ADMINISTRATION ET UTILISATION DE GRR

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1 ADMINISTRATION ET UTILISATION DE GRR 1 ) Généralités : Ce qu il faut savoir sur l admini stration de GRR dans un ENT ) Présentation de l interface d administration ) le menu Général : ) le sous menu configuration générale ) Le sous menu : Type de réservation ) Le sous menu «calendrier hors réservation» ) Le menu Domaines et ressources : ) Le sous menu Domaines et ressources : ) Ajout d un domaine de réservation : ) Ajout d une ressource de réservation : ) Le sous menu : Champs additionnels ) le menu utilisateurs et accès: ) le menu utilisateurs : ) Les droits sur l application sont : ) Le menu Administration des domaines : ) Menu accès aux domaines restreints : ) Le menu Gestion des ressources : ) Le menu purge des comptes et réservations : ) le menu : Divers ) Le sous menu : Mails automatique ) Le sous menu : Suivi des connexions ) Le sous menu : Réservations en bloc ) Le sous menu Numéro de version ) Le sous menu Paramétrage des correspondances profil/statut : ) le menu : Authentification et ldap ) GRR et l interface utilisateur : Administration et utilisation de GRR : Page 1

2 1 ) Généralités : Ce qu il faut savoir sur l admini stration de GRR dans un ENT. L administrateur de l ENT est par défaut administrateur de GRR. Ces droits sont attribués par le GIP RECIA lors de la mise en place de l ENT. Donc chaque administrateur d ENT sera administrateur de GRR. Ensuite c est à l administrateur de l ENT d attribuer les droits aux utilisateurs de l application. Il pourra donc nommer de nouveaux utilisateurs de GRR comme administrateurs de l application. Cette gestion se fera avec l utilisation de l interface de GRR. Par défaut, c'est-à-dire sans rien paramétrer dans l application, à l activation des comptes ENT, les utilisateurs sont «visiteurs», mais nous reviendrons plus loin sur les droits des utilisateurs. 2 ) Présentation de l interface d administration Une fois connecté sur l application GRR en tant qu administrateur de l ENT et/ou de l application. Le lien «Administration» apparaît. Cliquez sur le lien «Administration» et la fenêtre ci-dessous apparaît : Administration et utilisation de GRR : Page 2

3 3 ) le menu Général : Ce menu permet d une part d établir la configuration générale, mais aussi de définir l interface de GRR. 3.1) le sous menu configuration générale. Ce menu sert à renseigner des paramètres que l on peut personnaliser et considérer comme les paramètres «locaux». Par exemple la couleur du thème, les dates de réservation, etc. Il suffit de sélectionner les paramètres locaux choisis dans le formulaire ci-après 3.2) Le sous menu : Type de réservation. Ce menu permet d attribuer des couleurs à des types de réservations. Pour ajouter un type de réservation, cliquez sur Ajouter un type de réservation. Administration et utilisation de GRR : Page 3

4 3.3) Le sous menu «calendrier hors réservation» Ce menu permet de paramétrer des journées ou la réservation de ressources n est pas possible. Il suffit de renseigner les champs du formulaire ci-dessous. 4 ) Le menu Domaines et ressources : C est dans ce menu que l on crée les domaines de réservation et les ressources. 4.1) Le sous menu Domaines et ressources : 4.1.1) Ajout d un domaine de réservation : Un domaine est une catégorie de réservation, par exemple des salles, ou des ordinateurs. Pour ajouter un domaine cliquez sur ajouter un domaine et renseigner les champs suivants : Administration et utilisation de GRR : Page 4

5 4.1.2) Ajout d une ressource de réservation : Une ressource à réserver appartient à un domaine. Par exemple la salle B37 du domaine «Salles», ou l ordinateur portable N 2 du domaine ordinateurs. Dans l exemple ci-dessous, les vidéo-projecteurs N 1, 2, 3, 4 appartiennent au domaine Réservation Vidéo projecteur. Pour ajouter une ressource, il faut sélectionner le domaine pour l ouvrir, puis, cliquez sur «ajouter une ressource», puis remplir les champs du formulaire : Comme ci-dessous. Administration et utilisation de GRR : Page 5

6 4.2) Le sous menu : Champs additionnels. C est une fonctionnalité qui donne la possibilité de définir, domaine par domaine, des champs additionnels de votre choix. Ils apparaîtront dans les formulaires de saisie des réservations comme autant de champs supplémentaires facultatifs. 5 ) le menu utilisateurs et accès: Ce menu sert à la gestion des droits et des comptes utilisateurs de l application. 5.1) le menu utilisateurs : Ce menu permet d éditer les utilisateurs enregistrés dans l application GRR. Il permet aussi de les gérer, les supprimer ou changer leurs droits sur l application. Pour changer les droits, il suffit de cliquez sur le statut pour le modifier, comme ci-dessous. Administration et utilisation de GRR : Page 6

7 5.1.1) Les droits sur l application sont : Visiteur : accès à l application mais pas de réservation possible. Usager : accès et réservation possible. Gestionnaire des utilisateurs : accès et réservation et possibilité de gestion des droits utilisateurs. Adminstrateur : adminstrateur de l application. 5.2) Le menu Administration des domaines : Ce menu donne la possibilité d attribuer le droit d admnistration pour un domaine à des utilisateurs. C est une délégation de droits. En plus de ses droits normaux, l'administrateur d'un domaine peut gérer entièrement un domaine : création, suppression, modification d'une ressource, ajout et suppression de gestionnaires des réservations, gestion des mails automatiques. 5.3) Menu accès aux domaines restreints : Ce menu permet de gérer l accés à des domaines dits restrients. A condition qu à la création du domaine, le domaine fut renseigné «restreint», comme ci-dessous. 5.4) Le menu Gestion des ressources : Comme pour les domaines, ce menu donne la possibilité de donner le droit d admnistration d une ressource d un domaine à des utilisateurs. C est une aussi une délégation de droits. Administration et utilisation de GRR : Page 7

8 5.5) Le menu purge des comptes et réservations : Cette fonctionnalité permet de supprimer tous les comptes utilisateurs qui ont été ajoutés via CAS (source externe à GRR) et qui ne sont pas administrateurs, ainsi que toutes les réservations. Attention, ce mécanisme est irréversible, soyez bien certain de vouloir effectuer cette suppression. Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est utilisable que lorsqu'aucun utilisateur n'est connecté. 6 ) le menu : Divers. Ce menu comme son nom l indique nous donne l accès à divers services. 6.1) Le sous menu : Mails automatique. Ce menu permet d activer une notificvation par mail des réservations. Lorsqu'un utilisateur réserve une ressource, modifie ou bien supprime une réservation au nom d'un autre utilisateur, ce dernier (si le champ a été renseigné) en est averti automatiquement par un message . Par ailleurs, lorsqu'un utilisateur réserve une ressource, modifie ou bien supprime une réservation, certains utilisateurs peuvent être prévenus par . Pour chaque ressource, vous pouvez désigner un ou plusieurs utilisateurs à prévenir : Pour cela il faut sélectionner une ressource, puis ajouter l utilisateur qui doit être informé de la réservation. (Comme ci-dessous). 6.2) Le sous menu : Suivi des connexions. Menu qui montre quels sont les utilsateurs connectés à l application. Administration et utilisation de GRR : Page 8

9 6.3) Le sous menu : Réservations en bloc. 6.4) Le sous menu Numéro de version. 6.5) Le sous menu Paramétrage des correspondances profil/statut : Cette page permet à l'administrateur de définir les correspondances entre le profil de l'utilisateur dans l'annuaire LDAP (sa fonction), et le statut qu'il se verra attribué au sein de GRR. Ce menu est très important, il permet pour une catégorie d utilisateur de lui attribuer les droits sur l application. Cela évite de prendre les utilisateurs un par un et de leur affecter leurs droits. Administration et utilisation de GRR : Page 9

10 7 ) le menu : Authentification et ldap. Ce menu permet de pré paramétrer les droits des utilisateurs issus de l annuaire fédérateur après l activation de compte sur leur l ENT à partir de l authentification (CAS : annuaire fédérateur). Ainsi, on peut dire qu après l activation du compte de l utilisateur sur l ENT ses droits sur GRR seront attribués comme Visiteur ou usager. Administration et utilisation de GRR : Page 10

11 8 ) GRR et l interface utilisateur : Au lancement de l application la fenêtre suivante apparait (sauf le lien «administration» réservé aux administrateurs). Si l utilisateur possède les droits «d usager», il pourra réserver. Le «visiteur» peut consulter les réservations, mais il ne lui est pas possible d en réaliser. L utilisateur «usager» sélectionne son domaine et sa ressource puis la fenêtre de réservation ci-dessous apparait. Il n a qu à cliquer sur le bouton vert qui correspond au créneau horaire souhaité afin d en effectuer une réservation. La fenêtre suivante apparaitra : Il rempliera les champs du masque de saisie. Certains champs sont obligatoires comme la brève description. Une fois la réservation réalisée, l écran page suivante apparaît. La réservation est mentionnée, et le nom del utilisateur qui a réservé apparaît au passage de la souris sur le bloc de réservation. Administration et utilisation de GRR : Page 11

12 Nom de l utilisateur au passage de la souris sur le bloc ou la zone de réservation. Couleur verte définie dans le menu : Général / type de réservation : Administration et utilisation de GRR : Page 12

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