Checkliste de rencontres internationales GoldWing Club Suisse

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1 Checkliste de rencontres internationales GoldWing Club Suisse

2 An der Generalversammlung, vom 30. November 2013 in Birr/AG, wurde auf Wunsch der Mitglieder beschlossen, eine Checkliste für die Organisation von Internationalen Treffen in der Schweiz zu erstellen. Der Vorstand des Goldwing Club Schweiz hat diese Liste an der Vorstandssitzung vom 22. Februar 2014 als «Checkliste für Internationale Treffen» besprochen und mit den allgemeinen Bestimmungen genehmigt. Allgemeine Bestimmungen 1. Änderungen dieser Checkliste müssen vom Vorstand genehmigt werden. (Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit - sie darf erweitert werden, allerdings nicht ohne die Genehmigung des Vorstandes gekürzt!) 2. Sämtliche Protokolle der OK-Sitzungen müssen vom Vorstand genehmigt werden. 3. Das Organisations-Kommitee muss einen Vize-Präsidenten wählen. 4. Im OK muss mindestens ein Vertreter aus dem Vorstand sein, besser Zwei - der Interrep und der Kassier. 5. Die OK-Mitglieder aus dem Vorstand haben für den Vorstand das Veto-Recht. Sur demande des membres, à l assemblée générale du 30 novembre 2013 à Birr, il a été décidé de créer une «checkliste», un guide pour l organisation de rencontres internationales en Suisse. A l assemblée du 25 février 2014, le comité du GoldWing club Suisse a traité cette liste pour l organisation des rencontres internationales et approuvé les dispositions générales. Dispositions générales 1. Les modifications de cette checkliste doivent être approuvées par le comité. (Cette checkliste n a aucune exigence sur la plénitude elle peur être élargie, mais ne doit pas être raccourcie sans le consentement du comité!) 2. Tous les protocoles de l assemblée du CO doivent être approuvés par le comité. 3. Le CO doit élire un vice-président. 4. Il doit y avoir au moins un représentant du comité au CO, deux seraient encore mieux l interrep et le caissier 5. Les membres venant du comité ont le droit de veto au CO. Su richiesta dei membri all Assemblea Generale del 30 novembre 2013 a Birr, è stato deciso di creare una «Checklist» per l organizzazione di raduni internazionali in Svizzera. All Assemblea del 25 febbraio 2014, il Comitato del GoldWing Club Svizzera ha trattato questa lista per l organizzazione di raduni internazionali e approvato le disposizioni generali. Disposizioni generali 1. Le modifiche di questa Checklist devono essere approvate dal Comitato. (questa checklist non pretende di essere completa può essere allargata, ma non deve essere accorciata senza il consenso del Comitato! 2. Tutti i protocolli dell assemblea del Comitato organizzatore (CO) devono essere approvati dal Comitato 3. Il Comitato Organizzatore deve eleggere un vice-presidente. 4. Nel CO ci deve essere almeno un rappresentante del Comitato, meglio se due l Interrep e il cassiere 5. I membri di Comitato hanno, nel CO, diritto di veto. Berneck, 1. März 2014 Der Vorstand Goldwing Club Schweiz 2

3 Secteur du Président du CO (Comité d Organisation) Préparation et conduite des séances Organiser le local des séances du CO Autorisations : - Place de la rencontre - Police - Pompiers - Prolongations - Sorties - Autorisation soirée dansante - Tombola Transmettre la date de rencontre à l Interrep pour confirmation à la GWEF Publication de la rencontre, GWCCH et GWEF Informer les assurances Cotisations (GWEF-, GWCCH) Proposition des dons pour 1/3 du bénéfice Etablir le logo de la rencontre Etablir le guide de la rencontre et du Flyer - Annonces publicitaires - Programme - Plan de situation avec informations (banque, poste etc.) Prévoir Coupes pour classement des Nations Appareil radio (CB) pour les membres du CO / nombre??? Remercier les sponsors et les autorités Demander des bons de ravitaillement pour le Président du CO et secrétariat (en collaboration avec tous les secteurs) (en collaboration avec tous les secteurs) (avec le sponsoring) 3

4 Secteur secrétariat Invitations aux membres du CO Invitations au comité GWCCH Etablir et envoyer le protocole (CO et comité GWCCH) Correspondance (OK und Vorstand GWCCH) Lister les points en suspens (copie aux responsables secteurs) Adapter les s de la rencontre Obtenir et distribuer le matériel de bureau Recherche et planning des aides (commencer assez tôt!!!) - Adapter le formulaire Grandeurs des T-Shirts, décision de distribution pour T-Shirts, etc.) Liste des hôtels pour participants à la rencontre (Home page) Hébergements privés pour participants à la rencontre (Home page) Créer des panneaux d informations de la rencontre Plan de situation : - Possibilités d achats - Banques - Poste - Stations services (Essence) - Hôpital Place de la rencontre : - douches - WC - Informations etc. Liste des téléphones du CO : - Membres - No d urgences Commander les T-Shirts pour les aides (Goodie-Shop) 4

5 Secteur Inscription / Change Formulaires d inscriptions (conforme à la GWEF) Conditions d inscription Bracelets d entrée (plusieurs couleurs) Etablir un programme de classement Publication Timbre de rencontre avec coussin encreur Distribution des prix Préparer caisses avec CHF et EURO Autocollants pour motos Vente des plaquettes de la rencontre Vente des T-Shirts de la rencontre Décompte pour la GWEF - Inscriptions membres GWEF - Inscriptions membres non GWEF - Inscriptions passagers - Inscriptions enfants Recherche de personnel/bénévoles (avec président CO) (2 pièces) 5

6 Secteur sorties Grande sortie (vendredi) Petite sortie (samedi) Parade des Nations ou parade de lumière (vendredi ou samedi) Autorisations (avec Président) Reconnaissance des circuits / éviter croisements critiques! Service de sécurité - Obtenir l aide de la police où cela est nécessaire - Aides GWC-CH - Aide de patrouilleurs - Cartes / images des carrefours - Organiser l accès du site (avec service de place) - Organiser la sortie du site (avec service de place) - Place de «mise en convoi» (avec service de place) Restaurants pour repas aux sorties Menu pour repas aux sorties Bons pour repas aux sorties (Vente à l inscription) Véhicules avec CB si possible Liste des No Natel des aides Organiser un véhicule de dépannage / voiture balai Drapeaux pour parade des nations Rechercher personnel/bénévoles (sorties et parades) 6

7 Secteur service de place : Organiser halle / tente de fête Parcelles vertes (répartir camping, place de fête extérieure etc.) Organiser toutes les installations d eau Evacuation des eaux usées Organiser toutes les installations électriques Remorques toilettes et pissoirs, Toi-Toi etc. Attribuer des locaux pour les secteurs, sur le lieu de rencontre Organiser la réglementation d accès et de sortie du site Poser le fléchage vers la place de rencontre Poser le fléchage sur la place de rencontre Poser les affiches d informations sur la place de rencontre Répartir les places en dur pour les stands des marchands Répartir les places en dur pour les stands de ravitaillement Répartir les places en dur pour le parcage Service d ordre Police (concept d intervention) Pompiers (concept d intervention) Service des premiers secours (concept d intervention incluant l ambulance) - Aviser le médecin local - Aviser l hôpital local - Prévoir un local de samaritains - Matériel de samaritains Organiser le nettoyage intermédiaire et final (particulièrement les WC pendant la rencontre) Matériel de nettoyage Engins de nettoyage Evacuation des déchets (bennes) Poubelles (Ville / Commune) Prévoir récupération du PET (container) (PET-Recycling) Matériel de clôture (grillage, banderoles (ev. de Honda) etc.) Carburant (benzine) Recherche de personnel pour le montage et le démontage Obtenir les bons de ravitaillement durant la rencontre Obtenir les bons de ravitaillement avant et après la rencontre 7

8 Secteur finances : Etablir une model de budget pour chaque secteur Remettre et examiner le model de budget avec chaque secteur - Déterminer la remise des résultats du budget Etablir une présentation de décompte pour chaque secteur Remettre et examiner la présentation de décompte avec chaque secteur Ouvrir un compte bancaire Trésor de nuit Mise en sécurité de l argent (jour/nuit) Caisse de change avec CHF et EURO Caisse d inscription avec CHF et EURO Caisse du soir avec CHF et EURO Caisse du Goodie-Shop avec CHF et EURO Caisse de tombola avec CHF et EURO Caisses pour halle de fête avec jetons - Tente / halle - Place extérieure - Petit déjeuner - Ev. bar Ouvrir un compte de provision Effectuer les payements créanciers Gestion des frais Budget global contrôle Obtenir le matériel de bureau pour la rencontre - Calculatrice - Matériel pour écrire - Trombones - Etc. Recherche de personnel (vente de jetons) Décompte général (Caissier GWCCH) (3 4 pièces) 8

9 Secteur sponsor : Recherche de sponsors (sponsors principaux, sponsors simples) - Etablir prestations et contre-prestations - Publication correcte des noms d entreprises - Insertion dans le guide de la rencontre - Affichage dans la tente ou halle de fête - Coordination avec la tombola Médias - Télévision - Radio - Journal hebdomadaire et quotidien de la région - Journal local - Journal GW - MotoSportSuisse et similaires - Office du tourisme Organiser l apéro VIP Prévoir un photographe (interne au Club) Stands de vente (uniquement marchandises) Recherche de personnel (montage, rencontre, démontage) 9

10 Secteur divertissements : Divertissement jeudi dans tous les locaux Divertissement vendredi dans tous les locaux Divertissement samedi dans tous les locaux Contrats avec les animateurs - Gage - Temps d engagement - Equipement (lumière / musique / utilisation et location) - Assurances ( CD ou ev. DJ) ( CD ou/ live) ( CD ou/ live) Régie des deux soirées (speaker allemand et anglais) Equipement pour musique de fond, tente / halle de fête Représentations - Dance - Musique - Films / vidéos - Projecteur - Ecrans Obtenir une caisse de la soirée avec CHF Recherche de personnel Assurer le ravitaillement des animateurs Tombola : voir dernière page (propre secteur) (Finances) 10

11 Secteur restaurant de fête : Organiser les stands de ravitaillement / conclure les contrats Petits déjeuners pour vendredi, samedi et dimanche Boissons pour tous les postes de ravitaillement Vaisselle et services pour tous les postes de ravitaillement Machines à café Remorque réfrigérante Frigos Tables de buffets Tables hautes pour places debout Garnitures de fêtes (tables / bancs) Parasols Bar avec boissons ouvertes (Remorque-Miller) Articles pour fumeurs (cigarettes, cigares etc.) Obtenir des caisses avec jetons pour tous les postes de vente Bons de ravitaillement pour tous les aides Recherche de personnel Repartir le personnel Etablir les bons de ravitaillement Remettre les bons de ravitaillement aux chefs de secteurs Assurer le ravitaillement avant et après la rencontre (finance) Secteur Homepage : Créer la Homepage - adapter Homepage existante Actualiser la Homepage 11

12 Secteur Goodies : Organiser les T-Shirts pour les aides Organiser les Goodies des Stamms Organiser les Goodies / vente - Plaquettes - T-Shirts - Sacs (cabas) - Boucles de ceintures - Autocollants - Etc. Obtenir une caisse avec CHF Actions Liquidations de Goodies du GWCCH Recherche de personnel Décompte avec les Stamms (fournisseurs de Goodies) (Finances) Secteur tombola : Obtenir une caisse avec CHF (Finances) Portemonnaies Marquage /affichage du lieu de remise des lots Acquérir les prix de la tombola Remercier les donateurs de prix de tombola Planifier l autorisation de la tombola de manière que les prix principaux peuvent absolument être remis! Tombola journalière Fiche avec nom et adresse?? Retirage Société privée Vente sur place Organiser les prix de tombola - Prix en nature - Conditions spéciales pour achats - Coordination avec sponsoring!!! - Présenter les prix à un endroit stratégique - Recherche de personnel 12