Flux de travail Capture Pro Software : indexation de code barre et séparation de document

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1 Cette procédure écrite correspond au flux de travail d'indexation de code barre et de séparation de du programme de formation de Capture Pro Software. Chaque étape de cette procédure apparaît dans la première colonne ; des commentaires sont indiqués dans la deuxième colonne ; ces commentaires sont identiques à la partie audio de la formation. Procédure Commentaires 1. Créer un travail. Dans ce flux de travail, nous allons configurer une tâche pour numériser des s, chaque commençant par une feuille d'en-tête à code barre. Sélectionnez Fichier. Les codes barres seront lus, les données d'index extraites et un nouveau sera créé à chaque feuille à code barre. Chaque sera enregistré sous forme de fichier TIFF multipage, et les noms de fichier et de dossier seront créés à partir des données de code barre. Un fichier d'index sera également créé. La première partie de ce flux de travail détaille le processus de configuration de la tâche et est destinée aux administrateurs ou à toute personne chargée de la configuration de la tâche. Une fois que la tâche est configurée, le flux de travail explique comment sélectionner et utiliser la tâche pour numériser, indexer et sortir un lot. Cela peut être utile à un opérateur ou à toute personne exécutant ces actions. Commençons par créer une nouvelle tâche en cliquant sur «Fichier». Cliquez sur Configuration de la tâche. Cliquez sur «Configuration de la tâche». Une nouvelle tâche hérite de toutes les propriétés de la tâche sélectionnée. Cliquez sur «Ajouter la tâche». Entrez la nouvelle tâche. Cliquez sur «Enregistrer». Admissions à l'hôpital 2. Configurer la tâche : onglet Capture Définissez les emplacements des images numérisées et de sortie. Saisissez un emplacement. C:\DATA\USERS\tkm\Medical Records\ Si vous sélectionnez une tâche existante à partir du menu déroulant puis cliquez sur le bouton «Ajouter une tâche», la nouvelle tâche hérite de toutes les propriétés de la tâche sélectionnée. Nous allons choisir la tâche par défaut «Ready to Scan» pour cet exemple de flux de travail. Cliquez sur le bouton «Ajouter une tâche» pour ajouter une nouvelle tâche. L'étape suivante consiste à nommer la nouvelle tâche. Cliquez sur «Enregistrer». À présent, il est temps de configurer la tâche. Dans la fenêtre de configuration de la tâche, l'onglet Capture est actif. Dans l'onglet Capture, sous Général, vous pouvez déterminer les emplacements d'enregistrement des images numérisées et de sortie sur votre ordinateur. Pour modifier les emplacements d'enregistrement des images numérisées et des images de sortie, cliquez sur les boutons «parcourir» ou saisissez un nom de dossier. Cliquez sur le champ texte de l'emplacement de l'image de sortie et indiquez un emplacement. Les fichiers d'image de sortie seront enregistrés à cet emplacement. 1

2 Entrez la description de la tâche. Notez que le champ de description de la tâche propose une description de la tâche «Ready to Scan» que nous avons utilisée comme point de départ. Numérisez les formulaires administratifs avec la feuille d'en-tête à code barre et enregistrez le au format TIFF à l'aide des données de code barre pour le nom de fichier et le dossier. Cochez «Conserver le lot après la sortie». Sélectionnez «Code barre et OCR». Insérez la feuille d'en-tête à code barre dans le scanner, puis cliquez sur «Numériser». Cliquez sur le nom de l'image. Feuille d'en-tête de l'hôpital Sélectionnez le champ texte Description de la tâche et indiquez une description. Il peut s'avérer utile de saisir une Description de la tâche lors de la création d'instructions pour les utilisateurs et de conseils pour une tâche spécifique. Cochez cette case. Il est judicieux de conserver les fichiers du lot après la sortie, jusqu'à ce que vous ayez vérifié que votre tâche ait été configurée avec succès. Pour paramétrer les zones à code barre, sélectionnez «Code barre et OCR». Insérez la feuille d'en-tête à code barre dans le scanner puis cliquez sur le bouton «Numériser». Vous devez nommer l'image. Cliquez sur «Numériser». Cliquez sur le bouton «Numériser». Cliquez sur «Zoom» pour agrandir Nous devons définir une zone pour chaque code barre. l'affichage. Cliquez sur le bouton «Zoom» pour agrandir Cliquez sur «Dessiner une zone» et dessinez une zone autour du code barre. Dessinez une zone suffisamment grande pour accueillir la taille maximale de code barre. Entrez le nom de la zone. Sélectionnez «Zone» si le code barre est à une position fixe. Section Cliquez sur «Créer un nouveau» (pour cette zone à code barre uniquement). l'affichage. Cliquez sur l'outil «Dessiner une zone» et dessinez une zone autour du premier code barre. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et tirez pour dessiner la zone. Veillez à dessiner une zone suffisamment grande pour accueillir la taille maximale de code barre. Capture Pro Software attribue automatiquement un type de code barre. Il affiche également la valeur. Nommons à présent la zone à code barre que nous avons créée. Cliquez sur le champ texte et entrez un nom. La position implique un certain nombre de paramètres qui déterminent à quel endroit rechercher le code barre. Notre code barre est à une position fixe sur une feuille à en-tête dont nous voulons sélectionner la zone. Vous pouvez activer la lecture du code barre si la page pivote de 180 degrés ou est retournée. Nous voulons créer un nouveau lors de la lecture du code barre. Dans Séparation, cliquez sur «Créer un nouveau». Vous pouvez choisir de supprimer ou conserver la page à code barre. Pour cet exemple, nous allons la conserver. 2

3 Section Nom du patient Numéro du patient Date de naissance Vous répéterez ce processus pour chaque code barre. Tracez une zone autour de chaque code barre, nommez la zone et réglez les paramètres selon vos besoins. Nous l'avons fait pour vous. Notez les zones à code barre définies. Le code barre de section est le seul que nous voulons utiliser pour la séparation de. Pour les autres codes barres, nous avons gardé le paramètre par défaut «Aucune séparation». 3. Configurer la tâche : onglet Index Maintenant que nous avons configuré nos codes barres, l'étape suivante consiste à définir un champ d'index pour chaque zone à code barre. Sélectionnez l'onglet «Index». Cliquez sur l'onglet «Index». Vous devrez configurer un champ d'index de niveau. Pour cet exemple, vous allez configurer la tâche à associer aux champs d'index avec les données de code barre. Cliquez sur «Ajouter». Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter un champ d'index. Entrez Label. «Label» est le nom du champ d'index défini. Sélectionnez le champ texte «Label» et entrez un nom. Section Le premier champ d'index est appelé «Section». Cliquez sur «Configuration». Nous voulons que ce champ d'index soit automatiquement généré par les données du code barre, au lieu de requérir la saisie de données clés. Par conséquent, nous devons déterminer une valeur par défaut pour ce champ d'index. Cliquez sur «Configuration». Faites défiler la liste jusqu'en bas. Cliquez sur la partie inférieure de la barre de déroulement pour aller au bas de la liste. Sélectionnez le code barre «Section». Sélectionnez le code barre Section. Le Format d'entrée détermine le type de caractères et le nombre minimal et maximal de caractères pouvant être utilisés pour un champ. Saisissez un format d'entrée. Format : type_données<min,max> Cliquez sur le format d'entrée et nous vous en fournirons un. Type_données : A = caractères alphabétiques uniquement 9 = caractères numériques uniquement X = caractères alphanumériques uniquement? = tout caractère X<1,40> Pour cet exemple, un X est utilisé pour le type de données. Cela signifie que les caractères doivent être de type alphanumérique. Les données doivent être composées d'un minimum de un caractère et d'un maximum de quarante caractères. 3

4 Notez qu'en paramétrant un nombre minimal de caractères, la case «Requis» est automatiquement cochée. Si vous souhaitez enregistrer les données d'index dans un mais ne pas les montrer à l'opérateur, cochez cette case. Dans cet exemple, nous voulons tout voir et allons donc la laisser décochée. Vous répéterez ce processus pour chaque champ d'index. Ajoutez chaque champ, saisissez un label, définissez la valeur par défaut et configurez les paramètres selon vos besoins. Section Nom du patient Numéro du patient Date de naissance L'ordre des champs peut être modifié. Nous l'avons fait pour vous. Notez les champs d'index définis. Chaque champ d'index est automatiquement généré avec les données de code barre. Les formats d'entrée correspondent au type de données que nous attendons pour chaque code barre. Le nom du patient peut comporter n'importe quel caractère et compter 1 à 40 caractères. Le numéro du patient doit comporter uniquement des caractères numériques et compter 7 chiffres. Nous avons par conséquent un minimum de 7 chiffres et un maximum de 7 chiffres. La date de naissance est un champ de date qui utilise donc le caractère T. Le date se présente sous le format mois, jour et année. Vous pouvez réorganiser l'ordre des champs en sélectionnant un élément dans la liste. Puis cliquez sur «Déplacer vers le haut» ou «Déplacer vers le bas». Nous allons conserver cet ordre pour cette tâche. 4. Configurer la tâche : onglet Sortie Sélectionnez l'onglet «Sortie». Cliquez sur l onglet «Sortie». Cochez la case «Fichier 1». Par défaut, la case «Fichier 1» est cochée. Nous voulons créer un fichier TIFF déjà sélectionné. Cliquez sur «Options». Cliquez sur «Options». Sélectionnez «Multipage». Sélectionnez «Multipage». Le sera automatiquement sélectionné. Nous voulons créer un fichier TIFF multipage pour chaque. Cliquez sur «Configuration». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Ensuite, nous devons configurer l'emplacement et le nom de fichier pour notre sortie. Cliquez sur «Configuration». Une formule fournit un emplacement de fichier par défaut. Nous voulons modifier une grande partie de la formule. Cliquez sur «Supprimer l'élément» pour supprimer le dernier élément de la formule. Notez que la formule a été modifiée. Cliquez à nouveau sur «Supprimer l'élément» pour supprimer le dernier élément de la formule. Cliquez à nouveau sur «Supprimer l'élément» pour supprimer le dernier élément de la formule. 4

5 Faites défiler la liste jusqu'en bas. Cliquez sur la partie inférieure de la barre de déroulement pour aller au bas de la liste. Sélectionnez la section DOC_IDX. Nous voulons créer un dossier pour chaque en utilisant l'index «Section» comme nom de dossier. Sélectionnez l'index de «Section». Faites défiler le menu jusqu'en haut. Cliquez sur la partie supérieure de la barre de déroulement pour aller en haut de la liste. Sélectionnez «\». Sélectionnez la barre oblique inversée. Nous avons précisé notre emplacement de fichier. Nous voulons à présent préciser le nom de fichier. Cliquez sur l'onglet «Nom de fichier». Sélectionnez l'onglet «Nom de fichier». Nous allons créer une nouvelle formule pour générer un nom de fichier. Le nom de fichier comportera le Numéro du patient suivi de l'extension de fichier par défaut. Cliquez sur «Supprimer la formule». Cliquez sur «Supprimer la formule». Faites défiler la liste jusqu'en bas. Cliquez sur la partie inférieure de la barre de déroulement pour aller au bas de la liste. Sélectionnez DOC_IDX : Numéro du Sélectionnez l'index de Numéro du patient. patient. Faites défiler la liste jusqu'en haut. Cliquez sur la partie supérieure de la barre de déroulement pour aller en haut de la liste. Sélectionnez «Extension par défaut». Sélectionnez «Extension par défaut». Cela ajoutera automatiquement l'extension correspondant au format de fichier que nous avons choisi. Regardez les formules d'emplacement et de nom de fichier. Un dossier sera nommé pour chaque section et un nom de fichier pour chaque numéro de patient. Nous devons à présent spécifier le fichier d'index. Sélectionnez «Index» : XML. Cliquez sur «Index XML». Cette option doit être cochée. Décochez «Fichier d'index de lot». Nous voulons un fichier d'index pour chaque. Décochez «Fichier d'index de lot». Vérifiez le fichier d'index de. Cochez la case «Fichier d'index de». Sélectionnez «XML». Nous voulons un fichier XML. Il est sélectionné. Nous devons ensuite configurer l'emplacement et le nom de fichier pour le fichier d'index. Pour cet exemple, nous voulons que le fichier d'index soit localisé dans notre dossier racine. Cliquez sur «Configuration». Cliquez sur «Configuration». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur l'onglet «Nom de fichier». Cliquez sur l'onglet «Nom de fichier». Nous voulons que le nom de fichier comporte le nom de section suivi de la date, avec une extension de fichier XML. Cliquez sur «Supprimer l'élément». Cliquez sur «Supprimer l'élément». Faites défiler la liste jusqu'en bas. Cliquez sur la partie inférieure de la barre de déroulement pour aller au bas de la liste. Sélectionnez la section DOC_IDX. Sélectionnez l'index de «Section». 5

6 Sélectionnez la date (MMJJAA). Sélectionnez la date. Faites défiler la liste jusqu'en haut. Cliquez sur la partie supérieure de la barre de déroulement pour aller en haut de la liste. Sélectionnez «XML». Sélectionnez l'extension de fichier point XML. Cliquez sur «Contenu». Nous devons à présent spécifier le contenu du fichier d'index. Cliquez sur «Contenu». La liste des Index actuels montre le contenu du fichier d'index. Sélectionnez un élément. Pour ajouter un élément au fichier d'index, sélectionnez un élément à partir de la liste Index disponibles. Sélectionnez la date et l'heure de sortie. Cliquez sur «Ajouter». Cliquez sur «Ajouter». Vous pouvez modifier l'ordre des données dans le fichier d'index. Sélectionnez un élément dans la liste des index actuels. Puis cliquez sur «Déplacer vers le haut» ou «Déplacer vers le bas». Pour supprimer un élément de la liste des index actuels, cliquez sur «Supprimer». Cliquez sur «OK». 5. Numériser le. Cliquez sur «Nouveau lot». Nous avons terminé la configuration de la tâche. Cliquez sur «OK». À présent que la tâche a été configurée, il est temps de numériser le. Cliquez sur le bouton «Nouveau lot» sur la barre d'outils. Cliquez sur le menu déroulant «Nom de la tâche». Sélectionnez «Configuration de la tâche». Sélectionnez la tâche «Admissions à Sélectionnez Admissions à l'hôpital. l'hôpital». Nous allons utiliser la configuration de page affichée. Cliquez sur «Démarrer». Cliquez sur le bouton «Démarrer» pour numériser. 6. Vérifier les données d'index. Nous allons vérifier nos données d'index afin de nous assurer que nous avons correctement configuré notre tâche. Pour une vérification rapide, nous allons faire un zoom avant sur la feuille d'en-tête à code barre dans notre premier. Sélectionnez le premier. Sélectionnez le premier dans l'explorateur de lot. Cliquez sur le bouton «Afficher la Cliquez sur le bouton «Afficher la visionneuse visionneuse d'images». d'images» sur la barre d'outils. Sélectionnez 1'image. Sélectionnez 1'image. Cliquez sur «Zoom avant». Pour faire un zoom avant, cliquez sur le bouton «Zoom avant» sur la barre d'outils. Nous allons effectuer un zoom pour vous. Cliquez sur «Déplacer». Pour déplacer l'image dans la visionneuse d'images, cliquez sur le bouton «Déplacer» dans la barre d'outils. Avec l'outil de déplacement, vous pouvez cliquer sur l'image et la faire glisser vers un nouvel endroit. Nous allons le faire pour vous. Cliquez sur l'onglet «Index». Cliquez sur l'onglet «Index». 6

7 Affichez les données d'index. Les données d'index pour ce sont affichées, ce qui vous permet d'effectuer une vérification rapide par rapport aux codes barres. Vérification en mode d'indexation. Une autre option consiste à vérifier les champs d'index dans le mode d'indexation. Cliquez sur «Index». Cliquez sur «Index». Sélectionnez «Modifier des champs Sélectionnez «Modifier des champs d'index». d'index». Dans le mode d'indexation, nous allons attribuer des zones de zoom à chaque champ d'index. Cliquez sur «Zones de zoom». Cliquez sur le bouton «Zones de zoom» sur la barre Sélectionnez le champ d'index «Section» et dessinez la zone de zoom. Sélectionnez le champ d'index «Nom du patient» et dessinez la zone de zoom. Sélectionnez le champ d'index «Numéro du patient» et dessinez la zone de zoom. Sélectionnez le champ d'index «Date de naissance» et dessinez la zone de zoom. Cliquez sur «Document suivant». Cliquez sur «Enregistrer et quitter l'indexation». 7. Sortir les fichiers. Cliquez sur «Sortie». d'outils. Sélectionnez le champ d'index «Section». Ensuite, tracez une zone de zoom en cliquant et glissant sur le code barre Section de l'image. Nous la dessinerons pour vous. Cette zone de zoom sur le code barre Section a été affectée au champ d'index Section. Sélectionnez le champ d'index Nom du patient. Notez que nous sommes revenus à l'affichage initial dans la visionneuse d'images. Le champ d'index Nom du patient doit se voir attribuer une zone de zoom. Nous allons créer la zone pour vous. Sélectionnez le champ d'index Numéro du patient et nous allons dessiner la zone de zoom pour vous. Enfin, sélectionnez le champ d'index Date de naissance et nous allons dessiner la zone de zoom pour vous. Tous les Champ d'index possèdent des zones de zoom attribuées. Lorsqu'un champ d'index est sélectionné, la visionneuse d'image affiche la zone de zoom affectée. Cliquez sur le bouton «Document suivant» sur la barre d'outils. Notez que les zones de zoom que nous avons attribuées sont préservées. L'attribution de zones de zoom représente un bon moyen de garantir l'assurance qualité de tous les champs de données d'index pour chaque de ce lot. Cliquez sur le bouton «Enregistrer et quitter l'indexation». À présent, il est temps d'extraire le lot. Cette étape extraira les s sous forme de fichiers TIFF dans le dossier portant le nom donné, ainsi que le fichier d'index. Cliquez sur le bouton «Sortie». La sortie est terminée. 7

8 Vérifiez la numérisation. Vérifiez le fichier d'index. Pour vérifier les fichiers, localisez le dossier que nous avons créé pour cet exemple. Notez que les noms et les emplacements de fichier que nous avons paramétrés pour cette tâche ont été appliqués avec succès. Vous pouvez ouvrir le fichier TIFF pour vérifier le contenu du ainsi que la numérisation. Vous pouvez également ouvrir le fichier XML pour vérifier le contenu de l'index. Notez que les données d'index pour chaque sont incluses dans l'ordre indiqué. Ceci conclut ce flux de travail. 8

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