Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Rapport d activités de la Fondation

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1 Table des matières Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec Rapport d activités de la Fondation 1. Message du président de la Fondation 2. Présentation de la Fondation 3. Campagne de financement Planification Calendrier de campagne Lancement de campagne Mise en œuvre de la campagne 4. Gouvernance Politiques et réglementations Normes CAN/BNQ (2012) Conseil d administration Gestion des risques Audit financier 5. Gestion et administration Gestion et suivi des dons Budget et rapport trimestriel de suivi budgétaire États financiers 6. Diffusion de l information 7. Bilan au chapitre des conflits d intérêts, litiges et plaintes Annexe 1 Liste des donateurs à la Fondation de BAnQ Annexe 2 Liste des politiques, réglementations, procédures et normes adoptées par la Fondation de BAnQ en Annexe 3 États financiers de la Fondation de BAnQ 1

2 1. Message du président de la Fondation Vous trouverez ci-après le rapport d activités de la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec ainsi que les états financiers pour l année Ce rapport constitue une première et il est une version remaniée de celui présenté aux membres et administrateurs de la Fondation le 29 mai Au cours de l exercice , la Fondation s est principalement consacrée à la planification et à la mise en œuvre de sa première Campagne de financement et à la formation du Cabinet de campagne. La Fondation a par la suite sollicités divers donateurs en vue de pouvoir financer éventuellement la réalisation des projets soumis à la Fondation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, seul bénéficiaire du soutien financier de la Fondation. Cette campagne s est avérée un franc succès à ce jour. Grâce à des dons, des projets ont pu être poursuivis entrepris et d autres seront ébauchés au cours de l exercice La Fondation a également axé ses priorités sur la gouvernance et le fonctionnement de l organisme de bienfaisance par l adoption d un ensemble de politiques, de réglementations et de procédures relatives à son fonctionnement, à l éthique et à la gouvernance tant envers les donateurs et solliciteurs qu envers les bénévoles de la Fondation et aux ressources financières, humaines, informationnelles et matérielles. De plus, un ensemble de mesures rigoureuses ont été prises, avec la collaboration étroite de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, quant au suivi des dons et la gestion des projets de BAnQ soutenus par la Fondation, et ce, dans le but de respecter les engagements à l égard des donateurs et d assurer la transparence des actions de la Fondation. À la suite de l adoption de la norme CAN/BNQ (2012) du Bureau de normalisation du Québec sur la gouvernance et les saines pratiques de gestion des organismes de bienfaisance, la Fondation a voulu être exemplaire en la matière et elle a déposé sa demande de certification au Bureau de normalisation du Québec. Cette entreprise a nécessité de nombreuses démarches et plusieurs heures de travail, mais le résultat positif a confirmé qu elle en valait le coup. Cette certification donne une crédibilité aux actions et aux activités de la Fondation. Bonne lecture. Sébastien Bélair 2

3 2. Présentation de la Fondation Notre mission La Fondation de BAnQ est un organisme à but non lucratif qui recueille des fonds afin de financer des projets venant en appui à BAnQ dans la réalisation de ses mandats de grande bibliothèque publique, de bibliothèque nationale, d archives nationales et d acteur de premier plan au sein de la société de la connaissance. Nos valeurs La Fondation souscrit à des valeurs qui découlent directement de sa mission : bonne gouvernance et saines pratiques de gestion imputabilité et responsabilité des administrateurs et dirigeants respect de la mission de la Fondation et contribution à sa réalisation éthique et déontologique équité, transparence et respect envers les donateurs, bénévoles et bénéficiaires de la Fondation respect de tout renseignement personnel concernant un administrateur, un dirigeant, un membre du personnel ou un bénévole de la Fondation, ainsi qu un donateur, légataire ou bénéficiaire Notre vision La Fondation met en œuvre toutes ses ressources et relations en vue de l atteinte des objectifs et missions de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et du financement des projets soumis par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Au Québec, la philanthropie est encore jeune. Dans le milieu des bibliothèques publiques, elle est encore quasiment inexistante, contrairement à ce qui se passe dans le reste du Canada où les communautés ont souvent des liens très forts avec ces institutions culturelles. En complément de son financement gouvernemental de base, Bibliothèque et Archives nationales du Québec souhaite s associer à des partenaires qui l aideront à soutenir des projets favorisant un ancrage accru au sein de la communauté, des projets répondant à des besoins sociaux et culturels d aujourd hui et de demain. La Fondation est partie prenante de cette démarche. Notre destinataire Les buts et objets principaux de la Fondation et le destinataire unique des dons et autres contributions de la Fondation visent Bibliothèque et Archives nationales du Québec et ses usagers et, conséquemment, tous les citoyens québécois sur l ensemble du territoire du Québec. 3

4 3. Campagne de financement Planification Construisant sur ses acquis et prenant la mesure de son positionnement national et international, la Fondation tout comme sa bénéficiaire Bibliothèque et Archives nationales du Québec entendent concentrer tous leurs efforts sur la recherche de financement au cours des quatre prochaines années, comme ce fut le cas au cours de l exercice financier , autour de cinq défis de Bibliothèque et Archives nationales du Québec : Démocratiser encore plus l accès à la culture et au savoir S adapter à l ère numérique Affirmer un engagement citoyen Agir en partageant les expertises Consolider les fondements institutionnels Pour atteindre nos objectifs et permettre à Bibliothèque et Archives nationales du Québec d innover et d évoluer, il est nécessaire d assurer la croissance des revenus autonomes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dans le respect de sa mission de service public. Dans la première phase de cette campagne, la Fondation a adopté la planification stratégique de la Fondation de BAnQ formulée dans le document «Campagne de financement de la Fondation de BAnQ Énoncé préliminaire des besoins», incluant notamment les propositions d activités, d initiatives et d actions décrites, les résultats à atteindre, ainsi que l objectif de recherche de financement, le tout plus amplement décrit dans le document complémentaire «Plan de la campagne majeure de financement de la Fondation de BAnQ Campagne de financement ». La Fondation a approuvé le programme de reconnaissance des donateurs dans le cadre de la Campagne de financement de la Fondation. Enfin, la Fondation a décidé de réviser annuellement ladite planification stratégique en vue d y apporter les adaptations ou les ajustements nécessaires ou de l enrichir. Calendrier de la campagne La Fondation a accepté le calendrier de la Campagne de financement de la Fondation, sous réserve des ajustements à y apporter de temps à autre, le tout conformément au document «Campagne de financement de la Fondation de BAnQ Plan de la campagne majeure de financement». 4

5 Lancement de campagne La campagne de financement a été lancée officiellement le 3 avril 2014 à la Grande Bibliothèque de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en présence du président de la Fondation, du président-directeur général BAnQ, de membres du Cabinet de campagne dont le président, M. Louis O. Vachon, M e Lucien Bouchard et M. Martin Carrier, de solliciteurs et donateurs, de divers invités et de membres du personnel de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Le président-directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et le président du Cabinet de campagne avaient préalablement invité, le 17 octobre 2013, d éventuels donateurs et solliciteurs à une visite et à une réception à la Collection nationale de la Grande Bibliothèque de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Mise en œuvre de la campagne En prévision de la mise en œuvre de la Campagne de financement de la Fondation, le conseil d administration a adopté deux politiques sur les règles éthiques des dons et legs à la Fondation, les principes, normes et règles d admissibilité et les conditions devant encadrer l acceptation de tels dons et legs, l élaboration et le dépôt des programmes à financer et le bénéficiaire qu est BAnQ. Depuis le démarrage de la campagne de financement vers la fin de l automne 2013, grâce aux efforts soutenus des membres du Cabinet de campagne et de divers solliciteurs et à la générosité de donateurs, corporatifs et individuels, les dons et engagements de dons accumulés au 31 mars 2014 totalisent près de trois millions de dollars. Ces dons et engagements, qui couvrent généralement une durée de cinq ans, visent à la fois des dons consacrés à un programme spécifique et des dons non consacrés ou consacrés à des programmes en littératie ou autre secteur que BAnQ juge ellemême prioritaires. La liste des donateurs qui n ont pas requis la confidentialité est publiée à l annexe 1 du présent rapport. D autres discussions sont en cours et des rencontres sont prévues. Des relances seront aussi effectuées sous peu avec des corporations, fondations et institutions financières dans le cadre de la première phase de la campagne. Parmi les activités soutenues par la Fondation en , mentionnons L Heure du conte TD, les bourses de recherche de BAnQ, le partenariat avec les Centres 5

6 Jeunesse de Montréal (Relation entre le livre et le lecteur, un chemin vers l imaginaire : un chemin vers le goût et le plaisir de lire destiné aux jeunes de milieux défavorisés qui ont peu ou pas accès aux livres et à la lecture) et le programme de développement durable avec Alcoa. 6

7 4. Gouvernance Dès l élection des premiers administrateurs de la Fondation en avril 2012, le conseil d administration de la Fondation a voulu se doter de règles de gouvernance les plus transparentes et efficaces possible ainsi que de saines pratiques de gestion dans la planification et la réalisation de sa mission et de ses mandats et dans la gestion des dons reçus et des programmes ou projets soutenus financièrement par la Fondation et dont Bibliothèque et Archives nationales du Québec est la bénéficiaire. Les saines pratiques de gestion visent également l adoption des budgets et des états financiers de la Fondation, de même que la vérification de ces derniers et des suivis financiers réguliers dans la gestion des dons et une analyse des risques. En outre, de telles pratiques de gestion portent aussi sur le fonctionnement du conseil d administration et de l Assemblée générale annuelle de la Fondation dans le respect des règlements généraux envers les donateurs. Enfin, cela se matérialise également dans l indépendance et l autonomie administrative et légale de la Fondation. Concernant ce dernier élément, la Fondation remercie BAnQ pour sa contribution au soutien administratif de la Fondation et, sans nullement mettre en doute l intégrité et l expertise du personnel de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, la Fondation estime qu il devient de plus en plus nécessaire de revoir le modèle de fonctionnement avec le nombre de projets financés à suivre et de réfléchir à la façon dont la Fondation devrait se doter éventuellement d une personne-ressource autonome afin de ne plus dépendre pleinement de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Il faudra évaluer les disponibilités budgétaires de la Fondation émanant de ses revenus accumulés, de ses revenus autonomes autres que les dons, de ses revenus d intérêts, des revenus provenant de l exploitation du stationnement au-delà du montant total annuel à verser contractuellement à Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Pour le moment, le président du conseil d administration de la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec continue de remplir le rôle de directeur général de la Fondation avec le soutien du secrétaire-trésorier et des personnes-ressources mises à la disposition de la Fondation. Politiques et réglementations Au cours de l exercice financier , la Fondation a adopté et mis en place les politiques, réglementations, procédures et normes énumérées à l annexe 2 du 7

8 présent rapport, à la suite de celles adoptées précédemment, dont les règlements généraux de la Fondation et les principes de nature éthique devant régir les dons et legs à la Fondation. Quant à la mise en œuvre de toutes ces politiques et réglementations et à la mise en place des infrastructures de la Fondation en vue de son fonctionnement au cours de l exercice financier couvert, le président de la Fondation souligne que la Fondation a bénéficié du soutien administratif de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et il en remercie vivement son président-directeur général. Normes CAN/BNQ (2012) Dès le mois de février 2013 et la prise de connaissance de cette norme du Bureau de normalisation du Québec sur la gouvernance des organismes de bienfaisance et les saines pratiques de gestion de tels organismes, la Fondation a souhaité en faire partie. Elle a par la suite décidé de déposer à l automne 2013 une demande de certification de la Fondation auprès du Bureau de normalisation du Québec et d autoriser son secrétaire-trésorier à conclure et à signer le contrat de mandat (analyse et inspection) avec ce dernier dans le cadre de la demande de certification CAN/BNQ (2012) de la Fondation. Le contrat de services et le mandat de vérification, ainsi que le versement de la première tranche des droits de certification exigibles, ont été conclus avec le Bureau en janvier-février 2014 et la date d inspection à la Fondation par la personne désignée par le Bureau a eu lieu le 21 mai suivant. Conseil d administration Le conseil d administration de la Fondation s est réuni à cinq reprises en conformément aux règlements généraux de la Fondation et il a tenu l Assemblée générale annuelle de la Fondation le 29 mai 2014, à Montréal. Outre ce qui est mentionné précédemment ou ci-après dans ce rapport, le conseil d administration a notamment procédé au cours de cette période au renouvellement de la mission de la Fondation et à l adoption de la déclaration et de l engagement des membres du conseil d administration de la Fondation. Tous les membres du conseil d administration ont également signé cette déclaration et cet engagement pour l exercice financier Le conseil d administration a de plus désigné les personnes suivantes comme dirigeants : 8

9 Sébastien Bélair, président Martin Imbleau, vice-président Ghislain Roussel, secrétaire-trésorier Guy Berthiaume, administrateur Christian Jetté, administrateur Mme Lucie Dion siège à titre d observatrice des Amis de BAnQ. Gestion des risques Comme mesure de gouvernance, la Fondation a également adopté et mis en place un programme d analyse et de gestion des risques en y incorporant le programme de gestion des risques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec reliés aux technologies de l information et à la sécurité de l information puisque la Fondation est hébergée par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Audit financier Compte tenu de la croissance de la Fondation, de la sollicitation de dons au cours de l exercice financier et des dons reçus ou à recevoir, ainsi que des engagements de la Fondation envers les donateurs, le conseil d administration de la Fondation a décidé de faire procéder à une vérification des livres comptables de la Fondation par le cabinet Deloitte comme suit : 1. pour l exercice financier , par un Avis au lecteur; 2. pour l exercice financier , par un audit. 9

10 5. Gestion et administration Compte tenu du cœur de la mission et des mandats de la Fondation, à savoir la sollicitation de dons en vue du financement de programmes de BAnQ préalablement décrits, argumentés et approuvés par le conseil d administration, de l admissibilité de ces programmes au regard des politiques et règlements de la Fondation et de la gestion par la Fondation de sommes provenant de donateurs envers lesquels la Fondation est redevable, celle-ci s est également dotée de diverses politiques et procédures de nature budgétaire et financière citées précédemment, ainsi que de procédures et directives de gestion et de suivi des dons reçus et des programmes gérés par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. De plus, les principaux contrats approuvés par le conseil d administration en visent ce qui suit : contrat entre la Société immobilière du Québec, la Société Parc-Auto du Québec, BAnQ et la Fondation sur la gestion du stationnement de la Grande Bibliothèque de Bibliothèque et Archives nationales du Québec; contrat entre la Fondation et Bibliothèque et Archives nationales du Québec sur la gestion du stationnement de la Grande Bibliothèque; entente triennale de don entre la Fondation et le Groupe TD en vue de la réalisation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec de l activité intitulée «L Heure du conte TD»; entente de partenariat entre la Banque Nationale du Canada et la Fondation pour le don de la Banque Nationale du Canada sur le projet du Media Lab; entente administrative de gestion entre Bibliothèque et Archives nationales du Québec et la Fondation concernant la gestion et le suivi des programmes soutenus financièrement par la Fondation; entente entre la Fondation et les Amis de BAnQ concernant le partage des recettes de la vente de livres retirés des rayons et de produits dérivés en Gestion et suivi des dons En résumé, au-delà de la Politique sur les règles budgétaires de la Fondation et de politique administrative de la Fondation concernant les règles budgétaires, la gestion et le suivi des dons et des programmes de BAnQ soutenus financièrement par la Fondation ont fait l objet de nombreuses procédures et décisions et ce point revient régulièrement à l ordre du jour des réunions du conseil d administration de la Fondation. Mentionnons notamment que le soutien financier de la Fondation à l un ou l autre des projets de BAnQ dûment approuvés est assujetti au dépôt d un rapport au moins trimestriel de suivi et d un rapport final d évaluation du ou des programmes et que tout projet doit aussi faire l objet d un état régulier d avancement. 10

11 Budget et rapport trimestriel de suivi budgétaire Les prévisions budgétaires annuelles de la Fondation, ainsi que leurs mises à jour, sont dûment approuvées par la Fondation. Lors de chaque réunion régulière du conseil d administration de la Fondation, un état trimestriel de la situation budgétaire de la Fondation est déposé, présenté et discuté au conseil d administration. États financiers Les états financiers de la Fondation ont été vérifiés par le Vérificateur général du Québec, à même les états financiers de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en et Par la suite, ils ne l ont pas été, compte tenu des minces revenus et du peu d activités de la Fondation. Les états financiers font toutefois l objet d un Avis au lecteur. Ceux de l exercice seront audités comme nous l avons mentionné précédemment. Voir l annexe 3 du présent rapport. 11

12 6. Diffusion de l information Les exigences de gouvernance et de transparence que s est imposée la Fondation se matérialisent par la diffusion sur le site Web de BAnQ Fondation et par l accès sur demande aux informations de première ligne intéressant le public et les donateurs de la Fondation. C est pourquoi un résumé de diverses politiques et réglementations a été mis en ligne, ainsi que la mission de la Fondation, la liste des donateurs, le programme de reconnaissance et les programmes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec financés par la Fondation, ceux qui sont déjà opérationnels, ainsi que les nouveaux et ceux en cours de planification. De plus, la procédure en matière de diffusion externe des documents de la Fondation a été adoptée par la Fondation. Tout ce que la Fondation s est engagée à rendre disponible en ligne, sans demande préalable, l est ou le sera automatiquement ou progressivement. 12

13 7. Bilan au chapitre des conflits d intérêts, litiges et plaintes Conformément aux diverses politiques et réglementations de la Fondation, les informations suivantes doivent être communiquées annuellement par la Fondation. La Fondation, ses administrateurs et ses dirigeants n ont fait l objet d aucune plainte ni poursuite ni réclamation de nature judiciaire au cours de l exercice financier de la Fondation. Les administrateurs et dirigeants de la Fondation n ont reçu aucune rémunération dans le cadre et au cours de leurs fonctions. Ils ont produit leur déclaration annuelle de conflits d intérêts ou, le cas échéant, une mise à jour et, lorsque c était le cas, ils ont dénoncé leur apparence de conflits d intérêts ou conflits au cours de l une des réunions du conseil d administration de la Fondation. La direction générale de la Fondation n a par ailleurs été informée ni témoin de quelque contravention de la part des administrateurs et dirigeants de la Fondation aux législations générales et particulières régissant la Fondation. Enfin, la Fondation a complété et déposé les déclarations et rapports annuels qu elle est tenue de produire aux autorités gouvernementales. 13

14 Conclusion La Fondation désire réitérer ses plus vifs remerciements aux membres de son conseil d administration (MM. Martin Imbleau, Ghislain Roussel, Guy Berthiaume et Christian Jetté et Mme Lucie Dion, des Amis des BAnQ) et souligner tout particulièrement la contribution exceptionnelle du président-directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, M. Guy Berthiaume, qui quitte pour assumer des responsabilités d administrateur à Bibliothèque et Archives Canada. La Fondation lui est immensément reconnaissante et lui souhaite tous ses meilleurs vœux de réussite dans ses nouvelles fonctions. Les remerciements de la Fondation s adressent également au comité de pilotage et au Cabinet de campagne, dont son président M. Louis O. Vachon de la Banque Nationale du Canada, et aux solliciteurs et bénévoles de la Fondation dans le déroulement de la Campagne de financement de la Fondation et à tous nos généreux donateurs mentionnés précédemment, ainsi qu aux personnes-ressources au soutien de la Fondation, dont M mes Pascale Ryan et Manon Lavallée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et MM. Ghislain Roussel et Daniel Whelan, sans oublier le président-directeur général, M. Guy Berthiaume, pour le support administratif d équipes de son institution, dont celle des communications et des relations publiques et celle des technologies de l information et des télécommunications. Place à la poursuite et à l intensification des activités de la Fondation, à la deuxième phase de la campagne de financement de la Fondation et à la mise en œuvre des nouveaux programmes soutenus financièrement par la Fondation. ***** 14

15 Annexe 1 Liste des donateurs à la Fondation de BAnQ Banque Nationale du Canada : $ Banque Nationale du Canada : $ (fonds capitalisé) Power Corporation : $ Groupe Québecor : $ Intact Assurance : $ Banque TD : $ Fondation Jeunesse-Vie : $ MondoIn : $ TransForce : $ Caisse de dépôt et placement du Québec : $ Gaz Métro : $ Alcoa : $ Warner Bros : $ Les Amis de BAnQ et divers dons : $ Fondation J.A. DeSève : $ Louis Vachon : $ Pomerleau : $ BUSAC : $ Fondation Roasters : $ Domtar : $ Lucien Bouchard : $ Sébastien Bélair : $ Un don majeur confidentiel. FBAnQ_Rapport annuel

16 Annexe 2 Liste des politiques, réglementations, procédures et normes adoptées par la Fondation de BAnQ en Politique en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs 2. Procédure d application de la politique en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs 3. Normes de sécurité informatique des actifs informationnels et de l information de la Fondation 4. Politique sur les règles budgétaires 5. Politique administrative concernant les règles budgétaires de BAnQ 6. Politique générale de gestion des ressources humaines 7. Guide de l appréciation de rendement du personnel (professionnel et personnel de soutien) 8. Procédure de mise en œuvre de la politique d acquisition des biens et services 9. Politique en matière d adjudication des contrats 10. Procédure de mise en œuvre de la politique en matière d adjudication des contrats 11. Politique de la Fondation sur le respect du droit d auteur 12. Politique et procédure de gestion des commentaires et plaintes concernant la Fondation 13. Procédure de diffusion externe 14. Formulaire de déclaration de conflits d intérêts par les administrateurs et les dirigeants de la Fondation 15. Règlement sur le code d éthique des employés de la Fondation 16. Politique en matière de sécurité informatique des actifs informationnels et de l information de la Fondation 17. Règlement sur les frais engagés par les employés dans l intérêt de la Fondation 18. Politique de développement des ressources humaines 19. Politique de dotation 20. Procédure de dotation 21. Politique de la Fondation visant à contrer le harcèlement et la violence en milieu de travail. 22. Programme d aide aux employés 23. Guide de l appréciation de rendement des cadres 24. Politique de la Fondation en matière d accès à l information et de protection de renseignements personnels 25. Procédure de la Fondation en matière de sondages et de protection des renseignements personnels 26. Politique d acquisition des biens et services 27. Politique de bénévolat 28. Politique et procédure de gestion des commentaires et plaintes concernant la Fondation 29. Politique de communication externe 30. Politique de communication interne 31. Procédure de diffusion externe 32. Règlement sur le code d éthique des administrateurs et des dirigeants de la Fondation FBAnQ_Rapport annuel

17 33. Politique d acceptation des dons et legs, dont les dons planifiés, et constitution du comité d acceptation des dons à la Fondation 34. Politique de la Fondation en matière d aide financière à un programme 35. Règlement sur le comité de placement et la politique d investissement 36. Politique linguistique 37. Procédure de gestion et de suivi des dons FBAnQ_Rapport annuel

18 FBAnQ_Rapport annuel