Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations aux États Unis

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1 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations aux États Unis Pour l importateur attitré, la conformité suppose l enregistrement complet et exact de tous les processus internes dans ses livres et documents, de l approvisionnement au paiement. Un importateur conforme observe les lois et règlements douaniers régissant les importations et exportations. Une bonne conformité facilite le mouvement transfrontalier des marchandises. Au gouvernement, elle apporte la sécurité grâce à des données commerciales de qualité, une perception appropriée des droits et taxes, l application réglementaire des traitements tarifaires préférentiels et la protection des secteurs visés (p. ex., les textiles). Pour l importateur, une bonne conformité permet d éviter les goulots d étranglement dans la chaîne d approvisionnement, les immobilisations coûteuses et les erreurs pouvant donner lieu à des pénalités onéreuses. Étape 1 : Définissez les objectifs et les coûts de votre conformité La conformité n est pas un événement unique, mais bien un processus continu qui nécessite un engagement et des ressources. Les entreprises qui adoptent une politique d excellence permanente en matière de conformité comprennent les avantages d une relation positive avec les autorités douanières : un bon degré de conformité favorise la réalisation de leurs objectifs de gestion. Apprenez comment assurer la conformité de vos importations aux États-Unis, en dix étapes faciles. Une correspondance plus étroite entre les politiques de gestion et la réglementation présente des avantages : Meilleure visibilité du processus d importation donnant lieu à des améliorations telles que la réduction des coûts, le renforcement des contrôles et une réduction des ressources nécessaires Moins d inspections et dédouanement plus rapide à la frontière Meilleure gestion des fournisseurs de services, donnant lieu à une diminution des coûts de transport Amélioration du rendement par l automatisation des tâches manuelles Élimination de l obligation de transmettre des données pour chaque transaction Une politique de réduction des coûts et de recouvrement des revenus, grâce à une bonne conformité, présente les avantages suivants : Moins de retards à la frontière et par conséquent, diminution des coûts de transport et de stockage Potentiel de réduction des paiements de droits par le recours aux accords de libre échange (ALE) applicables Possibilités plus évidentes de drawbacks et de recouvrement de taxes Approvisionnement dans des pays signataires d accords de libre échange 1 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

2 Une meilleure capacité de gestion des risques permet : Une réduction des pénalités, amendes et frais d intérêt associés à un manque de conformité Une réduction des frais professionnels associés à un manque de conformité Une réduction du temps consacré par la direction à réagir à un manque de conformité et à la préparation des vérifications douanières Une réduction du paiement excédentaire de droits et taxes Grâce à une responsabilisation accrue : Les efforts de conformité satisfont aux exigences de gouvernance et de la loi américaine Sarbanes-Oxley Act Le nom et la réputation de l entreprise sont mieux protégés, et les pertes de revenus sont ainsi évitées Le commerce transfrontalier est facilité Des politiques et procédures solides permettent de fixer des objectifs communs et uniformes La direction s engage à mettre en œuvre une politique de conformité douanière Étape 2 : Obtenez l engagement de la direction en présentant des arguments convaincants L engagement de la haute direction est très important pour le succès d un programme de conformité. La compréhension par la direction des avantages d une bonne conformité et, inversement, des conséquences des risques associés à la nonconformité, exercera une influence sur tous les services d une organisation. Même si l environnement changeant des affaires est clairement favorable à de bonnes pratiques de conformité douanière, de nombreux gestionnaires des affaires douanières se trouvent obligés de convaincre la haute direction de l importance d une politique de conformité. Le coût potentiel des pénalités, à lui seul, peut motiver un investissement en conformité, mais la plupart des preneurs de décisions de haut niveau désirent qu on leur présente des arguments clairement convaincants (Tableau 1) Comment présenter des arguments convaincants Décrivez la situation actuelle Décrivez l envergure du projet Détaillez les résultats désirés Soulignez les possibilités financières Résumez les avantages économiques Tableau 1 Déterminez les risques d un manquede conformité (amendes, contraintes opérationnelles, atteinte à la réputation de l entreprise, etc.) Quels sont les écarts? Obtenez les points de vue de tous les participants (chaîne d approvisionnement, finances, transports, achats, etc.). Décrivez en détails les écarts significatifs et comment le projet les comblera. Quels résultats espérez-vous atteindre en matière de gestion? Dans quelle mesure l adoption d une bonne conformité sera-t-elle utile pour l entreprise? Dans quelle mesure l adoption de bonnes pratiques de conformité vous aidera-t-elle à repérer les possibilités et à bénéficier des drawbacks, de la gestion des droits, des accords de libre échange et des zones franches? Quels sont les avantages financiers d un programme de conformité efficace, avec des processus simplifiés? Quelle est la valeur d un évitement des risques et des pénalités? Calculez le rendement sur l investissement : avantages totaux coût total ( coût total ) Étape 3 : Créez un groupe de conformité Votre groupe de conformité ne se limite pas au service des affaires douanières, mais il va beaucoup plus loin. Pour être conformes, vous devez être proactifs, au lieu de réactifs. Pour être véritablement proactifs, vous devez obtenir la participation des autres services de l entreprise : ils doivent comprendre comment leurs décisions et leurs activités influencent le degré de conformité. Prenons un exemple simple. Un service d expédition reçoit 10 articles, au lieu des 12 qui figuraient sur le bon de commande. Le service d expédition pourrait demander au service des comptes fournisseurs de payer partiellement la facture correspondante, mais il ne pensera peut-être pas à communiquer avec le service des affaires douanières pour modifier les documents de douane. Dans ce cas, vous n êtes plus conformes et votre degré de risque a augmenté. 2 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

3 Cycle de l approvisionnement au paiement Dans ce cycle, il faut s assurer de communiquer exactement les, leur valeur et leurs quantités. Quand votre entreprise commande des matières ou des, et quand elle les reçoit et les paye, les documents associés touchent plusieurs services et systèmes. Pour le traitement des importations, de nombreux services de votre entreprise participent au cycle de l approvisionnement au paiement. (Figure 1). Cycle de l approvisionnement au paiement Commande des Figure 1 Paiement des Réception des Influence des principaux services sur la conformité douanière Dans le cadre de leurs fonctions courantes, plusieurs services influencent votre degré de conformité douanière et devraient donc participer à votre groupe de conformité (Figure 2). Responsabilités des services qui influencent la conformité douanière Achats Identifie les parties/fournisseurs Gère les risques (Incoterms) Traite les bons de commande Commande des Transports Contrôle les dépenses de transport Respecte les exigences de notification préalable Compromis entre la rapidité et la conformité Finances Compare les bons de commande et les paiements aux fournisseurs Traite les comptes fournisseurs Surveille l exactitude des droits Détermine la valeur en douane Réception/distribution Confirme la réception des marchandises attendues Gère les écarts (excédents/manquants) Respecte les exigences des autres ministères (légales et environnementales) Figure 2 Paiement des Réception des Étape 4 : Créez des programmes de formation Il faut fournir une formation régulière à tous les membres du personnel qui exercent une influence sur la conformité douanière. Toutes les fonctions qui touchent le cycle de l approvisionnement au paiement doivent faire l objet d une formation axée sur le commerce international. Les mesures de conformité et les tendances sectorielles poursuivent leur évolution, la réglementation change et on introduit de nouveaux programmes. La formation donne donc l occasion, non seulement de se tenir au courant des dernières exigences, mais aussi d apprendre les meilleures pratiques qui permettent d intégrer ces changements. Étape 5 : Créez des politiques internes et des procédures d exploitation normalisées La documentation des processus internes et les procédures d exploitation normalisées sont très importantes pour le personnel chargé de la conformité interne. Elles contribuent à établir et à préserver les normes de conformité dans l organisation entière. Le manuel douanier est probablement le document qu il est particulièrement important de créer et de tenir à jour. Ce manuel documente tous les aspects de votre programme de conformité et doit être adapté à votre entreprise et à votre environnement. Un manuel complet et à jour vous aide à respecter vos obligations en matière de conformité et à gérer vos risques et responsabilités (Tableau 2). 23 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

4 Aperçu de l entreprise Profil de l entreprise et de tous ses Partenaires et pays en relations commerciales Structure organisationnelle de l entreprise Rapports annuels Informatique et planification des ressources de l entreprise Programmes de douane Détermination de la valeur en douane Classement SH Certification de l origine/ale Vérification des déclarations en douane Tableau 2 Processus internes Achats Réception Comptes fournisseurs Cycle de l approvisionnement au paiement, vérification Documentation Emplacements Renseignements de contact Décisions de la douane Correspondance Résultats des vérifications internes Rapports des vérificateurs externes Étape 6 : Restez au courant de la nouvelle réglementation En matière de douane, les lois et la réglementation sont en évolution constante. Ces changements exercent une influence sur vos pratiques, vos procédures et votre degré de conformité. Tous les pays continuent à introduire de nouvelles initiatives, sous l influence de préoccupations politiques au sujet de la sécurité de leurs réseaux commerciaux mondiaux. En outre, divers pays concluent régulièrement de nouveaux accords de libre-échange. Il est très important de connaître ces changements afin de tirer profit des traitements tarifaires préférentiels, d éviter de devenir non conforme par inadvertance lors de l introduction de nouvelles règles ou de changements de tarifs, et de participer aux nouveaux programmes douaniers, pour être en mesure d offrir un service de haute qualité tout en bénéficiant d un avantage concurrentiel. Étape 7 : Communiquez avec les intervenants et les fournisseurs Les communications doivent être ouvertes et continues. Pour éviter les risques et les recours, assurez-vous que tout le monde comprenne les mêmes exigences, en même temps. Les activités de votre chaîne d approvisionnement peuvent exercer un impact sur votre conformité de la transmission de certificats d origine par vos fournisseurs jusqu à vos transporteurs qui chargent vos marchandises avec celles d autres entreprises pour passer la frontière. En tant qu importateur attitré, c est à vous que revient la responsabilité ultime de l exactitude des informations transmises à la douane et de la conformité à la réglementation douanière. En plus d offrir aux intervenants internes une formation sur la conformité au moyen d un groupe de conformité, de procédures d exploitation normalisées et d un programme de formation, assurez-vous que vos partenaires externes comprennent bien les exigences. Depuis l entrée en vigueur de programmes tels que le C-TPAT aux États Unis, les autorités douanières continuent à transférer les responsabilités de conformité et de sécurité à la chaîne d approvisionnement. Tous les partenaires de la chaîne fournisseurs, vendeurs, clients et transporteurs contribuent à la conformité, mais c est l importateur attitré qui en est finalement responsable. Fournissez un cadre disciplinaire et une structure à vos associés externes : Communiquez la philosophie et les méthodes de votre entreprise en matière de commerce international Établissez des procédures d exploitation normalisées (exigences de conformité) et des paramètres pour préciser vos attentes Rédigez un texte pour les contrats d achat et incluez une clause de protection (voir ci-dessous) Collaborez pour définir des contrôles qui assureront la validité et l exactitude des transactions Réunissez-vous régulièrement pour évaluer les procédures et résoudre les problèmes Une clause de protection dans votre bon de commande ou votre contrat d achat avec un fournisseur pourrait inclure les spécifications suivantes : L exportateur collaborera avec la douane si elle demande des informations L exportateur fournira des certificats d origine valides pour les marchandises L exportateur vous remboursera tous les coûts associés à des documents non valides, y compris les droits supplémentaires payés et les intérêts et pénalités applicables 24 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

5 Étape 8 : Mettez en place un processus de vérification Quand vous adoptez systématiquement la vérification (postdéclaratoire ou interne et régulière) dans le cadre de votre programme de conformité, vous faites preuve d attention raisonnable et de diligence. La vérification est un élément critique qui vous permet de tester votre degré de conformité. En découvrant les écarts et en corrigeant les erreurs, vous réduisez vos risques et responsabilités (Figure 3). Vérification interne Mettez en place un processus de vérification interne régulière pour vos activités de commerce international. Confiez ce travail à une équipe de vérification interne ou, si les compétences manquent, à un fournisseur de services externe. Votre vérification interne devrait être effectuée au moins une fois par an. Si l évolution de la réglementation douanière l exige, vous pourriez ajouter une vérification au milieu de l année. Les changements internes ou l introduction de nouveaux ou partenaires pourraient également rendre une vérification interne nécessaire. Vérification douanière Les autorités douanières déclarent publiquement que tous les importateurs seront vérifiés. Dans toute l Amérique du Nord, les autorités douanières ont modifié leur stratégie de vérification : Augmentation du nombre de vérifications Augmentation de l imposition de pénalités Vérifications plus courtes, plus ciblées et portant sur certains programmes, en plus des vérifications complètes Concentration accrue sur les petits importateurs qui disposent de moins de ressources à investir dans les programmes de conformité et les contrôles, et dans le personnel qui s en occupe Retour pour effectuer une deuxième vérification, 12 à 18 mois après la première, pour vérifier si les changements recommandés ont été mis en œuvre. Une vérification par les autorités douanières peut donner lieu à des recommandations, à des rajustements de droits rétroactifs jusqu à quatre ans et à des sanctions financières. Ces pénalités progressives sont fonction de la gravité et de la fréquence des infractions. Prévoyez que vous serez vérifiés : Gardez votre manuel douanier exact et à jour, car c est la première chose que les autorités douanières désireront examiner. Passez en revue vos processus de conformité pour vérifier si vous avez bien mis en place les systèmes et contrôles appropriés. Assurez-vous d avoir créé des liens avec les processus et les systèmes dans tous vos services Préparez-vous à subir une vérification de la douane Vérifiez les liens vers les documents Bons de commande Documents de dédouanement Connaissements Preuves de paiement Certificats d origine Rapports de réception Rapports de fournisseurs Licences d importation/exportation Commande des Manuel douanier Vérifiez les liens financiers Du bon de commande au paiement du fournisseur Commissions de vente et d achat Frais de gestion/redevances Ententes sur les prix de cession interne Coûts de recherche et de développement Vérifiez les liens avec les services Achats Transports Affaires douanières Réception/distribution Finances Paiement des Réception des Figure 3 25 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

6 Assurez-vous de pouvoir relier tous vos documents dans le cycle de l approvisionnement au paiement. Vérifiez vos liens financiers et veillez à ce que tous les états et contrats financiers soient accessibles. Assurez-vous que les méthodes de documentation de vos classements SH soient justifiées par des décisions précédentes, des opinions de tierces parties, des fiches de caractéristiques ou des échantillons. Testez quelques-unes de vos transactions types. Si vous demandez le traitement tarifaire ALENA ou un traitement en vertu d un autre accord de libre-échange, vérifiez si les informations (classement, valeur en douane, pays d origine) sont exactes et si vous pouvez extraire tous les documents associés pour justifier votre demande. Assurez-vous que les changements recommandés ont été mis en œuvre. Si vous avez déjà fait l objet d une vérification, traitez les questions en suspens telles que les décisions exécutoires, les protêts et pétitions, les demandes d exonération de droits et les divulgations volontaires. Envisagez d avoir recours à une vérification externe pour évaluer votre degré de conformité et identifier les écarts, avant l intervention des autorités douanières. Étape 9 : Assurez une tenue de documents complète La loi vous oblige à conserver des documents. Votre conformité s améliorera si vous créez et maintenez un système de tenue de documents qui produit une piste de vérification, dans le cycle de l approvisionnement au paiement. Vous devez être en mesure d extraire ces documents en temps opportun. En tant qu importateur attitré, vous devez conserver vos livres et documents pour chaque transaction, pendant un certain nombre d années. Si vous intervenez en tant qu importateur attitré dans un autre pays, vous devrez respecter la réglementation douanière de ce pays. Par exemple, aux États-Unis, il est obligatoire de conserver les documents pendant cinq ans, mais dans d autres pays, vous devrez peut-être les conserver pendant six ans. Il y a deux méthodes de conservation des documents. La tenue de documents électroniques, au moyen d une technologie d imagerie, est une solution de remplacement acceptée pour les documents sur papier. Obtenez la collaboration de votre service informatique pour que les systèmes et données électroniques de votre entreprise disposent de sauvegardes appropriées. Vous pouvez également sous-traiter la tenue de vos documents à un partenaire commercial, par exemple votre courtier en douane. Vous pouvez consulter une liste complète des documents requis par le gouvernement des États-Unis (la liste a1a) figurant dans la directive 96-1 du Trésor américain. Extraction de documents à la demande Les autorités douanières des États-Unis n accordent plus aux importateurs le temps de produire ou de trouver un certificat d origine requis. Le plus souvent, si vous ne produisez pas les documents à la demande des autorités, vous ferez l objet d une pénalité immédiate de $ par infraction pour manque de conformité, et jusqu à $ par infraction pour fraude. L emplacement de vos documents doit être soigneusement documenté dans votre manuel douanier. Pour les sociétés cotées en bourse, cette obligation stricte relève de la loi américaine Sarbanes-Oxley Act. Vous devez traiter les écarts potentiels existant dans la tenue de vos documents. Par exemple, les changements de personnel donnent souvent lieu à une perte de documents. En outre, vos fournisseurs de services possèdent souvent les documents dont vous avez besoin; informez-les donc des exigences légales et veillez à ce qu ils soient en mesure de les respecter. Étape 10 : Adoptez des mesures de sécurité Les pays veulent s assurer que leurs frontières sont sécurisées et que le fret entrant ne fait pas l objet de menaces terroristes et d activités illégales. En plus de créer un programme de conformité efficace qui assure l intégrité financière de leurs affaires, les entreprises doivent investir dans la sécurité. Toutes les entreprises doivent être au courant des risques que pose la transformation d articles courants en outils de terrorisme. Cette menace ne porte pas sur des marchandises particulières, mais peut s étendre à des apparemment inoffensifs. Par exemple, les aliments et les médicaments peuvent être facilement contaminés. Les entreprises doivent donc porter une attention particulière à l identité du fabricant et savoir qui emballe, expédie et traite leurs marchandises, tout au long de la chaîne d approvisionnement. 26 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations

7 Il faut communiquer l importance de la sécurité à tous les partenaires commerciaux de votre chaîne d approvisionnement. Les programmes tels que le C-TPAT incorporent des mesures de sécurité à votre programme général de conformité. Même si la participation à ces programmes reste volontaire, ils évolueront probablement pour devenir obligatoires. La participation à la certification C-TPAT vous permet de repérer les points faibles de votre propre chaîne d approvisionnement, mais pourrait aussi vous aider à identifier des possibilités de rationalisation de vos processus. Nous vous conseillons de promouvoir et de superviser des initiatives de sécurité dans votre entreprise. L engagement et la responsabilité commencent à la haute direction, mais le message doit parvenir à tous les employés, à tous les niveaux. Assurez-vous d avoir mis en place des liens vers les processus et les systèmes, dans chaque service. Liste de vérification pour la conformité Répondez aux énoncés ci-dessous pour évaluer la situation de votre entreprise en matière de conformité. Pour les énoncés auxquels vous répondez «assez bien» ou «non», prenez le temps d examiner et de traiter les écarts potentiels dans votre programme de conformité. 1. Nous avons défini clairement nos objectifs pour atteindre une bonne conformité. 2. La direction a engagé les ressources nécessaires à une bonne conformité. 3. Nous avons un groupe de conformité, pas seulement un service des affaires douanières. 4. Les autres services comprennent comment ils doivent contribuer à la conformité. 5. Toute expédition peut être suivie dans le cycle de l approvisionnement au paiement, au moyen d un identificateur unique. 6. Nous offrons une formation régulière à l appui de nos efforts de conformité. 7. Nous avons mis en place des procédures d exploitation normalisées. 8. Nous avons des procédures d exploitation normalisées pour tous nos fournisseurs. 9. Nous modifions nos procédures d exploitation normalisées et mettons à jour nos processus, lorsque nécessaire. 10. Nous avons un manuel douanier à jour. 11. Nous surveillons les changements de réglementation et nous les communiquons à l interne. 12. Nous utilisons la technologie (p. ex., ÉDI, imagerie, documents de conformité en ligne). 13. Nous effectuons régulièrement des vérifications internes pour tester notre conformité et nos documents. 14. Nous vérifions nos informations (p. ex., origine, classement SH) à l appui de nos demandes de traitement tarifaire en vertu de l ALENA ou d autres accords de libre-échange. 15. Nos méthodes de classement SH sont documentées pour les nouveaux et existants. 16. Nous avons mis en place un processus postdéclaratoire. 17. Nous avons traité les questions en suspens issues des vérifications douanières précédentes. 18. Nous avons des méthodes de tenue de documents qui nous permettent d extraire des documents à la demande. 19. Nous avons traité les questions de sécurité dans notre chaîne d approvisionnement (p. ex., par l adhésion au programme C-TPAT). 20. Nous sous-traitons pour des raisons d expertise ou pour faire évaluer notre degré de conformité. Oui Assez bien Non 27 Comment créer un bon programme de conformité pour vos importations