QUESTIONS ET RÉPONSES DES WEBINAIRES DU MOIS DE MAI CONCERNANT LES SICSA

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1 QUESTIONS ET RÉPONSES DES WEBINAIRES DU MOIS DE MAI CONCERNANT LES SICSA Services d inspection de cultures de semences autorisés (SICSA) et inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) Q1. Quels genres de renseignements et de conseils le document d orientation sur le manuel de système de gestion de la qualité (SGQ) contiendra-t-il? R1. Le document de l ACIA intitulé Procédure du système qualité Programme des semences Programme d inspection de cultures de semences autorisé (PSQ 142.2), qui a été distribué au début juin, indique les critères auxquels doivent satisfaire les manuels de SGQ des SICSA. Il aborde notamment les documents et les procédures auxquels se conformer, les directives pour la tenue de registres et la période de conservation de ces derniers, ainsi que l identification des employés clés et de leurs responsabilités. Le document PSQ contient également un exemple de manuel de SGQ auquel les SICSA peuvent s inspirer pour préparer leur manuel. Q2. Quel est le rôle de l inspecteur-chef? R2. L inspecteur-chef a les responsabilités suivantes : Assurer la liaison entre l ICSA, d une part, et l ACIA et l ACPS, de l autre. Dresser le calendrier d inspection des cultures de semences pour chaque ICSA afin que les cultures soient inspectées durant les périodes prévues par les Instructions particulières (IP) pour le type de culture visé. Respecter autant que possible les demandes des producteurs ou de l ACPS concernant l établissement du calendrier d inspection de cultures de semences. Informer les ICSA dans un délai approprié et d après les renseignements fournis par le producteur de semences quant au calendrier de vaporisation de produits antiparasitaires dans les champs que ces ICSA doivent inspecter. Les fonctions de l inspecteur-chef et du gestionnaire de la qualité peuvent être accomplies par la même personne. Q3. Mon ICSA a été incapable d assister aux séances de formation en classe dans notre région. D autres séances seront-elles offertes? R3. Toutes les personnes qui ont été incapables d assister à une séance de formation après avoir déposé une demande de licence d inspecteur de cultures de semences agréé seront avisées de la tenue de séances additionnelles en Q4. Si un SICSA est situé loin de certains des champs de culture de semences dans ma région. A-t-il l obligation d offrir ses services aux producteurs à qui appartiennent ces champs? 1

2 R4. Oui. En devenant un SICSA, votre entreprise accepte de formuler une offre de service à tous les producteurs de céréales et de légumineuses à grain de votre région (jusqu à atteindre son nombre minimum d inspections). L idéal serait pour chaque SICSA d avoir des ICSA partout dans la région pour assurer les services d inspection à n importe quel endroit sans grande difficulté. Les SICSA ont le droit de percevoir des frais de déplacement. Q5. Les noms de certains de mes ICSA ne figurent pas sur la liste qui a été distribuée. Pourquoi? R5. L ACIA n a publié que les noms des ICSA qui ont consenti à la diffusion de leurs coordonnées en cochant la case à cette fin sur le formulaire de demande de permis. Les coordonnées des candidats ICSA pourront être publiées par l ACIA dès que la licence leur sera accordée, mais seulement s ils en ont autorisé l Agence au préalable. Q6. Si je souhaite changer les régions d opération de mon SICSA, de quelle façon et à quel moment puis-je le faire? R6. L ACIA aimerait que vous fassiez ces changements le plus tôt possible. Aucune modification de cette nature ne sera acceptée après le 31 décembre 2013 pour la saison d inspection Par la suite, les SICSA auront le droit de changer de régions d opération chaque année à condition d en aviser l ACIA au plus tard le 31 décembre de l année précédente. Q7. Un SICSA peut-il commencer à solliciter des clients avant d avoir obtenu sa licence à la fin de 2013? R7. Les SICSA doivent détenir une licence de l ACIA pour soumettre des rapports d inspection de cultures de semences à l ACPS. La décision de commencer à offrir ses services aux producteurs avant d avoir obtenu cette licence revient au SICSA. Q8. À quel moment le nom et les coordonnées des SICSA seront-ils transmis aux producteurs de semences? R8. La liste de tous les SICSA qui auront obtenu leur licence pour la saison 2014 sera publiée au moment de la délivrance de ces licences (après le 31 décembre 2013). D ici là, il est possible que la liste des candidats SICSA qui auront remis leur manuel de SGQ soit diffusée à l automne Q9. Si un SICSA embauche un inspecteur de niveau intermédiaire de l ACIA qui effectue aussi des inspections d autres types de cultures que ceux compris aux sections 2 et 3 de la Circulaire 6 (comme le fourrage, le canola ou des cultures spéciales), cela peut-il affecter le minimum prévu pour ce SICSA? R9. Le nombre minimum d inspections est calculé en fonction des types de cultures compris aux sections 2 et 3 de la Circulaire 6. Les inspections d autres types de cultures réalisées par des ICSA licenciés à cette fin ne seront pas prises en compte pour l atteinte des minimums en

3 Q10. De quelle sorte d assurance ai-je besoin en tant que SICSA? R10. Il revient aux SICSA de déterminer quel type de couverture d assurance leur est nécessaire pour satisfaire aux obligations attribuées par leur licence. La conformité aux exigences en matière d assurance ne libère cependant pas le détenteur de licence de ses responsabilités à ce titre, ni en tout ni en partie. Q11. Un ICSA peut-il travailler pour plus d un SICSA? R11. L ACIA n impose aucune restriction quant au nombre de SICSA pour lesquels un ICSA peut travailler ou au nombre de régions où il peut offrir ses services. Cela dit, les SICSA eux-mêmes peuvent établir des exigences qui empêchent leurs ICSA de travailler pour d autres services d inspection. Diversification des modes de prestation des services Q12. Pourquoi les minimums sont-ils basés sur le nombre d inspections et non sur le nombre d acres de terrain inspectés? R12. Les minimums sont basés sur le nombre d inspections parce qu ils sont conçus pour faire en sorte que chaque producteur reçoive une offre de service de la part d un SICSA pour chaque champ à inspecter. Nous sommes conscients que certains champs sont beaucoup plus grands que d autres. Bien qu il faille plus de temps pour inspecter les champs plus vastes à cause de la distance à parcourir à pied, le nombre de comptages à effectuer est identique, ce qui signifie que la durée additionnelle de l inspection n est pas proportionnelle au nombre d acres supplémentaires. Le nombre de champs qu il est possible d inspecter en une journée varie également en fonction du temps requis pour se rendre au premier champ et d un champ à l autre. Q13. L ACIA publiera-t-elle des lignes directrices quant au prix des inspections de cultures? R13. Non. Le prix des inspections de cultures de semences sera une question à négocier entre le producteur et le SICSA. Q14. Pendant combien de temps seule la prestation de services par des tierces parties sera-t-elle acceptée? R14. Le modèle de prestation de services sera révisé régulièrement et pourra éventuellement permettre les inspections par de secondes parties. Q15. Combien de temps durera la période de transition? R15. Il n y a pas de période de transition définie. Le modèle sera révisé régulièrement, et des modifications y seront apportées au besoin. Q16. Quelles catégories de semences seront inspectées par les SICSA en 2014? R16. La mise en œuvre en 2014 de la diversification des modes de prestation des services (DMPS) d inspection de cultures de semences (et la formation d inspecteurs en 2013) visera les semences de céréales et de légumineuses à grain des catégories Fondation, Enregistrée et Certifiée, ce qui représente environ 3

4 80 pour cent des zones de culture de semences contrôlées au Canada. Le fait de limiter la mise en œuvre de la DMPS à ces cultures devrait faciliter la gestion de la formation des nombreux ICSA et permettre à ceux-ci d acquérir de l expérience en inspection de cultures et en préparation de rapports avant d être affectés à l inspection de cultures plus difficiles. L ACIA offrira de la formation pour l inspection du fourrage, des parcelles et cultures spécialisées (catégories Select, Fondation et de Probation) lors des années subséquentes. Bien que les ICSA ne recevront de formation que pour les céréales et les légumineuses à grain en 2013, il sera permis aux anciens inspecteurs saisonniers de l ACIA qui auront obtenu leur licence d ICSA d inspecter tous les types de cultures pour lesquels ils seront admissibles en Q17. Les SICSA auront-ils le droit d inspecter d autres cultures que celles de céréales et de légumineuses à grain en 2015 et ensuite? R17. Si les SICSA emploient des ICSA licenciés pour l inspection d autres types de cultures, par exemple d anciens inspecteurs saisonniers de l ACIA, ils pourront le faire dès On prévoit offrir dans les prochaines années de la formation pour l inspection des cultures autres que les céréales et les légumineuses à grain. Toutefois, en 2014, seules les inspections de cultures de céréales et de légumineuses à grain compteront en vue de l atteinte du nombre minimum d inspections pour chaque SICSA. Q18. Pouvez-vous clarifier la définition des termes «tierce partie» et «sans lien de dépendance»? Qui vérifiera qu un SICSA donné n a pas de lien de dépendance avec un producteur? R18. Il incombe à chaque SICSA de s adresser à un conseiller juridique pour déterminer s il satisfait aux exigences de la licence, y compris celles sur l absence de lien de dépendance avec les producteurs de semences, les sélectionneurs de variétés et les cessionnaires des cultures visées. L ACIA est responsable du contrôle des opérations des SICSA et de la contre-inspection du travail des ICSA, et les conflits d intérêts potentiels seront étudiés dans le cadre du processus de surveillance. Q19. Les SICSA doivent-ils être constitués en tant que personne morale? R19. Les SICSA doivent jouir de la capacité juridique nécessaire pour satisfaire aux exigences de leur licence. Il peut être dans leur intérêt de se constituer en personne morale. 4

5 Association canadienne des producteurs de semences Q20. Certains candidats s inquiètent de ne pas répondre aux critères du code d éthique de l ACPS à l intention des inspecteurs de cultures (ICSA). R20. On s attend des services d inspection de cultures de semences autorisés (SICSA) et de leurs inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) qu ils empêchent que surviennent des situations de conflit d intérêts réel, apparent ou perçu. Chaque SICSA aura la tâche de s assurer que ses inspecteurs évitent les conflits d intérêts. Les accords de licence de l ACIA comprennent des dispositions expresses et juridiques concernant les conflits d intérêts, qui sont sujets à leur interprétation et à leur application. Le Code d éthique de l'acps dans la deuxième trousse d'information doit être considéré comme de bonnes pratiques, les exigences ne sont pas obligatoires. Q21. L ACPS affectera-t-elle un SICSA à un producteur si celui-ci n en trouve pas? R21. Non. Tous les communiqués de l ACPS au sujet de la DMPS rappellent aux producteurs qu il leur incombe maintenant de prendre les arrangements nécessaires pour assurer l inspection par un SICSA de chacun de leurs champs qui l exigent. Si un producteur n identifie pas de service d inspection pour chacun de ses champs, l ACPS lui fera parvenir un avis. Le dossier des champs de cultures de semences de catégorie Fondation, Enregistrée et Certifiée des sections 2 et 3 de la Circulaire 6 pour lesquels aucun service d inspection n aura été désigné ne seront pas traités avant que le producteur ne confirme à l ACPS le nom du service choisi. Les demandes d inspection en ligne ne peuvent être envoyées par les producteurs de semences sans qu un service d inspection y soit indiqué. Nous encourageons les producteurs à utiliser le formulaire de demande en ligne de l ACPS. Q22. Le logiciel de soumission électronique de rapports sera-t-il fourni gratuitement, ou les SICSA devront-ils l acheter? Dans le second cas, faudra-t-il en acheter un nouveau chaque année? R22. L ACPS fournira un logiciel de rapports d inspection normalisés que tous les services d inspections devront utiliser. L ACPS exigera au départ des frais de 1000 $ pour la licence d utilisation. Des frais annuels de renouvellement de licence équivalant à 20 pourcent de la valeur de la licence initiale (soit 200 $ par 5

6 contrat de licence) seront également perçus pour les mises à jour et la maintenance du logiciel. Q23. Quels sont les frais qu exigera l ACPS aux SICSA? R23. Les frais de l ACPS se divisent en deux catégories : les frais de licence de logiciel et les frais d accès au système. Les frais exigés des SICSA varieront en fonction de la taille du service et du nombre d acres inspectés. Les coûts relatifs au logiciel comprennent des frais de départ d environ 1000 $ et des frais annuels de maintenance et de mise à jour d environ 200 $ pour chaque contrat de licence (soit 20 pourcent du prix initial). Le contrat de licence permettra l utilisation simultanée par deux personnes; par conséquent, si un SICSA fait des inspections dans plusieurs régions ou qu il a plus d un centre de coordination, il lui sera probablement nécessaire d obtenir plus d une licence pour le logiciel. Les SICSA paieront également des frais d accès Web à l ACPS selon le nombre d acres qu ils auront inspectés. Ces frais d accès devraient être d environ 10 cents par acre pour les cultures conventionnelles et 20 cents par acre pour les cultures hybrides, et ils seront calculés à la fin de chaque saison d inspection. 6