PROJET SERVICE. Association de Tutelle et d Insertion Sociale. Parc Pompidou CP VANNES CEDEX accueil@atis-vannes.

Transcription

1 Association de Tutelle et d Insertion Sociale Parc Pompidou CP 3455 PROJET VANNES CEDEX accueil@atis-vannes.fr DE SERVICE «Le projet est d abord une dynamique tant par le processus de production qui associe les parties prenantes que par sa mise en œuvre qui stimule les équipes» (ANESM)

2 SOMMAIRE INTRODUCTION... P 3 I L HISTORIQUE... P 4 II L ACTION DANS UN CADRE ASSOCIATIF, AUTOUR DE VALEURS... P 5 III LES MISSIONS... P 6 IV LA POPULATION CONCERNEE... P 8 V LE SECTEUR... P 10 VI LES MOYENS... P 12 VII LE FONCTIONNEMENT... P 17 VIII LA MISE EN ŒUVRE DES MESURES DE PROTECTION... P 22 IX L EVALUATION DE L ACTIVITE... P 29 X LES PERSPECTIVES DU SERVICE POUR P 32 2

3 INTRODUCTION Selon le code de l action sociale et des familles, il est élaboré un projet d établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d organisation et de fonctionnement. Ce projet de service a fait l objet de rencontres préparatoires avec le personnel sous la forme de : Réunions par métiers (déléguées mandataires, secrétaires, comptables) ayant pour objectif de répertorier nos atouts, nos points forts et ceux sur lesquels nous pouvons apporter des améliorations. Lecture de l avant projet de service par l ensemble du personnel. Révision par le comité de pilotage de la Démarche Qualité à partir des commentaires du personnel. Au terme de cette phase préparatoire, un comité s est réuni pour rédiger le projet définitif. Il a été validé par le Directeur puis approuvé par le Conseil d Administration de l en date du 24 février Il est prévu qu il soit présenté et commenté lors du prochain groupe d expression. 3

4 I - L HISTORIQUE L association a été constituée en 1997 par la volonté d un groupe d administrateurs de pérenniser l activité d une association, «Vivre Autrement», qui a du cesser son activité au cours de cette période. Cette association était surtout centrée sur l insertion par le logement de personnes faisant l objet d une mesure de protection judiciaire. Ainsi, le service a assuré la continuité du suivi des 60 mesures de protection et repris les 3 salariés de la précédente association. Son objet était d exercer l ensemble des activités relevant de la gestion de mesures de protection. Le savoir-faire reconnu de l a permis un accroissement continu de son activité avec des moyens humains constants comme indiqué dans les tableaux cidessous. Evolution de l activité au cours des 7 dernières années (données au 31 décembre de chaque année) Evolution du nombre de salariés pendant cette période (moyenne sur l année en équivalent temps plein) ,90 21,70 23,04 24,40 24,05 23,90 23,80 4

5 II L ACTION DANS UN CADRE ASSOCIATIF, AUTOUR DE VALEURS L propose un savoir-faire en matière d accompagnement de majeurs protégés. Sa valeur première est de placer le majeur au cœur du dispositif de protection. Afin de mettre en œuvre cette valeur, elle s engage à remplir sa mission : En portant attention à chaque personne, ce qui implique : un accueil personnalisé, une écoute et une bonne évaluation de ses besoins, un respect mutuel, un respect de sa dignité, de son intégrité, de sa citoyenneté, un droit à l information sur ses droits, ses devoirs, sur l aide qui peut lui être apportée avec ses limites, un respect des libertés individuelles, des droits civiques et des liens familiaux, une évaluation et un suivi réguliers des dispositions mises en place. En prenant en compte ses difficultés, ses spécificités et ses attentes lors de l élaboration de son projet personnalisé, sa mise en œuvre et son suivi. En tissant un lien social efficace et solide auprès d elle en assurant un travail de partenariat avec les réseaux de proximité, l entourage de la personne protégée, les services et organismes sociaux, les différentes structures d accueil favorisant ainsi la continuité de l accompagnement de la personne protégée. En recherchant un professionnalisme, qui permet de prendre en compte l évolution de la population accueillie, qui nécessite une formation continue des personnels, une valorisation de leurs compétences, une pluridisciplinarité des équipes intervenant auprès des majeurs protégés, un travail en réseau, et un partenariat avec les autres associations tutélaires. La déclinaison de ces valeurs dans nos activités auprès des majeurs protégés s appuie sur le principe du respect mutuel et se traduit par : la recherche de la plus grande transparence, la recherche de la participation active dans l élaboration et la mise en œuvre de la mesure, la recherche de la participation dans le fonctionnement du service, la recherche de l intérêt et du bien-être de la personne, le respect des différences et du choix de vie de chacun. 5

6 III - LES MISSIONS Les missions du service sont d assurer la représentation et/ou l assistance de personnes majeures, faisant l objet d une mesure de protection juridique, par un accompagnement personnalisé et adapté. Les professionnels du service ont pour volonté d associer le majeur protégé au dispositif d accompagnement et de «faire avec lui» dans la mesure de ses capacités et de sa volonté. L exerce ces mesures auprès d une population résidant dans le Morbihan. Elles sont principalement de 5 natures : Curatelle simple (art 440 et suivant du code civil) : mesure «légère» où la personne perçoit ses revenus et s acquitte seule de ses dépenses, notre mission consistant à l accompagner dans les actes importants de sa vie civile. Des mesures aménagées peuvent être ordonnées par les juges des tutelles comme la surveillance du compte courant. Curatelle renforcée (art 472 du code civil) : mesure d accompagnement, d assistance et de conseil de personnes dans les actes courants de la vie civile. Nous percevons leurs revenus et nous acquittons leurs dépenses; certains actes étant établis d un commun accord. Des mesures aménagées peuvent être ordonnées par les juges des tutelles comme l attribution d une carte de paiement. Tutelle (art 440 et suivants du code civil) : mesure de représentation, d assistance et d accompagnement de personnes dans tous les actes de la vie civile. Nous percevons leurs revenus et nous acquittons leurs dépenses, certains actes devant faire l objet d une requête auprès du juge des tutelles. Sauvegarde de justice (article 433 et suivants du code civil) : mesure d urgence au périmètre limité contribuant à assurer une protection juridique temporaire dans l attente de la prononciation d une mesure de curatelle/tutelle ou dans le but d accomplir certains actes déterminés. Mesure ad hoc : En l absence de subrogé curateur ou de subrogé tuteur, le curateur ou le tuteur dont les intérêts sont, à l'occasion d'un acte ou d'une série d'actes, en opposition avec ceux de la personne protégée ou qui ne peut lui apporter son assistance ou agir pour son compte en raison des limitations de sa mission, fait nommer par le juge ou par le conseil de famille s'il a été constitué un curateur ou un tuteur ad hoc, chargé de le représenter ou de l'assister dans une mission bien déterminée. 6

7 La mesure de protection concerne la personne et/ou ses biens et a pour finalité ses intérêts dans le respect de ses droits tout en favorisant son autonomie, dans la mesure de ses capacités. Curatelle simple Répartition par nature des mesures exercées au 31 décembre 2013 Curatelle renforcée aux biens Curatelle renforcée aux biens et à la personne Tutelle Sauvegarde de justice Ad hoc Ces mesures de protection font l objet d une ordonnance provenant des Tribunaux d Instance de Vannes (473 mesures), de Lorient (195 mesures), d autres tribunaux en dehors du Morbihan (4 situations) et de la Cour d Appel de Rennes. Pour exercer ses missions, le service est tenu d appliquer ce qui est mentionné sur les ordonnances, en conformité avec : la loi du 5 mars 2007 réformant la Protection Juridique des Majeurs, ses décrets, circulaires et arrêtés, les autres dispositifs légaux institués par ladite loi comme celle du 2 janvier 2002 et les articles du Code de l Action Sociale et des Familles contribuant à garantir l exercice effectif des droits de la personne protégée. 7

8 IV LA POPULATION CONCERNEE Le Juge, saisi d une demande de placement sous régime de protection judiciaire, s assure de la nécessité de la protection, du respect des principes de subsidiarité et de proportionnalité de la mesure. La demande doit être accompagnée d un certificat circonstancié constatant une altération des facultés mentales et/ou corporelles de la personne. Depuis sa création, l accompagne un public hétérogène sans aucune discrimination. Ainsi, les professionnels font face à une diversification de la population et de ses altérations. Les personnes accompagnées sont soit accueillies en structure d hébergement (28.40% des mesures, hors sauvegardes de justice, au 31 décembre 2013), soit résident à leur domicile (71.60% des mesures, hors sauvegardes de justice, au 31 décembre 2013). Le service a du s adapter à une croissance régulière du nombre de mesures durant les 7 dernières années et à une augmentation des mouvements de dossiers (entrées/sorties). Ainsi, en 2013, nous avons enregistré 123 ouvertures de mesures, été déchargés de 49 mesures et géré 49 décès. La population accompagnée est composée de presque deux fois plus d homme que de femme chez les personnes âgées de moins de 75 ans, mais de presque trois fois plus de femme que d homme chez les personnes âgées de plus de 75 ans Répartition de la population par tranches d âge au 31 décembre inférieur à 25 ans Femmes Hommes de 25 à 39 ans de 40 à 59 ans de 60 à 74 ans plus de 75 ans Total 8

9 Sur l ensemble des mesures de protection judiciaire confiées à l A.T.I.S, une classification a été identifiée (analyse réalisée au 31 décembre 2013). 30,00% 27,00% 26,15% 25,50% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 11,74% 9,61% 5,00% 0,00% personnes en situation de dépendance personnes en situation d'handicap personnes souffrant de maladie mentale personnes en situation d'addiction personnes en situation de précarité L altération des facultés mentales et/ou corporelles est essentiellement due à l âge, au handicap, à la maladie mentale et à l isolement. L association de plusieurs causes d altération peut rendre les situations lourdes et complexes. Ainsi, certaines personnes souffrent à la fois de maladie mentale soit/avec une dépendance, un handicap ou une addiction : Dépendance Handicap Addiction De même pour les majeurs en situation de handicap, certains d entre eux souffrent également de dépendance et/ou de précarité : Dépendance Précarité 9

10 V LE SECTEUR Au 31 décembre 2013, le service intervient sur l ensemble du Morbihan auprès de 672 personnes réparties dans près de 50% des 261 communes qui la composent. Le département a été découpé en 5 secteurs géographiques distincts, chacun étant attribué à un binôme ou un trinôme de déléguées mandataires. La centralisation du service permet de nombreux échanges et une cohésion entre les professionnels qui enrichissent nos analyses et accompagnements. Par ailleurs, afin d établir une proximité avec les majeurs protégés, nous assurons des permanences mensuelles dans des locaux mis à notre disposition par les mairies de Sarzeau et de Pontivy. Cette présence permet de rencontrer en une demi-journée, plusieurs majeurs protégés. Secteur Centre et Nord 104 mesures réparties sur 26 communes dont 52% sur 3 agglomérations (Pontivy, Réguigny et Grand-champ) Secteur Ouest 115 mesures réparties sur 31 communes dont 50% sur 4 agglomérations (Auray, Sainte Anne d Auray Quiberon et Lorient) Permanence Secteur Nord Est 115 mesures réparties sur 31 communes dont 50% sur 5 agglomérations (Ploermel, Josselin, Malestroit, St Marcel et Carentoir) Secteur Vannes Agglo et périphérie 232 mesures réparties sur 14 communes dont 90% sur Vannes Agglo Permanence Secteur Sud Est 104 mesures réparties sur 29 communes dont 51% sur 6 agglomérations (Allaire, Arzon, Muzillac, Nivillac, Rochefort en terre, Sarzeau) 10

11 La fréquence des visites est variable selon : La nature de la mesure de protection La domiciliation du majeur protégé (établissement/domicile) Les souhaits et besoins du majeur, définis dans le Document Individuel de Protection des Majeurs L actualité de la personne protégée qui peut nécessiter des rencontres plus fréquentes L actualité du service. L ouverture des nouvelles mesures est prioritaire, ce qui peut amener les mandataires judiciaires à modifier leur activité prévisionnelle. 11

12 VI LES MOYENS Les moyens humains L organigramme Les missions des salariés Le service comprend au 31 décembre 2013, 24 salariés. L ensemble des missions et des fonctions du personnel a été défini et est mis à jour par le comité de pilotage de la Démarche Qualité. Actuellement, la composition du service de l est la suivante : 1 directeur qui, au-delà de sa délégation de pouvoirs, de responsabilités, de gestionnaire, de porteur de projets et de responsable des ressources humaines, est le garant de la bonne gestion des mesures confiées à l dans l intérêt et le respect des personnes protégées. 1 responsable du pôle mandataire qui supervise l activité des déléguées mandataires, des secrétaires, de l agent d accueil, de la chargée de patrimoine et, favorise la cohésion et la dynamique de l équipe. Elle assure le suivi de quelques mesures et le relais des déléguées mandataires pendant leurs absences. Elle veille au maintient et au développement du partenariat. 1 responsable du pôle comptable qui assure le suivi administratif du personnel, supervise l ensemble du pôle comptable et fait le relais au sein du service entre l ensemble des professionnels et à l externe avec certains partenaires (banques, organismes, fournisseurs, informaticiens). 12

13 11 déléguées mandataires qui assurent par délégation, la conduite et la mise en œuvre des mesures confiées au service, la coordination entre les différents intervenants en fonction des besoins et des capacités de chaque majeur inscrits dans son D.I.P.M. (Document Individuel de Protection des Majeurs) et gèrent ses biens en appliquant les dispositions figurant sur les ordonnances. 1 chargée du patrimoine qui assiste les déléguées mandataires pour les opérations immobilières et, celles liées aux successions et donations. 1 agent d accueil qui assure l accueil physique et téléphonique des majeurs protégés, de leurs proches et de nos partenaires dans les locaux du service et, la gestion du courrier. 4 secrétaires qui assistent les déléguées mandataires dans la gestion administrative des dossiers et assurent la transmission des urgences à la responsable du pôle mandataire lorsqu elles sont en déplacement. 3 comptables majeurs qui effectuent la saisie informatique des dépenses et recettes, le suivi des remboursements santé et établissent les comptes rendus de gestion. 1 comptable associative qui réalise le calcul et le recouvrement de la participation financière des majeurs à leur mesure de protection et le suivi de la comptabilité de l association. La répartition de l activité Le nombre de mesures attribué par déléguée mandataire est variable. Il dépend des mesures affectées sur son secteur géographique et prend en considération la répartition des majeurs en fonction de leur lieu de résidence (à domicile ou en hébergement)et des distances géographiques. Le nombre de mesures par déléguée fluctue compte tenu du renouvellement imprévisible des mesures. Les déléguées mandataires sont assistées par une comptable, une secrétaire et la chargée du patrimoine. La répartition actuelle entre les comptables et les secrétaires est : Déléguée mandataire Comptable majeurs Chaque comptable majeur suit l équivalent du portefeuille de 3 à 4 déléguées mandataires ou encadrant Déléguée mandataire Déléguée mandataire Déléguée mandataire Secrétaire Chaque secrétaire suit l équivalent de l activité de 2 à 3 déléguées mandataires ou encadrant Cette organisation pourra être revue en cas de croissance de l activité. 13

14 La professionnalisation du personnel Depuis 2009, en parallèle des formations obligatoires pour l obtention du C.N.C. M.J.P.M., d autres formations ont été programmées, en priorité, pour les professionnels en contact avec les majeurs protégés, afin de s adapter aux différentes populations accompagnées et d avoir les comportements professionnels adéquats. Elles ont été suivies collectivement, ce qui contribue à renforcer la cohésion d équipe. En 2014, les formations suivantes ont été programmées : - «Secrétaire en secteur tutélaire» (secrétaires) - «Elaboration, suivi et évaluation du DIPM» (responsable du pôle mandataire et déléguées mandataires) Les intervenants extérieurs Le service a la volonté d intégrer des compétences extérieures pour optimiser l accompagnement des majeurs. 1 juriste inter-associatif vient assister sur un plan technique et juridique les mandataires judiciaires dans le cadre de situations contentieuses ou pouvant le devenir ainsi que dans la vérification des actes notariés. Il assure une permanence dans les locaux à raison d une demi-journée par semaine et reste joignable par messagerie électronique le reste du temps. Il peut être sollicité soit par les déléguées mandataires, soit par la chargée du patrimoine pour un avis juridique sur différents actes. Il a ainsi apporté, en 2013, son concours pour : - 20 ventes de bien, - 23 successions, - 2 acquisitions, - 1 donation. 1 psychologue clinicien intervient, une fois par mois, auprès des déléguées mandataires afin d analyser leurs pratiques professionnelles. Il apporte un regard clinique sur les situations évoquées et permet aux déléguées mandataires d adapter leurs approches et leurs méthodes auprès des majeurs concernés. Il peut intervenir, à la demande, auprès d une déléguée mandataire quand celle-ci se sent en difficulté sur une situation. Les situations de maltraitance peuvent y être évoquées. 1 gestionnaire du patrimoine financier. Depuis 2012, le service a conclu une convention avec un gestionnaire de patrimoine indépendant sensible aux spécificités de la population accompagnée. Le gestionnaire du patrimoine apporte son expertise aux déléguées mandataires sur les évolutions législatives notamment en matière de fiscalité. 14

15 Les stagiaires L, en tant que site qualifiant, s est engagée dans une professionnalisation des stagiaires par des apports de savoirs et des mises en situation. Ainsi, ce sont 4 à 5 personnes qui viennent découvrir tous les ans l environnement du secteur tutélaire et ses métiers. Nous accueillons principalement deux types de stagiaires : Les stagiaires préparant un BTS ou un Diplôme d Etat de travailleur social (principalement Conseiller en Economie Sociale et Familiale et Assistant de Service Social) Les stagiaires préparant le Certificat National de Compétences de Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs et devant réaliser un stage obligatoire de 10 semaines (le plus souvent, il s agit de reconversion professionnelle) Les stagiaires apportent un regard externe et nouveau sur les pratiques professionnelles de leur tuteur de stage. Les locaux L a connu 2 adresses avant d acquérir en 2004, les locaux actuels situés au Parc Pompidou à VANNES. L association a choisi ces locaux parce qu ils sont desservis par les transports en commun, disposent d un parking avec des places réservées pour des personnes handicapées ou à mobilité réduite et bénéficient de deux ascenseurs pour y accéder. Ces locaux permettent d exercer notre activité et de recevoir les majeurs protégés, les proches et les partenaires du lundi au vendredi aux créneaux horaires suivants (en dehors de ceux-ci, un répondeur enregistre les messages) : Matin Après-midi Lundi 8h30 12h 13h30 17h30 Mardi 8h30 12h 13h30 17h30 Mercredi 8h00 12h Fermeture Jeudi 8h30 12h 13h30 17h30 Vendredi 8h30 12h 13h30 16h30 Les échanges entre les visiteurs et les professionnels du service ont lieu dans un bureau d accueil qui assure la confidentialité des rencontres et la neutralité des lieux. Les locaux sont sécurisés contre les intrusions, en dehors des heures d ouverture du service, afin de protéger l ensemble des données concernant les majeurs protégés. 15

16 Le service dispose de deux locaux pour archiver les documents : Une pièce située au sous-sol du Parc Pompidou pour les documents des mesures actives, Un local sécurisé sur un site extérieur pour les archives des mesures terminées. Les moyens matériels En s équipant d un logiciel métier, l a eu la volonté d optimiser l accompagnement social, budgétaire et administratif des majeurs protégés. Il permet de réaliser les comptes rendus de gestion, d effectuer les mouvements financiers, de gérer les patrimoines, de réaliser toutes les démarches administratives et de conserver l historique témoignant des accompagnements. Il est d une grande opérationnalité avec des passerelles fonctionnelles qui contribuent à une plus grande lisibilité pour les professionnels comme pour les majeurs protégés. En conformité avec le droit à l information, il permet aux majeurs protégés de prendre connaissance de son dossier soit à l accueil, soit à l extérieur, Le travail avec le prestataire informatique s effectue en mode coopératif. Ainsi, un représentant du service participe à un comité technique afin d apporter des améliorations et de s adapter aux évolutions législatives. Le prestataire s impose d adapter l outil aux évolutions technologiques. Ainsi, un redéveloppement de l application est en cours et notre service en est le site pilote. Les professionnels disposent de véhicules de service qui leur permettent de se rendre au domicile des personnes protégées, aux rendez-vous extérieurs avec les partenaires, etc. 16

17 VII LE FONCTIONNEMENT La vie du service Le fonctionnement du service est basé sur une approche participative dans une quête constante d amélioration des pratiques de l ensemble des professionnels, afin d assurer la veille professionnelle. Celle-ci s exerce au travers d instances qui contribuent au bon déroulement des prestations, au repérage et au traitement des situations qui posent des problèmes et assurent le bon suivi de l activité. Les instances Le comité de pilotage à la Démarche Qualité : Cette instance centrale est composée de représentants des salariés par métier et de l encadrement. Il permet aux professionnels du service d optimiser l organisation en contribuant à : La mise à jour des supports en lien avec la loi du 2 janvier 2002 (livret d accueil, règlement de fonctionnement ) La construction et la réactualisation des procédures, instructions et supports documentaires du Référentiel Qualité du service, La redéfinition des fiches de missions et de fonctions des différents métiers du service (en dehors du directeur et des intervenants extérieurs). Les réunions par métiers : sur des périodicités allant de 2 à 4 fois par an, le groupe des secrétaires ou celui des comptables se réunit afin d évoquer l activité en repérant les sources de dysfonctionnement et en proposant des solutions concrètes d amélioration. Le groupe des secrétaires est animé par le directeur et celui des comptables, par le responsable du pôle comptable. La réunion des déléguées mandataires : une réunion mensuelle qui est menée en deux temps : - la première partie «fonctionnement et organisation du service» est conduite par le Directeur - la seconde partie «exécution des mesures» est animée par la responsable du pôle mandataire. Les réunions de pôle : l équipe des déléguées mandataires est divisée en 4 pôles, composés chacun de deux ou trois déléguées et d une secrétaire. Le pôle se réunit 1 à 2 fois par mois, afin d aborder collégialement les situations et actions à mener pour un accompagnement adapté du majeur protégé. Les réunions pour les «situations délicates» : en cas de situations dites complexes, une réunion impromptue entre la déléguée mandataire, la responsable du pôle mandataire et le directeur peut avoir lieu. 17

18 Le groupe d analyse de pratiques professionnelles : une fois par mois, le psychologue clinicien analyse les situations présentées par les déléguées et la responsable du pôle mandataire. Il donne des pistes et des orientations sur les postures professionnelles à adopter et l ajustement des pratiques professionnelles au regard de la situation exposée. La cellule d attribution de mesure : composée de 4 déléguées mandataires, elle permet l attribution des nouvelles mesures en prenant en compte le secteur géographique et le portefeuille de mesures de chaque déléguée mandataire. Les outils opérationnels co-construits et utilisés par les professionnels Le compte-rendu de visite ponctue chaque rencontre avec le majeur ou un proche. Il reprend les points abordés lors de l entretien, les orientations et les décisions prises. Il est cosigné par les personnes présentes et un exemplaire est remis au majeur. Le questionnaire de «satisfaction» à l ouverture de la mesure permet d identifier les interrogations du majeur et de savoir comment il appréhende la mesure de protection. Le Document individuel d Ouverture de Mesure est un outil essentiel de suivi et d évaluation de la période d ouverture de la mesure. Au terme des 3 mois suivant la date de jugement, ce support contribue à l évocation formelle entre la déléguée mandataire et la responsable du pôle mandataire, des démarches effectuées et à réaliser. Le référentiel de la démarche qualité regroupe l ensemble des documents institutionnels et les fiches de procédures internes, créées par le comité de pilotage à la démarche qualité, afin de constituer une base commune à l ensemble des salariés. Les fiches de réclamations et de dysfonctionnement établies par les professionnels sur la base de dysfonctionnements ou de réclamations émises par les majeurs, proches ou partenaires, sont analysées au sein du comité de pilotage à la Démarche Qualité et font l objet d actions correctives et préventives qui contribuent à améliorer le fonctionnement. Gestion des absences L organisation du service doit permettre d assurer la continuité de l accompagnement proposé au majeur protégé lorsque la déléguée mandataire est absente. De ce fait, le service s est organisé pour répondre aux sollicitations extérieures émanant des majeurs, de leurs proches, des partenaires 18

19 Cette coordination a pour objectif principal de rassurer le majeur protégé sur le bon déroulement du suivi de son dossier. Trois cas de figures ont été identifiés au sein du service, à savoir : - Les absences du service pour déplacements, - Les absences prévisibles (congés, formation, ) - Les absences imprévues (arrêt de travail) Dans ces situations, nous avons mis en place une organisation de relais qui peut aller jusqu à suppléer les déléguées absentes (présence aux audiences, aux rendez-vous programmés, ) pour les absences du service à la journée, le relais est effectué en premier lieu par la secrétaire qui tente de traiter la situation. En cas de nécessité, elle contacte la déléguée mandataire. Si celle-ci n est pas joignable et que le traitement de la situation ne peut attendre, l encadrement présent au sein du service assure le relais pour les absences prévisibles, le relais est effectué principalement par l encadrement, la secrétaire venant en appui pour enregistrer la demande. Celles-ci sont préparées par chaque déléguée mandataire qui renseigne les consignes dans le logiciel de suivi des personnes sous mesure de protection. Pour les absences égales ou supérieures à une semaine, les majeurs sont informés par courrier et des dispositions sont prises pour anticiper les besoins connus des majeurs par les déléguées mandataires avant leur départ. pour les absences imprévues, le relais est effectué par l encadrement. Il s appuie sur les consignes de la période antérieure. Au retour de la déléguée mandataire, un point est fait avec l encadrement sur les situations, sur ce qui a été entrepris et ce qui reste à faire. L ancrage des activités dans le territoire : partenariats et réseaux Depuis près de 6 ans, le service s est inscrit dans une dynamique de réseau et de partenariat. En dehors des partenariats locaux développés par chaque délégué mandataire, des partenariats institutionnels ont pu être développés au cours de ces dernières années : En décembre 2008, l association a rejoint le G.I.R.T. (Groupement Inter régional des Associations Tutélaires) composé de 18 structures basées entre Rouen et La Rochelle et représentant 902 salariés gérant près de mesures de protection (prévisionnel 2013). Les échanges permettent de mutualiser des ressources et d'échanger sur les pratiques et les problèmes rencontrées entre services mandataires à la protection des majeurs. 19

20 Plus localement, l fait partie du Groupement des directeurs du Morbihan, qui regroupe des directions d établissements ou de services sociaux et médico-sociaux du Morbihan dans lesquels la plupart de nos majeurs sont accueillies. Ce partenariat permet à la fois de tisser des liens et de favoriser la connaissance du périmètre des interventions de chacun. L a des rencontres périodiques et des mutualisations d informations avec les 4 autres services mandataires à la protection des majeurs du département (l UDAF, la MSA Tutelles, l ATI du Morbihan, le CCAS de PLOUAY) sur des préoccupations communes : la formation, l activité des juristes inter-associatif, la coordination avec les juges des tutelles L a rejoint le GRIMES, centre de formation situé dans les locaux de l E.P.S.M. de Saint-Avé faisant partie de la plateforme UNAFORIS. Cet organisme est un partenaire privilégié pour des formations collégiales adaptées à notre cahier des charges. L a initié, en 2011, une démarche qui s est élargie aux autres services Mandataires Judiciaires à la Protection des Majeurs du Morbihan, avec les deux principaux hôpitaux psychiatriques du Morbihan. Celle-ci a pour intentions : de renforcer la connaissance mutuelle de nos secteurs d activité, d intervenir en concertation auprès des majeurs faisant l objet de soins, de garantir les droits fondamentaux et la dignité des majeurs, d accompagner vers l autonomie la personne protégée en la rendant actrice de son projet de soins et de vie. Après un travail préparatoire de près de 2 ans, la coopération entre les 5 services mandataires à la protection des Majeurs, les 2 établissements publics de santé mentale et les 2 unités juridiques de protection des majeurs a abouti à la signature d une charte des bonnes pratiques partagées entre les professionnels des EPSM et des SMJPM le 20 mars Depuis cette date, des groupes «action» composés de professionnels du secteur sanitaire et du secteur tutélaire se réunissent et proposent des solutions concrètes dans l intérêt des personnes protégées faisant l objet de soins. L a favorisé ou mis en œuvre des partenariats, pour les majeurs protégés, avec : des établissements bancaires afin d avoir un service approprié aux spécificités de la population accompagnée, des organismes d assurances et de complémentaire santé permettant d obtenir des garanties élargies et adaptées à un moindre coût, des entreprises prestataires pour répondre à des besoins liés aux déménagements, à l entreposage de mobilier, à la vente de biens, aux interventions spécialisées à domicile des organismes d aides à domicile et de services à la personne afin d assurer un relais local, surtout pour les personnes isolées, 20

21 des groupements d entraide spécialisés dans l accompagnement de certaines pathologies, des associations caritatives, le personnel de soin, intervenant soit en établissement, soit à domicile, afin de pouvoir prendre en considération l état de santé du majeur protégé, des professionnels libéraux pour défendre les droits des majeurs protégés (notaires, avocats ) les mairies et les CCAS, 21

22 VIII LA MISE EN ŒUVRE DES MESURES DE PROTECTION La Démarche Qualité a permis de définir les missions de chaque professionnel dans la mise en œuvre du suivi des mesures de protection. Ainsi, des procédures et instructions ont été réalisées afin de formaliser notre organisation. L ouverture de la mesure Nous considérons que l ouverture de la mesure est une étape essentielle et y accordons une attention particulière. En effet, elle est le point de départ d un accompagnement basé sur la confiance et le respect Réception de l ordonnance de jugement Recueil d informations sur le contexte de la mise sous protection et la situation de la personne bénéficiant de cette mesure. Le recueil d informations se fait auprès des proches du majeur, des partenaires et du tribunal (consultation du dossier) Attribution de la mesure à la déléguée mandataire par la cellule d attribution des mesures, suite à une décision collégiale des membres la composant. Enregistrement de la mesure dans la base de données informatique. Information au majeur protégé par courrier lui précisant le nom de la déléguée mandataire nommé pour l accompagner et les horaires du service. Prise de contact de la déléguée mandataire avec le majeur protégé et éventuellement avec des tiers, afin de convenir d un temps de rencontre pour procéder à l ouverture de la mesure de protection. Première rencontre avec le majeur protégé La première rencontre est une phase primordiale pour déterminer l accompagnement futur du majeur protégé. Au cours de cette rencontre, il est nécessaire d instaurer une relation de confiance avec le majeur car la mise sous mesure de protection peut être vécue comme une intrusion dans la vie privée, une privation de libertés et peut parfois être source d inquiétude et d angoisse. C est un temps d écoute et d échange qui permet de recueillir des informations sur le parcours de vie du majeur protégé, son ressenti face à la mise en place de la mesure de protection ainsi que ses éventuelles attentes quant à notre intervention. L ouverture de la mesure de protection est généralement réalisée au domicile du majeur protégé par la déléguée mandataire accompagnée de la responsable du pôle mandataire. 22

23 Elle se déroule en quatre grandes étapes : - Présentation du service de l, - Présentation de la mesure de protection et de sa mise en œuvre, - Recueil d information et de documents, - Réalisation d un inventaire mobilier. Présentation du service de l Le responsable du pôle mandataire présente au majeur ainsi qu aux éventuels tiers présents : le service et son fonctionnement, les objectifs de la mesure, la place et le rôle de la déléguée mandataire. Un livret d accueil contenant la charte des droits et libertés de la personne majeure protégée, un fascicule explicatif des mesures de protection ainsi que le règlement de fonctionnement du service, sont remis et expliqués au majeur protégé. Les informations transmises doivent être claires et adaptées à son degré de compréhension. La remise des documents est attestée par la signature d un récépissé par le majeur. En cas d incapacité du majeur à signer le récépissé, un tiers est sollicité. Un livret d information détaillant notre périmètre d intervention est remis au(x) tiers présent(s). Présentation de la mesure de protection et sa mise en œuvre La déléguée mandataire présente et explique la mesure de protection au majeur protégé. Elle énumère les actes qu il peut réaliser seul (article 458 du code civil), les actes accomplis par la déléguée mandataire, et les actes faisant l objet d une requête au juge des tutelles. Il précise : L obligation pour le service de rendre compte au juge des tutelles, une fois par an, sous la forme d un compte rendu de gestion et d un rapport de situation, La possibilité de formuler un recours auprès du tribunal compétent en cas de désaccord du majeur ou d un de ses proches. Il spécifie que le service a pour obligation d intégrer sa volonté dans la mise en œuvre de sa mesure de protection en veillant à ce que l ensemble de ses droits soient exercés et respectés, à savoir : le droit à la dignité le droit à l information le droit à l autonomie 23

24 le droit de consentir aux actions proposées le droit de participer au projet individuel Le Document Individuel de Protection des Majeurs est abordé et atteste de la démarche. Recueil d informations et de documents Lors de cet entretien, un bilan général de la situation du majeur est réalisé. Tous les documents administratifs et bancaires nécessaires à la mise en œuvre de la mesure de protection, actuellement empruntés pour duplication au sein du service (les originaux antérieurs à la date de jugement, en dehors des contrats, lui sont restitués) seront prochainement scannés sur place. Cette collecte permet de s assurer que le majeur bénéficie de l ensemble du dispositif d aides et d accompagnement auquel il peut prétendre et qu il jouit de tous ses droits. Réalisation d un inventaire mobilier Avec l accord du majeur protégé, un inventaire mobilier est réalisé (photos à l appui) afin de recenser les biens meubles, les objets de valeur et le montant des liquidités en sa possession, sur un document qui servira de pièce constitutive à l inventaire transmis au juge des tutelles dans les trois mois suivant la date du jugement de mise sous mesure de protection. A l issue de cette première rencontre et en accord avec le majeur protégé, il est décidé de la mise en place de mesures conservatoires concernant ses disponibilités financières et des démarches à entreprendre de part et d autre selon la nature de la mesure de protection. Une nouvelle rencontre est envisagée dans une période déterminée. Ouverture administrative et comptable du dossier Les éléments recueillis auprès du majeur protégé sont transmis aux professionnels concernés afin que des démarches soient amorcées : Secrétaire : Documents administratifs pour numérisation, constitution du dossier papier et envoi de correspondances aux organismes concernés pour avertir de la mise en place de la mesure de protection. Comptable majeur : Coordonnées des comptes bancaires et demande de modification éventuelle de l établissement détenteur du compte de fonctionnement selon le choix de la personne sous mesure de protection. Comptable associative : Informations sur les ressources du majeur qui permettent le calcul des frais de mesure dus par la personne protégée qui en sera informée par courrier. 24

25 La déléguée mandataire réalise les démarches prévues avec le majeur, met en œuvre la mesure par des actes d administration, l élaboration d un budget prévisionnel et l actualisation ou l ouverture des droits auxquels le majeur peut prétendre. L inventaire La chargée de patrimoine établi un inventaire qui est transmis au juge des tutelles dans les trois mois suivant la date du jugement de mise sous mesure de protection. Elle s appuie sur l inventaire mobilier, les enregistrements comptables et une estimation des biens immobiliers existants. Le Document Individuel d Ouverture de Mesure Le service a institué un Document Individuel d Ouverture de Mesure (D.I.O.M.) qui intègre les différents évènements survenus au cours des trois premiers mois et précise les actions restant à mener. Il est complété par chacun des professionnels travaillant sur le dossier. Ce document favorise un suivi optimal de la phase d ouverture du dossier. Puis, il sera la base de l évaluation du suivi de la mesure menée, à l issue des trois premiers mois de sa prise en charge, par le responsable du pôle mandataire, la déléguée mandataire et, le cas échéant, un autre professionnel du service. Au terme de la période d ouverture de mesure de 3 mois, nous avons pour obligation de conclure un «contrat» formalisé avec le majeur protégé sous la forme du D.I.P.M. Le Document Individuel de Protection des Majeurs En référence au décret n du 31 décembre 2008, relatif aux droits des usagers et des mandataires judiciaires, l a mis en place un dispositif d accompagnement individualisé pour chaque mesure exercée. Les majeurs protégés bénéficient d un accompagnement formalisé par un Document Individuel de Protection des Majeurs qui en définit les objectifs et actions associées. Il intègre les modalités de rencontre et la périodicité envisagée, les projets et objectifs personnalisés sur des thèmes comme la famille, la santé, le logement, les éventuelles procédures judiciaires, le financier, les loisirs ou activités extérieures, l emploi. Il s agit d un «contrat» formel dans lequel des objectifs sont fixés pour le majeur et des engagements pris par la déléguée mandataire. Pour ce faire, le majeur doit adhérer pleinement au dispositif auquel il participe dans la mesure de ses capacités. 25

26 Lorsque le majeur n exprime pas ou ne peut exprimer de souhaits, de besoins ou d attentes particulières, ou parce que son altération est trop prégnante, un travail en réseau est réalisé autour de lui avec les différents intervenants. Des rencontres avec ceux-ci sont alors coordonnées par la déléguée mandataire. S il est accueilli dans une structure d hébergement, celle-ci sollicite une participation aux synthèses et associe le projet personnalisé institutionnel au D.I.P.M. Les déléguées mandataires ont proposé une adaptation du DIPM en 2013 dans le but de faciliter sa compréhension par le majeur protégé. Chaque D.I.P.M. fait l objet d une révision annuelle. L évolution de la situation du majeur protégé pouvant nécessiter une révision supplémentaire. Vie de la mesure Avec comme point d appui le D.I.P.M, le travail d accompagnement s organise et vise à favoriser l autonomie de la personne, dans la mesure de ses capacités. La qualité de cet accompagnement est basée sur la confiance mutuelle et la coopération du majeur. Elle passe par la qualité des informations transmises de part et d autres, la déléguée mandataire s engageant à tenir régulièrement le majeur informé des démarches entreprises et, le cas échéant, son entourage, tout en respectant son devoir de discrétion professionnelle dans la transmission des informations. A partir du mandat de gestion qui lui est confié, le service peut mettre en œuvre la mesure de protection à partir de divers axes de travail, à savoir : Des contacts réguliers entre le majeur et la déléguée mandataire (entretiens, contacts téléphoniques, synthèses ), Une gestion et un accompagnement budgétaire personnalisé et adapté, avec la recherche de la participation du majeur (réalisation du budget, sollicitation d aides, suivi du surendettement ), La prise en compte de la situation financière, administrative et patrimoniale du majeur dans sa globalité, Le maintien et la coordination du partenariat déjà existant ou à mettre en place, La mise en place d un travail de réflexion avec le majeur sur ses besoins, ses priorités et ses éventuels projets, tout ceci déterminant les axes de son accompagnement, La remise des relevés de comptes et du compte rendu de gestion annuel, assortie d explications L inscription du majeur protégé dans une dynamique sociale visant à rompre son isolement 26

27 Relations entre le majeur et le délégué mandataire Afin de favoriser l accompagnement, des rencontres avec le majeur ont lieu régulièrement à son domicile, au sein de nos locaux ou lors des permanences. Un compte-rendu de visite est réalisé à chaque entretien afin de recenser les points abordés et les diverses actions à mettre en œuvre à l issue de cette rencontre. Un exemplaire est remis au majeur protégé. Compte rendu au Juge Conformément aux dispositions de l article 511 du code civil, le service est tenu de transmettre aux juges des tutelles un compte de gestion documenté. Celui-ci leur permet de suivre l accompagnement du majeur protégé et de faire le lien avec les mouvements du compte de gestion et les perspectives pour la période à venir. Il existe deux types de supports adaptés aux natures des mesures permettant d évoquer les diligences accomplies : une version dans le cadre des mesures aux biens et à la personne, une version dans le cadre des mesures aux biens. D autres circonstances peuvent faire l objet d une demande de rapport de situation par le juge des tutelles : lors des sauvegardes de justice, lors des réclamations de majeurs, de leurs proches ou de tiers Le signalement aux autorités administratives des évènements indésirables Dans le cadre de l application d un des 4 objectifs de lutte contre la maltraitance, le service s est conformé au signalement étendu lors de situations suspectées ou avérées en complément de ce que nous faisions déjà auprès des juges des tutelles et du procureur. Révision de la mesure La loi du 5 mars 2007 a introduit la notion de réexamen périodique des mesures de protection. La révision de la mesure permet aux Juges des tutelles de s assurer que la mesure est toujours nécessaire et qu elle ne prive pas inutilement de leur liberté d agir, les personnes concernées. Toutes les mesures de protection depuis le 1 er janvier 2014 ont une date d échéance. Il appartient donc à la déléguée mandataire de soumettre aux Tribunaux compétents les mesures à réviser. Pour ce faire, il transmet un certificat médical et un rapport de situation qui servent de points d appui au juge des tutelles pour prendre sa décision. Le majeur est auditionné, quand son état le permet, en présence de la déléguée mandataire afin de faire le point sur la situation et l évolution de la mesure. 27

28 L audience reste un moment privilégié pour la personne protégée. Elle rencontre le magistrat qui décidera la prolongation, la modification ou la levée de la mesure. La mesure peut-être assortie d aménagements convenus avec le majeur et la déléguée mandataire. Fin de la mesure La fin de la mesure marque l arrêt du suivi par l association. Une procédure interne a été élaborée par le Comité de pilotage pour chacune des situations référencées (la mainlevée ou le non-lieu, la décharge et le décès). Un logigramme, détaillant les missions de chacun, est disponible et consultable par l ensemble des salariés. La mainlevée ou le non-lieu Elle peut être à l initiative du majeur ou de son représentant légal. Lorsque les capacités du majeur le permettent, un travail sur l autonomie est mis en place, notamment par le biais du DIPM. Il pourra être axé sur une gestion plus autonome de son budget, la réalisation, sans accompagnement direct, d un ensemble de démarches personnelles La mainlevée a l avantage d être identifiée par avance et donc anticipée, quant aux modalités de sortie du dispositif, avec le majeur. A réception de l ordonnance, la déléguée mandataire peut être amenée à mettre en place des mesures conservatoires permettant d assurer à la personne des moyens de subsistance en attendant la clôture effective de la mesure. En coordination avec la déléguée mandataire, la secrétaire et la comptable préparent l ensemble des documents qui seront remis au majeur. Une rencontre est alors fixée pour lui remettre le dossier en mains propres. La décharge Elle survient lorsque le majeur déménage hors département ou que la nomination d un autre représentant légal est sollicitée par le majeur ou par l association en charge de la mesure. La déléguée mandataire peut être amenée, là aussi, à mettre en place des mesures conservatoires. Celles-ci doivent limiter les nuisances occasionnées par ce changement au majeur. De leur côté, la secrétaire et la comptable préparent les documents à transmettre au nouveau représentant légal. La déléguée mandataire rencontre son successeur, lorsque cela est possible, et lui remet l ensemble du dossier. Le majeur peut être associé à cette rencontre. Le décès Dès connaissance du décès, la déléguée mandataire se rapproche de la famille pour s assurer du respect des volontés du majeur lorsque celles-ci ont pu être exprimées de son vivant. En l absence de proches connus, les déléguées mandataires organisent les obsèques en fonction des capacités financières du majeur. Les comptables réalisent le compte rendu de gestion arrêté au jour du décès. Les secrétaires constituent le dossier à transmettre au notaire désigné par le défunt de son vivant, par sa famille ou par l association en l absence de notaire référencé. La mise en place de convention obsèques contribue à une meilleure organisation des funérailles dans le respect des choix exprimés du majeur. Cette démarche peut faire partie de l accompagnement mené au cours de la vie de la mesure. 28

29 IX L EVALUATION DE L ACTIVITE La participation et la satisfaction des majeurs protégés Enquête de satisfaction En février 2010, l a lancé, une enquête de satisfaction auprès de 240 des 559 majeurs protégés. Ceux-ci ont été choisis en fonction de leur capacité à répondre aux questionnaires sans accompagnement. Les enquêtes annuelles suivantes ont permis d augmenter le nombre de personnes répondant à l enquête de satisfaction tout en conservant un pourcentage de réponses représentatives (37.30% de participation en 2013 sur la base de 311 questionnaires transmis). Pour l année 2014, ce sont 382 majeurs qui sont sollicités, soit près de 57% des personnes suivies par le service. Le questionnaire est anonyme ; les seules indications demandées sont l âge, le sexe, la nature de la mesure, si elle est exercée à domicile ou en établissement. Il y a d un côté des questions sur lesquelles les majeurs peuvent exprimer leur degré de satisfaction tout en pouvant laisser des commentaires et une page où ils peuvent faire des propositions d amélioration. Il est fourni aux majeurs une enveloppe préaffranchie pour transmettre la réponse. Les questions posées concernent : Les conditions de l accueil physique et téléphonique : respect et amabilité, prise en compte de la demande, facilité pour nous joindre, qualité du lieu d accueil, durée de l attente, confidentialité L accompagnement : disponibilité de la déléguée mandataire, fréquence des contacts avec elle, respect et prise en compte des souhaits du majeur, qualité des conseils apportés par la déléguée mandataire, participation aux décisions le concernant, réalisation des actions décidées Les relations avec la déléguée mandataire : son écoute, le respect, la confiance mutuelle. Les réponses à ce questionnaire donnent lieu à une synthèse présentée publiquement lors de l assemblée générale. Elles ont été préalablement commentées par le groupe d expression et analysées au sein du Comité de Pilotage avec des propositions d amélioration. Certaines ont déjà été prises en compte. D autres, comme la fréquence des visites et la disponibilité des déléguées mandataires restent une préoccupation constante du service. 29