Institut Méditerranéen de Biodiversité et d Ecologie marine et continentale

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1 Documentation pour l administration de Pages personnelles sur Update : 05/12/2013 Les pages personnelles Ouverture d une page personnelle La demande de création d une page personnelle doit être envoyée directement au service Communication-Web à cette adresse : communication@imbe.fr (contact : Vanina Beauchamps-Assali) L équipe communication installe une rubrique personnelle sur le site Web de l unité ( règle les droits d administration et fournit la documentation support. L outil proposé est un cadre de sous-rubriques (système d'onglets) et d articles à compléter, intégré sur le site Le système de gestion de contenus utilisé sur le site de l IMBE est le CMS SPIP. Vous êtes administrateur de cette rubrique personnelle et responsable en conséquence de la création, de l administration et de la mise à jour de vos contenus. La documentation suivante vous aidera à administrer votre page personnelle sous SPIP. Des formations complémentaires en petits groupes peuvent être programmées sur demande. Enfin, n hésitez pas à solliciter l aide des référents Web de votre équipe, déjà formés à l utilisation de SPIP. Accès aux pages personnelles L URL de votre page personnelle est de type : (C est l adresse Web à transmettre à vos contacts) Les visiteurs peuvent également y accéder en passant par l annuaire interactif, le trombinoscope ou les fiches personnelles installés sur site (Menu / Rubrique Personnels /). Responsabilités des contenus Une page personnelle est installée à la demande de son auteur sur le serveur Web de l IMBE. Le contenu de cette page personnelle n engage que son auteur et en aucune manière la responsabilité de l unité IMBE. 1

2 Il est recommandé lors de la mise en œuvre d une page personnelle de ne pas diffuser de données dites sensibles ou privées qui n ont pas vocation à être diffusées à partir du site internet institutionnel de l unité, ouvert au public. La direction se réserve le droit de modifier ou supprimer tout contenu jugé inapproprié, au-delà des questions de droits d auteur et de propriété intellectuelle. Le service communication Vanina Beauchamps-Assali communication@imbe.fr

3 Structure d une page personnelle Sur la partie publique du site Web, un système d onglets permet d organiser les contenus de la page personnelle. Sur la partie privée du site Web, la page personnelle (sous-rubrique «Prénom Nom») est organisée en rubriques et en articles suivant l arborescence suivante. Un onglet correspond à une sous-rubrique (uniquement dans le cas présent) de SPIP. 3

4 Edition d une page personnelle 1. Connexion Accès à la rubrique page personnelle 1.1. Pour accéder à l interface d administration (parie privée de SPIP), recopiez cette adresse dans votre navigateur Internet : Entrez sur l espace privé en vous connectant avec vos identifiants de messagerie habituels (AMU/OSU Pytheas) 1.3. Accédez à votre page personnelle en cliquant sur l icône du Menu 1 : Edition (Accès à votre page perso) 4

5 2. Modification de rubrique/ sous-rubrique Clic sur icône 2 : Modifier cette rubrique «Prénom Nom» Compléter et modifier les informations personnelles et coordonnées. Clic sur icône 3 pour accéder aux sous-rubriques puis aux articles correspondants Utiliser uniquement les raccourcis typographiques de SPIP pour mettre en forme les contenus. Eviter impérativement l utilisation d autres balises (HTML notamment) Privilégier l utilisation des raccourcis 1, 2, 3, 4 et 5 pour mettre en forme vos contenus. N oubliez pas d enregistrer vos modifications. (Voir les chapitres consacrés aux raccourcis typographiques et à l insertion d images et documents) 5

6 3. Edition d article Dans la partie privée, les articles sont toujours associés à une rubrique unique. Par ex. la rubrique «Bio» contient 2 articles : Biosketch et CV. Sur la partie publique, une rubrique contient un ou plusieurs articles qui s affichent dans un onglet à la suite les uns des autres. Pour modifier l ordre d affichage des articles dans l interface publique, il suffit de faire précéder chaque titre d article d un numéro suivi d un point et d un espace (Ex. 1. Biosketch). Ces numéros arbitraires n apparaissent que sur la partie privée et ne correspondent pas à l identifiant unique d un article généré par SPIP. Dans le cas présent, l ID de l article 1. Biosketch est le n

7 3.1. Modification d un article existant Dans l interface de rédaction de l article, compléter les champs «texte» (et «chapeau» éventuellement). Valider impérativement pour enregistrer. Les champs Descriptif rapide et Premier Plan sont désactivés. (Voir les chapitres correspondants pour enrichir le texte de documents et/ou d images.) 7

8 3.2. Création d un nouvel article Sélectionner la rubrique dans laquelle vous voulez écrire un nouvel article Sous cette rubrique, cliquez sur l icône écrire un nouvel article Dans l interface de rédaction de l article, compléter les champs «titre», («chapeau») et «texte». Valider impérativement pour enregistrer Changer le statut de l article pour le publier. Les statuts de publication se trouvent sous le n de l article, à gauche et sont par défaut, «en cours de publication». Quand votre article est prêt, il faut le passer au statut «publier en ligne» pour qu il apparaisse dans la partie publique. 4. Ajout d images et documents dans un article Il est impératif de préparer à l avance vos contenus média sur votre ordinateur pour les adapter au Web avant de les intégrer sur votre page personnelle. Respectez les règles préconisées ci-dessous pour le téléchargement d images et documents Insérer une image dans un article Standards : Toute image téléchargée sur le site Web doit être adaptée aux standards internationaux pour le Web (règles W3C) Règles à respecter concernant les images Formats :.jpg,.png ou.gif Résolution image: 72 à 100 dpi Taille du logo des articles : 120*80 pixels Taille des images à intégrer directement dans l article (inclusion directe) : à 400 px de large, idéalement 350 px - Maxi 740 px de large pour affichage sur la totalité de la largeur de la page perso Taille des images avec prévisualisation (inclusion vignette + image réelle dans lightbox) : 800*600 px Poids des images : 3 ko à 250 Ko. Par principe, essayez de réduire au maximum le poids des images pour un affichage rapide quelque soit le type de connexion. Procédure d insertion d une image Préparer les images à télécharger Se positionner dans l interface de modification de l article, puis : Télécharger une image dans la boite de téléchargement «Ajouter une image ou un document», située en haut à gauche de l article (depuis mon ordinateur ou depuis la médiathèque). Les images téléchargées apparaissent sous la boite de téléchargement. Choisir l une des 2 modalités d inclusion de l image dans le texte, à savoir : l inclusion directe de l image ou génération automatique d une vignette : 8

9 Inclusion directe de l image dans le texte : NB. N oubliez pas de respecter les dimensions requises (idéalement 350 px large) Il est indispensable de placer l une des 3 balises suivantes dans le texte de votre article pour que l image apparaisse : Syntaxe : <imgxxx left> ou <imgxxx center> ou <imgxxx right> Vous pouvez ajouter un titre et une description pour chaque image téléchargée Inclusion d une vignette : (1 clic fera apparaitre l image en taille réelle dans 1 light box sur la partie publique du site Web) NB. N oubliez pas de respecter les dimensions requises (800px large maxi) Dans la fenêtre de l image téléchargée (sous la boite de téléchargement) : Cliquer sur «Déposer l image dans le portfolio» Vous pouvez ajouter un titre et une description pour chaque image téléchargée Il est indispensable de placer l une des 3 balises suivantes dans le texte de votre article pour que la vignette de l image apparaisse Syntaxe : <docxxx left> ou <docxxx center> ou <docxxx right> Attention, si des images ou des documents sont déposés dans le portfolio au niveau de l article, même s ils ne sont pas intégrés dans le texte, les pièces jointes apparaitront en bas de l article sur la partie publique de l article 4.2. Insérer un document dans un article Le format.pdf est à privilégier pour les documents à lire (format quasi universel et sécurisé) Le poids maximum autorisé est de 10 Mo. Par principe, essayez de réduire au maximum le poids d un document à télécharger sur le Web. Choisir l une des 2 modalités d insertion de documents : la pièce jointe ou le lien hypertexte : Insérer un document à télécharger en pièce jointe (icône) dans un article Préparer le document à télécharger pour le Web Se positionner dans l interface de modification de l article, puis : Télécharger un document dans la boite de téléchargement «Ajouter une image ou un document», située à gauche en haut de l article (depuis mon ordinateur ou depuis la médiathèque) 9

10 Vous pouvez ajouter un titre et une description pour chaque document téléchargé Il est indispensable de placer l une des 3 balises suivantes dans le texte de votre article pour que la pièce jointe apparaisse Syntaxe : <docxxx left> ou <docxxx center> ou <docxxx right> Si vous avez beaucoup de documents à présenter dans votre article, vous pouvez les déposer dans un tableau (sans les attributs left, right ou center). Ex. <doc3> <doc2> <doc1> Insérer un lien hypertexte vers un document à télécharger dans le texte d un article Préparer le document à télécharger pour le Web Se positionner au niveau de la rubrique correspondante (et non pas au niveau de l article). Télécharger le /les documents (<10 Mo) en cliquant sur le bouton «Ajouter un document» placé sous la liste des articles publiés dans cette rubrique. Noter le n des documents (ID). Se positionner dans l interface de modification de l article : Sélectionner le texte à transformer en hyperlien, cliquer sur le bouton «transformer en lien spip» (situé dans la barre d outils du champ texte) et entrer la référence du/des document (ex. docxxx) NB. Veuillez à ne pas mettre d attribut left, right ou center 5. Traduction des rubriques et des articles Rappel : Une rubrique (a section en anglais) contient 1 ou plusieurs articles (articles) Attention la méthode de traduction est différente entre les rubriques et les articles 5.1. Traduction des rubriques Utilisation de «blocs multilingues» dans les champs «Titre», «Descriptif rapide» et «texte explicatif» Syntaxe utilisée <multi> [fr] Texte en français Ex. Voici la description rapide du contenu de cette rubrique [en] Texte en anglais Ex. Here is a brief summary of this section content 10

11 </multi> 5.2. Traduction des articles Attention, actuellement, toute modification ou mise à jour d un article en français doit être reportée manuellement sur l article en anglais. La procédure est identique en fr et en anglais : sélectionner l article en question, modifier les contenus puis enregistrer les modifications Création d une nouvelle traduction d un article Article déjà existant en français, à traduire en anglais Dans l espace privé, affichez l article à traduire (sans aller dans l interface de modification de l article). Vous devriez voir un champ intitulé LANGUE DE L ARTICLE (français). Cliquez sur le triangle noir à gauche de ce titre pour faire apparaître le contenu de ce champ. Vous devriez notamment voir un bouton intitulé Écrire une nouvelle traduction de cet article. Une fois ce bouton sélectionné, l interface d édition s ouvre comme si vous aviez créé un nouvel article. Vous pouvez alors saisir la version traduite, à la place des textes en français. Une fois l édition terminée et enregistrée, la page de l article affiche un tableau intitulé LANGUE ET TRADUCTIONS DE L'ARTICLE, avec l article original et la traduction nouvellement créée. Celle-ci est cependant encore considérée comme étant en français. Il faut donc que vous sélectionniez à nouveau le triangle noir à gauche du titre LANGUE DE L ARTICLE (français) et que vous choisissiez la langue de votre traduction : anglais, en n oubliant pas de valider. Vous n avez ensuite plus qu à passer votre traduction sous le statut publié en ligne pour que celle-ci soit réellement active et visible. 11