Lettre d information des contrôleurs qualité

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1 COMMISSION QUALITÉ 1 ème trimestre 2013 Numéro 6 Lettre d information des contrôleurs qualité René KERAVEL Président Commission Qualité du CSOEC Expert-comptable Commissaire aux comptes Cette année 2012 a été une année importante pendant laquelle nous avons mis en conformité les outils du contrôle de qualité avec le décret du 30 mars 2012, l arrêté du 3 mai 2012 et le nouveau référentiel normatif et déontologique. Il en est ainsi pour les questionnaires relatifs au contrôle structurel qui ont été adaptés et enrichis, ceux pour la mise en œuvre des contrôles techniques ont tous été refondus, en tenant compte des différents guides d application mis à disposition des confrères par le CSOEC. Ces nouveaux outils seront ainsi disponibles pour les prochains contrôles de qualité, ils seront également intégrés dans la base qualité qui sera bientôt diffusée. Nous avons souhaité dans ce numéro vous les présenter en identifiant pour chaque étape du contrôle de qualité, l outil utilisé. Nous vous indiquons également les procédures particulières de contrôles des Cabinets à implantations multiples et des associations de gestion et de comptabilité. Cette lettre d information est la dernière faite sous ma présidence, je tiens à vous réaffirmer mes remerciements pour le travail que vous effectuez au service de toute la profession. Bonne lecture. Audrey FIEUJEAN Responsable Service Qualité du CSOEC Diplômée d expertise comptable DANS CE NUMÉRO : La procédure de contrôle de qualité... 2 Le questionnaire préparatoire.. 2 Le questionnaire structurel Le caractère contradictoire de la procédure.. 3 L articulation du contrôle structurel et du contrôle technique.. 4 Le questionnaire technique... 4 Observation / Conseil. 5 Procédure particulière : contrôle des CAIM... 6 Procédure particulière : contrôle des AGC.. 7 Le contrôle des AGC est lancé. 7

2 RAPPEL : La procédure de contrôle de qualité Les modalités du contrôle sont précisées dans l arrêté du 3 mai titre IV - articles 401 à 450. LE QUESTIONNAIRE PREPARATOIRE C est un fichier Excel qui comprend plusieurs onglets : Contrôlé : Introduction au contrôle P1 : Informations générales sur le cabinet P2 : Organisation du cabinet Les différentes étapes du contrôle général de l activité sont les suivantes : Information du professionnel ou de la structure inscrit(e) à l ordre par lettre adressée, soixante jours au moins avant la date fixée pour le début du contrôle. Envoi du questionnaire préparatoire au contrôlé par courriel. Retour à l ordre du questionnaire rempli accompagné de la confirmation d indépendance dans les trente jours de sa réception. Transformation du questionnaire préparatoire en questionnaire structurel par l ordre. Envoi du questionnaire structurel au(x) contrôleur(s) Contrôle chez le contrôlé. P3 : Personnel du cabinet P4 : Maintien de la compétence du cabinet P5 : Clientèle et missions du cabinet P6 : Méthodes de travail du cabinet A1 à A4 : Annexes relatives aux Autres lieux d'exercice des experts du cabinet, Autres structures d'exercice des experts du cabinet, Mandats sociaux des experts du cabinet et participations et Associations, GIE et autres organisations en France ou à l'étranger Il est rempli par le dirigeant de la structure et permet «d apprécier l aptitude de cette organisation à assurer des missions par référence aux normes et aux règles professionnelles ainsi qu aux usages de la profession, en mettant en évidence les forces et faiblesses des méthodes et procédures.» (article 405 de l arrêté du 3 mai 2012) Ce questionnaire a fait l objet d un travail important sur l année 2012 afin de le réorganiser, de l actualiser et d y intégrer les références aux nouveaux textes qui règlementent la profession (ordonnance du 19 septembre 1945, décret du 30 mars 2012, arrêté du 3 mai 2012, norme «maitrise de la qualité», norme lutte anti-blanchiment). Retour du dossier complet par les contrôleurs à l Ordre. Envoi au contrôlé et au dirigeant de la structure, de la lettre de conclusion établie par le Président du CROEC. 2 Le contrôlé remplit et transmet au CROEC le questionnaire préparatoire. Le CROEC, après avoir protégé les informations indiquées par le contrôlé, ajoute des onglets permettant au contrôleur de mener sa mission. Ce dossier, encore appelé questionnaire structurel, est transmis au contrôleur.

3 LE QUESTIONNAIRE STRUCTUREL Le questionnaire structurel est le dossier de travail du contrôleur. Il comprend les onglets du questionnaire préparatoire sur lequel le contrôleur va pouvoir porter des commentaires sans pouvoir changer les réponses du contrôlé et est enrichi d onglets pour l aider dans son contrôle : onglet contrôleur, structurel, synthèse, rapport, check list, facture. L onglet structurel précise les points clés de contrôle devant permettre au contrôleur de se faire une opinion sur l organisation du contrôlé et sur la qualité des systèmes et procédures mis en place. Il est composé de 10 chapitres pour chacun desquels le contrôleur devra, en référence aux textes indiqués, apporter une analyse sur les constats relevés lors de sa mission. 1. Prise de connaissance de la structure d'exercice professionnel 2. Indépendance 3. Compétence 4. Acceptation et maintien des missions 5. Qualité du travail 6. Secret professionnel et devoir de discrétion 7. Rapport 8. Communication 9. Lutte contre le blanchiment des capitaux 10. Surveillance des politiques et procédures de contrôle qualité Chaque chapitre est composé de questions avec les références détaillées aux sources applicables. La synthèse : L onglet «synthèse» reprend les 10 chapitres et permet au contrôleur d indiquer pour chaque point : le constat L incidence possible Les préconisations Les remarques du contrôlé Cette synthèse permet au contrôleur d engager un échange avec le contrôlé qui doit en valider le contenu en la signant. Le caractère contradictoire de la procédure de contrôle La procédure contradictoire est indispensable pour permettre de créer un dialogue constructif entre le contrôleur et le contrôlé. C est un moment d échange. Elle est mise en œuvre lors de la synthèse du contrôle structurel et lors de la synthèse du contrôle technique. Elle est matérialisée par la cosignature des synthèses par le contrôleur et le contrôlé avec la mention de leurs remarques respectives. 3

4 EN BREF : L articulation du contrôle structurel et du contrôle technique La première phase du contrôle de qualité est le contrôle structurel. Celui-ci est, comme nous venons de le voir, basé sur l étude de l organisation du cabinet. LE QUESTIONNAIRE TECHNIQUE Ce questionnaire permet de mener le contrôle technique dont l objectif est l appréciation de l application des diligences et des normes professionnelles par le professionnel inscrit en examinant par sondages ou épreuves les dossiers de travail correspondant à des missions sélectionnées (article 404 de l arrêté du 3 mai 2012). Le questionnaire technique comprend des dossiers de contrôle par type de mission. Ils sont classés dans différents onglets permettant de contrôler : les dossiers de mission de présentation La seconde phase est le contrôle technique. Celui-ci porte sur les dossiers. Il y a autant de contrôles techniques qu il y a d expertscomptables à contrôler. Les dossiers de mission d examen limité Les dossiers de mission d audit contractuel Les dossiers de mission sans assurance : Autres prestations «comptes annuels» Les dossiers de mission sans assurance : Autres prestations «mission sociale» Les dossiers de mission sans assurance : Autres prestations «mission juridique» Les conclusions du contrôle technique sont personnelles et concernent les travaux relevant de la responsabilité du professionnel de l expertise comptable contrôlé. Les dossiers de mission sans assurance : Autres prestations Les dossiers de contrôle ont été restructurés, remaniés et actualisés pour tenir compte des dernières obligations résultant de l évolution de la règlementation. 4 Le questionnaire comporte un onglet de synthèse permettant au contrôleur de faire une analyse de son contrôle. Cette synthèse est soumise au contrôlé (procédure contradictoire) et doit être co-signée par le contrôlé et le contrôleur. Le contrôleur transmet son rapport de contrôle au CROEC. Le président du CROEC établit, après supervision, la lettre de conclusion et l adresse au contrôlé et au dirigeant de la structure.

5 SAVOIR DISTINGUER : OBSERVATION / CONSEIL Cette notion est fondamentale dans le contrôle de qualité. Elle prend sa force dans l article 430 de l arrêté du 3 mai 2012 qui précise que «le président reprend, le cas échéant, dans sa lettre de conclusion, les observations et conseils contenus dans le rapport [du contrôleur] et décide de la suite à donner au contrôle de qualité. Il peut s agir : d une lettre de conclusion sans observation ; d une lettre de conclusion avec simples observations, éventuellement assortie d une convocation dans le bureau du président ; d une lettre de conclusion avec observations assortie d une décision d un nouveau contrôle sur place à l issue d une période d un an, pour s assurer que les observations faites ont été suivies d effet. Le président pourra obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique faite par l ordre, sur les normes d exercice professionnel. Le coût de cette formation incombera au professionnel contrôlé.» L observation est un manquement grave et répété. Elle est mentionnée dans la lettre de conclusion établie par le Président du CROEC et adressée au contrôlé et au dirigeant de la structure. Le conseil prend souvent la forme de «recommandation» donnée par le contrôleur lorsque celui-ci constate une faiblesse. Le contrôleur doit, lorsqu il établit son rapport, hiérarchiser l importance des anomalies constatées. Celles-ci peuvent avoir été relevées lors du contrôle structurel et confirmées lors du contrôle technique. L onglet «rapport» reprend des constats et donne des exemples de formulation afin d aider le contrôleur pour établir son rapport et harmoniser les rédactions. Cette aide n est pas exhaustive et devra faire l objet d un enrichissement progressif. 5

6 Les procédures particulières concernent : - les contrôles des cabinets à implantations multiples - les contrôles des associations de gestion et de comptabilité. LES PROCEDURES PARTICULIERES : Contrôle des Cabinets à implantations multiples Pour les structures implantées dans plus de trois régions, un dispositif particulier a été mis en place. Le contrôle structurel est dissocié des contrôles techniques. Le contrôle structurel est réalisé au siège de l entité par le CSOEC et les contrôles techniques sont menés dans toutes les implantations par les CROEC. Il appartient au Conseil supérieur de l ordre des experts-comptables de définir le programme de contrôle des cabinets implantés dans plus de trois régions (CAIM). Le CSOEC informe le contrôlé du lancement du contrôle et lui envoie le questionnaire préparatoire. Il nomme deux contrôleurs qui seront en charge du contrôle structurel du siège. Le contrôlé a un délai de 30 jours pour retourner le questionnaire au CSOEC. Celui-ci après protection des données le transmet aux contrôleurs. Ces derniers prennent directement rendez-vous avec le contrôlé pour définir la date de contrôle sur place. Lors de cette étape, seule l organisation de la structure est appréhendée. La conclusion de ce contrôle est validée par la signature de la note de synthèse structurelle par les contrôleurs et le contrôlé. Les contrôleurs transmettent leur dossier complet au CSOEC. Les éléments du dossier sont alors envoyés aux CROEC TELECHARGEZ LES LETTRES D INFORMATION SUR LE SITE DU CSOEC Rubrique contrôle de qualité 6 pour lancement des contrôles techniques des expertscomptables exerçant dans les implantations régionales. Les CROEC mettent en œuvre le contrôle des professionnels inscrits dans leur ressort, sur la base d un questionnaire structurel allégé ne mettant en évidence que les spécificités organisationnelles de l implantation régionale contrôlée. Les contrôleurs effectuent ensuite le contrôle technique des professionnels exerçant dans l entité. Après le contrôle, le président du CROEC établit la lettre conclusive sur la base du rapport du contrôleur et l adresse à chaque expert-comptable contrôlé ainsi qu au dirigeant de la structure.

7 LES PROCEDURES PARTICULIERES : Contrôle des AGC Le contrôle de qualité des AGC est caractérisé par une articulation particulière du contrôle structurel et des contrôles techniques : le contrôle structurel s effectue au siège de l AGC et est diligenté par la Commission Nationale d Inscription (CNI) les contrôles techniques sont menés dans toutes les implantations par les CROEC. La CNI définit le programme de contrôle des AGC et informe le contrôlé du lancement du contrôle. Elle lui envoie le questionnaire préparatoire et nomme deux contrôleurs qui seront en charge du contrôle structurel du siège. Le contrôlé a un délai de 30 jours pour retourner le questionnaire à la CNI qui, après protection des données, le transmet aux contrôleurs. Le contrôle structurel porte uniquement sur l organisation du siège de l AGC. La conclusion de ce contrôle est validée par la signature de la note de synthèse structurelle par les contrôleurs et le contrôlé. Le dossier complet est transmis par les contrôleurs à la CNI. Le président de la CNI établit une note de conclusions du contrôle structurel et l adresse au représentant légal de l association de gestion et de comptabilité. Il la transmet aux présidents des CROEC concernés pour engagement des contrôles techniques. Les CROEC mettent en œuvre le contrôle technique des professionnels inscrits dans leur ressort. Après le contrôle technique, le président du CROEC établit la lettre conclusive sur la base du rapport des contrôleurs qu il adresse à chaque professionnel contrôlé et transmet au représentant légal de l AGC et au Président de la CNI. Celui-ci conclut le contrôle de qualité de l AGC en reprenant les conclusions du contrôle structurel et des contrôles techniques en y adjoignant éventuellement des observations précisant si nécessaire les suites à donner. Le contrôle de qualité des AGC est lancé! Fin 2012, 38 contrôleurs qualité issus du secteur associatif et 55 contrôleurs issus du secteur libéral ont été formés à cette nouvelle mission. Le 8 février 2013, les 24 AGC désignées par la Commission nationale d inscription pour bénéficier d un contrôle de qualité ont été informées de leur contrôle. Les questionnaires préparatoires ont été envoyés par courriels et les binômes de contrôleurs nommés sur les dossiers, informés par courrier. 7

8 Commission qualité du CSOEC 19, rue Cognacq Jay PARIS

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