Technologies et Knowledge Management. Knowledge Management. Panorama des technologies. Gilles Balmisse. Journée EGIDE - 4 mars

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1 Journée EGIDE - 4 mars Knowledge Management Panorama des technologies

2 Journée EGIDE - 4 mars AU SOMMAIRE Introduction PARTIE 1 Panorama des technologies PARTIE 2 Portail de KM Conclusion

3 Journée EGIDE - 4 mars INTRODUCTION 1. Ce n est pas un projet informatique 2. Bien plus qu un projet de gestion de l information 3. Stratégies de mise en œuvre

4 Journée EGIDE - 4 mars Ce n est pas un projet informatique Les INDIVIDUS et l ORGANISATION sont les éléments clés du KM. Le KM n est en aucun cas subordonné aux outils informatiques. MAIS,, la mise en place du KM à grande échelle est impossible sans les outils informatiques. MAIS

5 Journée EGIDE - 4 mars Bien plus qu un projet de gestion de l information Un même objectif : améliorer l accès à l information disponible au sein de l entreprise. MAIS, alors que la gestion de l information se concentre sur les TECHNOLOGIES et L ORGANISATION, Les INDIVIDUS sont au cœur des préoccupations du knowledge management!

6 Journée EGIDE - 4 mars Stratégies de mise en œuvre du KM Stratégie de codification Privilégie la création et la gestion de documents (connaissances explicites), Fortement basée sur les technologies. Stratégie de l échange Favorise la mobilisation des connaissances détenues par les collaborateurs (connaissances tacites), Laisse peu de place aux documents et aux technologies.

7 Journée EGIDE - 4 mars PARTIE 1 - PANORAMA 1. Modèle de Nonaka Takeuchi 2. Panorama des technologies 3. Importance de la connaissance explicite

8 Journée EGIDE - 4 mars Modèle de Nonaka & Takeuchi Socialisation Internalisation formalisée et transmissible sous forme de documents réutilisables. tacite explicite que possèdent les individus. Elle n est pas formalisée et difficilement transmissible. Compétences, expériences, intuition, secrets de métiers, tours de main. Externalisation Combinaison

9 Journée EGIDE - 4 mars Socialisation Définition Socialisation tacite Internalisation Externalisation explicite L échange entre individus constitue le meilleur moyen de créer et de partager la connaissance tacite. Objectif des technologies Faciliter l échange entre individus, SANS LE PERTRUBER. Quelques technologies & outils Localisation d expertise Échange d expertise Combinaison Outils de localisation d expertise Échange d expertise Localisation d expertise Outils de Groupware* Outils d e-learning*

10 Journée EGIDE - 4 mars Groupware Définition Ensemble des applications informatiques, plus ou moins intégrées, qui visent à faciliter le travail en groupe. Classification fonctionnelle Espace de production Édition partagée Mise sous version Vote Partage de fichiers Liste des tâches Agenda Espace de coordination Workflow Internalisation tacite explicite Externalisation Combinaison Forum de discussions Chat Voix sur IP Visioconférence Espace de communication tacite explicite Externalisation Socialisation tacite

11 Journée EGIDE - 4 mars E-learning - Principe Définition Ensemble des méthodes et des outils qui permettent un apprentissage à distance grâce aux technologies internet. Différents modes de formation Internalisation Auto-formation Socialisation Internalisation tacite explicite Combinaison disponibilité permanente tacite explicite Combinaison Apprenant Ordinateur Externalisation Formation individuelle Classe virtuelle synchrone synchrone Apprenant asynchrone Tuteur Apprenants asynchrone Tuteur

12 Journée EGIDE - 4 mars E-learning Types d outils Gestion administrative Ces outils permettent de gérer tout ce qui a trait à l organisation de la formation. Gestion du contenu Depuis la création jusqu au stockage en passant par l organisation des supports et des catalogues de formation. Gestion de la diffusion Ensemble des outils de mise à disposition des formations suivant les différents modes (auto-formation, formation individuelle et classe virtuelle).

13 Journée EGIDE - 4 mars E-learning et KM Un objectif commun Augmenter et favoriser l utilisation des connaissances des collaborateurs. Un positionnement différent E-learning Opérationnel Tactique Stratégique Knowledge Management

14 Journée EGIDE - 4 mars Externalisation Définition L échange et le dialogue permettent de transformer la connaissance tacite en connaissance explicite. Objectif des technologies Faciliter la communication écrite entre individus. Quelques technologies & outils Socialisation tacite Internalisation explicite Externalisation Combinaison Outils de Groupware et d e-learning aspects communication et diffusion Chat ASYNCHRONE SYNCHRONE Liste de diffusion Forum de discussion

15 Journée EGIDE - 4 mars Combinaison Définition Création de connaissances explicites à partir de la restructuration d un ensemble de connaissances explicites acquises par différents canaux de communication. Objectif des technologies Quelques technologies & outils Socialisation tacite Faciliter la chaîne de traitement des connaissances explicites. Internalisation Externalisation explicite Combinaison Acquisition Organisation Accès Partage Text mining Data mining Thésaurus Réseaux sémantiques Systèmes expert Moteurs et agents de recherche Outils de Groupware

16 Journée EGIDE - 4 mars Internalisation Définition Il s agit le plus souvent d un processus d apprentissage à partir de supports écrits (documents, manuels, etc.). Objectif des technologies Faciliter la compréhension et l assimilation des connaissances explicites. Quelques technologies & outils Socialisation tacite Internalisation Externalisation Outils d e-learning et Outils d analyse de documents explicite Combinaison Gestion de contenu Gestion de la diffusion Outils d analyse Outils d e-learning Analyse de contenu Cartographie des connaissances

17 Constats La plupart des outils se concentrent sur la gestion des connaissances explicites Gilles Balmisse Poids de l histoire Les échanges entre individus véhiculent bien plus que des informations explicites La gestion des connaissances tacites peut être facilitée par les technologies de gestion de l information Les connaissances explicites (i.e. les documents) jouent un rôle central dans les aspects informatiques du KM Journée EGIDE - 4 mars

18 Journée EGIDE - 4 mars L information, support de transferts des connaissances Sens Contexte Information Information Sens Information Contexte JL Ermine «Les systèmes de connaissances» - Hermès 2000 Il n est donc absolument pas absurde d utiliser des systèmes informatiques qui ne manipulent que des informations pour gérer des connaissances.

19 Journée EGIDE - 4 mars PARTIE 2 PORTAIL DE KM 1. Concept 2. Portail de KM 3. Fonctionnalités

20 Concept de portail d entreprise (E.I.P.) Vision fonctionnelle Point d accès unique Utilisateur est placé au centre. Échanges d informations dans les deux sens. Vision technique Plate-forme technologique ouverte qui permet de : Fédérer Gérer Distribuer Fonctions clés Interface utilisateur conviviale Accès à l information Personnalisation Intégration d applications Gestion des utilisateurs et sécurité Gilles Balmisse Journée EGIDE - 4 mars

21 Journée EGIDE - 4 mars Éléments clés Contenu Communautés Transactions

22 Journée EGIDE - 4 mars Portail de Knowledge Management (E.K.P.) Caractéristiques Caractéristiques d un portail classique Mais gère les CONNAISSANCES TACITES (Utilisateurs = Communautés ET «Contenu» Le portail de KM est le centre nerveux technologique Fonctionnalités essentielles Acquisition Extraction Classement d une démarche de KM Recherche Analyse Interprétation Partage Diffusion Document Warehouse Recherche Document Warehouse Collaboration Personnalisation Personnalisation

23 Journée EGIDE - 4 mars Document Warehouse Concept CENTRALISER les informations internes et externes à l entreprise dans un entrepôt de documents (document warehouse) pour capturer, conserver et accéder aux documents selon un MODELE UNIQUE. Centralisation Facilite l accès aux informations Permet de fournir des informations à forte valeur ajoutée en combinant et analysant les informations internes et externes à l entreprise. Modèle unique Tous les documents, quelque soit leur nature et leur format, sont représentés par un modèle unique qui a pour vocation première d être universel. explicite

24 Journée EGIDE - 4 mars Accès à l information - Principe général explicite Indexation Système informatique Interaction Information Utilisateur

25 Journée EGIDE - 4 mars Accès à l information - explicite Grands types d interaction Recherche L utilisateur exprime sa demande sous la forme d une requête. Exploration L utilisateur navigue dans un corpus de documents. 4 1a 3 1a Utilisateur 2 Moteur d indexation Documents Utilisateur Moteur d indexation Documents 3 1b 2 1b Index Index

26 Journée EGIDE - 4 mars Personnalisation - principe explicite Objectif Servir au mieux les utilisateurs finaux en respectant leurs préférences, en termes de contenu, d ergonomie et de présentation de l information. Principe Données sur les préférences de l utilisateur Système de personnalisation Contenu personnalisé Fournies par l utilisateur lui-même ou bien «apprises» par le système

27 Journée EGIDE - 4 mars Collaboration tacite Composante essentielle d un portail de KM La collaboration est le vecteur le plus important de transfert et de mobilisation des savoirs tacites au sein de l entreprise. Outils de collaboration Systèmes informatiques permettant à plusieurs individus de prendre en charge une tâche commune dans un environnement partagé. Trois types de besoins Espace entreprise Espace communautaire Espace individuel

28 Journée EGIDE - 4 mars Localisation d expertise tacite Définition Trouver un expert qui puisse transférer ses connaissances pour répondre à un besoin particulier. Principe de fonctionnement requête Système de localisation d expertise Profil 1 Profil 2 Profil 3 Utilisateur Liste de profils répondant au besoin Base de profils Profil 4 Profil 5

29 Journée EGIDE - 4 mars CONCLUSION 1. Un offre riche 2. Du bon choix des outils

30 Journée EGIDE - 4 mars Une offre riche Les outils informatiques ne permettent pas de traiter l intégralité du KM Le marché des outils de KM est dynamique et peu lisible Apparition d un grand nombre de nouvelles solutions, Diversité et complexité des technologies utilisées, Discours marketing «trop enthousiastes».

31 Journée EGIDE - 4 mars Du bon choix des outils Identifier clairement les besoins Aller au delà du discours marketing et s informer sur les technologies utilisées Ne pas s arrêter uniquement sur des critères financiers Attention aux effets de modes et aux discours marketing

32 Journée EGIDE - 4 mars Plus d informations Gestion des connaissances Outils et Applications du Knowledge Management SITES WEB kmcenter.free..free.fr iacenter.free..free.fr Vuibert

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