Nombre d heures par semaine : 35

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1 DESCRIPTION DE POSTE IDENTIFICATION DE L EMPLOI Titre d emploi : Coordonnateur à la gestion des séjours et au continuum des services Direction : Direction des soins infirmiers Supérieur immédiat : Directrice adjointe à la direction des soins infirmiers Volet gestion des opérations en santé physique Secteurs Beauce, Thetford et Etchemins Numéro de poste : Service (s) : Médecine de jour et hémato-oncologie Hôpital de Thetford Groupe d affiliation : AGESSS Statut : Temps complet permanent Nombre d heures par semaine : 35 Quart de travail : Jour NIVEAU D AUTORITÉ Nombre de subordonnées : 12 ETC SOMMAIRE DE L EMPLOI Sous l autorité du directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, volet gestion des opérations en santé physique, à titre de coordonnateur à la gestion des séjours et au continuum de services, la personne titulaire contribue à la planification, l organisation, le contrôle, l évaluation, la qualité et l harmonisation des activités. Elle supporte le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, dans la gestion des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles de la direction adjointe. Dans un contexte de cogestion clinico-administrative, le coordonnateur à la gestion des séjours et au continuum de services assure le bon fonctionnement des services de la Direction des soins infirmiers en lien avec la mission de l organisation. Il s assure que les soins et services offerts, dans une perspective d interdisciplinarité, sont efficaces, efficients et respectent les trajectoires internes et externes définies. Il contribue, par son leadership et son souci de l excellence, à l actualisation de projets permettant de répondre aux pratiques reconnues dans le Réseau de la santé et des services sociaux. La personne titulaire développe des mesures novatrices en matière d utilisation des civières et des lits. Elle procède à l évaluation des résultats obtenus, à l analyse des processus et recherche la performance clinique. Elle supporte le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, volet gestion des opérations, dans l atteinte des objectifs de la direction. De plus, sous l autorité du directeur adjoint des soins infirmiers et en collaboration avec les co-gestionnaires médicaux, la personne titulaire assure l organisation, la planification, le contrôle, la coordination, l évaluation, la qualité et l harmonisation des activités sous sa responsabilité soit la médecine de jour et l hémato-oncologie secteur Thetford. Page 1

2 En partenariat avec les différentes directions soutien, elle gère les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles des secteurs sous sa responsabilité et en assure l imputabilité. Elle collabore à la promotion d une approche centrée sur les besoins des différentes clientèles et contribue à la mise en place d une gestion intégrée des trajectoires de soins et de services. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES DU COORDONNATEUR À LA GESTION DES SÉJOURS ET AU CONTINUUM DE SERVICES GESTION TACTIQUE ET ORGANISATIONNELLE Définition de l offre de service et de la trajectoire de soins Participer, en collaboration avec le directeur adjoint des soins infirmiers, à l élaboration de l offre de service; Actualiser, au sein de la direction des soins infirmiers, l approche populationnelle en fonction de la hiérarchisation des services, de l accessibilité, de la continuité, de la fluidité et de la qualité des services, et ce, en collaboration avec ses partenaires; Favoriser l interdisciplinarité; Promouvoir et incarner une philosophie de gestion axée sur la performance (qualité, accessibilité et efficience); Contribuer à la gestion, la mesure et l évaluation des résultats en fonction, notamment, des meilleures pratiques et des résultats probants; En collaboration avec le directeur adjoint des soins infirmiers, participer à la coordination du cycle de gestion au sein de la Direction des soins infirmiers; Contribuer aux activités afin de favoriser l accessibilité, la continuité et la qualité des soins et des services; Conseiller son directeur adjoint sur des questions relativement complexes et assumer des mandats particuliers à l égard d instances régionales et provinciales où il représente la Direction. Application des lois, politiques, priorités ministérielles, conventions collectives et normes en vigueur Contribuer à l élaboration, à la mise à jour et à l actualisation des règlements, politiques et procédures et proposer des mesures correctives, le cas échéant; Assurer un rôle de vigie sur les enjeux et les impacts de leur application et en informer le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers; Soutenir et outiller les gestionnaires de la Direction adjointe lors de l adoption de nouvelles lois, politiques, priorités ministérielles, conventions collectives et normes, en collaboration avec ses partenaires. Coordonner leur mise en application; S assurer de leur application, du suivi dans les délais requis et aviser le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers de la non-applicabilité, le cas échéant. Gestion de la qualité et de la sécurité Participer au développement, au suivi et à la mise à jour des indicateurs de qualité; Favoriser la mise en place d une culture de qualité et de sécurité; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, déterminer les mécanismes de suivi; Page 2

3 S assurer de l atteinte des cibles de performance et de la gestion des écarts en outillant les gestionnaires de la direction et en s assurant des suivis adéquats; Émettre des pistes de solutions innovantes et des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers en regard des écarts constatés; Mettre en place différents moyens visant l amélioration et l innovation. Gestion des communications organisationnelles Collaborer avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers à la détermination des mécanismes de communication au sein de la Direction adjointe; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, mettre en place différents moyens afin de favoriser la transmission d une information juste et pertinente; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, identifier les canaux d information et de communication appropriés; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, soutenir les gestionnaires de la Direction des soins infirmiers dans la mise en application des mécanismes de communication; Favoriser un climat propice à la communication bidirectionnelle au sein de la Direction des soins infirmiers. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Gestion des savoirs et des talents Prioriser, selon les orientations de la Direction des soins infirmiers, les besoins de maintien et de développement des compétences et émettre des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers; S assurer d une vision globale et d une cohérence entre les programmes d intégration au travail des employés et proposer des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, le cas échéant; S assurer de maintenir à jour et de développer ses compétences. Planification de la main-d œuvre Contribuer activement à l utilisation optimale des ressources de la Direction des soins infirmiers et remettre en question les façons de faire; Identifier les besoins de ressources humaines lors de projets de développement et les transmettre à son directeur; S assurer de disposer d une main-d œuvre en quantité et en qualité suffisantes; Émettre des recommandations et des idées novatrices en regard des problématiques liées à la main-d œuvre au sein de la Direction des soins infirmiers; Soutenir les gestionnaires de la Direction des soins infirmiers dans l identification et la planification des besoins de main-d œuvre nécessaire à la réalisation de la mission de la direction adjointe en soins infirmiers, volet gestion des opérations en santé physique. Assurer un lien de partenariat avec le conseiller en ressources humaines pour la Direction adjointe à la direction des soins infirmiers. Mobilisation du personnel S assurer d un climat sain et harmonieux au sein des équipes, en donnant, notamment, une perspective positive des situations et de l avenir; Page 3

4 En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, soutenir les gestionnaires de la Direction dans la mise en place d un climat sain et harmonieux; Mettre en place différents moyens visant la reconnaissance, l amélioration et l innovation; Assurer une disponibilité auprès des gestionnaires de la Direction; Stimuler la réflexion et faire émerger les solutions. GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES Planification budgétaire Élaborer, en collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, le plan budgétaire de la Direction selon les processus budgétaires établis; Supporter les gestionnaires de la Direction lors des suivis des rapports produits périodiquement par la Direction des ressources financières, justifier les écarts et apporter les correctifs en lien avec des projets spécifiques et des mandats particuliers; Émettre des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers en regard de la planification, de la distribution et du suivi des ressources financières; Proposer au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers et mettre en place, en collaboration avec les gestionnaires de la Direction, différents moyens visant l amélioration et l innovation; Assurer un rôle de vigie en regard des mesures correctives et aviser le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers des écarts, le cas échéant; Assurer un lien de partenariat avec le conseiller financier pour la Direction des soins infirmiers. GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES, TECHNIQUES, IMMOBILIÈRES ET TECHNOLOGIQUES Planification des ressources matérielles, techniques, immobilières et technologiques Élaborer, en collaboration avec ses partenaires, les plans fonctionnels des ressources matérielles, techniques, immobilières et technologiques requises selon les processus établis et le transmettre au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers en lien avec des projets spécifiques et des mandats particuliers; Planifier les besoins en ressources matérielles, techniques, immobilières et technologiques requises pour la réalisation des activités, assurer les suivis requis et émettre des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, le cas échéant; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, s assurer de l'utilisation efficiente des ressources matérielles, techniques, immobilières et technologiques au sein de la Direction; Proposer et mettre en place différents moyens visant l amélioration et l innovation; S assurer de la disponibilité et de l accessibilité des ressources matérielles, techniques, immobilières et technologiques requises à l actualisation des priorités cliniques de la Direction. Page 4

5 RESPONSABILITÉS ET TÂCHES EN LIEN AVEC LES SERVICES SOUS SON AUTORITÉ RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES GESTION STRATÉGIQUE ET ORGANISATIONNELLE Définition de l offre de service et de la trajectoire de soins Assurer la gestion et le bon déroulement des activités de son service (gestion des ressources humaines, financières, etc.); Contribuer activement à la mise en place des soins et services basés sur des principes de hiérarchisation, d accessibilité, de continuité, de fluidité et de qualité des services en collaboration avec ses partenaires internes et externes; Favoriser l interdisciplinarité au sein de son service, soutenir l équipe, le cas échéant; Promouvoir et incarner une philosophie de gestion axée sur la performance au sein de son service (qualité, accessibilité et efficience); Identifier et gérer les écarts au sein de son service en fonction notamment, des meilleures pratiques et des résultats probants. Suggérer des solutions créatives en collaboration avec ses partenaires; Actualiser les activités prévues au cycle de gestion; Identifier et analyser les besoins de la clientèle de radio-oncologie; S assurer de répondre aux besoins de la clientèle et mettre en place, en collaboration avec son équipe, les solutions innovantes pour y parvenir. Application des lois, politiques, priorités ministérielles, conventions collectives et normes de pratique en vigueur Informer son personnel des nouvelles lois, politiques, priorités ministérielles, conventions collectives et normes en vigueur au sein de l'établissement et s assurer du respect de ces dernières; Ramener les préoccupations identifiées quant aux enjeux et aux difficultés d application au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers; Gérer les écarts et s associer à l équipe des ressources humaines au besoin; À la demande de la Direction des ressources humaines, participer aux rencontres avec les syndicats; Les mettre en application et informer le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers des difficultés d application, le cas échéant. Gestion de la qualité et de la sécurité Développer, au sein de son service, la mise en place d une culture de qualité et de sécurité; Participer activement au programme d assurance qualité de son service; Assurer le suivi des indicateurs de qualité et de sécurité; Appliquer les mécanismes de suivi; S assurer du développement et du maintien de la pratique professionnelle du personnel de son service; Page 5

6 Collaborer avec les directions soutien (DSI, DSM et DSP), au développement et au maintien de la pratique professionnelle; Assurer la disponibilité et la fiabilité des données en lien avec la performance clinique et administrative de son service; En collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, identifier et analyser les écarts en regard de la qualité et de la sécurité, et actualiser les pistes de solutions; Mettre en place différents moyens visant l amélioration et l innovation; Mobiliser le personnel du service en fonction des pistes d amélioration identifiées; Gérer les risques et les plaintes, et voir aux différents aspects relatifs à la sécurité. Gestion des communications organisationnelles Actualiser, dans son service, les stratégies de communication interne; Faire une bonne lecture de son environnement et de son service et aviser le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers de toute situation potentiellement à risque; Identifier différents moyens et actualiser les stratégies afin de favoriser la transmission d une information juste et pertinente au sein de son service; Favoriser un climat propice à la communication bidirectionnelle de son service. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Gestion des savoirs et développement des compétences Évaluer les besoins en regard du maintien et du développement des compétences de son personnel en collaboration avec les intervenants concernés; Prioriser les besoins de développement et émettre des recommandations au directeur adjoint à la direction des soins infirmiers; Planifier et organiser les formations retenues en collaboration avec les directions soutien concernées; S assurer de rendre concrets les résultats des apprentissages en utilisant les moyens appropriés; Assurer le suivi du plan de développement des compétences et de l intégration au travail des employés; S assurer de respecter le budget de son service pour les besoins spécifiques en développement des compétences; Participer avec les directions soutien concernées à l élaboration du contenu et de la durée des programmes d orientation et d intégration; Identifier les employés ayant le profil pour transmettre des connaissances; S assurer d un accueil chaleureux du personnel dans son service et mettre en place les mesures correctives, si nécessaire; S assurer de maintenir à jour et de développer ses compétences. Planification de la main-d œuvre S assurer que les horaires correspondent aux activités du service; S assurer de l utilisation optimale de son personnel dans une perspective de qualité, de sécurité et de gestion budgétaire efficiente; Page 6

7 Évaluer la vulnérabilité de la main-d œuvre, être proactif dans la recherche de solutions avec ses partenaires et s assurer d exprimer ses besoins en temps opportun à la Direction des ressources humaines; Collaborer avec la Direction des ressources humaines aux travaux liés à la planification de la main-d œuvre; Participer aux activités de recrutement, aux processus de sélection et à toutes autres activités relatives à l attraction et à la rétention; Actualiser les activités prévues au cycle de gestion prévisionnelle de la main-d œuvre; Procéder à l analyse des postes, analyser la pertinence de l affichage et en discuter avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers; Procéder à l affichage des postes le cas échéant, et assurer les suivis en conséquence (ex. : cahier des postes et cahier financier). Appréciation de la contribution En collaboration avec les acteurs concernés, apprécier la contribution du personnel sous sa supervision; S assurer de l atteinte des objectifs de son service. Mobilisation du personnel S assurer d un climat sain et harmonieux en donnant, notamment, une perspective positive des situations et de l avenir; Mettre en place les mesures pour favoriser la présence au travail (gérer l absentéisme); Mettre en place différents moyens visant la reconnaissance, l amélioration et l innovation; S assurer d échanger et de transmettre les informations pertinentes à son équipe; Assurer une disponibilité régulière auprès de son équipe; Stimuler la réflexion et faire émerger les solutions. GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES Planification budgétaire Élaborer, en collaboration avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, le plan budgétaire de son service selon les processus budgétaires établis; Respecter l enveloppe budgétaire allouée au fonctionnement de son service; Réaliser, avec le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers, les suivis des rapports produits périodiquement par la Direction des ressources financières, justifier les écarts et apporter les correctifs; Faire le suivi des mesures correctives et aviser le directeur du Réseau des écarts, le cas échéant; Proposer et mettre en place différents moyens visant l amélioration et l innovation; Assurer un lien de partenariat avec le conseiller financier de son service. GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES, IMMOBILIÈRES ET TECHNOLOGIQUES Planification des ressources matérielles, techniques et immobilières S assurer d avoir les ressources matérielles, techniques, technologiques et immobilières requises pour son service; Page 7

8 S assurer, en collaboration avec les Services techniques, de l évaluation des lieux physiques afin qu ils répondent aux normes en vigueur et recommander les modifications s il y a lieu; Aviser le directeur adjoint à la direction des soins infirmiers des écarts, le cas échéant; En collaboration avec les équipes de soins médicaux, procéder à l identification et à l analyse des besoins du service en équipement, en mobilier et en fournitures; Participe au processus d acquisition des équipements spécialisés de son secteur; S assurer de la présence du programme d entretien des équipements spécialisés; Proposer et mettre en place différents moyens visant l amélioration et l innovation; Utiliser de façon optimale son budget discrétionnaire pour l achat de ressources matérielles et techniques; Collaborer avec le secteur médical à l évaluation et à l introduction de nouveaux produits ou fournitures sur le plateau technique; Collaborer avec la Direction des ressources financières à l évaluation et à l introduction de nouveaux produits ou fournitures en clinique. RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES Assurer la représentation de son service autant à l intérieur qu à l extérieur de l établissement; Participer à la gestion de projet de son secteur; Contribuer à la recherche clinique et à l enseignement dans son service. Page 8

9 PROFIL DE QUALIFICATION Exigences de formation : Exigences d expérience : Profil de compétences : Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle en sciences infirmières ou dans une discipline pertinente; Détenir un diplôme universitaire de 2e cycle en administration constitue un atout. Expérience minimale de cinq années dans le Réseau de la santé et des services sociaux; Expérience de cinq années à titre de cadre intermédiaire dans le Réseau de la santé et des services sociaux; Expérience significative auprès de la clientèle en santé physique; Membre en règle de l OIIQ. Leadership mobilisateur; Partenariat et collaboration; Orientation vers les résultats; Gestion de soi; Gestion du changement et de la complexité; Coaching; Résolution de problème. RÉMUNÉRATION Selon les règles en vigueur au sein du Réseau de la santé et des services sociaux. Préparée par : Révisée par : Nancy Catellier Directrice adjointe à la direction des soins infirmiers Volet gestion des opérations en santé physique Date : Octobre 2015 Date : Approuvée par : Date : L emploi du masculin ne vise qu à alléger le texte. Page 9