Remplir un document Word à partir d'un formulaire

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1 Remplir un document Word à partir d'un formulaire Avec cette brochure, vous apprendrez à créer un formulaire simple sous Word. Celui-ci peut être destiné, une fois rempli, à garnir des zones du document que vous aurez au préalable définies... On pourrait imaginer, par exemple, de créer un formulaire pour remplir l'adresse du destinataire, mais les applications sont quasiment infinies... Concrètement, à chaque fois que vous ouvrez le document (il est possible de faire appel à un modèle), un formulaire se présentant sous la forme d une boîte de dialogue s ouvre, l utilisateur remplit alors les champs qu on lui propose, puis valide le formulaire : les contenus des rubriques se disposent automatiquement aux endroits prévus par avance lors de la conception du document Nota : ce guide concerne les versions de Word allant de 2000 à 2007 (les illustrations sont réalisées sous Word 2007). Etape 1 Afficher l onglet développeur Important : seuls les utilisateurs de Word 2007 sont concernés par cette partie. En effet, Word 2007 n affiche pas par défaut les fonctions permettant d accéder à l éditeur Visual-Basic ou à la gestion des macros. Pour savoir comment afficher l onglet développeur donnant accès à ces fonctions, consultez l article «je souhaite accéder aux fonctions de macros ou de visualbasic editor, or je ne trouve pas le menu correspondant comment faire?» dans la rubrique questions fréquemment posées ( ) Etape 2 Autoriser l exécution de macros L utilisation de macros est nécessaire pour mener à bien le projet, or, certains virus sont conçus à l aide de macros. De ce fait, depuis quelques temps déjà, les logiciels Office (dont Word) bloquent leur exécution. Pour remédier à ce problème, choisissez le menu «Outils», l'option «Macro» puis «Sécurité». Il est conseillé de choisir le mode «Moyen», puis cliquez sur «OK». Allez dans l onglet développeur et cliquez sur, choisissez alors l option «Désactiver toutes les macros avec notification», de cette façon, vous pouvez choisir d'activer ces macros au cas par cas. Pour n avoir aucun message d avertissement lors de la présence de macros, sélectionnez «Activer toutes les macros».

2 Etape 3 Création du document et mise en place des signets - Créez un nouveau document Word, Enregistrez le sous le nom de «Formulaire», par exemple. Du fait que nous allons utiliser des macros, il convient de changer le type du fichier. Dans la rubrique «Type», en bas de la fenêtre, sélectionnez «Document Word prenant en charge les macros» (figure ci contre). - Après l enregistrement, appuyez sur la touche "Entrée" trois ou quatre fois afin de créer des marques de paragraphes. Elles seront visibles à l'écran si vous avez activé l'icône qui permet d afficher les caractères invisibles ( ). - Cliquez au niveau de la première marque, et sélectionnez le menu «Insertion Signet» comme le montre la figure ci - dessous (1). Un signet est un repaire invisible pour l utilisateur, chaque repère correspond à l emplacement où doit apparaître le contenu d un champ du futur formulaire. Nommez votre signet «Text1» et cliquez sur le bouton «Ajouter» (2). Faites la même chose au niveau de la troisième marque, nommez cette fois - ci votre signet «Text2» et cliquez sur le bouton «Ajouter». Ne soyez pas surpris(e), les signets n apparaissent pas sur votre feuille

3 Etape 4 La création du formulaire Pour créer notre formulaire de renseignements, nous allons utiliser un «UserForm». Allez dans le menu «Outils - Macros - Visual Basic Editor». Allez dans l onglet développeur et cliquez sur l icône «Visual Basic». Lorsque l'éditeur est lancé, choisissez «Insersion - User Form». IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez vous que la ligne «Project (Formulaire)» ou «Project (Document1)» est bien sélectionnée (figure ci-contre). Si ce n est pas le cas, un message d erreur «erreur 424, objet requis» apparaîtra au moment de l exécution du formulaire. La grille de création du formulaire nommé «UserForm1» apparaît maintenant, nous allons créer deux zones de texte dans lesquelles l utilisateur pourra saisir de l information. Cliquez sur l icône, puis cliquez dans le fond du formulaire à l endroit où vous souhaitez créer la zone. Répétez une fois l'opération pour avoir deux zones, cliquez deux fois (pas de double - clic) dans la première zone et inscrivez par exemple : Votre nom ici. Répétez l'opération sur la deuxième zone en inscrivant cette fois - ci : Votre prénom ici (voir figure ci contre). Bien sûr il existe de nombreuses autres possibilités de champ Sélectionnez ensuite l'outil «Bouton de commande» cliquez sur le formulaire. Ce bouton servira à valider la saisie. et Une fois mis en place, faites un double - clic sur le bouton, une fenêtre apparaît indiquant : Private Sub CommandButton1_Click() End Sub Cliquez entre ces deux lignes afin d'y insérer le texte suivant (vous pouvez le copier coller) : With ActiveDocument.Bookmarks("Text1").Range _.InsertBefore TextBox1.Bookmarks("Text2").Range _.InsertBefore TextBox2 End With UserForm1.Hide Bien sûr, lorsque vous souhaiterez plus tard insérer vos propres formulaires, il conviendra d adapter ce code. Pour information, Bookmarks signifie «Signet», InsertBefore, «insère avant», UserForm1.Hide masque le formulaire nommé «UserForm1»

4 Modifiez la légende du bout on en inscrivant dans la propriété «Caption», le mot «Valider» en lieu et place de «CommandButton1». Fermez la fenêtre «Visual Basic» : vous retrouvez votre document Word (enregistrez le éventuellement) Etape 5 La création de la macro de lancement Nous allons maintenant créer une macro destinée à lancer le formulaire (une macro est une fonctionnalité permettant d automatiser des opérations simples). Sélectionnez le menu «Outils - Macro - Nouvelle macro». Nommez la macro «Affiche_form», sélectionnez «Formulaire» (le nom de votre document) dans la zone de liste «Enregistrer la macro dans», et enfin cliquez sur le bouton «Barres d'outils». Allez dans l onglet développeur et cliquez sur l icône. Dans la fenêtre «Enregistrer une macro», le bouton «Barres d'outils» se nomme désormais «Bouton». IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez vous que dans la ligne «Enregistrer la macro dans :» «Formulaire» ou «Document» est bien sélectionné (figure ci-contre). Si ce n est pas le cas, un message d erreur «erreur 424, objet requis» apparaîtra au moment de l exécution du formulaire. Une fenêtre s'affiche : cliquez et faites glisser l'élément : «Project.Newmacros.Affiche_form» vers une barre d'outils en haut de votre écran (un bouton sera créé lorsque vous relâcherez le bouton de la souris). Notez que le curseur se transforme en I si vous pouvez déposer l'élément... Plus tard, vous pourrez modifier l aspect de la barre d outils en cliquant dessus à l aide du bouton droit de la souris et en choisissant le bouton «Personnaliser». La fenêtre des options Word s affiche à la rubrique «Personnaliser». Cliquez sur l élément «Project.Newmacros.Affiche_form», et cliquez sur le bouton «Ajouter» l élément apparaît dans la liste de droite, cliquez alors sur «OK» Stoppez alors l enregistrement de la macro à l aide de l icône.

5 Ouvrez ensuite le menu «Outils Macro Macros». Dans l onglet «Développeur», cliquez sur l icône La fenêtre de gestion des macros s ouvre, sélectionnez la macro «Affiche_form», puis cliquez sur le bouton «Modifier». La fenêtre «Visual basic» s ouvre à nouveau, avec en avant plan la fenêtre de macro «NewMacro.Affiche_form». Dans cette fenêtre, on trouve les bornes de la procédure : Sub Affiche_form() End Sub Insérez le texte entre les bornes : Load UserForm1 UserForm1.Show Afin d'obtenir ceci : Sub Affiche_form() Load UserForm1 UserForm1.Show End Sub Fermez la fenêtre «Visual basic» et sauvegardez votre document Word

6 Pour lancer le formulaire, cliquez sur le bouton (*) que vous aviez créé précédemment dans la barre d outils. Le formulaire apparaît, garnissez les rubriques et cliquez sur «Valider». Les zones de signet que vous aviez définies reçoivent les valeurs saisies. A vous maintenant d adapter cette technique à vos besoins (*) Si vous n avez pas pu créer ce bouton, vous pouvez tout de même lancer la macro Macros». : ouvrez le menu «Outils Macro Dans l onglet «Développeur», cliquez sur l icône La fenêtre de gestion des macros s ouvre, sélectionnez la macro «Affiche_form», puis cliquez sur le bouton «Exécuter».

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