Faire le bilan : Un processus d'attribution des services fondé sur la valeur dans le domaine de la santé mentale des enfants et des adolescents

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1 Faire le bilan : Un processus d'attribution des services fondé sur la valeur dans le domaine de la santé mentale des enfants et des adolescents Octobre 2015 Préparé par : William Gardner Heather Woltman Lisa Currie Evangeline Danseco

2 Sommaire L élaboration du présent document a été facilitée par le Centre d excellence de l Ontario en santé mentale des enfants et des adolescents (le Centre) en réponse à une demande reçue en 2014 des dirigeants d organismes responsables. Il est le fruit des efforts concertés d une équipe multidisciplinaire spécialisée en recherche sur les services de santé. Son objectif est faire le lien entre les données de recherche et le contexte politique exigeant une offre de services plus efficaces. Ce rapport offre une réponse à la question formulée par le ministère des Services à l enfance et à la jeunesse (MSEJ) et les dirigeants d organismes responsables : Comment les organismes responsables peuvent-ils mieux répartir leurs services dans les sept principales zones de service? Nous recommandons l établissement d un processus de prise de décision collaboratif par lequel le MSEJ et les dirigeants d organismes responsables pourront connaître la valeur et le coût des services au moment de leur attribution. Cette approche a été conçue à la suite d une analyse des secteurs de compétence internationaux et d un examen de la documentation traitant du processus de prise de décision concernant l attribution des ressources d un organisme. Les résultats révèlent qu il n existe pas de solution uniformisée pour l attribution optimale des ressources dans le secteur des services de santé. Cet examen met en lumière la complexité de cette question compte tenu des divers besoins en santé mentale, du peu de données à l appui du processus de prise de décisions et de la probabilité que l attribution des ressources évolue au fil du temps. Ce processus comporte trois étapes : Étape 1 Recueillir des données sur le coût des services : Répertorier tous les programmes offerts par le MSEJ au sein d une zone de services et les classer par type de service et par catégorie de services essentiels. Pour chaque type de service, estimer le nombre de clients qui reçoivent le service chaque année, le coût total de prestation de chaque programme et le coût par client. Étape 2 Déterminer la valeur des services : Pour y arriver, nous proposons que les organismes notent les services en fonction de plusieurs dimensions de leur valeur. Cette dernière est ensuite établie en calculant la somme pondérée des différentes dimensions. Nous examinons ici les possibles dimensions de la valeur à utiliser, comme l efficacité, le besoin, les demandes non satisfaites et l équité. Étape 3 Proposer une réattribution des services. Les étapes 1 et 2 permettront aux organismes de comparer les services selon leur valeur et leur coût. Nous proposons différentes façons d afficher ces données et indiquons qu un tel affichage peut faire ressortir les réattributions des services de l organisme nécessaires pour en accroître la valeur totale, tout en respectant le budget d ensemble. 2

3 En résumé, nous proposons un processus de prise de décisions pour l attribution des ressources susceptible d aider les organismes à évaluer leurs services. En prenant des décisions éclairées par la valeur et le coût, les organismes peuvent améliorer la qualité des services qu ils offrent à leurs clients, même lorsque le budget reste le même. Enfin, nous proposons des mesures pour aider le MSEJ à mettre à l essai un processus d attribution fondé sur la valeur dont le Centre pourrait coordonner la mise en œuvre. Nous discutons également de moyens d enrichir le processus avec plus de données au fil du temps afin qu il devienne un élément clé de la collectivité d apprentissage du MSEJ et des organismes responsables. Résumé et orientations pour l avenir Résumé Les organismes responsables sont chargés de fournir et de coordonner un éventail de services essentiels à leur collectivité dans un contexte de ressources limitées. Nous proposons un processus d attribution de services fondé sur la valeur qui va au-delà des coûts et prend en compte d autres éléments importants afin d assurer une prise de décisions éclairée par des données probantes. Cette approche favorise la collaboration au sein de la collectivité ainsi que la responsabilité à l égard du financement et la transparence du processus décisionnel. Dans notre exemple, le processus d attribution des services fondé sur la valeur a permis à l organisme de rééquilibrer son offre de services de manière à : respecter le budget de l organisme; augmenter le nombre de clients utilisateurs; continuer de fournir aux clients existants les services dont ils ont besoin; accroître la valeur des services fournis. Bien sûr, les chiffres figurant dans l exemple ne servent qu à montrer la possibilité d attribuer de manière plus efficace les services. Nous devrons les mettre à l essai afin de savoir si cette amélioration est réaliste dans les faits. Quels sont les avantages d un tel processus? 1. Le MSEJ et les organismes responsables disposent d un outil et d un cadre normalisé pour évaluer des services particuliers et des services essentiels. 2. Pour l évaluation des services, les organismes responsables évitent de se concentrer sur un seul facteur comme les besoins du client ou les demandes non satisfaites. 3. Il permet aux organismes de réévaluer l attribution des services en fonction de leur valeur et de leur coût, ce qui peut entraîner la formulation de nouvelles orientations susceptibles d améliorer l attribution des services. Le processus proposé aide les organismes à mobiliser leurs connaissances en fonction de ce qui fonctionne bien pour 3

4 leurs clients. Nous sommes persuadés que les organismes responsables réfléchissent déjà à la question de l attribution des services au moyen de facteurs tels que l efficacité, le coût et les besoins du client. Toutefois, il est peu probable qu ils le fassent de manière systématique. En établissant un processus uniforme pour toutes les zones de service, cellesci pourront passer d un système fragmenté reposant sur des opinions à un système responsable et transparent au sein duquel les décisions appartiennent à la collectivité plutôt qu au hasard ou à la voix la plus forte. Par cette méthode, nous espérons que les organismes trouveront des moyens pour rééquilibrer l attribution de leurs services de façon à accroître leur valeur pour leurs clients. Nous n espérons en aucun cas que les résultats de ce processus dictent une manière d attribuer les services. Il est très probable qu un grand nombre d exemples de réattribution de services fournis ne soient pas réalisables. Nous proposons simplement une méthode qui permettra aux organismes de cerner l avis judicieux de son personnel pour orienter la façon d améliorer leurs services. Il faut également noter qu il s agit d un processus itératif suffisamment flexible pour évoluer au fil du temps. Parmi les principaux points à souligner, rappelons qu il s agit d un processus de prise de décision en groupe. Le processus doit faire intervenir toutes les parties concernées afin d obtenir le maximum de renseignements sur la valeur des services. La réattribution des services est toujours controversée, aussi est-il essentiel que les participants en comprennent le processus et qu ils en reconnaissent l équité. Élaboration et mise à l essai du processus Beaucoup d étapes sont nécessaires pour élaborer un processus d attribution des services fondé sur la valeur qui soit utilisable par les organismes : 1. Des définitions normalisées de services particuliers doivent être rédigées et approuvées. 2. Le MSEJ doit choisir et définir les dimensions de la valeur (par exemple, l efficacité, le besoin et la demande). Nous recommandons que le MSEJ précise aussi la façon dont les dimensions doivent être pondérées. 3. Nous devons mettre au point des outils et des procédures pour permettre aux organismes de noter les dimensions de la valeur. Des recommandations doivent indiquer qui devrait faire ce travail et la façon dont il devrait être fait. 4. Des outils logiciels doivent être conçus pour la saisie et l analyse des données, et pour l affichage des résultats. 5. Une composante de mobilisation des connaissances doit être intégrée dans le déploiement du processus, et doit comprendre une formation initiale sur la façon de générer le cadre et une aide pour déterminer la valeur et les coûts pour chacune des cellules. 6. Le MSEJ doit établir une base de données pour conserver les notes accordées à la valeur. Les dirigeants des organismes responsables et les zones de service pourront ainsi partager en permanence l information disponible et recueillir des données susceptibles d améliorer le processus une fois sa mise en œuvre effectuée. Le processus d attribution des services fondé sur la valeur doit être mis à l essai dans une ou deux collectivités pour en déterminer l applicabilité. Il sera aussi nécessaire, le cas échéant, de mettre au point d autre matériel de formation, avec 4

5 l aide du Centre d excellence pour sa mise en œuvre. L objectif doit être d obtenir des commentaires de diverses collectivités afin de s assurer de l efficacité du processus dans l ensemble de la province. Une fois que le processus aura satisfait l organisme pilote et que son utilisation et que ses lignes directrices auront été modulées afin d en optimiser l adoption, il pourra être étendu à d autres organismes. Orientations futures Les organismes devront possiblement réévaluer l attribution de leurs services chaque année. Cela permettra d améliorer le processus de planification au fil du temps. Le MSEJ et les organismes responsables seront aussi mieux informés sur tous les aspects des services et des besoins des clients. Un tel processus constituera une source importante de données pour générer une base de données probantes et une responsabilisation grandissantes. Néanmoins, les décisions en matière d attribution de services essentiels continueront d appartenir à la collectivité. À mesure que les données s accumuleront par le travail de nombreux organismes, un consensus pourra émerger à partir des données de notation sur les coûts et la valeur relative des différents services. Chaque zone de services aura accès aux données des autres zones à des fins de comparaison pour la création de valeur et l attribution de divers services. Il est possible que l organisme responsable d une zone de services découvre qu une autre zone a trouvé un moyen à «valeur élevée et faible coût» pour résoudre un problème difficile. La collecte de données sur la valeur des services par plusieurs organismes permettra aussi au MSEJ d évaluer la fiabilité de la notation de la valeur. Cela permettra d affiner le processus de notation afin d en améliorer la qualité. Au fil du temps, nous pourrons chercher des façons d intégrer des sources de données externes dans le processus de notation de la valeur. À mesure que le MSEJ établira des mesures de rendement, le résultat du travail sera introduit dans la mesure de l efficacité de la notation de la valeur afin d en accroître la validité. De même, l évaluation de son efficacité pourra être éclairée par des données probantes; la notation des besoins pourra être éclairée par la recherche épidémiologique et l évaluation de la demande pourra être éclairée par l analyse des temps d attente. Au fil du temps, nous pourrons réduire la notation subjective de la valeur par le recours à des données empiriques, augmentant de ce fait l objectivité de la mesure de la valeur. 5

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