Echange de données fiduciaires Sage Start / Sage Start

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1 Sage Start onesage Version 2.4 Echange de données fiduciaires Sage Start / Sage Start A partir de la version

2 Table des matières 1.0 Introduction Installation et configuration requise Délimitation entre les gammes de produits Description du processus d échange de données Démarrer l importation ou l exportation Quelles données doivent être échangées? Limites et précisions Comptabilités auxiliaires/gestion des salaires L exercice et le formulaire de la TVA doivent concorder Ecritures d ouverture/de bouclement Qui doit générer et configurer la première base de données? Blocage des écritures Exportation effectuée trop tôt: que faire? Instruction pas-à-pas Daten exportieren Exportation des données Importation des données 12.Sage Suisse SA Page 2 de 15

3 1.0 Introduction Avec l utilisation de cette application d échange de données fiduciaires, il est possible pour le client d une fiduciaire d envoyer sa comptabilité sous forme de fichier ZIP à sa fiduciaire afin de procéder à un bouclement intermédiaire ou à celui de l exercice. Grâce au programme d échange de données, le client de la fiduciaire peut, après une exportation dans sa comptabilité, continuer de travailler et saisir de nouvelles écritures, s il s agit uniquement d un bouclement intermédiaire et si ceci a été convenu avec la fiduciaire. Le programme d échange de données est supporté à partir de la version Cela signifie que le client de la fiduciaire, de même que la fiduciaire, doivent travailler avec la version ou une version plus récente..sage Suisse SA Page 3 de 15

4 2.0 Installation et configuration requise Pour l implémentation du programme, Sage Start version doit être installée. L échange fiduciaire indépendant de la version est installé en tant qu élément de onesage Version 2.4. onesage est intégré dans le Setup de Sage Start version L installation est donc effectuée selon le guide d installation existant de Sage Start. Sage Start Version : 1. Installez la version Sage Start Version : 1. Installez la version Installez les Auto-Updates les plus récentes. 2.1 Délimitation entre les gammes de produits Pour les clients, l échange de données est disponible à partir de la gamme de produits Standard. La fiduciaire nécessite la gamme de produits Professional pour bénéficier de l échange de données..sage Suisse SA Page 4 de 15

5 3.0 Description du processus d échange de données Le schéma suivant décrit le processus d échange de données lorsque la fiduciaire met en place une base de données et effectue le premier bouclement pour un nouveau client..sage Suisse SA Page 5 de 15

6 3.1 Démarrer l importation ou l exportation Une importation ou une exportation des données est chaque fois démarrée manuellement via le menu Outils Echange de données: Pour le client de la fiduciaire, les commandes se trouvent dans le secteur «Client de la fiduciaire»: Exportation à la fiduciaire Vous êtes client et vous voulez exporter vos données à la fiduciaire. Importation de la fiduciaire Vous avez reçu les données de la fiduciaire et vous voulez les importer dans votre mandat. Pour la fiduciaire, les commandes se trouvent dans le secteur «Fiduciaire»: Exportation au client de la fiduciaire Vous êtes la fiduciaire et vous voulez exporter vos données au client. Importation du client de la fiduciaire Vous avez reçu les données du client et vous voulez les importer dans votre mandat. 3.2 Quelles données doivent être échangées? Toutes les données importantes pour le traitement de la comptabilité générale et de ses écritures sont échangées. Domaine Données de base Comptes Plan comptable Centre de coût TVA Serveur de numéros Devise Pièces comptables Remarque Principalement les données issues des registres Adresse, Généralités, Clients et Fournisseurs Toute la liste des comptes Tous les plans comptables Structures des plans comptables Tous les centres de coûts Toutes les catégories englobant la TVA Configuration de la TVA Tous les domaines de numérotation Devises étrangères et cours Toutes les pièces de la comptabilité générale sont échangées. Les pièces comptables des comptabilités auxiliaires (clients / fournisseurs) et de la gestion des salaires en font également partie. Celles-ci ne peuvent cependant pas être traitées par la fiduciaire, car aucun document, ni données client/fournisseur, article ou genres de salaire, etc., ne sont échangés. Comptabilités auxiliaires/gestion des salaires: Seules les pièces comptables seront échangées. Les documents et les données de base des comptabilités auxiliaires et de la gestion des salaires (clients/fournisseurs/article/personnel/genres de salaire) ne seront pas échangés. Les modifications dans les comptabilités auxiliaires ne peuvent être effectuées que chez le client de la fiduciaire!.sage Suisse SA Page 6 de 15

7 4.0 Limites et précisions 4.1 Comptabilités auxiliaires/gestion des salaires Seules les pièces comptables seront échangées. Les documents et les données de base des comptabilités auxiliaires (clients/fournisseurs/article) et de la gestion des salaires seront ignorés. Les modifications dans les comptabilités auxiliaires et dans la gestion des salaires ne peuvent être effectuées que chez le client! 4.2 L exercice et le formulaire de la TVA doivent concorder Les points suivants seront contrôlés avant l importation: L exercice doit concorder. Le formulaire de la TVA doit concorder (formulaire d imposition). 4.3 Ecritures d ouverture/de bouclement Si une écriture d ouverture est déjà présente dans le dossier, elle ne sera pas importée depuis l échange de données. Si, par conséquent, un client commence à travailler avec Sage Start et veut utiliser l échange de données fiduciaires, il faut impérativement qu il détermine qui ouvre les écritures. Après le premier échange de données fiduciaires, l écriture d ouverture ne sera plus transférée. 4.4 Qui doit générer et configurer la première base de données? Le client de la fiduciaire n utilise que le module Comptabilité générale Si le client de la fiduciaire n a acheté qu une licence de comptabilité générale, le dossier sera créé à la fois par lui et par la fiduciaire. Si la fiduciaire configure le dossier et l envoie à son client, la règle suivante s applique: Fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données Client de la fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données vide pour l importation des données comptables (échange de données fiduciaire) Si le client de la fiduciaire configure le dossier et l envoie à la fiduciaire, la règle suivante s applique: Fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données vide pour l importation des données comptables (échange de données fiduciaire) Client de la fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données.sage Suisse SA Page 7 de 15

8 Le client de la fiduciaire utilise aussi les modules Facturation, Gestion des salaires, etc. Si, en plus de la comptabilité générale, le client de la fiduciaire a acheté une licence pour des modules supplémentaires (Facturation, Gestion des salaires, etc.), le premier dossier doit impérativement être créé et configuré par le client. La fiduciaire a encore la possibilité, par la suite, d ouvrir de nouveaux comptes. Dans ce cas, la règle suivante s applique: Client de la fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données Fiduciaire: mode Créer une nouvelle base de données vide pour l importation des données comptables (échange de données fiduciaire) 4.5 Blocage des écritures Dès lors que les écritures ont été exportées à l aide de l échange de données fiduciaires, toutes les écritures exportées sont bloquées pour le traitement jusqu à la date-butoir choisie. Cela vaut pour toutes les écritures! 4.6 Exportation effectuée trop tôt: que faire? Il peut arriver que vous ayez effectué une exportation des données et que vous vous rendiez compte que vous avez oublié une écriture. Dans ce cas-là, il ne faut pas exporter à nouveau! Faites tout d abord une sauvegarde de vos données et recopiez cette sauvegarde (backup). Le backup se trouve dans le répertoire d exportation, sous Backup [nom exporté du dossier]. Copiez le fichier qu il contient [nom du dossier].sgwwr dans le répertoire effectif de votre dossier. Vous trouverez ce dernier dans une installation monoposte locale sous C:\Sage Data\Folders\[nom du dossier]\sagestart\ Après avoir recopié le backup, vous pouvez à nouveau saisir l écriture oubliée et relancer l exportation des données..sage Suisse SA Page 8 de 15

9 5.0 Instruction pas-à-pas Daten exportieren 5.1 Exportation des données Pour échanger les données entre le client et la fiduciaire, vous devez suivre les étapes suivantes. Lancer l exportation Ouvrez le menu Outils Echange de données et sélectionnez le transfert de données valable pour vous: a) Comme client fiduciaire. (CF) Exportation vers société fiducie b) Comme Société de fiducie. (SF) Exportation vers client fiduciaire Doubles numéros de pièce Si, en tant que client de la fiduciaire, vous effectuez pour la première fois l échange de données avec votre fiduciaire, il se peut que le message suivant s affiche: Ce message apparaît lorsque des numéros de dossier ont été attribués en double dans le dossier. Cela ne peut plus se produire à partir de la version Cliquez alors sur «Suivant»..Sage Suisse SA Page 9 de 15

10 Afin que les écritures soient exportées correctement, il convient de changer le numéro de la pièce numérotée à double. Cette opération est totalement automatique et génère un procès-verbal. Pour renuméroter les pièces, cliquez sur «Oui». Après cette opération, un procès-verbal s affiche et liste les écritures qui ont reçu un nouveau numéro de pièce. Ce procès-verbal est également enregistré en tant que fichier.txt sur le bureau. Si vous devez exporter plusieurs dossiers en utilisant la fonction d échange de données fiduciaires, copiez le fichier.txt dans un dossier séparé ou renommez-le pour éviter de l écraser lors de la prochaine opération de changement des numéros!.sage Suisse SA Page 10 de 15

11 Lors de l exportation, la fenêtre suivante apparaît: Dossier / Nom d utilisateur: Le dossier à partir duquel l exportation a été lancée est automatiquement enregistré. Si un nom d utilisateur est saisi, celui-ci sera automatiquement transmis, accompagné d un éventuel mot de passe. Date clé: Sélectionnez la date jusqu à laquelle les écritures doivent être prises en considération. Dossier d exportation: Sélectionnez le répertoire dans lequel le fichier ZIP avec les données et le backup doit être enregistré. Dès que vous cliquez sur [Suivant], un backup du dossier actuel sera d abord généré. Toutes les données seront ensuite exportées et les écritures et les données de base exportées seront bloquées pour le traitement dans Sage Start. Si maintenant vous continuez, la dernière fenêtre apparaît: Ouvrir dossier d exportation: Ouvre le répertoire dans lequel se trouvent le fichier ZIP et le backup. Le fichier ZIP a p. ex. le nom suivant: SageStartDemo CL-Exportation au le de zip (<nom du dossier> <type d exportation> au <date-butoir> le <date> de <heure>.zip). Ouvrir journal HTML: Ouvre le journal d exportation. Générer un avec un fichier ZIP à la fermeture de l assistant: Si vous sélectionnez cette option, un avec une pièce jointe sera créé à la fermeture de l assistant. Vous pouvez le transmettre au client ou à la fiduciaire. Notez bien le code de révision à 4 chiffres afin de pouvoir le communiquer à la fiduciaire. Sans le code correct de révision, le ZIP ne peut pas être lu. Dans l'exemple à droite, le code de révision est «0054». 1 Client de la fiduciaire: La comptabilité est maintenant chez la fiduciaire 1. Les écritures exportées sont bloquées 2. Les données de base exportées ne peuvent pas être modifiées. S il s agit uniquement d un bouclement intermédiaire, de nouvelles écritures peuvent être générées (Comptabilité générale, document client, document fournisseur, Gestion des salaires). 1 Le code de révision n'est pas un mot de passe en tant que tel, il sert en premier lieu à permettre la lecture du bon fichier ZIP. Chaque nouvelle exportation a un nouveau code de révision et peut également être consultée ultérieurement dans le journal HTML..Sage Suisse SA Page 11 de 15

12 5.2 Importation des données Créer la base de données (si elle n existe pas) Si la fiduciaire met elle-même le mandat en place, le client de la fiduciaire doit d abord créer un dossier afin de pouvoir procéder à l échange de données. Le client de la fiduciaire crée pour cela simplement un nouveau dossier Sage Start, tout en mettant en place dans Sage Start un nouveau dossier grâce à l option Créer une nouvelle base de données vide pour l importation des données de comptabilité (échange de données fiduciaires). La fiduciaire envoie ensuite au client une exportation via le programme d échange de données, pour que les données du mandat mis en place soient reprises. Dans l assistant d installation, il faut veiller à ce que l exercice en cours et l année qui suit coïncident chez la fiduciaire et chez son client! Cette opération vaut également pour la fiduciaire, dans le cas où cette dernière reçoit pour la première fois des données de la part de son client, via l échange de données fiduciaires. Lancer l importation Ouvrez le menu Outils Echange de données et sélectionnez le transfert de données valable pour vous: a) Comme client fiduciaire: (CF) Import.de la société de fiducie b) Comme société de fiducie: (SF) Importation de client fiduciaire Importation des données Pour l importation, la fenêtre avec les champs de saisie suivants apparaît: Fichier ZIP: Sélectionnez le fichier ZIP que vous avez reçu de la fiduciaire, respectivement du client de la fiduciaire. Code de révision: Entrez le code de révision à 4 chiffres que la fiduciaire, respectivement le client de la fiduciaire, vous a communiqué. Mandat / Mot de passe: Le dossier à partir duquel l importation a été lancée est automatiquement enregistré. Le nom d utilisateur et l'éventuel mot de passe sont automatiquement transmis..sage Suisse SA Page 12 de 15

13 Avec [Suivant], le fichier ZIP est décompressé et analysé. Dans la prochaine fenêtre, un aperçu d importation des données apparaît. Dès que vous cliquez sur [Suivant], un backup du mandat actuel est d abord généré, et ensuite, toutes les données sont importées dans le mandat. Sur l ultime fenêtre, après l importation, il est possible d accéder au journal HTML: Client de la fiduciaire: La comptabilité est maintenant à nouveau chez le client de la fiduciaire 1. Les écritures importées de la fiduciaire restent cependant bloquées. 2. Les données de base sont à nouveau importées (l'état de la fiduciaire est repris). Fiduciaire: La comptabilité maintenant débloquée peut être traitée. 1. Les écritures sont maintenant débloquées et peuvent être modifiées. 2. Le dossier doit impérativement être à nouveau exporté (afin que les écritures soient à nouveau bloquées) avant qu une deuxième importation puisse être effectuée par le client. Conflits entre les domaines de numérotation de pièce et les numéros de pièce Lors d opérations effectuées en parallèle dans la même comptabilité, il peut théoriquement arriver que la fiduciaire et son client utilisent les mêmes numéros de pièce pour de nouvelles écritures. Ceci provoque des conflits de numéros de pièce lors de l importation. 2 Pour éviter cela, un domaine de numérotation de pièce «Fiduciaire» est automatiquement généré lors de la migration du dossier vers la version Si la fiduciaire comptabilise uniquement avec ce domaine de numérotation de pièce séparé, les conflits de numéros de pièce sont évités et les nouvelles écritures par la fiduciaire sont totalement accessibles. 2 S il y a un conflit de numéros de pièce lors de l importation, le programme d importation attribue automatiquement de nouveaux numéros de pièce pour les écritures de la fiduciaire (les numéros de pièce du client restent toujours valables)..sage Suisse SA Page 13 de 15

14 Cas particulier : le bouclement annuel Dans Sage Start, le bouclement annuel doit impérativement être lancé par la fiduciaire. Pour cela, le client génère un échange de données fiduciaires en cochant la case «Clôture exercice». Une fois que la case est cochée, la date-butoir ne peut plus être modifiée. Le client de la fiduciaire lance l exportation des données et envoie les données à la fiduciaire. Dès que le client de la fiduciaire a terminé l exportation des données en vue du bouclement annuel, la période d écriture autorisée est limitée à l année suivante. Le client de la fiduciaire ne peut alors plus procéder à aucune écriture dans l exercice en cours. La fiduciaire importe les données du client, génère des écritures de régularisation et des écritures transitoires et démarre l assistant pour la clôture de l exercice via le menu Outils. L assistant peut être utilisé jusqu à l étape 6, ensuite une exportation des données au client de la fiduciaire doit avoir lieu puis être envoyée. Après que l exportation a été effectuée, la fiduciaire peut clore le bouclement annuel. Le client de la fiduciaire entre les données de la fiduciaire. Il lui est ensuite demandé de clore le bouclement annuel. Le bouclement annuel du client démarre lorsque la fiduciaire a lancé l exportation des données..sage Suisse SA Page 14 de 15

15 Messages possibles Si vous recevez le message suivant, cela signifie que vous avez sélectionné le dossier directement depuis le navigateur, que vous avez sélectionné un dossier depuis le répertoire principal «Dossiers sur cet ordinateur» ou encore que vous avez ouvert le dossier de démo. Dans la barre de titre de Sage Start, vous pouvez voir si un dossier a été ouvert via le serveur ou non. Si le mot [local] apparaît derrière le nom du dossier, cela signifie que le dossier n a pas été ouvert via le serveur. En revanche, si [local] n apparaît pas, cela signifie que le dossier a été ouvert via le serveur..sage Suisse SA Page 15 de 15

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