DGBI. Projet de transformation des activités et des systèmes des Biens immobiliers (PTASBI) Direction générale des biens immobiliers (DGBI)

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1 Direction générale des biens immobiliers (DGBI) Projet de transformation des activités et des systèmes des Biens immobiliers (PTASBI) DGBI Équipe du PTASBI Déjeuner de l Institut des biens immobiliers du Canada Le 20 juin 2013

2 Au programme 2 Mot de bienvenue 3 Aperçu du PTASBI 12 Aperçu de la solution NOVUS 16 Scénario impliquant l'interaction de processus Besoin de nouveaux locaux 25 Répercussions globales du changement 30 Harmonisation et modernisation 31 Gestion des avantages de la solution NOVUS 37 Mot de la fin et période de questions 2

3 Aperçu du projet Aperçu du PTASBI 3

4 Aperçu du projet Aperçu du PTASBI et de NOVUS Le Projet de transformation des activités et des systèmes des Biens immobiliers se traduira par la mise en œuvre de la solution NOVUS. La composante «Transformation des activités» comprend l adoption et l intégration à l échelle nationale de processus opérationnels liés aux biens immobiliers qui sont conformes aux normes de l industrie. La composante «Transformation des systèmes» vise à remplacer plusieurs systèmes indépendants en place par un système commercial de technologie de l information intégré. Les activités de gestion du changement comprennent les communications avec les intervenants ainsi que leur participation, la formation et le soutien technique continus, en vue de faciliter la transformation. La solution combinée s appellera NOVUS. Le lancement initial de la solution, prévu pour le début de 2014, jettera les bases nécessaires au développement continu de cette dernière par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, et à son adoption éventuelle par d autres ministères. 4

5 Aperçu du projet NOVUS La solution de base Gestion du portefeuille (PRT) Gestion de projets (PRJ) PRT 010 Planifier le portefeuille PRT 020 Planifier l'achat de biens immobiliers, acquérir et aliéner ceux-ci PRJ 010 Définir le projet PRJ 020 Planifier le projet PRJ 030 Concevoir le projet PRT 030 Gérer les biens immobiliers PRT 040 Surveiller le rendement des biens et du portefeuille PRJ 040 Mettre en œuvre le projet PRJ 050 Clore et évaluer le projet Gestion de l'entretien (GE) GE 010 Élaborer un plan annuel GE 020 Acquérir et gérer des ressources et de l'équipement GE 030 Déterminer et planifier l'entretien Gestion des installations (GI) GI 010 Élaborer un plan annuel GI 020 Fournir des services aux locataires GE 040 Établir le calendrier des travaux d'entretien GE 050 Effectuer l'entretien GE 060 Analyser le rendement et établir des rapports sur celui-ci GI 040 Analyser le rendement et établir des rapports sur celui-ci Activités générales (AG) AG 020 Gérer les finances AG 030 Gérer les ressources humaines AG 040 Acquérir des matériaux et des services La solution de base comprend les aspects clés suivants : Gestion du portefeuille et des locaux Gestion de projet Planification des investissements et établissement des budgets La solution de base exclut les aspects suivants : Gestion de l entretien Gestion des installations Gestion des intervenants clients 5

6 Aperçu du projet Pourquoi NOVUS? Pourquoi mettons-nous en œuvre la solution NOVUS? Les systèmes actuels de technologie et de gestion de l information de la Direction générale des biens immobiliers sont vieux et indépendants, et leur entretien est coûteux. (Cela signifie qu ils ne «communiquent» pas entre eux et qu il est difficile de lier des renseignements d un système à l autre.) En conséquence, il nous est difficile: de faire rapport de nos résultats avec rigueur et uniformité, d obtenir de l information à jour et de nous assurer que les secteurs d activité de la Direction générale sont en phase les uns avec les autres. 6

7 Aperçu du projet Pourquoi NOVUS? La solution NOVUS vise à: accroître l efficience et l efficacité en harmonisant et en intégrant les processus et les systèmes de la Direction générale des biens immobiliers, en simplifiant la saisie de données et l échange de renseignements, et en améliorant la prestation de services. La solution NOVUS aidera la Direction générale à trouver de meilleurs moyens de travailler ainsi que d accroître la responsabilisation, la prise de décisions et l établissement de rapports. Elle fournira des renseignements sur la gestion intégrée des milieux de travail et aidera l organisation à gérer son portefeuille immobilier de façon plus stratégique. 7

8 Aperçu du projet Principes stratégiques sous-jacents à NOVUS Information Visibilité accrue et accès opportun à l information par l intégration et l automatisation Échange d information amélioré au moyen de processus et de formats de données normalisés Besoin de base en matière de biens immobiliers : amélioration de l interopérabilité avec les processus décisionnels du secteur privé et des entreprises Intégration Intégrité Élimination du dédoublement des efforts et des échanges de tâches entre les employés Meilleure intégration des processus opérationnels des technologies et des personnes Harmonisation accrue à l échelle nationale Besoin de base en matière de biens immobiliers : amélioration de l efficience des ressources. Renforcement de la propriété de l information Caractéristiques d assurance de la qualité des systèmes améliorées Source unique de données Besoin de base en matière de biens immobiliers : intendance et établissement de rapports précis 8

9 Aperçu du projet Parcours du PTASBI re DP (annulée); 2 e DP Terminée Phase du lancement Attribution du contrat Approbation du CT, le 22 mars 2011 Planification complète de la portée, des coûts, de la définition de la conception et de la mise en œuvre ADP pour la planification complète Phase de la définition Terminée en décembre 2011 Portée modifiée en janvier 2012 Planification de base de la portée, des coûts, de la définition de la conception et de la mise en œuvre ADP pour la planification de base Terminée en mars 2012 Terminée le 19 juin 2012 Conception, construction, mise à l essai et déploiement de la solution NOVUS Phase de la mise en œuvre Achèvement prévu en janvier 2014 Clôture du Projet Achèvement prévu en juin

10 Aperçu du projet Liens de dépendance Élaboration de la solution Activité d élaboration de la solution Secteurs responsables 1 Mise en œuvre des normes de l industrie SGLPSI et SGSPT 2 Préparation des dessins AutoCAD SGLPSI et SGSPT 3 Conversion des données DGCS, SPSAR 4 Transition et préparation des ressources humaines et de l organisation 5 Intégration technique complète et intégration de l ensemble de la solution avec SIGMA; coordination de projet Tous CSC, SCASN, STI-BI, DGCS 10

11 Aperçu du projet Liens de dépendance Déploiement et réalisation des avantages Activité d élaboration de la solution 1 Harmonisation des activités (achèvement) Rôles et organisation harmonisés avec les nouveaux processus «Fonctionnement» de l organisation en place Secteurs responsables Tous 2 Logistique liée à l état de préparation du site Personnel, processus, données et technologies 3 Pleine participation telle qu elle est exigée durant la formation sur la solution NOVUS SGLPSI, SGSPT DGCS, STI BI, SGP SCN, SOCN et régions SGLPSI, SGSPT, SPSAR, STI BI, SGP SCN, SOCN et régions 4 Systèmes en place mis hors service DGCS, STI BI 5 Soutien de la direction en place pour garantir l utilisation de la solution NOVUS 6 Amélioration continue pour intégrer et mettre hors service les derniers systèmes en place Tous DGCS 11

12 Aperçu de la solution Aperçu de la solution NOVUS 12

13 Aperçu de la solution Contexte du système de l environnement actuel Winery SGPA SPIB GIAO SIGI PS/SP SIFG SGBI SDLL/ SAO SIGS TECH2 SGAFPS 13

14 Aperçu de la solution Contexte du système de la solution NOVUS SPIB GIAO SIFG SIGS SGAFPS PS/SP SGBI 14

15 Aperçu de la solution Aperçu de la solution - de bout en bout Données de base Contrats immobiliers Planification annuelle relative aux immeubles Projets SP n o 1 - Modélisation des données sur les immeubles et les terrains SP n o 3 - Contrats de prise à bail SP n o 7 - Planification de investissements annuels dans les immeubles SP n o 12 - Gestion de projet projets financés par crédits SP n o 2 - Modélisation des données sur les infrastructures et les ouvrages SP n o 4 - Contrats de location à bail relatifs aux accords d occupation SP n o 8 - Budgétisation annuelle des coûts de fonctionnement et des services publics SP n o 13 - Gestion de projet projets d autres ministères débités SP n o 5 - Contrats de location à bail de locaux commerciaux SP n o 10 - Planification annuelle des recettes SP n o 6 - Contrats de location à bail pour les accords de logement SP n o 9 - Prévisions et contrôle au cours de l exercice SP n o 11 - Planification du portefeuille 15

16 Scénario impliquant l'interaction de processus Aperçu Les sous-processus de la solution NOVUS ont constitué le cadre qui a permis la conception détaillée de la solution. Or, les situations qui surviennent dans la réalité de la conduite des opérations ont tendance à faire interagir les sous-processus les uns avec les autres. Grâce à l'exécution des sous-processus dans le système SAP regroupant SIGMA et la solution NOVUS, des liens de synergie et des points d'intégration se créeront entre les sous-processus, de même qu'entre les modules de SAP. Le scénario impliquant l'interaction de processus qui est décrit ci-après vise à mettre en évidence certains des points d'intégration et des liens de synergie précités. Lors d une évaluation du produit et d un essai d'utilisateur, nous utilisons un scénario de ce type pour vérifier le bon fonctionnement et la cohésion de la solution. Nous nous servons aussi de ce type de scénario pour favoriser la collaboration et la discussion parmi les responsables des processus opérationnels (en règle générale, il s'agit de chefs de directions) alors que nous mettons la dernière main à la conception fonctionnelle détaillée. 16

17 Scénario impliquant l'interaction de processus Besoin de locaux supplémentaires Un locataire de longue durée a besoin, dans un délai de 24 mois, de locaux supplémentaires qui seront financés dans le cadre d'un programme approuvé par le Conseil du Trésor. Le locataire veut aussi étudier la possibilité de remplacer ses locaux loués actuels parce qu'il est plus ou moins satisfait du rendement du locateur. Ces locaux sont considérés peu optimaux, car leur rapport coût-qualité se situe parmi les plus faibles. Ce scénario comprend les sous-processus suivants : SP11 - Planification du portefeuille SP07 - Plan d'investissement annuel dans l'immeuble SP03 - Contrats de prise à bail SP01 - Modélisation des données sur les immeubles et les terrains SP12 - Gestion de projet financement par crédits SP04 - Contrats de location à bail relatifs aux accords d occupation 17

18 Scénario impliquant l'interaction de processus Planification de nouveaux locaux Données de base SP n o 1 - Modélisation des données sur les immeubles et les terrains Contrats immobiliers SP n o 3 - Contrats de prise à bail SP n o 4 - Contrats de location à bail relatifs aux accords d occupation Planification annuelle relative aux immeubles 7 10 SP n o 7 - Planification de investissements annuels dans les immeubles SP n o 8 - Budgétisation annuelle des coûts de fonctionnement et des services publics 11 Projets SP n o 12 - Gestion de projet projets financés par crédits SP n o 13 - Gestion de projet projets d autres ministères débités SP n o 11 Planification du portefeuille 18

19 Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES Évaluation du portefeuille 1. On se fonde sur un rapport sur le contrôle du rendement des biens provenant de la solution NOVUS pour évaluer les locaux existants. 2. Le contrat de prise à bail consigné dans le module RE-FX est examiné, parce qu'il décrit les engagements pris envers le locateur actuel, ainsi que les clauses de prorogation, de renouvellement et de résiliation du contrat. 19

20 Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES Évaluation du portefeuille 3. Une demande de recherche de biens immobiliers correspondant à un questionnaire sur les besoins en locaux du client décrit ces besoins (la demande «tangible»). 20

21 Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES (suite) Évaluation du portefeuille 4. On prend la décision stratégique selon laquelle une recherche de locaux (visant à en trouver de nouveaux) est justifiée. 5. On crée un rapport sur les activités de location planifiées dans le module RE-FX, afin d'évaluer les possibilités de regroupement de locaux loués et de saisir les dates importantes. 21

22 Scénario impliquant l'interaction de processus Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES (suite) Planification des investissements et des coûts 6. Une demande de crédits est créée dans le module IM pour le projet de recherche de locaux qui sera lancé pendant l'exercice financier en cours. 7. Un projet de contrat est créé (par rapport à un immeuble visé par la planification régionale) pour permettre de déterminer les coûts estimatifs du bail et de représenter l'offre «approximative» censée s'ajouter au parc immobilier l'an prochain. 8. Une demande de crédits est aussi créée dans le module IM aux fins de planification des coûts d'aménagement des nouveaux locaux. Ces coûts sont censée être engagés au prochain exercice financier. La valeur de la demande de crédits est déterminée selon l'estimation des coûts d'aménagement normaux par mètre carré. 22

23 Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES (suite) Ajout de nouveaux locaux 9. Une recherche de locaux permet de trouver de nouveaux locaux viables situés dans un immeuble où TPSGC n'est pas locataire. Il en découle la création de données de base dans le module RE-FX, à savoir des objets architectoniques (situation, bâtiment, étages) et des objets d'utilisation (unité économique, bâtiment). 10. Un contrat de prise à bail est créé dans le système en fonction de l immeuble tel qu il est. Il vient ainsi remplacer le projet de contrat créé par rapport à l'immeuble visé par la planification régionale. 23

24 Scénario impliquant l'interaction de processus Scénario impliquant l'interaction de processus Un locataire de longue durée a besoin de locaux supplémentaires. ÉTAPES (suite) Planification de l'immeuble 11. Un Plan de gestion des immeubles (PGI) est établi pour le nouvel immeuble loué, lequel fera partie du portefeuille de TPSGC au prochain exercice financier. Il est alors indiqué que la principale dépense de fonctionnement, c'est-à-dire le loyer, est attribuable au contrat de prise à bail du module RE-FX. 12. Le projet d'aménagement est décrit plus en détails, et les estimations de coûts sont mises à jour. La demande de crédits créée dans le module IM est réattribuée à un niveau hiérarchique de même module se rapportant à l'immeuble même créé dans le module RE-FX. Le projet d'aménagement comptera parmi les principaux éléments du plan d'investissement opérationnel concernant l'immeuble. 13. La demande de crédits du module IM correspondant au projet d'aménagement est approuvée, si bien qu'elle devient «approuvée et financée» dans le système. 24

25 Répercussions du changement Répercussions globales du changement 25

26 Répercussions du changement Répercussions sur l organisation et les ressources humaines Répercussions globales sur l organisation (état futur) Mise hors service de cinq systèmes actuels - Les fonctions seront incorporées dans SAP. - Certains rôles actuels ne seront plus nécessaires (agent responsable du WinSRI et des accords d occupation) Un seul système ministériel (SAP) - La DGBI et la Direction générale des finances seront davantage intégrées l'une à l'autre. Nouvelle terminologie 26

27 Répercussions du changement Répercussions sur l organisation et les ressources humaines Répercussions globales sur l organisation (état futur) Gestion des données et utilisation du système - Nouveau centre d'expertise de la gestion des données de base - Changement des responsabilités de plusieurs rôles (responsabilité assumée au point d'entrée) Intégration - Nouveaux points d'intégration entre les groupes et les activités - Nouvelles relations professionnelles (répercussions sur la gouvernance) Rapports normalisés - Nouvelle présentation - Capacité accrue d exploration et d analyse des données 27

28 Répercussions Répercussions: Rapports normalisés Toutes les données incluses dans Entreprise Central Component (ECC) de SAP sur la Planification des ressources de l'entreprise seront accessibles dans des formats normalisés Les utilisateurs finaux auront accès à toutes les données permises par leur accès de sécurité général (assigné par donnée et par transaction). Les utilisateurs finaux peuvent manipuler les rapports normalisés en utilisant les «champs dynamiques» pour changer la disposition, ajouter ou enlever des champs, changer l ordre des champs, etc. Les données peuvent être regroupées ou élargies pour se concentrer sur des rapports de synthèse ou des détails, selon le besoin. Les utilisateur finaux doivent comprendre la base de données, comment elle est structurée et ce que sont les objets. La capacité de «créer» sera limitée aux groupes ou individus désignés. La production de rapports d ECC comprend la capacité de demande d information, mais elle ne permet pas aux utilisateurs de décomposer et décortiquer les données entre les modules. Pour ce faire, ils devront utiliser B-I. 28

29 Répercussions Répercussions: Rapports normalisés 25 objets 59 objets L'iceberg représente l'effort de travail total relatif à la conception de l'outil BW/BOBJ qui est définie dans le cadre des séances sur la conception. Les deux quadrants supérieurs représentent les outils analytiques qui doivent être mis en place. Il s'agit des éléments que les utilisateurs verront et utiliseront. 78 objets 17 objets Les deux quadrants inférieurs représentent l'infrastructure de la solution technique et les transformations des règles opérationnelles nécessaires pour fournir tous les renseignements requis par les outils analytiques. Les utilisateurs finaux ne verront et n'utiliseront pas ces éléments 29

30 Modernisation La solution NOVUS permettra à TPSGC de moderniser ses opérations et de se conformer à l'orientation stratégique du gouvernement du Canada en : tirant parti des avancées et du soutien continu qui sont inhérents à l'adoption d'un système commercial; normalisant ses façons de faire, en vue d'accroître l'uniformité à l'échelle nationale (processus, rapports, rôles) et de pouvoir mieux s'adapter aux changements qui surviennent; intégrant, dans une seule et même solution de planification des ressources de l'entreprise, les fonctions de gestion immobilière, de gestion financière et de gestion du matériel; améliorant ses capacités d'établissement de rapports afin de répondre à la demande croissante; jetant les bases d'une méthode normalisée de gestion de l'information sur les biens immobiliers du gouvernement du Canada. 30

31 Avantages de la solution NOVUS Avantages pour la gestion 31

32 Avantages de la solution NOVUS En général La solution NOVUS permettra à TPSGC de faire des gains d'efficience et de remédier aux pénuries de ressources et d'expertise en : intégrant davantage les processus opérationnels, la technologie et les personnes; en réduisant l'effort requis pour la collecte et le rapprochement des données provenant de multiples sources; en mettant davantage l'accent sur des activités de plus grande valeur (stratégiques et analytiques); en créant une seule source d'information responsable; - les données transactionnelles sont saisies directement dans le système au point où elles sont recueillies, - réduction du nombre de transferts, exactitude et efficacité accrues. 32

33 Avantages de la solution NOVUS En général La solution NOVUS permettra à TPSGC de faire des gains d'efficience et de remédier aux pénuries de ressources et d'expertise grâce à : une meilleure harmonisation des volets opérationnels; l'automatisation (saisie automatique des données concernant plusieurs transactions «en aval»); la mise hors service de systèmes actuels; une plus grande capacité de consigner avec exactitude les renseignements sur les facteurs de risque, les indicateurs de rendement et les tendances, entre autres renseignements clés, d'en faire le suivi et de faire rapport à leur égard. 33

34 Avantages de la solution NOVUS Gestion du portefeuille immobilier La solution NOVUS offrira : un dépôt unique de renseignements fiables et pertinents qui faciliteront la prise des décisions; une meilleure harmonisation et une meilleure intégration des objectifs en matière de politiques, des objectifs stratégiques et des activités de projet, ce qui permettra de lier les approbations de financement aux plans d'investissement. 34

35 Avantages de la solution NOVUS Gestion du portefeuille immobilier (suite) La solution NOVUS offrira : l'établissement en bonne et due forme d'un processus de planification du portefeuille, et une plus grande intégration de la planification et du processus de financement; de l'information plus exhaustive sur l'histoire de l'organisation qui facilitera le transfert des connaissances. 35

36 Avantages de la solution NOVUS Gestion des locaux La solution NOVUS offrira : un unique système intégré qui permettra des processus normalisés et une plus grande intégrité des données; de la rigueur et des règles administratives automatisées qui faciliteront le transfert des connaissances sur les politiques et les pratiques; un meilleur suivi et une plus grande visibilité des données sur l'utilisation des locaux, aux fins de gestion de la mise en œuvre des normes relatives aux locaux du gouvernement du Canada; de meilleurs liens entre les renseignements sur les locaux et les renseignements financiers, aux fins de suivi des économies réalisées. 36

37 Avantages de la solution NOVUS Gestion des projets La solution NOVUS offrira : une base de données plus exactes sur les activités de projet (notamment en ce qui concerne les jalons); la normalisation accrue des structures de projets et des rapports plus uniformes; la consignation des indicateurs relatifs au respect des délais, du budget et de la portée des projets; plus de visibilité dans les données sur les coûts totaux des projets. des capacités renforcées quant à l'établissement des prévisions liées aux projets. 37

38 Mot de la fin, période de questions et questionnaire Période de questions 38