L optimisation de la gestion des prêts d équipements. Comment s y. pour mieux les retrouver! Présenté par:

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1 L optimisation de la gestion des prêts d équipements Comment s y retrouver pour mieux les retrouver! Présenté par: Julie Duguay, chef du programme Adultes Centre de réadaptation Estrie

2 Plan de présentation POT sur le processus de gestion des prêts d équipements Le contexte de la démarche Les processus utilisés Les livrables qui en sont découlés Les résultats et les apprentissages

3 Le contexte de la démarche Les prêts d équipements dans les secteurs «Adultes»: un irritant qui perdurait Des espaces de rangement qui devenaient de plus en plus rares Un roulement de personnel qui rendait les suivis plus ardus

4 Le contexte de la démarche Problématiques vécues: Plusieurs étapes de manutention de ces équipements Perte de temps significative des intervenants cliniques Difficultés dans le suivi des prêts aux usagers et des retours. Risques de blessure accrus par la manutention répétée et par le fait que les endroits de rangement ne sont pas fonctionnels. Perte ou bris d équipement qui entraîne des coûts de rachat Difficulté d avoir un inventaire clair et accessible

5 Les processus utilisés Méthodologie LEAN Participation +++ des gens du terrain Implication de tous les secteurs touchés par la révision du processus Cartographie du processus Mesures Activité Kaisen 5S Sélectionner, Situer, Scintiller, Standardiser, Suivre

6 Les livrables qui en sont découlés Locaux: Réaménagement des locaux de rangement Réaménagement du local de désinfection Processus Processus de prêts d équipement Formation aux intervenants et aux stagiaires Processus d entreposage des équipements et du mobilier GÉPI: Gestion des Équipements, des Prêts et de l Inventaire Inventaire des équipements Codification des équipements Localisation des équipements Outil de communication avec les usagers

7 Les espaces: AVANT

8 Les espaces: APRÈS

9 Le GÉPI

10 Le GÉPI

11 Le GÉPI

12 Le GÉPI

13 Le GÉPI

14 Le GÉPI

15 Le GÉPI

16 Le GÉPI

17 Le GÉPI

18 Le GÉPI

19 Le GÉPI

20 Le GÉPI c est aussi: Avis simplifié pour rachat d équipement Avis automatique de rachat d équipement au préposé responsable pour les items sous inventaire Courriel automatique à l intervenant concerné et au préposé responsable lorsque le prêt est échu Formulaire à imprimer pour contrat avec l usager Suivi des prêts d équipements faits par les stagiaires directement au superviseur

21 Les résultats et les apprentissages Nette amélioration dans la standardisation du processus 90% des fiches sont remplies adéquatement 100% des nouveaux stagiaires et intervenants sont formés Peu d impact statistique sur le temps indirect des intervenants: Pourquoi? Implication et mise en valeur du travail des préposés dans le projet. Satisfaction des intervenants, des préposés, des gestionnaires et de la direction Plan de pérennité Élargissement du projet vers la pédiatrie et les aides techniques à la communication

22 Les résultats et les apprentissages L importance de l implication des personnes touchées par la problématique Suivi étroit de l échéancier Étendue de projet réaliste et bien définie L importance du suivi dans les mandats La pérennité.ce n est jamais gagné d avance!

23 QUESTIONS & COMMENTAIRES

24 m e r c i