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1 La gestion de projet Université Louis Pasteur STRASBOURG UE Ouverture professionnelle Intervenant Aurélie DUCHAMP Voirin Consultants La gestion de projet N 5 Le 04 / 01 / 2006

2 Présentation de l intervenant Aurélie DUCHAMP Consultante chez Voirin Consultants Adresse : Pour récupérer les cours :

3 Université Louis PASTEUR Gestion de Projet SEANCE 5 Université Louis PASTEUR Strasbourg

4 Plan du cours (1/4) Principes généraux Définition d un projet Le Management de Projet L avant-projet Les acteurs du projet Les formes d organisation d un groupe de projet La gestion des risques

5 Plan du cours (2/4) La préparation du projet Le lancement du projet La structuration technique du projet / WBS L organisation humaine du projet / OBS Le cycle de vie du projet La planification (suite et fin de la séance 3 se reporter aux slides de la séance 3) Le plan d assurance qualité Préparer la phase opérationnelle

6 Objet de l assurance qualité en matière de gestion de projet Assurer la satisfaction des exigences clients Assurer la maîtrise du projet Identifier et formaliser les dispositions adaptées (cadre méthodologique assurant le succès du projet) Préciser les rôles et responsabilités de chaque acteur Assurer l identification des tâches à réaliser, les panifier et les affecter

7 Objet de l assurance qualité en matière de gestion de projet Définir les modalités de reporting Assurer la maîtrise des interfaces organisationnelles et techniques Assurer le jalonnement du projet par des activités de revues, vérification et validation aux phases appropriées du projet Fournir à l ensemble de l équipe projet un référentiel commun contenant ou référençant tous les éléments utiles Faciliter l intégration de nouvelles ressources

8 Objet de l assurance qualité en matière de gestion de projet En conclusion : Homogénéiser et assurer une cohérence dans les pratiques des projets Améliorer la qualité des «produits» et la satisfaction des «clients» Optimiser les méthodes de travail Capitaliser et partager les expériences

9 Objet de l assurance qualité en matière de gestion de projet La démarche d Assurance Qualité projet s appuie sur la définition, la stabilisation et la documentation des activités lié au projet, à deux niveaux : Niveau référentiel : procédures, plans types, guides méthodologiques Niveau spécifique : application de ces procédures de manière spécifique dans chaque projet; ces dispositions font l objet d un plan : le Plan d Assurance Qualité du projet.

10 Le Plan d Assurance Qualité Projet Définition et objet du plan qualité Rôles et responsabilités associés au plan qualité Établir le plan qualité Exemple de plan qualité Mettre à disposition les outils facilitant l application du plan qualité

11 Définition Définition et objet du plan qualité Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier (ISO 8402 Qualité / Vocabulaire). Objet Définir ou référencer toutes les règles à appliquer dans le cadre du projet permettant d'en assurer la maîtrise.

12 Définition et objet du plan qualité Élaboration lors de la phase de préparation du projet Approbation et validation du plan Diffusion maîtrisée à toutes les parties prenantes du projets (Comité de pilotage, Maîtrise d ouvrage, Maîtrise d œuvre, équipes projets ) Mise en application tout au long du projet Mises à jour, si nécessaire : document vivant et fiable

13 Rôles et responsabilités associés au plan qualité Le chef de projet établit le plan qualité et s assure de son application Le comité de pilotage valide le plan qualité Les acteurs du projet appliquent les dispositions d Assurance Qualité définies.

14 Faire simple et efficace Établir le plan qualité du projet S'assurer que toutes dispositions nécessaires à la maîtrise du projet sont définies, S'appuyer sur les procédures standards de l'entreprise ou celles du client, Adapter ou compléter ces dispositions en fonctions des spécificités du projet, Utiliser une trame standard de plan qualité,

15 Établir le plan qualité du projet Éviter tout double emploi Ne pas inclure dans le plan qualité les éléments soumis à mise à jour régulière (Planning) Faire vivre le plan qualité du projet si nécessaire

16 Exemple de sommaire de plan qualité But, domaine d'application et responsabilités (concerne le plan qualité et non pas le projet) Terminologie Organisation décrire l'obs et les rôles et responsabilités associées décrire les interfaces organisationnelles entre les différents acteurs

17 Démarche Exemple de sommaire de plan qualité Décrire les principales phases du cycle de vie Préciser les activités de contrôle et de validation Méthodes, outils et règles Définir les méthodes, outils et règles à appliquer dans tous les domaines utiles (achats, gestion des configurations, maîtrise des documents,... )

18 Documentations Exemple de sommaire de plan qualité Documents d'entrée : Les documents disponibles au démarrage du projet (éléments contractuels, documents applicables, documents de référence,... ). Documents de sortie : Les documents élaborés dans le cadre du projet qui seront utiles une fois le projet terminée (plans, notices techniques,... ) Documents intermédiaires : Les documents élaborés dans le cadre du projet pour les besoins des phases suivantes.

19 Exemple de sommaire de plan qualité Principes de pilotage du projet Décrire les principes de pilotage du projet : modalités de suivi des collaborateurs, organisation des comités, reporting,.... Dispositions relatives au suivi de l'application du plan qualité (audits,... ).

20 Mettre à disposition les outils facilitant l application du plan qualité Outils «métiers» : Liste des instruments, Guide d entretien, Grille de recensement des besoins. Outils de pilotage : Suivi financier, Suivi d avancement, Suivi des achats, Communication / Pilotage,.

21 Préparer la phase «opérationnelle» du projet Exploiter le travail de préparation réalisé à toute fin utile Préciser le contenu des actions à mener Structurer les supports de classement et d enregistrement des suivis Exemple de classement

22 Exploiter le travail de préparation réalisé à toute fin utile Calendrier des interventions, Planning d'activité des différentes ressources Réservation des moyens, Commandes auprès de fournisseurs, Trésorerie prévisionnelle du projet...

23 Préciser le contenu des actions à mener Établir (Pour les activités «proches») les fiches de tâche Responsable de la tâche (1 seul responsable) Objet de la tâche Positionnement dans le processus global (contraintes amonts / contraintes avals) Éléments tangibles attendus Délais Budget, moyens et ressources alloués

24 Structurer les supports de classement et d'enregistrement des suivis Les phases opérationnelles vont générer la production de nombreux documents, Il est primordial de gérer efficacement tous les documents concernant notamment : Le pilotage du projet Les éléments tangibles élaborés Le dossier «contentieux» «La preuve et la rançon du droit». S assurer que les documents conservés apporteront tout élément utile en cas de contentieux ultérieur

25 Exemple de structuration du classement des documents Documents contractuels «client» Documents contractuels initiaux Avenants au contrat. Factures Validation / Recette Rapports de contrôle CR revues PV de validations et de recette client

26 Exemple de structuration du classement des documents Achats Commandes / documents de sous-traitance BL Factures

27 Exemple de structuration du classement des documents Management du processus Plan qualité Plan de développement Suivi activité des collaborateurs Suivi mise en oeuvre des moyens Incidents / Problèmes rencontrés Demandes de modifications Reporting Suivi d avancement Suivi financier

28 Exemple de structuration du classement des documents Management produit Éléments tangibles, Éléments de configuration.... Notes Courriers / s / notes échangés Notes de travail, CR de réunions,,

29 Questions / Réponses

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