SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR EXTERNE (GESTION DE PROJETS) AVRIL 2015

2 TABLE DES MATIÈRES Les SELSC comportent trois modules... 4 Choses importantes à retenir... 4 A. DÉLAI D INACTIVITÉ... 4 B. Sauvegarde de l information... 5 C. Restrictions de téléchargement vers l amont... 5 D. Champs obligatoires... 5 E. Questions Module 3 : Gestion de projets Comment accéder au module Gestion de projets Vérifier l information du projet Demande de remboursement COMMENT ACCÉDEZ À LA SECTION DEMANDE DE REMBOURSEMENT Statuts et fonctions Ajouter des dépenses à une demande de remboursement Ajouter des documents à l appui à une demande de remboursement Revoir une demande de remboursement Soumettre une demande de remboursement Comment voir une demande de remboursement déjà soumise Comment retirer une demande de remboursement Comment supprimer une demande de remboursement Prévision de dépenses du projet (PDP) Comment accéder à la section de prévision de dépenses du projet Statuts et fonctions Comment ajouter une prévision de dépenses du projet Comment revoir une PDP Comment soumettre une PDP Comment voir une prévision de dépenses du projet Comment retirer une prévision de dépenses du projet Supprimer une prévision de dépenses du projet Rapports d activité Comment accéder à la section de rapport d activité Statuts et fonctions Comment ajouter un rapport d activité Comment revoir un rapport d activité Comment soumettre un rapport d activité page 2

3 1.5.6 Comment voir votre rapport d activité Comment retirer un rapport d activité Supprimer un rapport d activité Documents à l appui Comment accéder à la section des documents à l appui Comment ajouter un document à l appui Comment revoir et soumettre un document à l appui Comment voir un document à l appui Comment retirer un document à l appui Supprimer un document à l appui page 3

4 Les SELSC comportent trois modules 1. Gestion des comptes : Gérer l accès aux SELSC permet aux demandeurs de financement de créer, de valider et de modifier leurs comptes ainsi que de gérer les renseignements de base sur l organisation, le mandat et les documents à l appui. 2. Demandes et projets : Gérer les demandes individuelles de subventions et de contributions permet aux demandeurs de financement de créer, de modifier, de soumettre et de voir leur demande de financement. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la soumission d une demande de financement, veuillez consulter le Guide de l utilisateur (Demandes et projets) des Services en ligne des subventions et contributions. 3. Gestion de projets : Gérer les demandes de remboursement, les prévisions de dépenses du projet et les rapports d activité en plus de permettre aux bénéficiaires de financement de créer, de modifier, de soumettre et de voir les demandes de remboursement, les prévisions de dépenses du projet et les rapports d activité. Les bénéficiaires de financement n ont accès au présent module qu une fois que leur demande de financement a été approuvée par le ministère et que l entente de financement a été signée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la soumission de participants, veuillez consulter le Guide de l utilisateur externe (information du participant) des Services en ligne des subventions et contributions. Choses importantes à retenir A. DÉLAI D INACTIVITÉ Les Services en ligne des subventions et contributions (SELSC) sont assortis d un délai d inactivité. Après une période d inactivité de vingt (20) minutes, le message d avertissement s affichera «Avertissement d expiration de la session» (voir Image 1) indiquant que la session est sur le point de se terminer. Si le bouton «OK» n est pas sélectionné dans les délais indiqués la session sera terminée et vous devrez vous reconnecter afin de poursuivre votre demande. page 4

5 Image 1 Avertissement B. Sauvegarde de l information Les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement les renseignements. Il est important de sauvegarder fréquemment durant chaque session. C. Restrictions de téléchargement vers l amont Aucun document téléchargé dans les SELSC ne doit pas dépasser 15 Mo. De plus, il n y a pas de restriction relative au nombre de document qui peuvent être téléchargés. D. Champs obligatoires En utilisant les SELSC, si vous ne complétez pas un champ obligatoire et tentez de sauvegarder ou soumettre cet item, vous recevrez un message d erreur (ex. Erreur 1: Vous devez entrer le demandeur principal.). En effet, un champ obligatoire non complété vous empêchera de soumettre votre item tant que l information obligatoire n y sera pas inscrite. E. Questions Vous pouvez transmettre des questions de nature technique et autres directement à l équipe des SELSC en utilisant la fonction «Contactez-nous» en haut de l écran et qui est disponible dès que vous accédez à l écran «Liste des entreprises» (voir Image 2). Une fois que vous aurez sélectionné votre entreprise, la fonction «Contactez-nous» demeurera disponible à chaque écran. Consultez le guide Services en ligne des subventions et contributions : Guide de l utilisateur (Demandes et projets) pour plus de détails sur la fonction «Contactez-nous». page 5

6 Image 2 Contactez-nous page 6

7 1. Module 3 : Gestion de projets 1.1 Comment accéder au module Gestion de projets Afin d accéder au module de «Gestion de projets», vous devrez être dans la gestion d un projet «Actif». Après avoir sélectionné votre entreprise (voir Image 2), vous aurez deux options pour accéder à vos items de gestion de projets. La première option consiste à cliquer sur le lien «Voir liste des demandes et projets», disponible à l écran de «Bienvenue» (voir Image 3) et vous dirigera à l écran «Demandes et projets» (voir Image 4). Seuls les projets ayant un statut «Actif» auront la fonction «Gérer», permettant de soumettre des items de gestion de projet. Image 3 Bienvenue Image 4 Demandes et projets page 7

8 La deuxième option consiste à utiliser les fonctions directement à l écran de «Bienvenue» (voir Image 5). En cliquant sur «Ajouter une demande de remboursement», «Ajouter une prévision de dépenses» ou «Ajouter un rapport d activité», vous serez redirigé à l écran «Sélectionnez Projet» (voir Image 6), où vous devrez sélectionner le projet actif pour lequel vous souhaitez créer un item (demande de remboursement, prévision de dépenses ou rapport d activité). Une fois sélectionné, vous serez automatiquement redirigé à l écran de l item choisi. Image 5 Bienvenue Ajouter un item de gestion de projets Image 6 Liste des projets actifs page 8

9 1.2 Vérifier l information du projet Lorsque vous utiliserez la fonction «Gérer» d un projet «Actif», l écran «Gérer votre projet» (voir Image 7) affichera le titre, le numéro, la date de début, la date de fin, le type de paiement et la fréquence de paiement de votre projet. Les items de gestion de projets seront disponibles à partir du menu de gauche. Image 7 Gérer votre projet 1.3 Demande de remboursement Les demandes de remboursement servent à rendre compte des dépenses engagées tous les mois ou de façon trimestrielle, selon ce qui est prévu à l écran «Gérer votre projet» ainsi que dans votre entente signée. La structure de catégories de coûts de la demande de remboursement est la même que celle de votre entente COMMENT ACCÉDEZ À LA SECTION DEMANDE DE REMBOURSEMENT Tous les écrans de gestion de projet sont accessibles à partir du menu de gauche d un projet «Actif» dès que la fonction «Gérer» est utilisée ou directement à partir de l écran «Bienvenue» tel qu identifié à l Image 3. La première fois que vous accéderez l écran «Demandes de remboursement» (voir Image 8), seul le bouton «Ajouter» sera disponible à l écran. Cet écran regroupera éventuellement toutes les demandes de remboursement d un projet donné, classées en fonction de la «période de demande» la plus récente figurant en tête de liste (voir Image 9). page 9

10 Image 8 Demande de remboursement Image 9 Demande de remboursement - tableau Les chiffres et les lettres qui se trouvent dans ce tableau correspondent à l Image 9. N o Champ Description 1 Période La période visée par la demande de remboursement. 2 Montant réclamé Le montant visé par la demande. 3 Montant admissible Le montant que le ministère a approuvé. 4 Statut 5 Numéro de confirmation Le statut actuel de la demande. Les statuts possibles sont les suivants : ébauche, soumis, en attente de signataires, révisé, traité, en attente d une nouvelle soumission, rejeté ou retiré. Le numéro de confirmation de la demande de remboursement. 6 Date de mise à jour La date de la dernière modification apportée à la demande de remboursement. 7 Fonctions Les options possibles sont les suivantes : voir, modifier, action, supprimer ou retirer la demande de remboursement. page 10

11 1.3.2 Statuts et fonctions Le tableau suivant décrit les actions possibles pour chaque statut potentiel d une demande de remboursement. Les actions disponibles sont identifiées avec un «X» dans le tableau. Par exemple, vous pourrez «Voir», «Soumettre» et «Actionner» une demande de remboursement qui affiche un statut «en attente de signataires». Cependant, vous ne pourrez «Modifier», «Supprimer» ou «Retirer» une demande de remboursement. Statut Actions Voir Modifier Soumettre Actionner Supprimer Retirer Ébauche X X X Soumis X X En attente de signataires Révisé Traité X X X X X En attente d une nouvelle soumission 1 X X X Rejeté 2 X X Retiré X X Ajouter des dépenses à une demande de remboursement L écran «Dépenses» (voir Image 10), auquel vous pouvez accéder en cliquant sur «Ajouter» à l écran «Demande de remboursement» ou en sélectionnant un projet actif à l écran «Sélectionner Projet», sert à saisir les dépenses de votre projet en utilisant la structure de catégories de coûts tel qu identifié dans votre entente de contributions signée. Le lien «Aide», à la droite des champs de catégorie de coûts, spécifie le type de dépenses pouvant être inclus dans la section. La barre de navigation de gauche s agrandira seulement une fois que vous aurez cliqué sur «Sauvegarder» pour afficher les menus de «Documents à l appui» et «Revoir et soumettre» (voir Image 11). 1 Le statut «En attente d une nouvelle soumission» signifie que les documents soumis doivent être modifiés avant d être approuvés par le ministère. Votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné communiquera avec vous pour vous préciser quels sont les renseignements qui sont requis pour aller de l avant. 2 Le statut «Rejeté» signifie soit que deux demandes de remboursement identiques ont été soumises, ou que l élément soumis n a pas été approuvé par le ministère. page 11

12 Image 10 Dépenses Les chiffres et les lettres qui se trouvent dans ce tableau correspondent à l Image 10. N o Champ Description 1 Date de début de la période aaaa-mm-jj Date de début de la période visée par la demande de remboursement. 2 3 Date de fin de la période aaaa-mm-jj Catégories de coûts/dépenses prévues Date de fin de la période visée par la demande de remboursement. Les montants (valeur en dollars) réclamés pour la période visée par le projet. Remarque : Les catégories de coûts sont fournies à titre d exemple seulement. 4 Total des dépenses prévues Le total des dépenses prévues du projet pour la période visée par la demande se calcule automatiquement en cliquant sur «Sauvegarder». page 12

13 Image 11- Sous-menus de l écran Dépenses Ajouter des documents à l appui à une demande de remboursement L écran «Documents à l appui» (voir Image 12) est disponible à partir des sous-menus de gauche une fois que vous avez sauvegardé l écran «Dépenses» (voir Image 11). Cet écran vous permet d ajouter des documents pour appuyer votre demande de remboursement. Tous les fichiers sont conservés dans le même format que lors de leur téléchargement. Tous les types de fichiers sont acceptés. Tous les fichiers téléchargés dans le système des SELSC sont analysés par un antivirus avant d être transmis au ministère. Si un fichier contient un virus, il n est pas transmis au ministère. Image 12 Documents à l appui Revoir une demande de remboursement L écran «Revoir et soumettre» (voir Image 13) affiche un résumé complet des renseignements saisis dans la demande de remboursement incluant les documents à l appui téléchargés à la demande de remboursement. Cet page 13

14 écran vous permet de revoir et, au besoin, utiliser la fonction «Modifier» pour apporter des corrections aux renseignements qui se trouvent à l écran «Dépenses» (voir Image 10). Image 13- Revoir et soumettre Soumettre une demande de remboursement Seuls les utilisateurs avec le droit de «Soumettre» de l information pour les demandes de remboursement pourront accéder à cet écran et compléter les déclarations. L écran de «Confirmation» (voir Image 14) affichera une confirmation de la soumission ainsi qu un numéro de confirmation qui sera également disponible à l écran «Demandes de remboursement» (voir Image 9). Pour qu une demande de remboursement soit approuvée par EDSC, elle doit avoir été soumise par un représentant désigné. Le profil du représentant doit concorder avec celui d une des personnes dont le nom figure dans le formulaire des signataires autorisés qui a été soumis avec l entente de financement. Vous pouvez visualiser le nombre de signataires requis en accédant le menu SELSC au haut de l écran et sélectionnant le sous-menu «SELSC Identification de l organisme» (voir Image 15). page 14

15 Image 14 Soumettre Image 15- SELSC Identification de l organisation signataires requis Remarque : Pour obtenir des renseignements détaillés sur les processus liés aux signataires autorisés, veuillezvous reporter au SELSC Guide de l utilisateur (Demandes et projets). page 15

16 1.3.7 Comment voir une demande de remboursement déjà soumise La fonction «Voir» à l écran principal «Demande de remboursement» (voir Image 16) vous dirigera vers l écran «Dépenses», où la demande soumise sera disponible uniquement en lecture seule. Image 16 Voir une demande de remboursement Comment retirer une demande de remboursement Il est possible de retirer une demande de remboursement qui a déjà été soumise à EDSC. La fonction «Retirer» peut être utilisée tant et aussi longtemps que le traitement de la demande de remboursement n a pas débuté, après quoi, vous devrez communiquer avec votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné afin qu il la retire pour vous. En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer une demande de remboursement» (voir Image 17). Assurez-vous de vérifier les détails de votre demande avant de cliquer sur le bouton «Retirer». page 16

17 Image 17 Retirer une demande de remboursement Comment supprimer une demande de remboursement Vous pouvez supprimer une demande de remboursement qui n a pas encore été soumis à EDSC ou qui a un statut de «Retiré» (voir Image 17). En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Supprimer une demande de remboursement» (voir Image 18). Assurez-vous de vérifier les détails de la demande de remboursement avant de cliquer sur le bouton «Supprimer». Le bouton «Supprimer» vous ramènera à l écran principal «Demandes de remboursement» et la demande n apparaîtra plus dans la liste des demandes de remboursement existantes de votre projet. page 17

18 Image 18 Supprimer une demande de remboursement 1.4 Prévision de dépenses du projet (PDP) Les PDP permettent d effectuer un suivi des dépenses prévues visées par l entente pour les périodes futures. Les PDP sont obligatoires pour tout nouveau projet dans le cadre duquel les paiements se font par des avances. Vous remplissez des PDP afin : - d estimer les dépenses que vous prévoyez encourir dans le cadre de votre projet; - de réviser les estimations futures (s il y a lieu). Remarque : En ce qui a trait aux projets dans le cadre desquels les paiements sont progressifs, les bénéficiaires ne doivent pas compléter de PDP, car des remboursements sont versés à mesure que les dépenses sont engagées Comment accéder à la section de prévision de dépenses du projet Tous les écrans de gestion de projet sont accessibles à partir du menu de gauche d un projet «Actif» dès que la fonction «Gérer» est utilisée ou directement à partir de l écran de «Bienvenue» tel qu identifié à l Image 3. La première fois que vous accéderez l écran «Prévision de dépenses du projet», seul le bouton «Ajouter» sera visible à l écran sauf si une PDP a été soumise avec votre demande de financement initiale (voir Image 19). Cet écran regroupera toutes les PDP d un projet donné, la plus récente figurant en tête de liste (voir Image 20). page 18

19 Image 19 Prévision de dépenses du projet Image 20 PDP Tableau des PDP Statuts et fonctions Le tableau suivant décrit les actions possibles pour chaque statut potentiel d une prévision de dépenses du projet. Les actions disponibles sont identifiées avec un «X» dans le tableau. Par exemple, vous pourrez «Voir» et «Retirer» une prévision de dépenses qui affiche un statut «Soumis». Cependant, vous ne pourrez «Modifier», «Soumettre», «Actionner» ou «Supprimer» une prévision de dépenses. Statut Actions Voir Modifier Soumettre Actionner Supprimer Retirer Ébauche X X X Soumis X X En attente de signataires Révisé X X X X page 19

20 Statut Actions Voir Modifier Soumettre Actionner Supprimer Retirer En attente d une nouvelle soumission 3 X X X Rejeté 4 X X Retiré X X Comment ajouter une prévision de dépenses du projet L écran «Prévision de dépenses du projet» (voir Image 21), auquel vous pouvez accéder en cliquant sur «Ajouter» à l écran «Prévision de dépenses du projet» ou en sélectionnant un projet actif à l écran «Sélectionner Projet», sert à saisir les montants financiers nécessaire liées au projet dont la méthode de paiement se fait par des avances. Le grand total prévu et le montant admissible doivent être égaux ou inférieurs au montant du budget du projet EDSC. 3 Le statut «En attente d une nouvelle soumission» signifie que l élément soumis doit être modifié avant d être approuvé par EDSC. Votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné communiquera avec vous pour vous préciser quels sont les renseignements qui sont requis pour aller de l avant. 4 Le statut «Rejeté» signifie soit que deux PDP identiques ont été soumises, ou que l élément soumis n a pas été approuvé par EDSC. page 20

21 Image 21 Prévision de dépenses du projet page 21

22 1.4.4 Comment revoir une PDP L écran «Revoir et soumettre» (voir Image 22) affiche un résumé complet des renseignements saisis concernant la PDP. Cet écran vous permet de revoir et, au besoin, de modifier les renseignements qui se trouvent à l écran «Prévision de dépenses du projet». Image 22 Revoir et soumettre page 22

23 1.4.5 Comment soumettre une PDP Seuls les utilisateurs avec le droit de «Soumettre» de l information pour les PDP pourront accéder à cet écran et compléter les déclarations (voir Image 23). L écran de «Confirmation» (voir Image 24) affichera une confirmation de la soumission ainsi qu un numéro de confirmation qui sera également disponible à l écran «Prévision de dépenses du projet» (voir Image 20). Pour qu une PDP soit approuvée par EDSC, elle doit avoir été soumise par un représentant désigné. Le profil du représentant doit concorder avec celui d une des personnes dont le nom figure dans le formulaire des signataires autorisés qui a été soumis avec l entente de financement. Vous pouvez visualiser le nombre de signataires requis en accédant le menu SELSC au haut de l écran et sélectionnant le sous-menu «SELSC Identification de l organisme» (voir Image 25). Image 23 Déclarations Image 24 - Confirmation page 23

24 Image 25 - SELSC Identification de l organisation signataires requis Remarque : Pour obtenir des renseignements détaillés sur les processus liés aux signataires autorisés, veuillezvous reporter au SELSC Guide de l utilisateur (Demandes et projets) Comment voir une prévision de dépenses du projet La fonction «Voir» à l écran principal «Prévision de dépenses du projet» (voir Image 26) vous dirigera vers l écran «Prévision de dépenses du projet», où la PDP soumise sera disponible uniquement en lecture seule. Image 26 Voir une PDP Comment retirer une prévision de dépenses du projet Il est possible de retirer une PDP qui a déjà été soumise à EDSC. La fonction «Retirer» peut être utilisée tant et aussi longtemps que la révision de la PDP n a pas débuté, après quoi, vous devrez communiquer avec votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné afin qu il la retire pour vous. En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer Prévisions des dépenses» (voir Image 27). Assurezvous de vérifier les détails de votre PDP avant de cliquer sur le bouton «Retirer». page 24

25 Image 27 Retirer une PDP Supprimer une prévision de dépenses du projet Vous pouvez supprimer une PDP qui n a pas encore été soumis à EDSC ou qui a un statut de «Retiré» (voir Image 27). Assurez-vous de vérifier les détails de la PDP avant de cliquer sur le bouton «Supprimer». En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer Prévisions des dépenses» (voir Image 28). Le bouton «Supprimer» vous ramènera à l écran principal «Prévision de dépenses du projet» et la PDP n apparaîtra plus dans la liste des PDP existantes de votre organisation. Image 28 Retirer une prévision de dépenses page 25

26 1.5 Rapports d activité Le rapport d activité résume la progression du projet par rapport aux objectifs, aux activités menées en vue de l atteinte des résultats et aux problèmes possibles qui peuvent avoir un impact sur le succès du projet. Dans l ensemble, le rapport d activité : - simplifie la production de rapports liés au projet; - améliore l imputabilité; - fournit un aperçu du rendement global du projet; - aide à déterminer les objectifs prévus par le bénéficiaire et les réalisations accomplies. La production du rapport d activité est obligatoire pour tous les projets de contribution (à l exception des projets menés dans le cadre de l initiative Emplois d été Canada) Comment accéder à la section de rapport d activité Tous les écrans de gestion de projet sont accessibles à partir du menu de gauche d un projet «Actif» dès que la fonction «Gérer» est utilisée ou directement à partir de l écran de «Bienvenue» tel qu identifié à l Image 3. La première fois que vous accéderez l écran «Rapport d activité», seul le bouton «Ajouter» sera visible à l écran (voir Image 29). Cet écran regroupera tous les rapports d activité d un projet donné, le plus récent figurant en tête de liste (voir Image 30). Image 29 rapport d activité page 26

27 Image 30 Liste de rapports d activité Statuts et fonctions Le tableau suivant décrit les actions possibles pour chaque statut potentiel d un rapport d activité. Les actions disponibles sont identifiées avec un «X» dans le tableau. Par exemple, vous pourrez seulement «Voir» un rapport d activité affichant un statut «Révisé». Cependant, vous ne pourrez «Modifier», «Soumettre», «Actionner», «Supprimer» ou «Retirer» un rapport d activité. Statut Actions Voir Modifier Soumettre Actionner Supprimer Retirer Ébauche X X X Soumis X X En attente de signataires Révisé X X X X En attente d une nouvelle soumission 5 X X X Rejeté 6 X X Retiré X X 5 Le statut «En attente d une nouvelle soumission» signifie que l élément soumis doit être modifié avant d être approuvé par EDSC. Votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné communiquera avec vous pour vous préciser quels sont les renseignements qui sont requis pour aller de l avant. 6 Le statut «Rejeté» signifie soit que deux rapports d activité identiques ont été soumises, ou que l élément soumis n a pas été approuvé par EDSC. page 27

28 1.5.3 Comment ajouter un rapport d activité L écran «Rapport de progrès» (voir Image 31) est le premier d une série d écrans qui vous permet de saisir des détails relatifs au statut de votre projet tous les mois ou tous les trimestres. Le rapport d activité doit être soumis au même moment que la demande de remboursement et la prévision de dépenses du projet (seulement pour les projets dont le mode de paiement se fait par des avances). Lorsque vous cliquez sur le bouton «Sauvegarder», la barre de navigation de gauche s agrandit (voir Image 32). Vous verrez alors s afficher les liens vers les écrans suivants : - Rapport de progrès; - Modification; - Histoire à succès/leçons apprises; - Renseignements supplémentaires selon les exigences précises du programme; - Autre information; - Revoir et soumettre. Vous pourrez soumettre votre rapport d activité lorsque toutes les questions obligatoires, se trouvant sur les différents écrans (voir Image 32), auront été répondues. page 28

29 Image 31 Rapport de progrès page 29

30 Image 32 Sous-menus du rapport d activité Comment revoir un rapport d activité L écran «Revoir et soumettre» (voir Image 33) affiche un résumé complet des renseignements saisis concernant le rapport d activité. Cet écran vous permet de revoir et, au besoin, de modifier les renseignements qui se trouvent à l écran où se trouve l erreur. Cet écran permet de s assurer que tous les champs obligatoires sont complétés. Des messages d erreur s y affichent lorsque des renseignements manquants sont requis. Image 33 Revoir et soumettre un rapport d activité Comment soumettre un rapport d activité Seuls les utilisateurs avec le droit de «Soumettre» de l information pour les rapports d activité pourront accéder à cet écran et compléter les déclarations (voir Image 34). L écran de «Confirmation» (voir Image 35) affichera page 30

31 une confirmation de la soumission ainsi qu un numéro de confirmation qui sera également disponible à l écran «Rapport d activité» (voir Image 30). Pour qu un rapport d activité soit approuvé par EDSC, il doit avoir été soumis par un représentant désigné. Le profil du représentant doit concorder avec celui d une des personnes dont le nom figure dans le formulaire des signataires autorisés qui a été soumis avec l entente de financement. Vous pouvez visualiser le nombre de signataires requis en accédant le menu SELSC au haut de l écran et sélectionnant le sous-menu «SELSC Identification de l organisme» (voir Image 36). Image 34 Soumettre - déclaration Image 35 Confirmation page 31

32 Image 36 - SELSC Identification de l organisation signataires requis Remarque : Pour obtenir des renseignements détaillés sur les processus liés aux signataires autorisés, veuillezvous reporter au SELSC Guide de l utilisateur (Demandes et projets) Comment voir votre rapport d activité La fonction «Voir» à l écran principal «Rapport d activité» (voir Image 37) vous dirigera vers l écran «Rapport de progrès», où la PDP soumise sera disponible uniquement en lecture seule. Image 37 Voir un rapport d activité Comment retirer un rapport d activité Il est possible de retirer un rapport d activité qui a déjà été soumis à EDSC. La fonction «Retirer» peut être utilisée tant et aussi longtemps que la révision du rapport d activité n a pas débuté, après quoi, vous devrez communiquer avec votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné afin qu il le retire pour vous. En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Rapport de progrès» (voir Image 38). Assurez-vous de vérifier les détails de votre rapport avant de cliquer sur le bouton «Retirer». page 32

33 Image 38 Retirer un rapport d activité Supprimer un rapport d activité Vous pouvez supprimer un rapport d activité qui n a pas encore été soumis à EDSC ou qui a un statut de «Retiré» (voir Image 38). En cliquant sur la fonction «Supprimer», vous serez dirigé vers l écran «Supprimer rapport d activité» (voir Image 39). Assurez-vous de vérifier les détails du rapport d activité avant de cliquer sur le bouton «Supprimer». Le bouton «Supprimer» vous ramènera à l écran principal «Rapport d activité» et le rapport d activité n apparaîtra plus dans la liste des rapports d activités existant de votre organisation. Image 39 Retirer une prévision de dépenses page 33

34 1.6 Documents à l appui Après avoir soumis une demande de financement, il est possible de soumettre un document à l appui peu importe le statut de ce dernier et de l associer à la demande de financement ou au projet spécifique. L écran «Documents à l appui» (voir Image 42) sert à visualiser, ajouter et gérer des fichiers téléchargés à titre de documents à l appui de la demande de financement ou d un projet. Tous les fichiers sont conservés dans le même format que lors de leur téléchargement. Tous les types de fichiers sont acceptés. Tous les fichiers téléchargés dans le système des SELSC sont analysés par un antivirus avant d être transmis à EDSC. Si un fichier contient un virus, il n est pas transmis à EDSC Comment accéder à la section des documents à l appui La fonction «Ajouter un document à l appui» est disponible directement à l écran «Demandes et projets» (voir Image 40) ou à partir de l écran «Gérer votre projet» (voir Image 41) qui est accessible dès que vous sélectionnez la fonction «Gérer» d un projet «Actif». page 34

35 Image 40 Documents à l appui à partir de l écran Demandes et projets Image 41 - Documents à l appui à partir de l écran Gérer votre projet Comment ajouter un document à l appui Vous pourrez ajouter un document à l appui en cliquant sur «Ajouter» à partir de l écran «Documents à l appui» (voir Image 42) peu importe si vous avez utilisé la fonction à partir de l écran «Demandes et projets» (voir Image 40) ou encore à partir de l écran «Gérer votre projet» (voir Image 41). page 35

36 Image 42 Documents à l appui - Ajouter Le bouton «Ajouter» vous mènera à l écran «Message documents à l appui» (voir Image 43) où vous aurez l occasion de fournir des détails concernant le document. Image 43- Message documents à l appui Après avoir sélectionner le menu de gauche «Documents à l appui», le bouton «Ajouter» de cet écran (voir Image 44), vous permettra de parcourir votre structure de fichiers et choisir le document à télécharger à l écran «Détails des documents» (voir Image 45). Image 44 Documents à l appui page 36

37 Image 45 Détails des documents Une fois que vous avez téléchargé le document, le bouton «Sauvegarder» vous mènera à l écran «Documents à l appui» (voir Image 46). Cet écran affichera, sous forme de tableau, tous les documents liés à cette demande de financement. Image 46 Tableau des documents à l appui Comment revoir et soumettre un document à l appui L écran «Revoir et soumettre» (voir Image 47) affiche les documents à l appui à soumettre sous forme de tableau. Cet écran vous permet de revoir et, au besoin, de modifier les documents et/ou renseignements qui se trouvent à l écran «Documents à l appui». Seuls les utilisateurs avec le droit de «Soumettre» de l information pour les documents à l appui pourront accéder à cet écran et peser sur le bouton «Soumettre» (voir Image 47). Il n y a pas de déclaration à compléter. L écran de «Confirmation» (voir Image 48) affichera une confirmation de la soumission ainsi qu un numéro de confirmation qui sera également disponible à l écran «Documents à l appui» (voir Image 42). Vous pouvez visualiser le nombre de signataires requis en accédant le page 37

38 menu SELSC au haut de l écran et sélectionnant le sous-menu «SELSC Identification de l organisme» (voir Image 49). Image 47 Revoir et soumettre Image 48 - Confirmation Image 49 - SELSC Identification de l organisation signataires requis Comment voir un document à l appui La fonction «Voir» à l écran principal «Documents à l appui» (voir Image 50) vous dirigera vers l écran «Message documents à l appui», où le message et le document seront disponibles uniquement en lecture seule. page 38

39 Image 50 Voir un document à l appui Comment retirer un document à l appui Il est possible de retirer un document à l appui qui a déjà été soumis à EDSC. La fonction «Retirer» peut être utilisée tant et aussi longtemps que la révision du document n a pas débuté, après quoi, vous devrez communiquer avec votre personnel responsable à l'exécution des programmes désigné afin qu il le retire pour vous. En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer Documents à l appui» (voir Image 51). Assurez-vous de vérifier les détails de votre document avant de cliquer sur le bouton «Retirer». Image 51 Retirer un document à l appui Supprimer un document à l appui Vous pouvez supprimer un document à l appui qui n a pas encore été soumis à EDSC ou qui a un statut de «Retiré» (voir Image 51). Assurez-vous de vérifier les détails du document avant de cliquer sur le bouton «Supprimer». En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer documents à l appui page 39

40 » (voir Image 52). Le bouton «Supprimer» vous ramènera à l écran principal «Documents à l appui» et le document n apparaîtra plus dans la liste des documents existants de votre demande de financement ou projet. Image 52 Supprimer un document à l appui page 40

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