2 e partie Obligations contractuelles et attentes des établissements utilisateurs I

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1 2 e partie Obligations contractuelles et attentes des établissements utilisateurs I

2 2.1 Administration Administration du budget des clients 1 Une tenue budgétaire complète comprend : Le bilan mensuel où sont inscrits les montants des dépenses faites avec l argent comptant ainsi que celles effectuées à partir du compte bancaire. Pour cette responsabilité, un formulaire «tenue budgétaire» est remis au responsable de ressource pour les dépenses réalisées avec l argent comptant. Il est aussi disponible en format Excel. La ressource peut le demander à l intervenant responsable du suivi clientèle ou à l intervenant ressource. Quant aux transactions bancaires où apparaissent les revenus et les retraits, c est le livret ou le relevé bancaire qui donnera l information à l intervenant suivi clientèle. Il est à noter que les règles des différentes institutions bancaires et de leurs succursales ne sont pas uniformes concernant l ouverture d un compte bancaire au nom du client ainsi que l accès à la carte de guichet par une tierce personne pour gérer l argent du client. C est pour cette raison que les situations diffèrent d un client à l autre. L obligation de fournir, chaque mois, les factures ou les reçus justifiant les dépenses pour le client (si cela est impossible, le responsable de ressource doit pouvoir expliquer la dépense à l intervenant suivi clientèle). Les pièces justificatives doivent être des documents originaux. Elles doivent être datées et le nom du client doit y être indiqué. La dépense doit être inscrite au formulaire «tenue budgétaire» ou apparaître au livret ou sur le relevé bancaire si elle a été payée par chèque ou avec la carte de guichet. La tenue budgétaire doit permettre au curateur ou à l intervenant suivi clinique d en faire une consultation rapide. Vous devez pouvoir, en tout temps, la présenter sur simple demande de 1 L annexe 4 du contrat RI demeure valide tout en incluant les précisions ci-dessus mentionnées. Page 7

3 l intervenant suivi clientèle. Vous devez donc avoir et maintenir un système de classement efficace. Généralement, l intervenant suivi clientèle mettra une copie de la tenue budgétaire au dossier du client. La tenue budgétaire doit être conservée pendant cinq ans dans la ressource. Par la suite, cette responsabilité revient à l établissement utilisateur puisqu en créant une obligation de gestion financière aux ressources, il s impose également une obligation de conservation des documents. La tenue budgétaire sera archivée conformément aux mêmes règles d archivage que toute autre partie du dossier client. Au départ du client, toute la comptabilité doit être remise à l intervenant suivi clientèle. Vous devez suivre les directives de ce dernier pour la fermeture ou le transfert du compte bancaire. Cela s applique également s il y a fermeture de la ressource. S il restait un montant d argent comptant appartenant au client, il doit être transmis au prochain milieu de vie de celui-ci. Ce montant devrait être déposé au compte bancaire. Par contre, si cet argent était transmis de main à main, soit d une ressource à une autre, d une ressource à un parent ou par l intermédiaire d un intervenant, il faudrait qu un document soit signé lors de la transmission de l argent afin de protéger toutes ces personnes. Administration du budget du client adulte : Lorsque le client est sous curatelle publique, vous devez transmettre au représentant légal les formulaires prescrits selon ses directives avec copie à l intervenant suivi clientèle. Avant d effectuer un achat important (ex. vêtements, meubles, voyages ou dépenses spéciales) dont le coût unitaire est supérieur à 75 $, la ressource doit obtenir l autorisation du Curateur public, s il y a lieu, et de l intervenant suivi clientèle (ce montant peut varier selon les établissements utilisateurs). Chaque client adulte doit avoir son compte de banque personnel; le responsable de ressource ne peut gérer les avoirs du client à même son budget et son compte bancaire personnel. C est le curateur qui donne l autorisation à l institution bancaire d ouvrir le compte au nom du client. Le solde du compte d une personne représentée par le Curateur Page 8

4 public ne doit, en aucun temps, dépasser 500 $. Les sommes excédentaires doivent être retournées à celui-ci. Pour les clients sans régime de protection, se référer à la directive «Gestion de l argent des clients par un tiers» (DSA-RF-DIR-00-01) disponible sur le site Internet du Centre de réadaptation La Myriade dans la section du service d hébergement Procédure à suivre pour avoir une tenue budgétaire efficace : Pour faire la conciliation des dépenses réalisées avec l argent comptant : Chaque 30 ou 31 du mois, compter l argent qui reste au portefeuille que la ressource gère pour le client et l inscrire sur la ligne 1 du formulaire (argent comptant du mois précédent); Inscrire sur la ligne 2 nommée «retrait», le montant qui est retiré du compte bancaire du client ou celui remis par le tuteur. C est aussi le montant de l allocation des dépenses personnelles de l enfant que la ressource transfère de son compte à celui de l enfant hébergé si celui-ci est totalement géré par la ressource via une carte de guichet; Idéalement, noter les dépenses mensuelles effectuées avec l argent comptant au fur et à mesure sur le formulaire «tenue budgétaire»; Additionner les dépenses à la fin du mois et soustraire ce montant de l argent comptant au début du mois (ligne 1 moins ligne 2) afin de connaître le montant qui reste au client au début du mois suivant; Brocher les factures et reçus à ce formulaire. Note : La balance de l argent de poche remis au client ne doit pas être comptabilisée dans le formulaire «tenue budgétaire» puisque le montant initial qui lui a été remis a déjà été inscrit. Page 9

5 Concernant la conciliation bancaire c'est-à-dire pour les dépenses effectuées par chèque ou avec la carte de guichet : Faire la vérification des revenus et retraits d argent du compte en les faisant concorder avec les reçus et les preuves de transaction; Brocher ces factures, reçus ou preuves de transaction à une photocopie de la dernière page du livret de banque (de caisse) mis à jour à la fin de chaque mois ou au relevé bancaire mensuel aussitôt qu il est reçu par la poste. Note : Autant pour les adultes que les enfants, il n y a pas de règle concernant les montants d argent de poche à donner directement au client, cette décision est prise en concertation avec le responsable de ressource et l intervenant suivi clientèle. Ce qui est requis, c est que le client ait accès à des montants d argent qu il peut gérer lui-même selon les principes de l autodétermination2. Concernant le fait de fournir ou non des factures pour ce montant d argent de poche; la décision revient à l intervenant et à la capacité du client à rapporter des pièces justificatives Administration du budget de l allocation des dépenses personnelles d un enfant hébergé âgé de moins de 18 ans L allocation de dépenses personnelles à l enfant (barème éclaté) reçue par les familles d accueil et les ressources intermédiaires à l enfance (à même leur paiement) est directement destinée à l enfant hébergé et ne remplace pas les rétributions spéciales. L allocation de dépenses personnelles représente un montant annuel de 1825 $. Cette allocation couvre les dépenses de vêtements de l enfant, les activités socioculturelles, éducatives et sportives ainsi que l argent de poche. Les dépenses exceptionnelles correspondant aux besoins spécifiques de l enfant, comme une inscription à un loisir ou un trousseau de vêtements nécessaire à l arrivée de l enfant dans la ressource, pourraient être puisées à même les rétributions spéciales (mesures de soutien) si l allocation des dépenses personnelles à l enfant est épuisée ou en voie d être restreinte. 2 Définition de l autodétermination : Habiletés et aptitudes chez une personne lui permettant d agir directement sur sa vie en effectuant librement des choix non influencés par des agents externes indus (Traduction libre de Lachapelle et Boisvert, 1999) Page 10

6 Il faut une bonne planification du montant alloué pour avoir une vision globale des dépenses annuelles de l enfant, et ce, conjointement avec l intervenant au suivi clientèle. Une tenue budgétaire à jour est essentielle pour discuter d une dépense exceptionnelle avec ce dernier. Afin de faciliter la gestion de cette allocation, il est demandé aux responsables de ressource d hébergement d ouvrir un compte bancaire pour l enfant. Le style de compte variera selon l implication du parent ou selon les règles de l institution bancaire. Ce compte pourrait être conjoint (le responsable et l enfant) ou le compte pourrait être au nom du responsable de la ressource, dans lequel il transfèrerait de son compte, le montant de l allocation, et ce, chaque mois. Dans ce compte, le responsable doit également transférer le montant pour les frais de scolarité (déposé avec le paiement d août), montant qui est attribué à l enfant pour payer les dépenses reliées à sa vie scolaire. Évidemment, si une mesure de soutien est accordée, ce montant doit aussi être transféré au compte de l enfant puisque les pièces justificatives reliées à cette mesure seront incluses au budget de l enfant. Comme pour la personne adulte, le responsable d une famille d accueil ou d une RI à l enfance doit aussi conserver toutes les factures et tous les reçus relatifs aux dépenses pour effectuer la tenue budgétaire selon la procédure décrite ci-dessous. Page 11

7 2.1.4 Articles de base ARTICLES PAYÉS PAR LES RTF-RI 3 Articles et services nécessaires à l hygiène personnelle des clients : Entretien de la literie Articles en papier : papier hygiénique, papiers-mouchoirs Shampoing Savon Lavage et entretien normal de la lingerie personnelle et des vêtements des clients Tout équipement utilisé par les clients Repas et collation ARTICLES PAYÉS PAR LES CLIENTS Coût réel de la coiffure Articles non indispensables à l hygiène, tels que cosmétiques, fixatif, lotion aprèsrasage, déodorant Tabac, revues, journaux Repas commandé de l extérieur par le client Frais réels inhérents à l usage d un téléphone personnel et interurbains Services personnels de câblovision, de location ou d achat d un appareil radio, télévision ou autre Nettoyage à sec, pressage, lavage de lingerie fine Rasoirs et lames Brosse à dents, peigne, brosse à cheveux Loisirs : cinéma, visites, sports, transports personnels, restaurants, livres, disques, journaux, tout matériel pour passe-temps Cigarettes, bonbons, petits objets 3 Ce tableau est tiré de la circulaire du ministère de la Santé et des Services sociaux. Vous le retrouverez également en annexe du contrat RTF pour les résidences d accueil. Page 12

8 2.1.5 Assurances personnelles Toute ressource doit détenir et maintenir, à ses frais, une police d assurance responsabilité civile et générale standard à titre de propriétaire occupant ou locataire (responsabilité civile fixée à $ pour les RI, par l article 56 du contrat). Lors du renouvellement de votre contrat d assurance, vous devez remettre une copie à l intervenant ressource assigné à votre secteur. Le Service d hébergement non institutionnel vous recommande de déclarer votre statut de ressource à votre assureur Réclamation au Programme d assurance de dommages aux biens et de la responsabilité des RTF-RI Les assurés sont les ressources de type familial et intermédiaires satisfaisant aux critères suivants : Être une personne physique; Être reconnue par l Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière, accueillir à son principal lieu de résidence un maximum de neuf clients. Par son contrat, le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) vous offre deux assurances : Responsabilité civile et professionnelle selon les conditions et les exclusions de la police détenue par l association désignée par le ministère. Cette assurance couvre les responsabilités liées aux actes posés, incluant l administration de traitements et de médicaments aux clients en tant que responsable de ressource. Elle couvre également les actes posés par vos employés ou gardiens en lien avec les clients. Conséquemment, la ressource doit contacter le représentant du programme d assurance pour les informer de tout accident survenu dans la dispensation des soins. Page 13

9 Assurance des biens des ressources pour les dommages causés à vos biens par les clients selon les termes de votre propre police d assurance détenue à cet effet. Le montant d assurance garanti est établi sur la base des termes de votre police personnelle. Ainsi, si vous détenez une police de remplacement pour valeur à neuf, l assurance du MSSS vous remplacera les objets endommagés selon cette couverture. Si votre police personnelle compense selon une valeur dépréciée, l assurance du MSSS compensera selon la valeur dépréciée. Toutes les réclamations doivent être rapportées au gestionnaire du programme d assurance, même celles en deçà de la franchise (500 $). Réclamation Pour toute demande de réclamation, vous devez communiquer avec l assureur dans les jours ouvrables qui suivent le dommage et fournir toutes les pièces requises dans les meilleurs délais. Par la suite, vous devez suivre toutes les directives données par l assureur. Vous devez également informer l intervenant au suivi du client. Ce dernier, si la réclamation est justifiée par l assureur, prévoit le paiement de la franchise (500 $) Calendrier jours présence/absence Le calendrier fournit les informations requises pour établir la facturation mensuelle relative à chaque client hébergé en ressource. En d autres mots, c est une feuille de temps. Bien que la rétribution des ressources intermédiaires demeure fixe, cela s applique également à elles puisque des vérificateurs d une firme comptable demandent à les consulter. Voici les étapes à suivre : Tout d abord, une journée est une période de 24 heures commençant à minuit. Page 14

10 À la fin de chaque mois, la ressource complète une fiche de calendrier «Jours présence-absence» par intervenant suivi. Sur chaque feuille, elle inscrit le nom des clients qu elle héberge et qui sont sous la responsabilité du même intervenant suivi. Pour les clients suivis par le CRDP Le Bouclier, la ressource doit obligatoirement remplir une fiche par client, indépendamment du fait que l intervenant suivi est le même. Dans le cadre du répit régional, la ressource remplit également un calendrier pour les présences, indiquant le répit régional. Les ressources qui hébergent des enfants doivent noter l heure de départ et l heure d arrivée des clients quand ceux-ci vont chez leurs parents, puisque cela a une incidence sur la contribution parentale. Cas d exception 1 : Il peut arriver que l intervenant suivi, lors d une absence du client, demande à la ressource de continuer à lui rendre quotidiennement des services (ex. : assurer une présence lors de l hospitalisation du client). La ressource de type familial (RTF) doit noter les absences sur sa fiche et ajouter la note suivante «Prime non coupée pour services rendus, autorisée par l intervenant suivi». Pour que cette mesure soit appliquée, l intervenant suivi doit remplir une facturation pour appuyer cette décision. Cas d exception 2 : Lors d un séjour en camp de vacances, il arrive que la ressource, pour aider le client à réaliser son projet de séjour, contribue elle-même financièrement au coût. Dans ce cas, la rétribution supplémentaire qui lui est versée sera maintenue durant l absence du client aux conditions suivantes : Autorisation de l intervenant au suivi du client qui évalue que cette activité répond aux besoins du client; La contribution de la RTF est équivalente ou supérieure au montant de la rétribution qui lui est versée. Page 15

11 Si ces conditions sont remplies, la RTF inscrit les jours d absence sur le calendrier «Jours présence/absence», mais indique «Prime non coupée avec autorisation de l intervenant suivi». L intervenant au suivi du client doit remplir une facturation pour appuyer sa décision. Prenez note que les deux cas d exception NE s appliquent PAS aux ressources intermédiaires. Pour plus de détails, référez-vous à l annexe 7 du contrat RI. Vous devez faire parvenir, par courrier ou par télécopieur, la ou les feuilles de calendrier remplies au CR La Myriade, service des paiements RTF-RI, au plus tard le dernier jour du mois. Les coordonnées sont les suivantes : 339, boul. Base-de- Roc, Joliette, Québec, J6E 5P3, télécopieur : Le service des paiements RTF-RI entre les données afin d assurer le paiement de la ressource. Ce dernier achemine les calendriers aux intervenants au suivi pour contrôle Correspondance Diverses informations ou demandes peuvent vous être acheminées avec votre relevé de paiement mensuel ou encore via le bulletin d information Le Polygraphe, d où l importance d ouvrir votre courrier Erreurs administratives Il arrive parfois, pour toutes sortes de raisons, que des erreurs administratives se produisent concernant la rémunération des ressources. Ces erreurs surviennent surtout à l arrivée ou au départ d un client. Il est important de porter une attention particulière au relevé de paiement mensuel. Les renseignements contenus dans ce document doivent refléter la réalité. Si les renseignements ou les montants qui vous sont versés en trop ou en moins sont inexacts, il est important de le communiquer à l intervenant ressource. Nous pourrons ainsi apporter rapidement les correctifs nécessaires et ainsi éviter les désagréments que ce genre de situation peut générer. Page 16

12 Fiche de cotation RTF-RI et ses règles d application Responsable de l application Une intervenante du Service d hébergement non institutionnel est mandatée afin de remplir les fiches de cotation de tous les clients hébergés dans les ressources. L intervenant suivi du client peut accompagner l intervenante responsable des cotations lors de ces rencontres. L intervenante responsable des cotations doit la remplir en collaboration avec vous pour déterminer le descripteur le plus représentatif du client. Calendrier des cotations Première cotation Une fiche de cotation est remplie pour chaque nouveau client hébergé. Le délai maximum lors d un nouveau placement est de soixante jours. Une période d observation d environ trois semaines est recommandée par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) pour bien connaître le client et pouvoir l évaluer avec justesse. Révision Révision annuelle obligatoire. Si des changements majeurs et significatifs se produisent relativement au portrait du client, la fiche de cotation est révisée. Cette révision peut être demandée par l intervenant suivi qui constate les changements. Vous pouvez en faire de même en produisant une demande écrite à l attention du chef de programme. Page 17

13 Plainte relative à la cotation Dans un premier temps, vous devez consulter l intervenant ressource pour vous assurer de votre compréhension des règles entourant la cotation. Dans la situation où vous vous sentez lésés, adressez votre demande écrite de révision au chef de programme. Dans cette lettre, indiquez les observations et les motifs sur lesquels votre demande est fondée. Il est pertinent d en faire parvenir une copie à votre intervenante ressource. Si vous demeurez insatisfait à la suite de la réponse du chef de programme, vous pouvez formuler une plainte selon le mécanisme du traitement des plaintes de l établissement responsable du suivi du client. En dernier recours, vous pouvez formuler une plainte à l attention de l agent de planification, de programmation et de recherche, ressources d hébergement, de l Agence de la santé et des services sociaux de Lanaudière Rapports incident/accident 4 L établissement a la responsabilité de produire à son assureur un rapport «incident/accident» chaque fois que survient un évènement impliquant la clientèle en service ou hébergée en RTF ou RI. Un incident fait référence à toute action ou situation qui n entraîne pas de conséquence, mais qui comporte un danger et qui pourrait, en d autres occasions, porter un préjudice à un client. Lorsqu un client est impliqué, cela nécessite une vérification de son état de santé ou de bien-être afin de s assurer qu il n a pas subi de préjudice. Un accident fait référence à toute action ou situation qui porte un préjudice sur l état de santé ou de bien-être d un client. Les conséquences peuvent être présentes ou appréhendées. Une intervention est nécessaire afin de renverser ou de contrôler les 4 La directive de l établissement est disponible à l annexe 6. Page 18

14 conséquences provoquées par l évènement et/ou une surveillance particulière de l état du client doit être faite. Plus précisément, les situations suivantes doivent faire l objet d une déclaration, et ce, conformément au cadre de référence sur la prestation sécuritaire de services de la Fédération québécoise des CRDITED : Toute circonstance ou tout élément observé qui comporte un danger pour un client et qui ne peut pas être corrigé immédiatement et de façon permanente; Tout événement de nature indésirable subi et non voulu par un client (avec ou sans conséquence); Toute manifestation comportementale de la part d un client ou problématique de santé qui n est pas encadrée par un protocole ou un plan d action prévu au PI/PSI/PSII; Toute manifestation comportementale de la part d un client ou problématique de santé qui est encadrée par un protocole ou un plan d action prévu au PI/PSI/PSII, mais dont le résultat est inhabituel sur l état de santé ou de bien-être; Tous les soins et les services qui n ont pas été appliqués comme prévu par un protocole, un plan d action prévu au PI/PSI/PSII ou par une procédure. Voici les étapes à suivre lors d un incident ou d un accident : Fournir l assistance ou les soins requis à la personne. Prendre contact, au besoin, avec Info-Santé (CLSC), le pharmacien ou une autre ressource médicale pour connaître les effets potentiels de l incident ou de l accident. Aviser l intervenant au suivi du client. Page 19

15 Remplir le rapport «incident/accident», soit à l usage des CRDI ou des CSSS, et ce, dépendamment de la clientèle desservie. À cet effet, la ressource doit toujours avoir en sa possession des exemplaires du formulaire requis. Aviser l intervenant ressource. Agir de façon préventive pour éviter, en autant que faire se peut, que l événement ne se reproduise. Remettre le rapport rempli en deux copies à l intervenant suivi dans les 48 heures suivant l événement. Nous vous suggérons d en garder une copie. Page 20

16 2.2 Clientèle Administration des médicaments, des soins invasifs et non invasifs d assistance à la vie quotidienne Les modifications législatives apportées au Code des professions se traduisent, dans le secteur de la déficience intellectuelle, des troubles envahissants du développement et de la santé mentale, par une autorisation légale accordée en permanence au personnel non professionnel des CRDI et aux ressources contractuelles à exercer, au quotidien, différentes activités. Prenez note que même si vous êtes membre, par exemple, de l ordre des infirmiers et infirmières du Québec, vous n êtes pas autorisé, comme responsable de ressource, à pratiquer les actes réservés à cette profession. Définitions Activités réservées : (au sens du Code des professions) : «activités réservées aux membres d un ordre professionnel en raison du risque de préjudice lié à leur réalisation ainsi que des compétences requises et des connaissances exigées pour les exercer». Non-professionnel ou personnel non-professionnel : qui n est pas membre d un ordre professionnel du domaine de la santé. Personne autorisée : le Code des professions n emploie pas le terme «personne autorisée». Il est indiqué, aux articles 39.7 et 39.8 : «une personne agissant dans le cadre des activités d une ressource intermédiaire ou de type familial visée par la Loi sur les services de santé et les services sociaux» (chapitre S-4.2). Dans cette directive et procédure, le terme «personne autorisée» désigne une personne dûment autorisée par le CR La Myriade à exercer les activités qui y sont décrites. Page 21

17 Distribution de médicaments : «remise du médicament au client pour qu il se l administre lui-même». La distribution n est pas une activité réservée au sens du Code des professions. Administration de médicaments : nécessite un certain contrôle tel que mettre un comprimé dans la bouche du client, lui injecter un médicament, appliquer une crème ou lui administrer un sirop. Médicament prescrit et prêt à être administré : médicament qui fait l objet d une ordonnance par un professionnel de la santé (un médecin, un dentiste, un optométriste ou un podiatre) et qui est prêt à être administré selon la posologie indiquée, c'est-à-dire qu il ne nécessite, de la part du non-professionnel, aucune préparation, aucun mélange avec d autres substances, aucun ajustement de la dose à administrer, sauf pour l insuline par stylo injecteur. Soins invasifs : «Le terme invasif se dit d une méthode d exploration ou de soins qui va au-delà des barrières physiologiques, dans une ouverture artificielle du corps humain ou qui cause une lésion autre que superficielle à l organisme.» Les barrières physiologiques spécifiquement identifiées à la loi sont les suivantes : Pharynx : Conduit musculaire et membraneux qu on appelle communément la gorge. Vestibule nasal : Partie antérieure du nez ou l entrée du nez. Grandes lèvres : Replis cutanés les plus extérieurs de la vulve. Méat urinaire : Ouverture de l urètre ou du conduit urinaire vers l extérieur (ouverture du pénis chez l homme et au-dessus de l entrée du vagin chez la femme). Marge de l anus : Ouverture vers l extérieur de l intestin. Page 22

18 Même s il n est pas nommément identifié, le tympan constitue une barrière physiologique que seuls les médecins peuvent franchir. Les ouvertures artificielles sont définies ainsi : Stomie urinaire : Ouverture chirurgicale, sur l abdomen, d un conduit déversant l urine dans un sac conçu à cet effet Stomie intestinale : Ouverture chirurgicale, sur l abdomen, d un conduit déversant les selles dans un sac conçu à cet effet Trachéostomie : Ouverture chirurgicale de la trachée. Cette ouverture est située dans le cou et permet au client de respirer Soins invasifs d assistance aux activités de la vie quotidienne : «des soins qui doivent franchir les barrières décrites précédemment et qui sont requis par un client sur une base durable et quotidienne pour le maintien de sa santé. Ce sont donc des soins permanents que le client ne peut se donner lui-même et qui sont, pour la plupart, reliés aux fonctions d alimentation et d élimination ainsi qu aux soins respiratoires. Ces soins peuvent être administrés par un non-professionnel lorsque la condition de santé d un client est stable.» Voici une liste des actes pouvant ou non être réalisés par une RTF ou une RI, dans le respect de la Loi 90 modifiant le Code des professions. ACTES ACTES DISPENSÉS OU NON PAR LA RESSOURCE dans le respect du cadre légal : plan d intervention, prescription du médecin, formation adéquate. Administrer des médicaments prescrits et prêts à être administrés : Par voie auriculaire Par voie nasale OUI Page 23

19 ACTES Par voie ophtalmique Par voie orale Par inhalation Par tube d alimentation Par voie rectale Par voie sous-cutanée Par voie topique Par voie transdermique Par voie vaginale Par épipen ACTES DISPENSÉS OU NON PAR LA RESSOURCE dans le respect du cadre légal : plan d intervention, prescription du médecin, formation adéquate. Uniquement insuline Uniquement en situation d urgence Alimentation Administrer un gavage si le tube est en place OUI Élimination vésicale Entretien d un système de drainage urinaire Vidange de l urine d un sac collecteur Entretien d une stomie urinaire Irrigation vésicale avec poire d injection Installation d un condom urinaire Installer, changer ou enlever un cathéter vésical Installation et changement de sonde urinaire Élimination intestinale Administrer un lavement «Fleet» Curage rectal Stimulation du réflexe anal Toucher rectal OUI NON OUI Entretenir une colostomie Entretien et vidange du sac OUI Page 24

20 ACTES Soins respiratoires Traitement d inhalothérapie Vibrations et percussions (Clapping) Soins de la trachéostomie Aspiration des sécrétions de la cavité buccale Aspiration des sécrétions trachéobronchiques Changement des cordons de la trachéostomie Soins d hygiène de la trachéostomie Nettoyage de la canule interne et changement de pansement Pansement et soins de plaies Changement de pansement sec Application de pellicule transparente adhésive Soins d une plaie Glycémie capillaire par glucomètre Lecture de la pression artérielle Pose de bas anti-embolique ACTES DISPENSÉS OU NON PAR LA RESSOURCE dans le respect du cadre légal : plan d intervention, prescription du médecin, formation adéquate. OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI *Remarque : Cette liste est non exhaustive. Responsabilités de la RTF-RI Le responsable de la ressource a, pour lui-même et le personnel à son emploi, les responsabilités énumérées dans la directive et procédure disponible sur le site Internet du Centre de réadaptation La Myriade dans la section du Service d hébergement non institutionnel. Page 25

21 Notes : Le Dispill est la méthode de distribution des médicaments exigée par le CR La Myriade à moins que le nombre important de médicaments d un client fasse en sorte que cette méthode entraîne plus de risques d erreur. La dosette préparée par le pharmacien est alors utilisée. Les médicaments des clients pour lesquels l automédication n est pas recommandée doivent être conservés sous clé. Les médicaments disponibles en vente libre (ex. : Tylenol, sirop, onguent analgésique, etc.) doivent être obligatoirement prescrits. Nous recommandons aux responsables de ressource de demander une prescription lors de la visite annuelle chez le médecin. Si l état du client requiert ce type de médication avant la consultation médicale, renseignez-vous auprès du pharmacien quant aux interactions médicamenteuses possibles. S il survient un incident concernant l administration de médication ou la prestation de soins des clients hébergés, vous devez aviser l intervenant suivi et remplir le formulaire de déclaration incident/accident. Vous devez également aviser Mme Annick Laporte, gestionnaire du programme d assurance de dommages aux biens et de la responsabilité pour les ressources de type familial et autres ressources intermédiaires admissibles incluant leurs clients 5. Le numéro pour la rejoindre est le ou le Carnet de santé Le carnet de santé, utilisé par les programmes du Centre de réadaptation La Myriade, vise à réunir toute l information médicale concernant un client. Il permet d avoir «un portrait» de sa santé et même de prévoir les examens dont il pourrait avoir besoin en fonction de sa condition. Il est donc très important que vous le mainteniez à jour. L intervenant au suivi du client le vérifie mensuellement et après chaque visite médicale. 5 Prenez note que les RI de groupe ne sont pas couvertes par ce programme d assurance. Page 26

22 En fonction des besoins du client, le carnet de santé peut le suivre, en tout ou en partie, après avoir obtenu son autorisation ou celle de son représentant (curateur public ou privé, mandataire, famille naturelle) Consentement requis Les ressources hébergeant des enfants ne peuvent se substituer en aucun temps à l autorité parentale, à moins que le tribunal en ait décidé autrement. En effet, la Loi sur la protection de la jeunesse (LPJ) permet à une famille d accueil d agir comme tuteur légal si cette mesure est considérée comme étant la plus susceptible d assurer l intérêt de l enfant et le respect de ses droits (article 70.1 de la LPJ). En ce qui concerne la clientèle adulte, toutes les informations relatives aux soins médicaux doivent être transmises à l intervenant au suivi du client et, le cas échéant, celui-ci effectuera les démarches requises auprès des familles naturelles et/ou du représentant légal. Sous aucun prétexte, vous ne devez signer des documents d autorisation et de consentement. CONSENTEMENT REQUIS 6. Examen, traitement ou intervention requérant une anesthésie locale ou générale ou une sédation; CONSENTEMENT NON REQUIS Lorsque la personne est jugée apte 7 par le médecin à consentir elle-même (sauf pour le projet de recherche, l accès au dossier et le transfert d hébergement); Biopsie, angiographie, dialyse, greffe, cathéter intraveineux central; Projet de recherche thérapeutique, génétique ou psychosocial; Chimiothérapie, intervention au laser, radiothérapie; Examen ou traitement sans sédation ou anesthésie (sauf ce qui est mentionné cicontre); Vaccins courants : antigrippal, hépatite B, tétanos, etc.; 6 CENTRE DE RÉADAPTATION LA MYRIADE. (2005). Carnet de Santé. Joliette, Centre de réadaptation La Myriade. 7 Cette évaluation doit être signifiée au représentant légal par écrit. Page 27

23 CONSENTEMENT REQUIS 6. Test de dépistage du VIH, test d ADN; CONSENTEMENT NON REQUIS Test de dépistage (sauf VIH et ADN). Avortement, stérilisation, amniocentèse; Niveau de soins (ex. : soins palliatifs; code de non-réanimation cardiorespiratoire); Autopsie, don d organe après le décès; Accès au dossier médical; Transfert d hébergement; Photos, vidéos (prise et utilisation) et écrits médiatisés Départ de la clientèle Accueillir une personne dans sa maison implique un apprivoisement mutuel. Une planification est donc nécessaire afin de maximiser les chances de succès de l hébergement. Dans le cadre d un placement régulier, l intervenant au suivi du client vous présentera les modalités selon lesquelles l intégration se déroulera. L arrivée du client dans votre ressource peut se faire de façon progressive ou bien suivre la première visite, et ce, selon les caractéristiques du client. Un plan détaillant le déroulement, par exemple de la première semaine, pourra également vous être présenté. Conséquemment, le départ de la clientèle devrait faire l objet de la même préoccupation. Toutefois, il a été constaté que les départs se déroulent, généralement, de façon précipitée. Certaines situations imprévisibles telles que le décès ou l hospitalisation du responsable peuvent l expliquer. Cependant, nous croyons que des moyens peuvent être mis en place afin de les prévoir et, ainsi, minimiser les impacts négatifs sur la clientèle. Nous vous demandons Page 28

24 donc d informer l intervenant au suivi du client et l intervenant ressource de toute difficulté. L établissement pourra ainsi mettre en place le soutien nécessaire et convenir avec vous du moment du transfert. En agissant ainsi, vous serez à même de respecter vos limites et d éviter l épuisement. Par ailleurs, vous serez peut-être sollicité, même lors d un départ planifié, pour favoriser une transition adéquate vers le nouveau milieu de vie. Pour certains clients, il sera bénéfique d entretenir des contacts occasionnels avec son ancienne ressource. Pour d autres, des photos ou des objets significatifs lui permettront de conserver des souvenirs de son passage chez vous. Nous vous remercions de votre collaboration Gardiennage Pour l embauche d employés réguliers ou occasionnels, vous devez : Retenir des personnes majeures pour les services à la clientèle, tel qu exigé par l article 44 du contrat RI. Quant aux RTF, bien qu il n existe pas d obligation contractuelle, nous vous le recommandons très fortement vu votre responsabilité en lien avec la continuité de la qualité des services et la vulnérabilité de la clientèle. Vous assurer de la compétence du personnel, puisque vous demeurez responsable des services dispensés par ce personnel. Le Service d hébergement non institutionnel n a pas le mandat d évaluer le personnel et les gardiens. Advenant des plaintes, la ressource devra répondre des actes posés par ces derniers. Toutefois, le SHNI peut, à votre demande, procéder à la recherche d antécédents judiciaires. Référez-vous à l intervenant ressource de votre secteur. Établir l entente de rémunération entre vous et la personne employée. Nous ne pouvons vous dicter le taux horaire pour la rémunérer, que ce soit pour quelques heures, une journée ou pour toute une fin de semaine. Par contre, si vous souhaitez avoir une stabilité de votre personnel, il serait préférable que le tarif soit intéressant pour inciter la personne à se déplacer dans la ressource. Page 29

25 Respecter les normes du travail et faire les déclarations requises pour le personnel régulier (tant pour les RTF que pour les RI). Assumer vos paiements : la ressource n est pas une employée du CR La Myriade, ce dernier n a aucune responsabilité quant aux dettes d une ressource Hospitalisation Lors d une telle absence, la ressource de type familial reçoit le barème de base jusqu au trentième (30 e ) jour de la date du début de l hospitalisation. Par la suite, cette absence cesse d être financée et les dispositions concernant le départ définitif s appliquent à moins que l établissement n ait confirmé par écrit à la ressource de type familial la nécessité de réserver la place. Cette mesure exceptionnelle de prolongation d absence ne peut dépasser quatre-vingt-dix (90) jours à compter du premier jour de l hospitalisation. Prenez note que les jours de présence du client en cours de l hospitalisation n affectent pas la durée maximale de quatre-vingt-dix jours. Il peut arriver que l intervenant au suivi du client requière votre présence auprès du client lors de son hospitalisation. Si tel est le cas, la rétribution supplémentaire vous sera versée pour ces journées. Référez-vous au point afin de remplir correctement le calendrier «Jours présence/absence». Les frais de transport, de stationnement et de gardiennage (s il y a lieu) sont remboursés, et ce, conditionnellement à une autorisation préalable. Le coût du repas est également remboursé si une présence entrecoupée est requise ou que le nombre d heures en présence le justifie Milieu de vie Qu'est-ce que la notion de milieu de vie? C est tout d abord la façon de concevoir votre rôle de responsable de ressource et le statut de la personne hébergée. Cette notion s applique aussi bien aux clients enfants qu adultes. Ainsi, la notion de milieu de vie nous amène à permettre et à favoriser, chez le client, la possibilité d exercer le plus de choix possible en fonction de ses goûts et de ses possibilités. Le responsable de la ressource Page 30

26 devient alors davantage un accompagnateur, un facilitateur pour aider la personne hébergée à exercer ses propres choix et à se responsabiliser face à ceux-ci. Il est facile de penser que parce que l on vit à plusieurs dans une même maison, ce principe devient difficile à appliquer. Chacun ne peut se coucher ou manger à l heure qu il veut, ne peut choisir de toujours regarder les émissions de son choix, ne peut manger que ce qu il désire sans tenir compte des autres, etc. Nous croyons que l application de ce principe fait appel à l imagination, à la créativité et surtout au désir de rendre la personne le plus autonome et responsable possible. Voici quelques exemples : laisser un jeune enfant choisir entre deux ou trois ensembles de vêtements pour la journée plutôt que de choisir pour lui, lui laisser le choix de s habiller avant ou après le déjeuner. Bien sûr, il y aura toujours des enfants pour qui cette approche pourra être contre-indiquée, mais il est facile de vérifier avec l intervenant au suivi du client. Pour un adulte, pourquoi ne pas le faire participer au choix du menu de la semaine? Est-il possible d étaler l heure du petit déjeuner? Est-il possible d écouter de la musique tard dans la nuit? Si cela ne dérange pas le sommeil de la maisonnée, si la personne est apte à assumer ses responsabilités le lendemain. Pourquoi ne pas le permettre? Il va de soi que l application de ce principe peut paraître plus exigeante pour les ressources. Il est souvent tentant de penser qu une même règle pour tous est plus juste, mais la justice, est-ce de permettre à chacun selon son besoin ou selon la règle? Nous vous invitons à poursuivre cette réflexion avec vos intervenants au suivi des clients Plan d intervention ressource (PIR) La Loi sur les services de santé et les services sociaux indique clairement les obligations légales des établissements de se doter d un plan d intervention en situation d hébergement. Les contrats signés avec les ressources rendent obligatoire le dépôt d un plan d intervention pour chacun des clients hébergés, et ce, par l établissement utilisateur. Le plan d intervention ressource (PIR) est un outil de travail pour la ressource, l intervenant au suivi du client, la famille ou le représentant légal. Il s agit d un aidemémoire écrit qui contient les informations permettant de cerner les buts à atteindre, les types de services attendus et les moyens qui devront être pris pour atteindre ces objectifs Page 31

27 en regard du gîte, du couvert, du soutien et de l assistance. Le PIR indique aussi les données associées à des mesures de soutien telles que le gardiennage, le transport et la routine de vie dans un souci de participation sociale. Il est l axe central du suivi client en situation d hébergement. Il constitue la section clinique du contrat de la ressource d hébergement avec l établissement utilisateur. Notez que le PIR est seulement utilisé par les programmes du CR La Myriade 8. Les autres établissements utilisateurs procèdent différemment. C est l intervenant au suivi du client qui entreprend et anime l élaboration ou la révision du PIR qui sera ensuite complété ou réajusté avec la ressource. En tant que responsable de ressource, vous avez le rôle de transmettre les informations pertinentes, de communiquer votre vision de la situation et des besoins du client, de faire connaître les réalités socioculturelles de votre quartier et de votre famille et d indiquer votre mode de fonctionnement au quotidien. En terminant, vous pouvez vous procurer le guide explicatif de cet outil sur le site Internet du Centre de réadaptation La Myriade dans la section «Service d hébergement» «Guide RTF-RI» «Annexe 15» Vacances avec la clientèle Advenant que vous partiez en vacances avec la clientèle, les coordonnées pour vous joindre doivent être transmises à l intervenant suivi clientèle. De plus, une entente devra être établie avec ce dernier à propos de la fréquence du suivi clinique durant votre séjour. Lors d une absence de plus de 7 jours, il est important d aviser les intervenants au suivi des clients et les intervenants ressources Visite dans la ressource des personnes significatives et des familles naturelles des clients Conformément à votre contrat, vous devez favoriser les liens entre la clientèle que vous hébergez et la famille de celle-ci en l accueillant à des heures raisonnables. Certaines familles viennent chercher, par exemple, leur fils ou leur frère et l amènent à l extérieur 8 La directive de l établissement est disponible à l annexe 9. Page 32

28 alors que pour d autres, la visite se fait à votre domicile. La durée de la visite doit alors être raisonnable. Les familles doivent au préalable aviser, dans la mesure du possible, la ressource de leur visite. Un avis de 24 heures peut être demandé et les contacts peuvent être établis selon un calendrier. En cas de difficulté, n hésitez pas à contacter l intervenant suivi clientèle qui interviendra auprès des personnes concernées. Cette façon de procéder permettra d éviter des malentendus et des conflits. Par ailleurs, nous vous recommandons fortement de garder une distance professionnelle entre vous et la famille des clients, et ce, afin de préserver votre intimité. Quant aux visites non planifiées, seul le Service d hébergement non institutionnel est autorisé à les faire en vertu de son mandat. D un autre côté, il arrive aux ressources de demander aux familles naturelles de prendre leur parent afin de s offrir du répit. Cependant, en faisant appel à la famille du client, elles prennent le risque qu à la dernière minute celle-ci change d idée pour différentes raisons. Elles devront alors annuler les activités qu elles avaient prévues. Ces situations créent des désagréments pour chacune des parties et, dans ce sens, nous tenons à vous rappeler qu il est de votre responsabilité de trouver une personne compétente pour prendre la relève. D autre part, un client hébergé en ressource peut manifester le désir de recevoir une personne qui lui est chère (ex. : son enfant, son partenaire ou autre). Ces visites peuvent impliquer le service de repas et même le coucher. À cet effet, vous pourriez être sollicité pour répondre au besoin du client. Toutefois, vous ne pouvez être tenu de nourrir ni d héberger ces personnes significatives (voir contrat RA article 7.01, contrat FA article 4.4, contrat RI article 5.1). Cependant, si vous voulez aller au-delà de vos obligations contractuelles et que vous offrez repas et/ou hébergement, une compensation financière pourra vous être versée aux conditions suivantes : Le séjour de la personne significative est recommandé par l intervenant au suivi du client; Vous êtes consentant à donner ce service; Page 33

29 Le service demandé est inscrit au PIR; La compensation financière est négociée entre la ressource et l établissement utilisateur selon les services demandés. L intervenant au suivi du client demeure responsable de s assurer que le paiement sera fait à la ressource par le client, par les rétributions spéciales ou par le visiteur lui-même. Remarque : Base de négociation suggérée : Un dîner ou un souper : 5 $ Un hébergement de 24 heures : la rétribution de base selon les taux établis par le MSSS selon l âge de la personne invitée. Page 34