Adjointe administrative à la présidente-directrice générale Fondation de l Hôpital Montfort

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1 Adjointe administrative à la présidente-directrice générale Fondation de l Hôpital Montfort La Fondation de l Hôpital Montfort sert fièrement et soutient l Hôpital Montfort tout en partageant ses valeurs de compassion, de respect, d engagement et d excellence. La vision de la Fondation est de soutenir l Hôpital Montfort dans l évolution de son rôle et de son développement dans notre communauté et de s assurer que l hôpital a les meilleures installations et équipements possibles tout en fournissant des soins de qualité supérieure, assurant ainsi des résultats positifs pour nos patients. La Fondation de l Hôpital Montfort aimerait vous ajouter à son équipe expérimentée, dévouée et talentueuse. Nous recherchons présentement une adjointe administrative bilingue pour appuyer notre présidente-directrice générale dans les tâches suivantes : Offrir un soutien administratif (rédiger la correspondance, classement, procès-verbaux, etc.); Gestion du temps et du calendrier de la présidente-directrice générale, incluant la logistique des réunions; Offrir un soutien administratif au Conseil d administration et ses comités; Participer aux divers événements de la Fondation; Superviser le fonctionnement du bureau (services administratifs, gestion des dossiers, régler les difficultés, etc.); Préparer les profils des donateurs, l historique et le matériel nécessaire pour la présidente-directrice générale; et fournir un excellent service à la clientèle dans les deux langues officielles pour une variété de parties prenantes, en personne et par téléphone. (donateur, bénévole, grand public). Si vous avez les compétences et l expérience requises, nous aimerions entendre parler de vous.

2 Qualifications requises pour l emploi : Diplôme en administration de bureau ou administration des affaires d un collège ou d une université reconnu et de trois à cinq ans d expérience en administration; Excellente connaissance de l administration et des programmes informatiques (Word, PowerPoint, Excel, Outlook); Expérience avec le soutien administratif d un cadre supérieur et d un Conseil d administration; Excellentes compétences organisationnelles, gestion du temps et souci du détail; Faire preuve d initiative, de jugement, d esprit d analyse, de tact, de discrétion et de bonnes relations interpersonnelles (avec les donateurs, les médecins et le personnel de l hôpital à l interne, les membres du Conseil d administration et la communauté); Capacité de gérer des priorités et de respecter des échéanciers; Excellent service à la clientèle; Expérience progressive dans un organisme à but non lucratif en collecte de fonds est un atout; Excellente habileté à communiquer par écrit et oralement en français et en anglais (vocabulaire/grammaire/orthographe); et le bilinguisme est obligatoire (oral et écrit). Avantages : En plus d un environnement de travail exceptionnel et collaboratif, la Fondation de l Hôpital Montfort offre d excellents bénéfices, valorise et soutien le développement professionnel continu de nos employés. Si vous avez les compétences et l expérience décrites, veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre d ici le 29 avril 2016 décrivant comment vous pouvez contribuer à ce poste. Coordonnées : La Fondation de l Hôpital Montfort 713, chemin Montréal Ottawa (Ontario) K1K 0T2 Tél. : Télécopieur : Courriel : pdgfondation@montfort.on.ca

3 DESCRIPTION D EMPLOI 1 Identification de l emploi Titre de l emploi : Service : Titre de l emploi du supérieur immédiat : Adjointe administrative à la P.D.G. Fondation de l Hôpital Montfort Présidente-directrice générale Mise à jour : Avril Sommaire de l emploi Sous l autorité de la présidente-directrice générale de la Fondation de l Hôpital Montfort, et dans un environnement complexe, le(la) titulaire assiste le bureau la présidente-directrice générale dans la gestion du temps et des priorités de la Fondation, assume la responsabilité de l organisation administrative en ce qui a trait à la gestion des dossiers, à la mise en œuvre de procédures administratives de la Fondation, appuie la présidente-directrice générale au Conseil d administration et à divers comités du Conseil d administration. 3 Principales responsabilités de l emploi (par ordre de priorité) Offrir un soutien administratif à la présidente-directrice générale et au Conseil d administration; Assurer la communication interne et externe, en français et en anglais, à l aide des outils, des plans et des documents de communication, et répondre aux demandes de renseignements; Rechercher et analyser de l information, travailler sur des projets spéciaux, rédiger la correspondance et organiser des réunions et des présentations aux donateurs potentiels;

4 Agir à titre de personne-ressource clé pour le Conseil d administration en ce qui a trait aux questions administratives; Veiller à ce que les documents et les processus de l organisation liés à la gouvernance soient prêts en temps opportun, complets et conformes; Respecter toutes les exigences établies par l Agence du revenu du Canada, connaître et bien comprendre la législation et les facteurs atténuants pour veiller à ce que les actions de la Fondation respectent les lois. 1. Gestion du temps, du calendrier des comités et des réunions de la présidente-directrice générale - Gère l emploi du temps de la présidente-directrice générale et définit les priorités pour lui permettre de faire le meilleur usage possible de son temps en vue de s acquitter de ses responsabilités et d atteindre les objectifs de la Fondation; - Répond aux demandes de réunions, de conférences, des colloques et autres événements externes avec la présidente-directrice générale; fixe les rendez-vous et met à jour l emploi du temps de la présidentedirectrice générale; assure le soutien logistique et administratif aux réunions du Conseil d administration et des divers comités; - Évalue les questions et les problèmes, détermine leur importance et leur priorité et propose des marches à suivre et des solutions pour résoudre les problèmes; rassemble l information et les documents justificatifs pertinents pour compléter les renseignements existants et fixer des échéances réalistes pour répondre aux nouveaux problèmes administratifs et opérationnels;

5 - Prépare les documents nécessaires, répond aux demandes de renseignements et coordonne les pièces justificatives nécessaires à la présidente-directrice générale, et voit à ce que toutes les questions soient traitées selon l ordre de priorité; - Apporte un appui administratif et rédigeant tous les procès-verbaux des réunions du Conseil d administration et de ses comités; - Participe aux réunions des comités organisateur pour les événements spéciaux de la Fondation; - Participe à et appuie les assemblées générales de la Fondation, le Conseil d administration, des comités du conseil et des réunions, élabore des ordres du jour et assure le suivi des comités auprès des membres du Conseil d administration concernés; - Est responsable de la réservation des salles de réunion, des services de traiteur, de l obtention d équipement audio-visuel. 2. Services administratifs et gestion des dossiers - Établit les priorités de travail et s assure que les échéanciers sont respectés et les procédures respectées; - Recherche des profils de donateurs existants et potentiels et prépare divers rapports et de la correspondance au besoin; - Étudie, analyse et commente, au besoin, tous documents déposés pour approbation de la présidente-directrice générale; - Développe, organise, gère un ou des systèmes d information et de suivi des activités spéciaux et des campagnes de collecte de fonds de la Fondation afin d en assurer un contrôle adéquat et continu en collaboration avec les employés de la Fondation concernés; - Reçoit, traite ou oriente différentes demandes adressées au bureau de la présidente-directrice générale et, selon les situations, informe la présidente-directrice générale des résultats; - Évalue et met en œuvre de nouvelles procédures administratives pour la Fondation; - Prépare et surveille la préparation de rapports et de divers présentations; - Participe à l élaboration d un plan d action annuel de la Fondation;

6 - Supervise et coordonne les procédures administratives au sein de la Fondation; - Effectue des activités techniques et administratives générales de bureau; - Assure la conformité des politiques et des procédures de la Fondation et fait des recommandations, au besoin; - Aide dans la préparation du budget d exploitation; - Maintient l inventaire des fournitures de bureau; - Participe à la réalisation des objectifs de la Fondation 3. Communications et liaisons internes et externes - Transige avec les donateurs de la Fondation et des membres de la communauté; - Transige avec des professionnels tels des bureaux d avocats, des comptables, des gens d affaires de très haut niveau; - Collabore avec le personnel professionnel (médecins, professionnels de la santé et autres disciplines) et de soutien interne à l Hôpital Montfort; - Participe à la préparation de discours et des communiqués de presse. - Accomplit toutes autres tâches connexes. 4. Loi sur la Santé et Sécurité au travail : Respecte la Loi sur la santé et sécurité au travail et ses règlements ainsi que les politiques de la Fondation et d l Hôpital Montfort.

7 4 Qualifications requises pour l emploi Niveau de scolarité : Formation universitaire ou cours de perfectionnement en rédaction, communication ou autre domaine pertinent atout ou Formation collégiale Nombre d années d expérience pertinente requises : Indiquez le niveau minimal d expérience pertinente (en années) qu une personne devrait posséder pour être en mesure de fournir le rendement nécessaire. Au moins 5 ans dans un poste équivalent Compétences : 1. Capacité d évaluer des situations complexes et d en déterminer l importance et l urgence; 2. Aptitude à transiger avec les donateurs, les médecins et le personnel de l Hôpital à l interne, les membres du Conseil d administration et la communauté; 3. Capacité de travailler dans un environnement complexe, stressant, à établir des priorités, à travailler en équipe et à s adapter facilement aux multiples changements; 4. Connaissance pratique de la gestion de bureau, du temps et des principes et techniques d établir et gérer des priorités; 5. Excellente connaissance des programmes «Microsoft Office»; 6. Capacité de faire le suivi de détails de données, d information et d activités multiples; 7. Faire preuve d initiative, de jugement, d esprit d analyse, de tact, de discrétion et de bonnes relations interpersonnelles; 8. Excellente habileté à communiquer par écrit et oralement en français et en anglais (vocabulaire / grammaire / orthographe); 9. Capacité à résoudre des problèmes de nature complexe.

8 EXIGENCES Certificat ou diplôme en administration ou en commerce d un programme collégial ou universitaire reconnu, et de trois à cinq ans d expérience en administration à un échelon supérieur; Excellentes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles; Excellentes aptitudes à la rédaction, et grande attention à la grammaire, au style et à l exactitude, en français et en anglais;