication avec les participants devra être de haut niveau. S agissant d un atelier régional, l ensemble de la documentation devra être disponible en français. Par ailleurs, à des fins de dissémination tous ACP, certains documents devront être traduits en anglais (ex. résumé de discussions publié). 3. Assurer la visibilité de l atelier, y compris la préparation du matériel de visibilité et de communication (par exemple, Media, RP, Brochures, Résumé des discussions & dissémination, etc.) et sa distribution auprès des participants. Le prestataire se coordonnera avec l expert en communication pour tous les éléments touchant à la visibilité de l évènement (ligne graphique de la conférence, bannières, dépliants, layout des kits de conférence, organisation d une conférence de presse, etc.) afin d assurer une cohérence globale entre la visibilité du projet et celle de l évènement. 4. Préparation d un rapport final : le rapport final analysera dans quelle mesure les résultats ont été atteints et formulera des recommandations pour améliorer la mise en œuvre. Il analysera également les résultats du questionnaire distribué aux participants pendant les évènements afin de mesurer leur niveau de satisfaction et l utilité de l atelier. Contrat n 1 Formation, suivi et visibilité du projet Prix global : 200,000 EUR Indicative Budget Contrat n 2 Organisation logistique de l aterlier de 5 jours et visibilité de l évènement Prix unitaire : 125,000 EUR (Dépenses accessoires : 78,000 EUR)

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