CAHIER DES CHARGES Finales Régionales Crédit Mutuel [Edition 2016 Jeunes] 14/15 mai Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball

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1 CAHIER DES CHARGES Finales Régionales Crédit Mutuel [Edition 2016 Jeunes] 14/15 mai 2016 Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball 1

2 ORGANISATION DES FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL JEUNES [14/15 mai 2016] Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball Atrium rue Colonel Chambonnet BRON Téléphone Fax secretariat@basketly.com basketly.com PARTENAIRE MAJEUR PARTENAIRES OFFICIELS

3 SOMMAIRE : PREAMBULE... 4 I- INFRASTRUCTURES... 5 A- SALLE OU GYMNASE... 5 B- ORGANISATION... 6 C- PARKING... 6 D- SECURITE ET ASSISTANCE MEDICALE... 6 E- VESTIAIRES ET LOCAL... 7 II- ORGANISATION SPORTIVE... 8 A- ACCUEIL... 8 B- PROGRAMME SPORTIF ET DEROULE DES RENCONTRES... 8 C- ANIMATION DES RENCONTRES... 9 D- ARBITRES ET OFFICIELS DE TABLE DE MARQUE... 9 III- INTENDANCE A- BUVETTES ENTREES B- REPAS ET BONS «BOISSON-GOUTER» C- VIN D HONNEUR CLOTURE D- RECETTES IV- COMMUNICATION-EVENEMENTIEL A- PARTENARIAT B- PHOTOS ET VIDEOS C- COMMUNICATION D- RECOMPENSES... 13

4 PREAMBULE Les Finales Régionales Crédit Mutuel sont organisées alternativement tous les ans sur le territoire d un des Comités Départementaux de la Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball. Elles regroupent des équipes U13, U15, U17, U20 et Seniors des Comités Départementaux de l Ain, la Loire et du Rhône. Les Finales Régionales Crédit Mutuel 2016 Jeunes (U13 à U20 Groupe A et B) se dérouleront le samedi 14 mai et dimanche 15 mai 2016 sur le territoire du Comité Départemental du Rhône (CD69). Son organisation matérielle est confiée à un ou deux clubs du Comité Départemental du Rhône pour cette édition 2016 (désigné par le Bureau Directeur de la Ligue du Lyonnais après appel de candidature par voie de Bulletin Officiel ou Procès-Verbal). Le club organisateur ou le comité d organisation, ci-après dénommé «L Organisateur», adhérera au présent cahier des charges qui aura valeur contractuelle et servira de référence pour le bon déroulement de la manifestation. La date limite pour candidater à l organisation des Finales Régionales Crédit Mutuel est fixée au vendredi 20 novembre L Organisateur devra remettre à la Ligue du Lyonnais la fiche «CANDIDATURE FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL JEUNES» par courrier à l adresse suivante : Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball Atrium Rue Colonel Chambonnet BRON Ou par à l adresse suivante secretariat@basketly.com en précisant dans l objet du mail «CANDIDATURE FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL JEUNES».

5 I- INFRASTRUCTURES A- Salle ou gymnase L Organisateur devra présenter deux salles ou gymnases de proximité, homologuées aux normes en vigueur (dimensions état éclairage etc.) et présentant des capacités d accueil du public suffisantes :tribune de 500 places assises minimum. Au total 8 rencontres (au maximum) se dérouleront durant le weekend de compétition par gymnase. Les salles (ou gymnases) seront visitées préalablement par des membres de la Ligue du Lyonnais. Les salles (ou gymnases) devront être équipées de : 1 chronomètre mural 1 appareil 24 secondes 1 chronographe 1 tableau d affichage des points La flèche pour la direction du jeu Les plaquettes pour les fautes de joueur 2 fanions pour les quatre/cinq fautes 2 bancs par équipes ou 12 chaises par équipes 4 chaises pour les remplacements de joueurs 5 chaises pour les officiels de table de marque 1 table et 2 chaises pour l animateur officiel (speaker) à proximité de la table de marque 1 table et 3 chaises pour les membres de la Commission Régionale des Officiels à proximité de la table de marque 2 chaises proches de la table de marque pour le responsable de la Commission Sportive de la Ligue du Lyonnais 2 tables et 5 chaises pour le service communication de la Ligue du Lyonnais et pour la presse locale à disposer au bord du terrain 3 tables et 2 chaises à l entrée du gymnase, proche du terrain, pour disposer le Basketly Store, la boutique de la Ligue du Lyonnais 4 enrouleurs multiprises permettant d alimenter les ordinateurs des OTM en charge de l e- Marque et ceux du service communication de la Ligue du Lyonnais Connexion Internet en Wifi 2 grands balais à franges pour essuyer le sol

6 B- Organisation Un responsable de salle, nommé par l Organisateur, veillera au bon déroulement des rencontres connaissant le fonctionnement des appareils de la table de marque. Il devra rester près des responsables de la Commission Régionale des Officiels et de la Commission Sportive Régionale. Il devra porter un signe distinctif visible - style brassard ou chasuble. Prévoir une personne par salle pour assurer le nettoyage du terrain pendant les rencontres. L entretien de la salle en amont et aval des Finales Régionales Crédit Mutuel sera assuré par l Organisateur. C- Parking L Organisateur doit prévoir une aire de stationnement spécifique, réservée pour les cadres, officiels et représentants des instances accompagnant les équipes, ainsi que pour les spectateurs (notamment cars/minibus). Il y aura lieu de prévoir le fléchage des salles (ou gymnases) où figurera le logo de la Ligue du Lyonnais. La Ligue du Lyonnais remettra les visuels pour le fléchage à l Organisateur lors de la visite des lieux. Un plan du complexe sportif avec les aires de parking devra être communiqué à la Ligue du Lyonnais au plus tard deux semaines avant la tenue de l évènement par secretariat@basketly.com. D- Sécurité et assistance médicale Les abords des aires de jeu devront être délimités par des systèmes agréés. Si les tribunes ne comportent aucune séparation avec le bord du terrain, l Organisateur devra prévoir un nombre suffisant de barrières pour empêcher les spectateurs d accéder au terrain. L Organisateur devra assurer la police des salles par un service d ordre suffisant et portant un signe distinctif visible - style brassard ou chasuble. Dès que le lieu aura été retenu pour l organisation de la manifestation, l Organisateur effectuera les démarches nécessaires auprès de la Municipalité, Administrations et Organismes concernés (notamment Gendarmerie Pompiers Croix Rouge - etc..) pour assurer la sécurité des lieux et des participants et pour s assurer de toute l aide nécessaire.

7 Un soutien médical (un kinésithérapeute ou médecin) devra être présent pendant la durée des rencontres, dans la salle, pour intervenir en cas de blessure. Les frais du soutien médical seront à la charge de l Organisateur. E- Vestiaires et local L Organisateur devra mettre à disposition : Un vestiaire (en bon état de propreté) par équipe pour chaque rencontre Deux vestiaires pour le corps arbitral avec table et chaises Un local ou un vestiaire sera mis à disposition des responsables de la Ligue du Lyonnais pour disposer le matériel informatique, récompenses et autres documents. La clé de ce local sera remise à un responsable de la Ligue du Lyonnais le matin de l événement. Un vestiaire pour chaque animation proposée le jour de l événement (nombre précis communiqué par la Ligue du Lyonnais au moins 7 jours avant l événement) Les vestiaires devront obligatoirement être fermés à clé. Ils devront être clairement signalés et personnalisés. Les visuels seront créés par la Ligue du Lyonnais en fonction du plan des vestiaires qu aura communiqué l Organisateur. Chaque joueur ou joueuse et arbitre devra pouvoir librement accéder aux douches.

8 II- ORGANISATION SPORTIVE A- Accueil L Organisateur veillera à accueillir et guider les équipes participantes ainsi que les officiels en mettant en place une table d accueil à l entrée de la salle clairement identifiée. La personne présente à cette table devra remettre les bons «boisson-goûter» (aux équipes et officiels ; à la charge de l Organisateur) et les orienter vers leur vestiaire respectif. Elle devra également remettre également les bons «repas» aux personnes figurant sur le listing communiqué par la Ligue du Lyonnais. Les lieux devront être suffisamment fléchés et indiqués dans la ville, à la sortie des principaux axes routiers et à proximité de la salle. Le logo de la Ligue du Lyonnais devra apparaître sur le fléchage. La Ligue du Lyonnais remettra les visuels pour le fléchage à l Organisateur lors de la visite des lieux. L Organisateur devra adresser aux équipes présentes ainsi qu à la Ligue du Lyonnais tous les documents nécessaires (plan d accès, tickets repas, invitations, etc.) au bon déroulé de l évènement. Sur demande de la part de l Organisateur, la Ligue du Lyonnais remettra à l Organisateur un listing regroupant l ensemble des coordonnées des correspondants des clubs concernés. Au cours de chaque rencontre, l approvisionnement suffisant en eau pour chaque équipe, arbitre et officiel de table, devra être prévu par l Organisateur (une bouteille d eau bouchée par joueur, entraineur, arbitre et officiel de table de 1L minimum). B- Programme sportif et déroulé des rencontres La Commission Sportive Régionale procédera à l établissement des rencontres à la suite des Demi- Finales Régionales Crédit Mutuel qui se seront déroulées le 30 avril et 1 er mai. Les rencontres verront s affronter les équipes de catégories U13-U15-U17-U20 masculines et féminines (Groupe A et Groupe B). Les ballons (MOLTEN ou SPALDING) d échauffement et de match sont fournis par le club Organisateur dans deux racks distincts. Prévoir 3 ballons pour l échauffement de chaque équipe plus un ballon de match soit sept ballons au total.

9 C- Animation des rencontres La Ligue du Lyonnais assurera l animation sonore des rencontres. La Ligue du Lyonnais se chargera de recruter un animateur officiel pour l événement. Les frais de l animateur seront pris en charge en intégralité par la Ligue du Lyonnais. La Ligue du Lyonnais pourra demander à l Organisateur la mise à disposition d une personne susceptible d accompagner et/ou remplacer l animateur officiel durant l événement. Cette demande devra être adressée au club organisateur au plus tard une semaine avant l événement. Les salles (ou gymnases) devront être sonorisées avec un matériel d excellente qualité. Un test sera effectué lors de la visite des membres de la Ligue du Lyonnais. Toute émission publicitaire, musicale ou de toute autre forme devra cesser durant le déroulement des rencontres. D- Arbitres et Officiels de Table de marque Les désignations des arbitres seront effectuées par la Commission Régionale des Officiels. Les indemnités de rencontres des arbitres et des OTM seront prises en charge par la Ligue du Lyonnais. La Ligue du Lyonnais sera responsable du versement des indemnités aux arbitres. La tenue des tables de marque se fera par e-marque et sera assurée par des officiels désignés par la Commission Régionale des Officiels. L Organisateur devra mettre à disposition deux ordinateurs portables par gymnase pour assurer l e-marque. Les Finales Régionales Crédit Mutuel devront servir, dans la mesure du possible, de support de formation. L Organisateur devra fournir un aide marqueur bénévole lors de chaque rencontre.

10 III- INTENDANCE A- Buvettes Entrées La manifestation devra être libre d accès. Il ne pourra pas être demandé de droit d entrée. L ouverture de buvettes pourra se faire conformément à la législation en vigueur. L Organisateur devra pouvoir justifier de ces autorisations à la première demande de la Ligue du Lyonnais. B- Repas et bons «boisson-goûter» L Organisateur devra prévoir l accueil et la restauration des Délégations et des Officiels pour le déjeuner (une centaine de personnes). En cas d intempérie, l Organisateur devra être en mesure d accueillir l ensemble des personnes présentes au repas dans un espace couvert. L accès à l espace restauration devra se faire uniquement sur présentation d un ticket repas. Celui-ci devra être édité par l Organisateur où figurera le logo de la Ligue du Lyonnais. Le visuel devra être présenté à la Ligue du Lyonnais pour validation. L Organisateur devra, deux semaines avant la manifestation, fournir le prix et la composition du menu à la Ligue du Lyonnais qui devra les valider (prix maximum : 12 ttc par repas). Vingt-cinq repas par jour et par site seront pris en charge par l Organisateur. La Ligue du Lyonnais devra informer l Organisateur au plus tard sept jours avant l évènement du nombre précis de tickets repas à éditer. L Organisateur se chargera de l impression de l ensemble des tickets repas qui seront remis à la table d accueil le jour de l événement selon le listing établi. Afin de simplifier l accès à la buvette pour les membres de la Ligue du Lyonnais, la Ligue du Lyonnais éditera des tickets spécifiques (snack, boisson, café, crêpe, etc.) en concertation avec l Organisateur. L Organisateur devra communiquer à la fin de l événement le nombre de tickets réellement utilisés pour procéder à la facturation des achats à la buvette. Les bons «boisson-goûter» permettront aux équipes de recevoir une boisson et de se restaurer (quatre quart, chips, etc.) à l issue du match qu elles disputeront. L espace dédié aux équipes à la fin du match devra être clairement identifié pour simplifier leur venue. Les frais des bons «boisson-goûter» seront à la charge de l Organisateur.

11 C- Vin d honneur Clôture L Organisateur pourra s assurer du concours d un partenaire de son choix (de préférence la Municipalité) non concurrent du Crédit Mutuel (Partenaire Majeur de la Ligue du Lyonnais) pour organiser avant le repas de midi, un vin d honneur regroupant les personnalités et officiels et ce, le plus près possible du site sportif. Les frais engagés seront à la charge de l Organisateur. D- Recettes L ensemble des recettes perçues grâce aux Finales Régionales Crédit Mutuel reviendra à l Organisateur. Ces recettes concernent notamment la gestion des buvettes et les éventuels partenariats conclus par l organisateur (à condition qu ils ne soient pas en concurrence avec ceux de la Ligue du Lyonnais). La Ligue du Lyonnais pourra installer une boutique de produits dérivés dans le gymnase d accueil. L intégralité des recettes de cette boutique reviendra à la Ligue du Lyonnais.

12 IV- COMMUNICATION-EVENEMENTIEL A- Partenariat En fonction des éléments communiqués par la Ligue du Lyonnais, l Organisateur devra promouvoir les partenaires de la Ligue du Lyonnais. L Organisateur pourra également promouvoir ses partenaires à condition que ces derniers ne soient pas concurrents à ceux de la Ligue du Lyonnais. La liste des partenaires de l Organisateur devra être validée par la Ligue du Lyonnais trois semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel. La signature d un partenariat avec une structure relevant du même secteur d activité qu un partenaire de la Ligue du Lyonnais sera considérée comme non valable pour l événement. Dans ce cas, aucune action de communication, événementielle ou commerciale ne pourra être mise en place par le partenaire de l Organisateur. Les salles (ou les gymnases) devront être en mesure d accueillir des banderoles autour du terrain grâce à des supports permettant de les accrocher de manière visible et soigneuse (barrières, supports panneautiques, etc.). Quatre semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel, l Organisateur devra remettre un plan des salles (ou gymnases) à la Ligue du Lyonnais afin qu elle puisse se rendre compte de la configuration de celles-ci. L Organisateur devra prévoir la venue d un ou plusieurs membres de la Ligue du Lyonnais la semaine précédant l évènement afin qu ils puissent procéder à l habillage de salle. La Ligue du Lyonnais préviendra en amont l Organisateur de leur venue afin qu elle puisse les accueillir à l horaire convenu. L Organisateur pourrait être chargé de la mise en place des banderoles/kakémonos/roll-up fournis par la Ligue du Lyonnais selon le plan de disposition qui lui sera remis. Un espace devra être mis à la disposition des partenaires de la Ligue du Lyonnais au cas où ceux-ci souhaiteraient exposer leurs produits, présenter leurs activités, mettre en place une campagne de tracting, etc. La Ligue du Lyonnais soumettra à l Organisateur cette demande au plus tard deux semaines avant la tenue de l évènement en précisant l espace souhaitée et les supports dont aura besoin le partenaire (table, chaise, etc.). Des animations sont susceptibles d être proposées par la Ligue du Lyonnais au cours de la journée. La Ligue du Lyonnais avisera l Organisateur, au plus tard deux semaines avant l événement, de leur venue. Les frais liés aux animations seront pris en charge par la Ligue du Lyonnais.

13 B- Photos et vidéos L Organisateur devra prévoir la prise de photos de qualité numérique de toutes les équipes présentes (présentation des équipes, matchs, trophées MVP, vin d honneur, remise des récompenses, etc.) et les transmettre, au plus tard sous 48h, à la Ligue du Lyonnais, par secretariat@basketly.com, clef USB ou liens Internet permettant de télécharger l ensemble des photos. La mise en place de l espace photo se fera en collaboration avec le Pôle Marketing-Communication de la Ligue du Lyonnais. C- Communication L Organisateur devra assurer la communication de l événement en local dans les villes à proximité où se déroulera l évènement par tous les moyens qui lui sont offerts (auprès de ses licenciés et de leur famille, affichage en ville, panneaux lumineux de la mairie, site Internet, etc.). La Ligue du Lyonnais communiquera à l Organisateur l affiche officielle du tournoi pour faciliter la communication autour de l évènement. La Ligue du Lyonnais se chargera de communiquer sur l événement via ses propres supports médias (site Internet, Facebook, Twitter, Basketly Mag, etc.) et le réseau dont elle dispose. L Organisateur, en concertation avec la Ligue du Lyonnais, devra prendre contact avec la presse locale quatre semaines avant la tenue de l évènement afin de s assurer de la couverture de celui-ci en amont, en aval et avec une présence durant la journée de l évènement. D- Récompenses L ensemble des récompenses sera offert par la Ligue du Lyonnais. Sur demande de la part de l Organisateur une semaine avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel, un ou plusieurs membres (Président, Maire, adjoint aux sport, bénévole, etc.) pourront remettre les récompenses en compagnie des personnes choisies par la Ligue.

14 Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball Atrium rue Colonel Chambonnet BRON Fax secretariat@basketly.com basketly.com