Ecole Nationale Supérieure d Architecture de Grenoble ENSAG. Cahier des clauses techniques particulières

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1 Ecole Nationale Supérieure d Architecture de Grenoble ENSAG Cahier des clauses techniques particulières Objet du marché : L école nationale supérieure d architecture de Grenoble souhaite la fourniture, l installation, et la formation à l utilisation d un outil de gestion et de publication des emplois du temps, des salles et des plannings comprenant la maintenance (Hotline). I. Les critères du marché Pour ce faire plusieurs critères sont à prendre en compte dès le départ : - Un outil d utilisation généralisée. Cet outil doit être mis à la disposition de tous (étudiants, enseignants et chercheurs, personnels administratifs) et à terme doit être utilisé par tous. - Un outil intégré au système d information de l Ensag. - Un outil ouvert. L Ensag souhaite avoir une connaissance totale de la structuration des données, afin de mieux assurer la prise en compte de ses besoins futurs et d assurer la pérennité des informations. - Un outil simple et souple. Choix de la simplicité dans la mise en œuvre et possibilité de dialogue dans la résolution des problèmes éventuels. - Un outil ergonomique. II. Le public concerné 976 étudiants, 114 architectes diplômés d état, 50 enseignants statutaires, 71 chercheurs et enseignantschercheurs, 31 doctorants et 50 agents administratifs III - Le système d information de l Ensag Utilisation du logiciel Apogée (développé par l AMUE) (gestion de la scolarité) Utilisation de Kronos (développé sous Access) (gestion des salles et emplois du temps) Utilisation de Zimbra, serveur de messagerie Utilisation d Excel pour les emplois du temps et les calendriers Utilisation de File Maker Pro pour le Programme pédagogique sous forme de base de données. IV. L existant Chaque année, le service de la scolarité élabore les emplois du temps en utilisant des outils différents : Excel pour l élaboration du calendrier semestriel (annexe 1) Excel pour l élaboration de l emploi du temps une fois par semestre pour chaque année des différents cursus. (annexe 2) Kronos (développé sous Access) pour la gestion des salles et les emplois du temps, avec trois entrées possibles : (annexe 3) Planning par étudiant Présentation d un semainier avec plage horaire cours Possibilité de consulter le semestre en cours Planning par enseignant (liste des enseignants) Présentation d un semainier avec plage horaire cours Possibilité de consulter le semestre en cours Cahier des clauses techniques particulières 1 / 7

2 Planning par salle Présentation d un semainier avec plage horaire cours Possibilité de consulter le semestre en cours Actuellement une personne du service de la scolarité élabore ces différents emplois du temps et calendriers. Kronos gère les sept années : les trois années du cycle Licence, les trois années du cycle Master et l année de HMONP (Habilitation à la Maîtrise d œuvre en son Nom Propre). Les autres formations ne sont pas gérées dans Kronos. Une seule personne du service de la scolarité gère Kronos. L usage du papier est souvent d actualité pour l affichage des modifications d emplois du temps car Kronos est très peu utilisé par les étudiants et les enseignants. V. Analyse des besoins 1. Les usagers Il existe trois types d usagers : - les étudiants qui consultent les emplois du temps et les plannings - les enseignants qui consultent eux aussi les emplois du temps et plannings mais qui peuvent aussi interagir puisqu ils sont acteurs dans l élaboration des emplois du temps d une filière, d une année ou d un groupe (demandes de modifications, de réservations ou d indications de disponibilités ) - les personnels administratifs qui sont les gestionnaires des emplois du temps qui en assurent déjà le suivi et qui seront en charge de gérer le nouvel outil. Les données concernant les étudiants et les enseignants pourront être extraites à partir du logiciel de gestion de la scolarité Apogée. Il ne devrait pas y avoir de saisie directe. L ensemble des personnes inscrites dans Apogée pourront être exportées vers l annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) 2. La gestion des locaux La gestion de l occupation des salles d enseignement doit être assurée par le service de la scolarité en fonction des différents emplois du temps qui couvrent six années. Les emplois du temps fonctionnent par semestre, au nombre de deux pour une année universitaire : de septembre à mi-janvier et de mi-janvier à juin. Il y a 45 salles dites banalisées qui se répartissent par niveau : - niveau 1 : 5 salles - niveau 2 : 13 salles - niveau 3 : 16 salles - niveau 4 : 11 salles Il y 4 amphithéâtres : - amphithéâtre du Parc - amphithéâtre Haut - amphithéâtre Jean Maglione - amphithéâtre Roland Simounet Il y a des salles informatiques bénéficiant d équipements spécifiques qui sont réservées qu à l enseignement de l informatique et ne sont pas utilisées normalement pour d autres enseignements. Données à prendre en compte : - Salle : - nom de la salle ou numéro - localisation de la salle Cahier des clauses techniques particulières 2 / 7

3 - Type de salle (Amphithéâtre, TD, TP, labo, etc.) - Caractéristiques de la salle : - Disponibilité : créneaux horaires possibles d occupation, heure de début et de fin d occupation. - équipement détaillé : réseau, ordinateur, téléphone, imprimantes, rétroprojecteur, vidéo, etc. - nombre de places - conditions d occupation (recommandations, autorisation spécifique, etc.) - La consultation par salle doit permettre de voir l occupation par semaine avec une présentation de plage horaire de cours sur une journée. Possibilité de consulter le semestre entier en cours, ainsi que le semestre précédent. 3. La gestion des enseignements Il existe un programme pédagogique qui présente les différents enseignements sous forme de fiche signalétique (annexe 4) donné à titre d exemple, le support de présentation pouvant évoluer dans le futur : Chaque année pour faire l emploi du temps, on utilise les intitulés des cours inscrits sur les fiches signalétiques pour remplir l occupation des salles. Ces fiches signalétiques permettent de connaître de façon exhaustive le contenu des cours. Description d une fiche type : - titre du cours - sous-titre du cours - type de cours (CM, TD,TP) - nombre ECTS - objectifs - niveau du cursus - responsable de l UE - nature des travaux demandés - contenu - bibliographie - cours en ligne - numéro du semestre - nom enseignant (autre que responsable) - système de notation :. contrôle continu. examen final,. réalisation d un dossier. autre 4. Le calendrier : - mai 2011 : lancement de l appel d offre - mai 2011 : consultation des offres - juin 2011 : choix du prologiciel - à partir de mi juin 2011 : mise en place du prologiciel ainsi qu une journée de formation aux gestionnaires pressentis (entre 4 et 8 personnes) - septembre 2011 : prologiciel opérationnel Cahier des clauses techniques particulières 3 / 7

4 VI. Les annexes Les documents fournis en annexes sont exclusivement informatifs et ne représentent pas les attentes de l ENSAG pour la mise en forme ANNEXE 1 : exemple de calendrier semestriel pour l ensemble des cursus. Cahier des clauses techniques particulières 4 / 7

5 ANNEXE 2 : exemple d emploi du temps semestriel par année de cursus Cahier des clauses techniques particulières 5 / 7

6 Annexe 3 :KRONOS : exemple de planning de salle par semaine avec plage horaire de cours. Cahier des clauses techniques particulières 6 / 7

7 ANNEXE 4 : exemple de fiche signalétique d unité d enseignement Cahier des clauses techniques particulières 7 / 7

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