PAROLE D EXPERTS. Le fichier des écritures comptables

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1 Le fichier des écritures comptables PAROLE D EXPERTS Une méthodologie pour Une méthodologie pour anticiper les contrôles anticiper les contrôles du vérificateur du vérificateur

2 UN SUJET NOUVEAU? Les premières dispositions légales concernant le Contrôle Fiscal Informatisé (CFI) sont apparues il y a plus de 25 ans. Le temps passe et malgré tout, ces dispositions restent méconnues de trop nombreuses entreprises alors qu elles sont toutes concernées. La Direction Générale des Impôts a insisté, à de nombreuses reprises, sur sa volonté d appliquer ce type de contrôle pour gagner en efficacité est, en ce sens, une année charnière, les contribuables ayant l obligation de présenter leur comptabilité à l Administration. Ils peuvent le faire en remettant le fichier des écritures comptables (FEC). Le vérificateur peut alors réaliser une première analyse, à partir de ce fichier, et déterminer ses priorités d investigations ultérieures. Il n a pas pour autant mis en œuvre un contrôle fiscal des comptabilités informatisées (CFCI). La direction générale des Finances publiques (DGFIP) ayant annoncé, à plusieurs reprises, faire de l exploitation des données dématérialisées sa priorité, c est tout naturellement que la réglementation du 29 juillet 2013 vient rendre obligatoire ce qui jusqu à lors était du libre choix de la société de remettre ou non sa comptabilité au format dématérialisé. Les obligations complexes du CFCI cumulées dorénavant à l obligation de fournir le Fichier des Ecritures Comptables exigent que les entreprises et leurs conseils devancent le plus tôt possible ces contrôles afin d éviter les lourdes sanctions en cas de non-conformité. Au sein de l entreprise, la collaboration entre services responsables de ces domaines est donc primordiale et fondamentale. Aujourd hui, les données impactées sont celles concernant directement les écritures comptables et les déclarations fiscales. Demain, cela concernera également des données plus indirectes liées à la gestion interne de l entreprise telles que la gestion commerciale, la gestion du personnel, des stocks, et la comptabilité analytique ou budgétaire. Les obligations légales sont détaillées : La piste d audit (traçabilité et auditabilité des données) à travers le système informatique, La documentation à jour décrivant l organisation, les procédures comptables, les données, les traitements et système d information, les règles d archivage fiscalocomptable avec valeur probante, Le respect de la doctrine du droit comptable (comptabilité probante, régulière et sincère)... Les compétences du vérificateur se renforçant, il est fort à parier que les contrôles visant aujourd hui des rapprochements «Comptablocomptable» ou «Comptablo-déclaratif» ne sont que les prémices de ce qui sera, demain, des rapprochements «Compta-gestion», avec l avènement de la facturation dématérialisée. A cela, n oublions pas la Commission Européenne qui encourage les administrations des États membres à mettre en place l «e-audit» fiscal et social. Il est évident que la préparation d un CFCI requiert des compétences comptables, fiscales, informatiques, et organisationnelles. Cette démarche transversale de préparation permettra aux entreprises de dégager des «retours sur investissements» conséquents, au-delà de la mise en conformité réglementaire obligatoire. Julien COUDRAY Associé Ludovic DUTHE Associé Mickaël BRIBET Manager 2

3 Le Fichier des Ecritures Comptables en quelques mots Depuis 2006, l'administration fiscale ne cesse d'inciter le législateur à faire évoluer et renforcer le dispositif légal et réglementaire mis à sa disposition pour contrôler les comptabilités informatisées. La loi de finances rectificative (LFR) pour 2012 s inscrit dans cette tendance, avec, notamment, la nouvelle obligation, à partir du 1 er janvier 2014, de transmettre des écritures comptables sous forme de fichiers informatiques à la demande de la DGI. A qui s adresse cette réglementation? Sont concernées les entreprises industrielles et commerciales relevant d'un régime réel d'imposition, dès lors que la comptabilité a été établie grâce à un système informatique, elle doit être conservée et présentée aux agents de l'administration sur support informatique (CGI art. 54 et LPF, art. L. 102 B). Pour ce faire Jusque là, l'article L 47 A-1 du livre des procédures fiscales offrait au contribuable la faculté de remettre un tel fichier, dans un format défini (ASCII) permettant son import et/ou sa lecture par des logiciels d'analyse de données. Ces fichiers pouvaient être remis sur des supports variés (CD-Rom, clé USB, disque dur externe). Une modification datant de 2010 permettait aux grandes entreprises de déposer l'ensemble des écritures retracées dans les journaux, numérotées par ordre chronologique de saisie, sous forme d'un fichier unique, sur le site dédié de la DVNI, Altoweb. L'article 14 de la LFR 2012 impose la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée pour la présentation de la comptabilité (CGI, LPF, art. L 47 A modifié). Modalités de contrôle et évolution de la procédure Contrôles arrivant après le 01/01/2014 Les modalités du contrôle se durcissent A partir des avis de vérification reçu à compter du 01/01/2014 et pour les exercices clos en 2013, l entreprise sera dans l obligation de fournir, dès le début du contrôle, les données comptables sous format dématérialisé au format FEC. Des sanctions lourdes en cas de manquement Le législateur a prévu tout un arsenal de sanctions en cas de manquement à ces obligations (Cf. Art L55 et 74 du Livre des Procédures Fiscales/ Art 1727 et suivants du Code Général des Impôts...). En raison des nouvelles modalités de contrôle pour les données comptables, cet arsenal s est encore enrichi avec de nouvelles sanctions spécifiques (Evaluation d office, risque de sanctions pour opposition au contrôle ) Les sanctions et redressements fiscaux impactent directement la rentabilité des entreprises! 3

4 Avant le Fichier des Ecritures Comptables, quelles obligations en matière comptable pour le Grand Livre? Sur le grand livre, sont portées les écritures du livre-journal (C. com. art. R ), ventilées selon le plan de comptes de l'entreprise (PCG, art ). En principe, sur le livre-journal, doivent être enregistrés tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise (C. com. art. R , al. 1). Malgré tout, aucune disposition légale ne précise la forme du journal comptable, du grand livre et du livre d'inventaire. Aussi, chaque éditeur de logiciel a élaboré ses propres masques d'enregistrement et modèles d'états, dont certains comportent de nombreux champs. A ce jour, l ensemble des softwares comptables proposent un contenu de base. Ainsi, les données composant informatiquement une écriture comptable sont composées d'une ou plusieurs tables de données, reliées entre elles. Chaque ligne d'écriture mentionne le montant porté au débit ou au crédit d'un compte du plan comptable, la date de valeur, l'origine, le compte d'affectation, les références à la pièce justificative. Les informations enregistrées doivent permettre : d'examiner la validité d'un enregistrement élémentaire en le comparant à la pièce justificative de base ; de contrôler la validité d'un enregistrement porté dans un compte, à l'aide de la (ou des) pièce(s) récapitulative(s), et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées pour la pièce récapitulative ; de s'assurer de la concordance entre les opérations saisies par les journaux et par les comptes (égalité des mouvements des journaux avec ceux du grand livre). Les informations à retenir sur le Fichier des Ecritures Comptables Le législateur est venu apporté une réponse via l Arrêté du 29 juillet 2013 portant modification des dispositions de l article 14 de la loi n du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, a modifié les dispositions de l article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF). Cet article prévoit dorénavant l obligation, pour les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés et faisant l objet d une vérification de comptabilité par l administration fiscale, de remettre sous forme dématérialisée le fichier des écritures comptables. Le présent arrêté définit les normes des copies des fichiers des écritures comptables. Dorénavant il existe des normes informatiques spécifiques pour les fichiers mentionnés au I de l article L. 47 A du LPF (destinés à faire l objet de tris, classements et calculs) et pour ceux mentionnés au II du même article (destinés à faire l objet de traitements). Les anciennes dispositions de l article A. 47 A-1 relatives aux normes de l ensemble des fichiers sur support informatique ont été actualisées. Il est alors essentiel d anticiper le contrôle fiscal : la constitution du FEC, les contrôles d intégrité, les contrôles de cohérence. 4

5 L utilité du FEC pour le vérificateur En principe, l'objectif premier consiste à : Permettre l'import et la consultation des écritures ; En vérifier la cohérence comptable par des opérations simples de tri, de sélection (équilibre des écritures, cohérence avec la balance) ; Sélectionner de manière pertinente des écritures en fonction de critères de dates, de montants, ou de libellés. Mais alors quels traitements sont possibles, au plan technique, sur les fichiers? On peut présumer que le vérificateur s'attachera à reconstituer la cohérence des montants figurant dans les déclarations obligatoires (liasses fiscales, déclaration de TVA, etc.) à partir des lignes d'écritures filtrées et totalisées par numéros de compte. Mais rien n'empêche techniquement l'administration d'étendre ses analyses à d'autres vérifications. EXEMPLES DE CONTROLES SUR LE FOND D'effectuer un cadrage des données comptables transmises et de rapprocher les journaux et la balance générale par numéros de compte ; D'identifier d'éventuelles écritures non équilibrées ou suivant un schéma comptable atypique ou présentant un montant nul ; De sélectionner des écritures comportant des numéros de compte ne faisant pas partie du plan comptable applicable, ou encore sans description, ou au contraire comportant des mots-clés (définis préalablement) dans la description ; SUR LA FORME D'analyser les dates d'écritures (date de valeur hors période comptable ou sans date comptable) ; D'analyser la chronologie des enregistrements ; De vérifier que toutes les écritures font référence à des pièces justificatives ; De vérifier que les numéros de mouvements et/ou de pièces ne présentent pas de trous de séquence. 5

6 NOTRE APPROCHE VOTRE SOLUTION Le contrôle se prépare bien avant la réception de l avis de vérification. Dba propose une approche pragmatique et modulaire qui s articule autour de 4 composantes Le mapping Fichier FEC Le mapping de vos comptabilités au format FEC Objectif : évaluation du dispositif comptable quant à la constitution du format FEC. Approche : un audit non intrusif dans votre SI comptable, Un audit éprouvé chez plus d une trentaine des clients du cabinet, Un audit standardisé, rapide et peu couteux garant pour vous d une souplesse et d une réactivité nécessaire à quelques mois de l échéance, Un audit vous garantissant la prise des bonnes décisions dans la constitution de votre FEC. La constitution du fichier FEC Objectif : normalisation, standardisation et constitution de la production de la comptabilité dématérialisée au format FEC. Approche : standardiser les formats à partir d outils du marché adaptables à l existant de l entreprise Audit Conformité L audit de conformité du fichier FEC Objectif : mener des audits de conformité entre le FEC produit et les exigences de la règlementation en vigueur Approche : Identifier les non-conformités de fond et forme, Vérification de la conformité du plan de compte au plan comptable applicable (PCM/PCG), Faire des recommandations afin de mettre nos clients en conformité. Contrôles Les contrôles comptables à partir du fichier FEC Objectif : Mettre en place en place les contrôles fiscaux informatisés, non intrusif dans le SI, et sur la base des contrôles réalisés par l administration fiscale. Approche : réaliser des scripts de contrôles de cohérence FEC/Déclarations fiscales FEC/ Liasses fiscales On ne saurait trop insister sur la nécessité d anticiper la production du FEC. Les non conformités fiscales et/ou comptables ou les insuffisances d organisation ou d outils sont la plupart du temps irrémédiables lorsqu elles sont découvertes à l occasion du contrôle par les vérificateurs 6

7 BUSINESS CASE Client : groupe mondial d assurance Contexte général : à partir du 01/01/2014, les entreprises seront dans l obligation de fournir, dès le début du contrôle de la DGI, les données comptables sous format dématérialisé. Une méthodologie éprouvée auprès de plus d une trentaine de clients, garante du respect des exigences du format FEC Contexte du client : souhait de mise en conformité du fichier d écritures comptables avec les exigences de format de la DGI Mapping Fichier FEC Audit Conformité Contrôles Vérification des données fournies Identification des informations requises par le FEC Correspondance entre les informations issues du SI comptable et celles requises par l administration Identification des colonnes manquantes Production du FEC : Réalisation des scripts de de formatage du FEC Tests Contrôles d intégrité : Equilibre débit / Crédit Cadrage FEC /Balance par classe de compte Identification des non conformités de fond et forme Vérification de la conformité du plan de compte au plan comptable (PCM/PCG) Recommandations Réalisation des scripts de contrôles de cohérence : FEC/Déclarations fiscales FEC/ Liasses fiscales NOTRE DÉMARCHE LES BÉNÉFICES CLIENTS 1. Matrice des risques sur l existant pour identifier les non conformités 2. Identification des mesure correctives et accompagnement à leur mise en œuvre 3. Production du FEC 4. Réalisation des premiers contrôles préalables et leur industrialisation 5. Documentation des travaux Un fichier FEC prêt à l utilisation Un dispositif d anticipation permettant la capitalisation (documentation et conservation des travaux)

8 VOS CONTACTS Après plus de 14 ans passés à accompagner les évolutions de la fonction finance des bancassureurs, Julien participe au développement du pôle Banque et Assurance du groupe. En qualité d associé, il dirige une équipe qui accompagne les Directions Financières dans leurs projets de refonte des organisations, des systèmes d'information et réglementaires. Julien Coudray Associé / Après une carrière en tant que directeur de projet puis responsable du service Assistance à Maîtrise d Ouvrage de la Direction Financière de BNP PARISBAS ASSURANCE, Ludovic et ses équipes accompagnent les grands groupes d assurance dans la mise en place de systèmes d information financier et de processus de vérification des comptabilités informatisées. Ludovic Duthé Associé / Fort de plus de dix années d expériences dans le conseil auprès de directions financières de banques et d assurances, Mickaël est le porteur de l offre sur les contrôles fiscaux informatisés. A ce titre, il accompagne les entreprises dans la mise en place de dispositifs de réponse aux contrôles fiscaux informatisés (du diagnostic à l accompagnement lors des contrôles en passant par la mise en œuvre). Mickaël Bribet Manager /

9 36 rue du Louvre Paris Tel : Copyright 2013, Dba. All Rights Reserved.

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