Manuel Qualité. de l'agence d'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur PRÉSENTATION GÉNÉRALE

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1 Manuel Qualité de l'agence d'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur PRÉSENTATION GÉNÉRALE Finalité et gestion du manuel qualité Déclaration de politique qualité Organisation et responsabilités de l AERES Organigramme Textes fondamentaux Système de management de la qualité de l AERES Le comité de pilotage La cellule qualité Le référentiel qualité L approche processus La cartographie des processus La documentation, les enregistrements et l archivage La mise à disposition de ressources La revue de direction Le plan d amélioration 2010 La planification Mars 2010

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3 Finalité et gestion du manuel qualité Le manuel qualité a pour objet de décrire le système de management de la qualité (SMQ) mis en œuvre au sein de l agence d évaluation de la recherche et de l enseignement supérieur (AERES) afin : d assurer la conformité des modalités des évaluations qu elle réalise avec les missions qui lui sont confiées par la loi et avec les références et lignes directrices pour le management de la qualité dans l espace européen de l enseignement supérieur (ESG) ; d assurer la satisfaction des parties prenantes par l efficacité de son fonctionnement et son amélioration continue. Il est destiné à une communication au personnel de l agence, aux experts et aux parties prenantes de l AERES. La direction de l AERES approuve ce manuel. La direction de l AERES s engage à porter le manuel qualité à la connaissance des personnels de l agence, des experts et des parties prenantes. La direction de l AERES s assure que les exigences définies dans ce manuel sont connues et comprises. Les règles de gestion du manuel qualité sont les suivantes: Rédaction et approbation. Le manuel qualité est validé par la direction sur proposition de la cellule qualité de l AERES. Diffusion. La cellule qualité organise la diffusion du manuel qualité. Il est rendu public sur le site de l agence et archivé par la cellule qualité. Revue et mise à jour. Le manuel qualité est revu au minimum une fois par an par la cellule qualité à l issue de la revue de direction. Il est également actualisé en fonction de modifications du SMQ. Les modifications sont élaborées par la cellule qualité puis soumises pour approbation à la direction de l AERES. Les destinataires reçoivent systématiquement les mises à jour. 3

4 Déclaration de politique qualité de l AERES L AERES développe son action dans le respect de la loi qui la fonde et des décrets qui l organisent, en accord avec ses principes de compétence scientifique et technique, d indépendance et de transparence. L AERES a pour missions : d évaluer les établissements et organismes de recherche, les établissements d enseignement supérieur et de recherche, les établissements et les fondations de coopération scientifique, en prenant en compte l ensemble de leurs missions et de leurs activités ; d évaluer les activités de recherche conduites par les unités de recherche des établissements et des organismes de recherche ; d évaluer les formations et les diplômes des établissements d enseignement supérieur ; de valider les procédures d évaluation des personnels des établissements et organismes et de donner son avis sur les conditions dans lesquelles elles sont mises en œuvre. Les principes fondamentaux destinés à garantir la qualité de l évaluation de l enseignement supérieur et de la recherche sont définis dans la charte de l évaluation de l'aeres, à savoir : les principes d'une évaluation impartiale et objective fondée sur la compétence des évaluateurs, la collégialité des évaluations, l'absence de conflit ou de proximité d'intérêts entre évaluateurs et évalués ; les principes de déontologie concernant le respect des personnes et des institutions fondés sur le dialogue et la transparence ; le principe d'efficacité fondé sur la cohérence des procédures, sur l'adaptation des méthodes aux objectifs et aux spécificités de ses différents domaines d intervention et sur l'évaluation périodique. Cette charte est rendue publique. L AERES considère que la qualité de ses évaluations est essentielle pour assurer sa crédibilité et lui valoir la confiance des établissements d enseignement supérieur, des organismes, des autorités publiques, des étudiants et de l ensemble des parties prenantes. L AERES applique les références et lignes directrices pour l'assurance qualité dans l espace européen de l enseignement supérieur ("Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area") adoptées à Bergen en 2005 par les ministres de l enseignement supérieur des pays membres du processus de Bologne. Dans ce cadre, l AERES s engage à : mettre en œuvre un système de management de la qualité, fondé sur l'approche processus et adapté aux finalités de l action de l agence dans l ensemble de sa structure et de ses activités ; lui affecter les moyens nécessaires ; fournir un cadre pérenne pour établir et revoir ses objectifs en matière de qualité, évaluer régulièrement leur adéquation avec les besoins des différentes parties prenantes, mettre en œuvre les évolutions et améliorations nécessaires ; améliorer de façon continue l efficacité de ses méthodes et procédures. Cette déclaration de politique qualité est soumise par la direction au conseil de l agence et rendue publique. La politique qualité voulue par la direction est également communiquée à l ensemble de ses personnels. L adhésion de toute la communauté à ce processus d amélioration continue est un élément majeur de la démarche qualité de l agence. Jean-François Dhainaut, président de l AERES, 23 octobre

5 Organisation et responsabilités de l AERES Les éléments principaux de l organisation de l agence sont énoncés dans la loi du 18 avril 2006 et dans son décret d application du 3 novembre 2006, modifié. Ces deux textes précisent le rôle : du conseil de l agence composé de 25 membres, dont le président, nommés pour une période de 4 ans (renouvelable une fois) ; du président ; des trois sections et de leurs directeurs (nommés pour une période de 4 ans, renouvelable une fois) ; du secrétaire général. L agence a complété son organisation dans le cadre de son règlement intérieur en mettant en place notamment : un comité de direction ; une commission des conflits d intérêt, des plaintes et des réclamation, liés aux évaluations conduites par l AERES. Textes fondamentaux de l AERES L AERES a été créée par la loi de programme pour la recherche du 18 avril 2006 qui l a dotée du statut d autorité administrative indépendante Elle a élaboré une série de textes définissant ses principes, sa charte, son mode de fonctionnement qu elle inscrit dans le cadre global de sa démarche qualité. Loi n du 18 avril 2006 (article L à L du code de la recherche) Décret n du 3 novembre 2006, modifié Charte de l évaluation Règlement intérieur Statut de l expert Statut du délégué scientifique Sélection des experts Déclaration de politique qualité de l AERES Référentiel qualité de l AERES 5

6 Système de management de la qualité de l AERES L AERES a construit un système de management de la qualité pour assurer l efficacité de ses procédures d évaluation. Cette démarche, mise en œuvre depuis mars 2008, a permis à l AERES d améliorer les méthodes et procédures lui permettant de rendre compte de l exercice de ses missions. Le comité de pilotage Un comité de pilotage est composé du président, des directeurs de section, du secrétaire général, des conseillers du président et de la cellule qualité, il anime la démarche qualité. La cellule qualité La responsabilité de la mise en œuvre, du suivi et de l amélioration du système qualité a été déléguée à une cellule qualité. Elle est composée d un délégué à la qualité et à la formation et d un assistant qualité. Son activité est coordonnée par un conseiller du président. Elle est chargée de l élaboration de documents qualité. Elle anime l élaboration des fiches processus avec les pilotes des sections et des services de l AERES, elle assure la revue des processus, prépare la revue de direction. Elle est responsable de la collecte et de l enregistrement des éléments de preuve réunis par l ensemble de l agence. Le référentiel qualité de l AERES L AERES a élaboré son propre référentiel de management de la qualité qui intègre les références et lignes directrices pour l'assurance de la qualité dans l espace européen de l enseignement supérieur ("Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area"). L approche processus Le système de management de la qualité mis en œuvre par l AERES est fondé sur l approche processus et inclut l ensemble de ses activités. Comme le montre la cartographie ci-après, les processus opérationnels, de management et de support ont été identifiés puis décrits sous la responsabilité d un pilote. Processus opérationnels Les processus opérationnels décrivent le cœur de métier de l AERES - l évaluation menée par les 3 sections - et les activités en lien direct avec celui-ci : la gestion des experts et la formation à l évaluation des experts et des personnels (délégués scientifiques et chargés de projet). Ils incluent principalement : l évaluation des unités de recherche (section 2) ; l évaluation des formations (section 3) ; l évaluation des établissements et organismes (section 1) qui s appuie sur les analyses des sections 2 et 3 dans un processus d évaluation intégrée ; la synthèse des données de l évaluation par campagne. Les processus opérationnels : Planification de la campagne. Choix et suivi des délégués scientifiques ; Formation interne des délégués scientifiques et des chargés de projet ; Gestion des experts ; Formation des experts. Préparation ; Constitution du comité d experts. Visite ; Accompagnement logistique de la visite. Restitution ; Licences ; Licences professionnelles ; Masters ; Ecoles doctorales ; Production de rapports, notation et diffusion ; Production d analyses et de rapports par établissement ou par site à partir de évaluations ; Synthèses des trois sections. Evolution des pratiques et des méthodes ; Validation des procédures d évaluation des personnels ; Suivi des établissements et des formations dans le cadre de l évaluation quadriennale ; Réalisation d études, veille et recherche. 6

7 Processus support Les processus support décrivent l activité du secrétariat général, des ressources humaines, du service budget finances, de la veille juridique, du pôle mission, du service des systèmes d information et des services généraux. Les processus support : Ressources humaines : Prévisions et suivi des emplois ; Recrutement des personnels et mobilité ; Suivi des personnels administratifs et formation. Budget finances : Prévisions budgétaires et suivi des finances ; Traitement des frais de mission, des indemnités, des factures et des conventions ; Achats et suivi des marchés publics. Logistique : Sécurité des bâtiments-maintenance ; Accueil ; Courrier ; Transport ; Gestion des salles ; Aménagement et réorganisation des espaces ; Publication assistée par ordinateur ; Pôle mission. Systèmes d information : Gestion des applications ; Assistance technique informatique ; Application et suivi du contrat de service ; Gestion de la publication web ; Conduite de projet des systèmes d information. Veille et suivi juridiques. Processus de management Les processus de management se répartissent entre les processus de décisions et de management des activités par la direction et les processus d amélioration continue de la qualité. Les processus de management Prise de décision ; Prévention des conflits d intérêt ; Revue de direction ; Relations avec les parties prenantes ; Communication externe ; Information et communication internes ; Traitement d une demande d évaluation à l international ; Rapport annuel d activité. Satisfaction des parties prenantes ; Performances internes : indicateurs et tableaux de bord ; Actions correctives et préventives ; Audit interne ; Autoévaluation ; Traitement des conflits d intérêts, des plaintes et des réclamations ; Maîtrise documentaire qualité. 7

8 La documentation, les enregistrements et l archivage La documentation qualité est gérée par la cellule qualité qui conserve toutes les versions datées des fiches processus et des documents associés. Les documents relatifs au système de management de la qualité peuvent être présentés sur papier ou sur support informatique. Les enregistrements relatifs au système qualité sont lisibles, stockés et conservés de manière appropriée afin d'éviter les détériorations ou les pertes. Les documents opérationnels et les enregistrements propres à chaque section et service sont datés et conservés par eux-mêmes. La mise à disposition de ressources La Direction détermine les ressources humaines et matérielles nécessaires pour mettre en place et entretenir le système de management de la qualité. Au cours de la revue de direction, l adéquation des ressources affectées au système de management de la qualité est examinée. La revue de direction La politique et les objectifs "qualité" fixés par l AERES,les retours d information concernant la satisfaction des parties prenantes, la revue de la conformité et de l efficacité des processus, l état des actions correctives et préventives, les réclamations et les plaintes, les changements pouvant affecter le SMQ ainsi que les possibilités d amélioration continue du système qualité sont traités lors de la revue de direction annuelle. A la demande de la direction de l AERES, le comité de pilotage de la démarche qualité et tous les pilotes de processus et de sous processus participent à cette revue. Les actions d amélioration identifiées lors de ces revues sont colligées dans un compte rendu de revue de direction. Leur mise en œuvre est suivie par la cellule qualité. 8

9 Le plan d amélioration 2010 Dans le cadre de sa démarche qualité, l agence s engage à réaliser en 2010 des actions d amélioration : mesurer et accroître la satisfaction des parties prenantes ; décrire le processus "Validation des procédures d évaluation des personnels des établissements d enseignement supérieur et des organismes de recherche ; préparer la mise en œuvre du processus "Audit interne de l AERES" en vue d une application en 2011 ; définir et mettre en œuvre le processus "Réalisation d études, veille et recherche en évaluation". La planification La planification des actions d amélioration continue des activités de l agence se retrouve dans les trois grands axes du plan stratégique consultable sur le site Internet de l AERES. 9

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