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1 CANADA PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU FER SÉANCE ORDINAIRE COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL d une séance ordinaire du Comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, tenue le 27 juin 2014 à 18 heures, au 30, rue Comeau, Sept-Îles. SONT PRÉSENTS : Madame Guylaine Lejeune, présidente, Messieurs Michel Baron, Robert Bergeron, Claude Boulianne, Mario Guérin, Danny Tremblay, représentant des parents (primaire), Rodrigue Vigneault et madame Danielle Bérubé. EST ABSENT : Monsieur Denis Tanguay, représentant des parents (secondaire). SONT PRÉSENTS : Monsieur Lucien Maltais, directeur général, monsieur Richard Poirier, directeur des services éducatifs, madame Anna Blais, directrice des services des ressources financières et matérielles et madame Solange Turgeon, directrice du service des ressources humaines et secrétaire générale. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION CE /074 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Mario Guérin et adopté à l'unanimité que l'ordre du jour de la présente séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, soit accepté tel que présenté. PÉRIODE D'INSCRIPTION AUX QUESTIONS DIVERSES RÉSOLUTION CE /075 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Mario Guérin et adopté à l'unanimité que les sujets suivants soient inscrits aux questions diverses et que celles-ci demeurent ouvertes Réfection des toilettes / Vestiaires du gymnase École Jean-du-Nord / Choix de la firme d architecture; Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 1

2 13.2 Réfection de la toiture / Bassins 8. 9, 10, 11 Centre éducatif l Abri / Choix de la firme d architecture. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucune question. DISPENSE DE LA LECTURE DU PROCÈS-VERBAL RÉSOLUTION CE /076 CONSIDÉRANT l'article 170, 2 e paragraphe de la "Loi sur l'instruction publique" : " Le Conseil des commissaires peut, par résolution, dispenser le secrétaire général de lire le procès-verbal pourvu qu'une copie en ait été remise à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la séance où il est approuvé "; CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 23 mai 2014 a été remis à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la présente séance; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel Baron et adopté à l'unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal. ADOPTION ET SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 23 MAI 2014 RÉSOLUTION CE /077 IL EST PROPOSÉ par la commissaire Danielle Bérubé et adopté à l'unanimité d'accepter le procès-verbal suivant : «Procès-verbal de la séance ordinaire du 23 mai 2014 du Comité exécutif» tel que présenté. FÉLICITATIONS RETRAITES ANNÉE SCOLAIRE RÉSOLUTION CE /078 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Rodrigue Vigneault et adopté à l unanimité de souligner leur excellente contribution au devenir de la jeunesse nord-côtière et de souhaiter une retraite bien méritée aux personnes qui ont pris leur retraite au cours ou au terme de l année scolaire : Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 2

3 Personnel enseignant Madame Sylvie Desrosiers, enseignante, école Gamache Madame Claire Fournier, enseignante, école Jean-du-Nord Madame Diane Grenon, enseignante, école Jean-du-Nord Madame Michelle Lefort, enseignante, école Mgr Blanche Madame Denise Légaré, enseignante, école Marie-Immaculée Personnel de soutien Madame Louise Aubin, préposée aux personnes handicapées, école Jacques- Cartier Madame Johanne Beaulieu, secrétaire d école, école Marie-Immaculée Madame Claire Fournier, secrétaire d école, école Manikoutai Monsieur Gaétan Lebel, acheteur, service des ressources financières Personnel professionnel Monsieur Guy Buteau, conseiller d orientation, Centre éducatif l Abri Personnel cadre Madame Sylvie Bérubé, régisseure de services, gestion documentaire Monsieur Roch Létourneau, directeur, école Bois-Joli Madame Solange Turgeon, directrice, service des ressources humaines et secrétaire générale. ÉCOLE MONSEIGNEUR BLANCHE / RÉFECTION DE LA TOITURE / ADJUDICATION DU CONTRAT DE L ENTREPRENEUR RÉSOLUTION CE /079 CONSIDÉRANT le montant accordé par le MELS dans le cadre de la mesure «Maintien des bâtiments» pour la réfection de la toiture de l école Monseigneur-Blanche; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d offres public pour ces travaux; CONSIDÉRANT que les quatre (4) soumissions reçues dans le délai prescrit ont été ouvertes par le représentant de la Commission scolaire du Fer; Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 3

4 CONSIDÉRANT les résultats des soumissions : Leclerc Pelletier Les Constructions BLH (1997) inc Canada inc. Construction A. Parisée et fils Québec inc. (GS Construction) Montant avant taxes ,00 $ ,00 $ ,00 $ ,00 $ CONSIDÉRANT la recommandation de la firme DMG Architecture, retenue comme consultant et maître d oeuvre par la Commission scolaire du Fer; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Robert Bergeron et résolu à l'unanimité : D ACCORDER ce contrat au plus bas soumissionnaire conforme, LECLERC PELLETIER, pour un montant forfaitaire de ,00 $ excluant les taxes provinciales et fédérales sous réserve des suppléments et des déductions, tel qu'il est prévu aux conditions générales contenues aux documents de soumission; D AUTORISER le président de la commission scolaire, monsieur Rodrigue Vigneault et le directeur général, monsieur Lucien Maltais, à signer ce contrat pour et au nom de la Commission scolaire du Fer; D AUTORISER la directrice des services des ressources financières et matérielles, madame Anna Blais, à signer tous les autres documents nécessaires à la réalisation de ce projet; DE DÉLÉGUER au directeur général, monsieur Lucien Maltais, le pouvoir d autoriser les modifications au contrat qui occasionnent des dépenses supplémentaires. Le total des dépenses autorisées ne peut excéder 10% du montant initial du contrat, et ce, conformément à l article 17 de la Loi sur les contrats des organismes publics. CONTRAT D ENTRETIEN DES SYSTÈMES AUTOMATISÉS / ANNÉE RÉSOLUTION CE /080 Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 4

5 CONSIDÉRANT que le contrat pour l entretien des systèmes de régulation et de gestion centralisée en matière de chauffage, de ventilation et de consommation énergétique vient à échéance; CONSIDÉRANT que la majorité de nos équipements de régulation et d automatisation ainsi que le système de gestion centralisée EBI sont de marque Honeywell; CONSIDÉRANT que Honeywell ltée a une équipe de techniciens basée à Sept-Îles; CONSIDÉRANT la proposition de la firme Honeywell ltée pour le service d entretien du 1 er juillet 2014 au 30 juin 2015 au montant de $ avant taxes pour les secteurs de Sept-Îles et Port-Cartier et de $ avant taxes pour le secteur de Fermont; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité d accorder le contrat pour l entretien des systèmes de régulation et de gestion centralisée en chauffage, ventilation et consommation énergétique à la firme Honeywell ltée, au montant de $ avant taxes pour les secteurs de Sept-Îles et Port-Cartier et de $ avant taxes pour le secteur de Fermont. GESTION DE L'AGENDA Ce sujet sera traité au Conseil des commissaires. RÉFECTION DES TOILETTES / VESTIAIRES DU GYMNASE - ÉCOLE JEAN-DU-NORD / CHOIX DE LA FIRME D ARCHITECTURE RÉSOLUTION CE /081 CONSIDÉRANT qu à la suite de l adoption du Plan québécois des infrastructures , un budget spécial a été libéré pour l année financière afin de permettre la réalisation de projets à effet rapide sur l économie; CONSIDÉRANT que le MELS a mis en place un appel de projets en maintien de bâtiments et que notre commission scolaire a été ciblée prioritairement pour cet appel de projets; CONSIDÉRANT que nous déposerons au MELS un projet concernant la réfection des salles de toilettes Vestiaires du gymnase de l école Jean-du-Nord, dans le cadre de projets additionnels en maintien de bâtiments; CONSIDÉRANT que les projets doivent être d un montant supérieur à $ et les travaux, réalisés et complétés au plus tard le 31 mars 2015; Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 5

6 CONSIDÉRANT nos besoins en services professionnels pour produire les plans et devis ainsi que pour effectuer la surveillance des travaux; CONSIDÉRANT l échéancier pour la préparation des plans et devis, de l appel d offres et de la réalisation des travaux; CONSIDÉRANT l expertise acquise par la firme BGLA Architecture Design urbain lors de projets similaires dans d autres établissements scolaires; CONSIDÉRANT l article de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui nous autorise à procéder par octroi de gré à gré pour tous nos contrats d architecture ou de génie autre que forestier lorsque le montant de la dépense est inférieur à $; CONSIDÉRANT la politique de gestion du Conseil du trésor intitulée «Tarif d honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des architectes» applicable aux commissions scolaires; CONSIDÉRANT que les tarifs proposés par la firme sont calculés selon la méthode à pourcentage; CONSIDÉRANT que, selon l estimation des travaux, les honoraires sont estimés à $ (taxes en sus) CONSIDÉRANT la recommandation de notre service des ressources matérielles ; IL EST PROPOSÉ PAR le commissaire Mario Guérin et résolu à l unanimité d engager la firme BGLA Architecture Design urbain, pour les travaux de réfection des salles de toilettes et des vestiaires du gymnase de l école Jean-du-Nord; et ce, conditionnel à l acceptation du projet par le Conseil des commissaires. RÉFECTION DE LA TOITURE / BASSINS 8, 9, 10, 11 CENTRE ÉDUCATIF L ABRI / CHOIX DE LA FIRME D ARCHITECTURE RÉSOLUTION CE /082 CONSIDÉRANT qu à la suite de l adoption du Plan québécois des infrastructures , un budget spécial a été libéré pour l année financière afin de permettre la réalisation de projets à effet rapide sur l économie; CONSIDÉRANT que le MELS a mis en place un appel de projets en maintien de bâtiments et que notre commission scolaire a été ciblée prioritairement pour cet appel de projets; Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 6

7 CONSIDÉRANT que nous déposerons au MELS un projet concernant la réfection de la toiture Bassins 8, 9, 10, 11 du centre éducatif l Abri, dans le cadre des projets additionnels en maintien de bâtiments; CONSIDÉRANT que les projets doivent être d un montant supérieur à $ et les travaux, réalisés et complétés au plus tard le 31 mars 2015; CONSIDÉRANT nos besoins en services professionnels pour produire les plans et devis ainsi que pour effectuer la surveillance des travaux; CONSIDÉRANT l échéancier pour la préparation des plans et devis, de l appel d offres et de la réalisation des travaux; CONSIDÉRANT l expertise acquise par la firme DMG Architecture lors de projets similaires dans notre commission scolaire; CONSIDÉRANT l article de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui nous autorise à procéder par octroi de gré à gré pour tous nos contrats d architecture ou de génie autre que forestier lorsque le montant de la dépense est inférieur à $; CONSIDÉRANT la politique de gestion du Conseil du trésor intitulée «Tarif d honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des architectes» applicable aux commissions scolaires; CONSIDÉRANT que les tarifs proposés par la firme sont calculés selon la méthode à pourcentage; CONSIDÉRANT que, selon l estimation des travaux, les honoraires sont estimés à $ (taxes en sus); CONSIDÉRANT la recommandation de notre service des ressources matérielles; IL EST PROPOSÉ PAR le commissaire Michel Baron et résolu à l unanimité d engager la firme DMG Architecture, pour les travaux de réfection des bassins 8, 9, 10, 11 de la toiture du Centre éducatif l Abri; et ce, conditionnel à l acceptation du projet par le Conseil des commissaires. PÉRIODE DE QUESTIONS DES COMMISSAIRES Danielle Bérubé : Le 22 juin dernier, la Commission scolaire du Fer n a pas été invitée à la remise des prix du Lieutenant Gouverneur qui se tenait à Baie-Comeau. Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 7

8 Le directeur général, monsieur Lucien Maltais, fera les vérifications. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucune question. LEVÉE DE LA SÉANCE RÉSOLUTION CE /083 IL EST PROPOSÉ par la commissaire Danielle Bérubé et adopté à l'unanimité que la séance soit levée à 18 h 27. Guylaine Lejeune Présidente Solange Turgeon secrétaire générale ST/mg Séance ordinaire du 27 juin 2014 Page 8

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