MEILLEURES PRATIQUES DE DÉCLARATION FINANCE, ASSURANCE ET IMMOBILIER

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1 MEILLEURES PRATIQUES DE DÉCLARATION FINANCE, ASSURANCE ET IMMOBILIER

2 LES ANIMATEURS Isabelle Laflèche Coordonnatrice, service aux entreprises, Éco Entreprises Québec Jean-Charles Ferland, CPA, CA Coordonnateur, conformité et vérification, Éco Entreprises Québec Isabelle Gagnon Directrice, Groupe-conseil en développement durable et gestion des gaz à effet de serre, Raymond Chabot Grant Thornton

3 OBJECTIFS DE LA FORMATION Identifier une méthodologie efficace et adaptée à votre secteur d activité Partager avec vous les erreurs les plus fréquemment commises par les entreprises du secteur de la finance, de l assurance et de l immobilier. Partager des trucs et des astuces vous permettant d améliorer votre déclaration Comprendre les modalités de déclaration Considérer toutes les matières générées par vos différents départements Classifier les matières et comment les déclarer Connaître les déductions, exclusions et exemptions possibles Répondre à vos questions

4 SUJETS ABORDÉS AUJOURD HUI 1. Périmètre de la déclaration 2. Classification et déclaration des matières 3. Méthodologie de calcul 4. Déductions permises 5. Autres sujets

5 SURVOL DES ERREURS LES PLUS FRÉQUENTES

6 ERREURS MENANT AU PAIEMENT DE CONTRIBUTIONS SUPPLÉMENTAIRES SUIVANT LES ANALYSES ET LES AUDITS 10% Légende: 31% 59% Erreur dans les poids Ajout de materiel promotionnel Ajout de matières visées

7 RAISONS INVOQUÉES POUR LES DEMANDES DE MODIFICATIONS 12% 4% 24% 60% Légende: Retrait CEI non visés Erreur de classement Retrait de marques non-détenues Erreur dans l'année de référence

8 1. Périmètre de la déclaration

9 ENTITÉS ASSUJETTIES Toutes les filiales, divisions et autres entités opérant sous votre marque de commerce et générant des matières visées au Québec Exemple simplifié Organisation (détentrice de la marque) Valeurs mobilières Assurance International ATTENTION PARTICULIÈRE Les imprimés expédiés à des consommateurs situés à l extérieur du Québec ne sont pas visés. Il en est de même pour les entités ou divisions situées à l extérieur du Québec pour desservir le marché canadien/international.

10 ENTITÉS ASSUJETTIES ET GESTION INTERNE Approche centralisée Premier répondant Siège social Division Division Division Division Division Filiale

11 ENTITÉS ASSUJETTIES ET GESTION INTERNE Approche décentralisée Premier répondant Siège social Répondant secondaire Filiale Répondant secondaire Filiale Répondant secondaire Filiale

12 MATIÈRES VISÉES Finance Assurance Immobilier Relevés de cartes de crédit Relevés de transactions Relevés de comptes Bordereaux de dépôt Reçus imprimés au comptoir ou au guichet Contrats d hypothèque, prêts personnels, marges de crédit, etc. Pochettes pour ouverture de dossier Polices d assurance (vie, habitation, automobile, voyage, santé & invalidité, accident, etc.) Renouvellements d assurance Talon de chèques (partie qui n est pas retournée) Livrets expliquant les produits d assurance Contrats d achat/vente Dépliants/fiches pour présenter des priorités Guides pour la vente/achat d une propriété Factures Relevés fiscaux Paies Rapports annuels Matières communes Publicité Magazines Publications Lettres Enveloppes en-tête Papier en-tête

13 MATIÈRES VISÉES (SUITE) Autres exemples de matières visées: Matériel publicitaire destiné aux consommateurs envoyé par la poste ou remis en succursales Matériel d expédition destiné aux consommateurs, incluant les envois effectués par Poste Canada en votre nom (par ex: enveloppes et enveloppes de retour) Matériel promotionnel remis en mains propres ou envoyé par la poste (par ex: calendriers) Autres matières visées dont les rapports annuels, prospectus, magazines, publications périodiques, etc. ATTENTION PARTICULIÈRE Il est fréquent d omettre les imprimés remis par des représentants ou ceux distribués par des centres opérationnels distincts ou en sous-traitance

14 MATIÈRES EXCLUES PAR LES TARIFS Les imprimés: non remis aux consommateurs (par ex: utilisation interne) destinés à des industries, commerces et institutions ou à des producteurs agricoles Exemple simplifié Division Assurance Particulier Commercial ATTENTION PARTICULIÈRE Les exclusions sont sujettes à changements

15 PÉRIMÈTRE DE LA DÉCLARATION TRUCS ET ASTUCES Assurez-vous de communiquez avec les responsables de vos filiales, divisions ou autres entités afin de prendre en considération leurs imprimés Informez-vous sur les ajouts fait par vos sous-traitants ou remis en mains propres par des représentants En cas de doute, ne pas hésiter à valider le type de matières avec le Service aux entreprises

16 Questions et discussion

17 2. Classification et déclaration des matières

18 ENJEUX ASSOCIÉS À LA CLASSIFICATION DES MATIÈRES Impact sur l élaboration du Tarif - Écart entre les quantités attendues vs déclarées - Limitation d établissement d un taux spécifique à chacune des matières Impact sur la contribution payable - Sur ou sous contribution si les taux sont différents

19 ENJEUX ASSOCIÉS AUX IMPRIMÉS Confusions généralement observées : Factures Contrats Magazines Rapports annuels

20 CLASSIFICATION ET DÉCLARATION DES MATIÈRES TRUCS ET ASTUCES ÉEQ met à la disposition des entreprises des fiches sur les matières, avec exemples à l appui Vos imprimeurs de matières connaissent habituellement le type de matières que vous utilisez. Consultez-les. En cas de doute, ne pas hésiter à valider le type de matières avec le Service aux entreprises

21 Questions et discussion

22 3. Méthodologie de calcul

23 DIFFICULTÉES RELIÉES À LA PRÉPARATION DE VOS DÉCLARATIONS Les entreprises et organisations de votre secteur font face à plusieurs défis dans la préparation d une déclaration : Matières visées pas nécessairement reliées à la vente d un produit ou à la prestation d un service Beaucoup de documentation obligatoire, en vertu des lois et règlements, à chaque transaction et même à chaque année Plusieurs acteurs différents, à l intérieur de l entreprise ou organisation, génèrent des matières visées Les matières sont aussi générées à plusieurs endroits, et quelquefois même en dehors des établissements de votre entreprise ou organisation

24 MÉTHODOLOGIE DE CALCUL RECOMMANDÉE Étapes à suivre: 1. Identifier les entités, filiales, divisions qui génèrent des matières visées au Québec 2. Énumérer toutes les catégories de matières visées générées par vos activités dans tout le réseau incluant le siège social Assurances : nouvelle police, renouvellement, modification, relevés annuels, etc. Banques : contrats, relevés de comptes, relevés fiscaux, etc. Immobilier : contrats, catalogues, fiches d information, etc. 3. Énumérer toutes les autres catégories de matières visées connexes (publicité, promotion, expédition, etc.)

25 MÉTHODOLOGIE DE CALCUL RECOMMANDÉE (suite) Étapes à suivre (suite) : 4. Retirer les catégories de documents qui ne sont pas typiquement destinées aux consommateurs 5. Identifier les sources d information pour les quantités expédiées et le poids des imprimés (information interne ou externe) 6. Obtenir les quantités expédiées par année pour chaque catégorie 7. Retirer les quantités expédiées à l extérieur du Québec 8. Calculer le poids des divers imprimés

26 SOURCES D INFORMATION UTILES À LA COMPILATION DES QUANTITÉS Plusieurs sources de données peuvent être utilisées distinctement ou conjointement pour compiler vos quantités générées : Achats de matériel imprimé (enveloppes d expédition, papier en-tête, catalogues, etc.) Nombre de clients, polices, contrats, renouvellement, etc. Informations obtenues d un fournisseurs de services d impartition (impressions, expéditions, etc.) Nombre d envois postaux compilés par la timbreuse

27 MÉTHODE DE CALCUL DU POIDS DES IMPRIMÉS GÉNÉRÉS Afin d établir les poids des imprimés visés générés, plusieurs façons de faire peuvent être utilisées : Peser des expéditions typiques et attribuer leurs poids aux catégories d imprimés similaires Calculer le nombre de feuilles et d enveloppes requis par catégories d imprimés et attribuer les poids des enveloppes et des feuilles Obtenir les poids de l imprimeur ou du fournisseur de service Utiliser les rapports générés par une timbreuse interne

28 UTILISATION D UNE TIMBREUSE Certaines entreprises et organisations utilisent une timbreuse interne pour calculer le poids des envois postaux, ainsi que les quantités expédiées Cette méthodologie est incomplète lorsque qu elle est utilisée seule Elle doit être couplée à d autres sources d information: - Ajouter les imprimés remis en main propre - Ajouter les imprimés remis par des représentants - Ajouter les imprimés expédiés par des sous-traitants

29 ERREURS FRÉQUEMMENT RELEVÉES Les éléments suivants font souvent l objet d une omission dans la compilation des quantités mises sur le marché : Matériel remis en main propre aux consommateurs (en succursales ou par les représentants) Ajout aux expéditions aux consommateurs (ex : enveloppe-retour préaffranchie jointe avec une lettre ou un formulaire) «Imprimés» distribués par certains centres opérationnels distincts, centres de service distincts, ou en sous-traitance Relevés de transaction remis sur place ou au guichet «Imprimés» relatifs aux cartes de crédit à déclarer par l institution financière émettrice, et non par VISA, Mastercard ou AMEX, etc.

30 MÉTHODOLOGIE DE CALCUL TRUCS ET ASTUCES Il existe certaines méthodes afin de simplifier la compilation de certaines données. Le recours à des hypothèses documentées et vérifiables est autorisé par ÉEQ. Par exemple : Nombre de clients ou comptes : utiliser les moyennes mensuelles Identification des clients «particuliers» des clients «ICI» : Moyenne mensuelle par type de clients Poids d une «expédition» : Séparer les expéditions par type «standard» et important Peser un échantillon représentatif de chaque type Attribuer un poids moyens pour les autres types moins importants

31 MÉTHODOLOGIE DE CALCUL TRUCS ET ASTUCES Par exemple (suite) : Pour le matériel imprimé et remis au consommateurs en succursale : identification de succursales représentatives quantification des matières visées générées par ces succursales extrapolation à toutes les succursales au Québec Pour le matériel remis aux consommateurs à l extérieur de vos établissements (ex.: par les représentants) : identification de représentants typiques (volume d affaires moyen) quantification des matières visées générées par ces derniers extrapolation à toutes les représentants au Québec

32 EXEMPLE DE MÉTHODOLOGIE (SIMPLE) Voici un exemple d une méthodologie possible pour un cas «simple» recourant à des hypothèses raisonnable afin de simplifier le travail Données : Une enveloppe d expédition standard pèse 5 g Une feuille format «lettre» pèse 4 g clients (particuliers) au Québec (moyenne mensuelle) 25% des clients ont un seul profil de placement (comptant, REER, REEE, CELI) et 75% en ont deux Relevé trimestriel pour un profil = 3 feuilles Relevé trimestriel pour deux profils = 5 feuilles Calculs des quantités mises sur le marché : clients x 4 relevés x 25% x (5 g + 3 x 4 g) = kg clients x 4 relevés x 75% x (5 g + 5 x 4 g) = kg Quantités mises sur le marché = kg d «autres imprimés»

33 MÉTHODOLOGIE DE CALCUL TRUCS ET ASTUCES Corroborer les données obtenues de diverses sources distinctes (ex : imprimeur, timbreuse, rapport d activités sur le nombre de comptes, etc.) Considérer la migration vers le «sans papier» dans le calcul des quantités générées si votre méthodologie utilise le nombres de comptes ou de polices Si vous utilisez du papier recyclé postconsommation, vous êtes peut-être admissible au crédit de 20 % Avez-vous pensé aux déductions permises dans les Tarifs?

34 Questions et discussion

35 4. Déductions permises

36 DÉDUCTIONS PERMISES TRUCS ET ASTUCES Il vous est permis de déduire les «imprimés» retournés par les consommateur à l entreprise ou à un sous-traitant Par exemple, les chèques encaissés, les contrats signés, les formulaires remplis, les rabais-postaux, etc. Une méthodologie particulière devra être développée afin de quantifier les quantités concernées Si le retour du document est systématique (ex. : exigence légale en vertu d un loi ou d un règlement), vous pouvez obtenir le nombre de compte concernés Il en est de même pour le nombre de chèques encaissés

37 DÉDUCTIONS PERMISES TRUCS ET ASTUCES Le matériel informatif conservé et disposé en succursale peut être déduit des quantités à déclarer Par exemple, les dépliants explicatifs, les catalogues de produits financiers, guide des services offerts, etc. Une méthodologie particulière devra être développée afin de quantifier les quantités concernées Obtention des quantités retournées à l imprimeur (s il y a retour lorsque le matériel est périmé) Obtention des quantités livrées en succursale auprès de l imprimeur, et sondage auprès de succursales représentatives sur les quantités non distribuées

38 DÉDUCTIONS PERMISES TRUCS ET ASTUCES Les quantités d imprimés à destination des commerces, industries et institutions peut être déduit Une méthodologie particulière devra être développée afin de quantifier les quantités concernées Identification spécifiques des clients commerciaux (s ils ont une gamme de produits distinctes) Exclusion des divisions dédiées aux clients commerciaux dans les calculs (s ils ont une division distincte) Estimation de la proportion de la clientèle commerciale sur la clientèle totale et prorata des quantités générées

39 Questions et discussion

40 5. Autres sujets

41 CRÉDIT POUR CONTENU RECYCLÉ POSTCONSOMMATION Catégorie de matière Imprimés Sous-catégorie de matière Seuil à atteindre Encarts et circulaires 80 % Catalogues et publications 50 % Magazines 50 % Annuaires 80 % Papier à usage général 80 % Autres imprimés 80 % IMPORTANT Demander le crédit dans la déclaration Fournir la totalité des pièces justificatives requises avant la première date de paiement du Tarif concerné

42 PUBLICATION DU TARIF 2014 À la suite des consultations, le Tarif 2014 a été adopté pour le conseil d administration de ÉEQ et a été publié dans la Gazette officielle du Québec le 2 juillet 2014 Le Tarif 2014 est donc maintenant en vigueur Les taux par matière ont légèrement varié par rapport au Tarif 2013 Certaines règles administratives ont été modifiées Élargissement des critères d admissibilité au processus simplifié pour les petits générateurs Considération des données des franchisés et des affiliés dans la qualification au processus simplifié

43 RAPPEL: DATES POUR LA DÉCLARATION Tarif 2013 : Quelques jours encore! Date limite de déclaration : 8 juillet 2014 Premier versement (80%) : 26 juillet 2014 Deuxième versement (20%) : 26 septembre 2014 Tarif 2014 : 90 jours pour soumettre votre déclaration! Date limite de déclaration : 30 septembre 2014 Premier versement (40%) : 30 octobre 2014 Deuxième versement (60%) : 26 janvier 2015

44 NOUVEAUTÉS AU SYSTÈME DE DÉCLARATION ÉCO-D Comparaison avec les quantités saisies dans la déclaration précédente Explications requises lors de variations importantes de quantités entre la déclaration en cours et la déclaration précédente Message d alerte lorsque des matières qui ne sont pas typiquement générées par votre secteur d activités sont déclarées Possibilité d obtenir la liste des entreprises attendues dès le début du processus de déclaration - Ajout de la dénomination sociale précédente si une entreprise a changé de nom depuis la dernière déclaration

45 LA CONFORMITÉ : AU-DELÀ DE LA DÉCLARATION Assurer le suivi des retardataires Intensifier les démarches auprès des entreprises non conforme et l émission de factures imposées, s il y a lieu! Des résultats probants en 2013 Démarches réalisées Sommes perçues Démarchage des non conformes + 2,7 M$ Suivi des retardataires + 2,2 M$ Sommes remises Processus de révision, analyse et audit + 3,7 M$ - 5,0 M$ Factures imposées et recours légaux + 1,4 M$

46 Questions et discussion

47 N hésitez pas à communiquer avec nous! Service aux entreprises Téléphone : Sans frais : Courriel : service@ecoentreprises.qc.ca MERCI POUR VOTRE PARTICIPATION!