RH PAYE ET LA DSN Partie 1 - Rappels

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1 RH PAYE ET LA DSN Partie 1 - Rappels

2 SOMMAIRE 1. Présentation de la DSN... 3 a. Les déclarations remplacées par le dispositif DSN... 3 b. Reprise de l historique... 4 c. Certificat de conformité... 5 d. Maintien des déclarations... 5 e. Délai de déclaration de la DSN et modalités de paiement... 5 f. Télétransmission... 6 g. Remplacer une DSN Quelques spécificités... 6 a. Les entreprises mixtes... 6 b. Les entreprises pratiquant le décalage de paye... 7 c. La gestion des CDD... 7 d. Entrée et départ d un salarié au cours du même mois... 7 e. Période sans salaire... 8 f. Salariés exclus de toute DSN évènementielle La DSN en détail... 8 a. Les destinataires... 8 b. Construction d une DSN... 9 c. Les cotisations URSSAF-POLE EMPLOI

3 1. Présentation de la DSN La Déclaration Sociale Nominative a été instaurée par la loi du 22/03/2012 dans le cadre du processus de simplification des obligations déclaratives des entreprises. Elle a pour objectif de se substituer à terme à la quasi-totalité des déclarations sociales effectuées par les employeurs (hors DPAE). Cette déclaration obligatoire à compter des salaires de janvier 2016 (avril 2015 pour certaines entreprises) doit impérativement être télétransmise par voie électronique en mode EDI et se décline en 2 types de flux : - DSN mensuelle - DSN évènementielle (arrêt de travail, fin de contrat et reprise anticipée) La mise en place de cette déclaration s est faite progressivement et 3 phases de déploiement ont été planifiées : - Phase 1 de 2013 à août Phase 2 de septembre à décembre Phase 3 programmée initialement à compter de janvier 2016 et reportée à janvier 2017 (En attente de l annonce officielle du report prévue fin octobre 2015) qui généralisera le remplacement par la DSN de toutes les déclarations des données sociales Les employeurs suivants sont exclus du dispositif DSN : - Entreprises situées à Mayotte, Monaco, Saint Pierre et Miquelon, en Nouvelle Calédonie ou en Polynésie française - Employeurs du secteur public - Particuliers employeurs - Dispositifs particuliers de simplification (TESA, TESE, CEA) a. Les déclarations remplacées par le dispositif DSN Durant la phase 2, la réalisation de DSN permet de remplacer : - Les attestations de salaire pour le paiement des indemnités journalières en cas de maladie, maternité, paternité, accident du travail, ou maladie professionnelle pour les régimes général et agricole de Sécurité Sociale - Les attestations d employeur dématérialisées relatives à l assurance chômage - Les déclarations mensuelles de mouvements de main d œuvre pour les entreprises d au moins 50 salariés et les enquêtes mensuelles de mouvements de main d œuvre pour les entreprises de moins de 50 salariés, le relevé mensuel des contrats de mission pour les entreprises de travail temporaire et la déclaration des effectifs - Les déclarations Urssaf/Pôle Emploi. Cela comprend les déclarations unifiées des cotisations sociales, le bordereau récapitulatif des cotisations et le tableau récapitulatif annuel - De plus, la DSN remplace les formulaires de radiation destinés aux organismes gérant les contrats collectifs (prévoyance, mutuelles, sociétés d assurance) et transmet toutes les données d identification de l employeur et du salarié, des éléments du contrat et de la rémunération versée au salarié Les informations sont communiquées par le dispositif DSN au fur et à mesure de l année et permettent la mise à jour des droits de chaque salarié. 3

4 i. Délais de substitution L entreprise qui adhère au système DSN sera dispensée : de la formalité DSIJ qui sera remplacée par le signalement «arrêt de travail» au bout de 3 mois de fonctionnement, de l AED qui sera remplacée par le signalement «fin du contrat de travail» au bout de 12 mois pour les fins de contrat dont la date de début de contrat est antérieure à l adhésion de l employeur à la DSN. En cas de récupération de l historique décrite ci-après, il n y a pas de délai de remplacement pour les DSIJ et AED. b. Reprise de l historique La reprise d historique permet d alimenter l historique mensuel des salariés encore présents dans l établissement d affectation au moment de l envoi de la déclaration. Pour réaliser une DSN Reprise d historique, il faut que l entreprise ait télétransmis au moins une DSN Mensuelle. 4

5 L outil de reprise d historique est un module complémentaire à acquérir et à installer. Il faut télétransmettre une DSN Reprise d historique pour chaque mois antérieur à la première DSN mensuelle. La première DSN mensuelle permet le contrôle des NIR (Numéro d inscription au Répertoire des Personnes Physiques = Numéro de Sécurité Sociale) qui doivent être validés. Le contrôle des NIR génère l obtention du BIS (Bilan d Identification des Salariés). Une fois ce contrôle validé, il est possible de réaliser ce type de DSN. Pour les arrêts de travail débuté avant l entrée au dispositif DSN et toujours en cours, il faut générer une DSN évènementielle avant la génération du fichier de reprise d historique. Cette DSN évènementielle ne doit pas être télétransmise. c. Certificat de conformité Lors de l envoi d une DSN, un contrôle est réalisé pour valider la conformité de la déclaration reçue. Lorsque la conformité est avérée, un certificat est délivré au déclarant et le dégage de son obligation déclarative. Après le signalement d un évènement de rupture de contrat, il est mis à disposition sur le site de netentreprise une attestation employeur à télécharger et à remettre au salarié. d. Maintien des déclarations L entreprise entrée au dispositif DSN en 2015 doit poursuivre l établissement des déclarations suivantes : -DUCS / Tableau récapitulatif pour les caisses de retraite, prévoyance, mutuelle, Pro BTP.. -DADS norme N4DS sur les salaires Déclarations MSA Les entreprises qui adhèrent au dispositif DSN au plus tard sur les salaires de décembre 2015, n auront pas de tableau Récapitulatif URSSAF-POLE EMPLOI sur les salaires Il sera alors possible lors de l établissement de la dernière DSN mensuelle de l année de saisir un montant de régularisation. e. Délai de déclaration de la DSN et modalités de paiement L envoi de la DSN mensuelle doit se faire dans la limite du 05 du mois pour les entreprises déjà mensualisées et soumises à cette échéance et au 15 du mois pour les autres. Toutes les entreprises doivent réaliser cette DSN mensuelle même en l absence de salaire sur le mois. Le signalement des évènements doit se réaliser selon les règles actuelles en vigueur dans les 5 jours ouvrés qui suivent l évènement. Les signalements permettront la mise à jour des droits du salarié et le déclenchement du versement des indemnités. En cas de subrogation, il n y a pas d impact sur la rémunération du salarié, en conséquence, le signalement de l évènement Arrêt de travail pourra se réaliser en fin de mois avant de produire la DSN mensuelle. Les dates d échéance pour le paiement des cotisations restent celles actuelles : au trimestre ou au mois, et les modalités de paiement possibles sont le virement et le télé-règlement. Les cotisations sont déclarées mensuellement même pour les entreprises actuellement au trimestre. 5

6 f. Télétransmission Il existe plusieurs portails déclaratifs dont : -Pour le régime général net-entreprise.fr -Pour le régime agricole msa.fr -jedeclare.com portail partenaire EDI qui redistribuera à net-entreprise.fr ou à msa.fr Un fichier DSN doit être créé par établissement. Il est possible de sélectionner plusieurs fichiers pour un même envoi. Les modalités de télétransmission sont identiques à celles effectuées pour les autres natures de déclarations (DUCS, AED, ) g. Remplacer une DSN Il est possible de réaliser autant d annule et remplace d une DSN mensuelle pour corriger celle précédemment transmise. Les déclarations «annule et remplace» pour DSN mensuelle sont admises uniquement jusqu à la date butoir de la DSN retenue pour l entreprise (5 ou 15). Au-delà de cette date, les rectifications sont à opérer dans les payes des mois suivants et figureront dans une DSN ultérieure. La fonction Annule sans remplacement est interdite pour une DSN mensuelle et il est impossible d envoyer une DSN «Annule et remplace» dans le cadre de la reprise d historique. Dans le cas d une correction de la date du dernier jour travaillé, il est impératif de faire un signalement «Annule et remplace». D ici le 31/12/2015, l annulation du signalement de l arrêt n a pas d utilité dans la mesure où la liquidation des droits du salarié se réalise à la réception du volet médical. 2. Quelques spécificités a. Les entreprises mixtes Pour les entreprises mixtes relevant de ces 2 régimes, chaque DSN émise ou fraction de DSN doit être qualifiée du régime de protection sociale dont relèvent les salariés déclarés. Le portail net-entreprise.fr permet le dépôt des messages concernant le salarié du régime général et du régime agricole. Il est également possible de déposer chaque fraction de la DSN sur le portail concerné. 6

7 b. Les entreprises pratiquant le décalage de paye Les entreprises qui pratiquent un décalage de paye important sont invitées à adapter leurs pratiques pour qu'une DSN soit transmise au plus tard le 15 du mois suivant. Il existe une tolérance pour les Entreprises de Travail Temporaire pour une transmission jusqu'au 20 du mois. Concernant les paiements, il est également prévu une tolérance, tenant compte des dates de versement actuelles. Le tableau suivant récapitule les dates d'exigibilité de la DSN à partir des dates actuellement en place : Périodicité Date de versement des salaires Date d exigibilité DUCS Date d exigibilité DSN Mensuelle Après le 10 du mois M+1 25 du mois M+1 15 du mois M+1 Trimestrielle Trimestrielle Début de mois sans rattachement à la période d emploi Début de mois avec rattachement à la période d emploi 15 du premier mois du trimestre suivant 30 du premier mois du trimestre suivant 15 du mois M+1 15 du mois M+1 c. La gestion des CDD Dès lors que la fin de contrat du CDD donne lieu à versement d indemnités de fin de contrat, il faut transmettre une DSN Rupture du contrat de travail portant la date de début et de fin du CDD. Ce sera le cas du : -CDD non renouvelé -CDD renouvelé avec versement des indemnités de fin de contrat Lorsque la fin de contrat du CDD ne donne pas lieu à versement des indemnités de fin de contrat, il n y a pas de DSN Rupture de contrat de travail à réaliser. C est le cas du : -CDD prolongé -CDD qui se poursuit pas un CDI d. Entrée et départ d un salarié au cours du même mois La DSN mensuelle contiendra les données du contrat du salarié, mais il n est pas possible de réaliser une DSN Rupture de contrat de travail. Il faut réaliser pour ces salariés une Attestation Employeurs Dématérialisée actuelle. 7

8 e. Période sans salaire En présence de mois ou période de plusieurs mois sans salaire, il est cependant nécessaire de réaliser une DSN mensuelle. C est le cas par exemple pour une activité : - saisonnière sur les mois sans salarié - mise en sommeil - avec des salaires versés tous les trimestres f. Salariés exclus de toute DSN évènementielle Pour certains salariés, il n est pas possible d émettre de DSN de signalement d évènements. Il s agit des : - personnels navigant de la marine marchande - ouvriers dockers - ouvriers et techniciens de la production cinématographique et audiovisuelle Cependant dès lors que les cotisations sont versées à l URSSAF, ces salariés doivent être transmis dans la DSN mensuelle. 3. La DSN en détail La DSN répond à un cahier des charges très précis et conséquent. Il est recommandé de générer un fichier pdf des DSN réalisées, et d éviter toute impression en raison du nombre de pages constituant une DSN mensuelle. a. Les destinataires Les données de la DSN sont transmises aux organismes et administrations décrits dans le tableau suivant : Périodicité Modèle de déclarations Destinataires URSSAF, CNAM, MSA, CNAV, AGIRC-ARRCO, DARES, Mensuelle DSN mensuelle Institutions de prévoyance, Mutuelles, Sociétés d'assurance, Pôle Emploi Evènementielle Fin du contrat de travail Pôle Emploi, MSA, Institutions Sociétés d'assurance et délégataires de gestion Evènementielle Arrêt de travail CNAM ou MSA Evènementielle Reprise suite arrêt de travail CNAM ou MSA Unique DSN reprise d historique Pôle Emploi, CNAM ou MSA 8

9 b. Construction d une DSN Le cahier technique décrit l ensemble des informations qui peuvent figurer dans une déclaration. Ces informations sont nommées Rubriques et elles sont réparties en blocs. Chaque rubrique appartient à un et un seul bloc. Voici représenter la structure d une DSN mensuelle du régime général : 9

10 Voici la structure de la DSN du régime agricole : Les cotisations MSA ne sont pas intégrées sur la phase 2, les blocs correspondants ne seront donc pas déclarés. 10

11 Parmi les données véhiculées via DSN, certaines données sont qualifiées d identifiantes et doivent impérativement être renseignées dans la DSN mensuelle et dans les signalements. La déclaration de ces données permet de rapprocher les DSN et de constituer les historiques des données nécessaires à la détermination de prestations sociales pour les salariés. La déclaration de ces données permet de rapprocher les DSN et de reconstituer les historiques de données nécessaires notamment à la détermination de prestations sociales pour les salariés. Lorsque certaines données changent, la DSN va contenir l ancienne et la nouvelle valeur de la donnée modifiée. Les blocs changement vont identifier ces modifications. La nouvelle valeur apparait dans les blocs de l individu, du contrat ou de l affiliation alors que l ancienne valeur est renseignée dans ces blocs changements. Il existe trois blocs «changement» : Bloc «changements individu» S21.G00.31 Bloc «changements contrat» S21.G00.41 Bloc «Changements Affiliation Prévoyance» S21.G00.72 Les rubriques déclarées au sein de ces blocs changement doivent être renseignées avec la valeur avant le changement. Les changements du bloc individu portent sur les données suivantes : Numéro de sécurité sociale Nom de famille Prénom Date de naissance 11

12 Les changements du bloc contrat (Contrat de travail, convention ou mandat) portent sur les données suivantes : Statut du salarié Code statut catégoriel retraite Nature du contrat Dispositif de politique publique Unité de mesure de la quotité de travail Quotité de travail du contrat Modalité d exercice du temps de travail Régime Alsace-Moselle Convention collective applicable Code régime de base régime maladie Code régime de base vieillesse Motif de recours Caisse professionnelle de congés payés Taux de déduction pour frais professionnels Détaché/expatrié Motif d exclusion de la DSN Statut d emploi du salarié c. Les cotisations URSSAF-POLE EMPLOI La DSN mensuelle contient les cotisations URSSAF-POLE EMPLOI qui se déclinent sur la DSN dans 6 sous-groupes : i. Groupe établissement S21.G00.20 Versement organisme de protection sociale 12

13 Ce bloc indique pour la caisse URSSAF sélectionnée dans les paramétrages de RH PAYE (Identifiant Organisme de Protection Sociale) le montant total des cotisations URSSAF à payer pour le mois concerné décrit dans les rubriques «Date de début de période de rattachement» et «Date de fin de période de rattachement». Ce montant sera automatiquement repris des payes réalisées sur la période et il n est pas possible de le modifier. Ce bloc est présent : - Pour les entreprises qui payent les cotisations tous les mois : sur chaque DSN mensuelle -Pour les entreprises qui payent les cotisations tous les trimestres : le déclarant va liquider son paiement avec la troisième DSN du trimestre. En conséquence, La DSN mensuelle des mois de mars, juin, septembre et décembre renseignera un bloc versement pour chacun des 3 mois concernés. Exemple : Une société payant ses cotisations de façon trimestrielle transmet sa dernière DSN du premier trimestre exigible le 15 décembre comme suit : -un bloc «versement organisme de protection sociale» rattaché à la période de octobre -un bloc «versement organisme de protection sociale» rattaché à la période de novembre -un bloc «versement organisme de protection sociale» rattaché à la période de décembre IMPORTANT : pour les entreprises qui versent les cotisations par trimestre, il faut entrer dans le dispositif DSN à compter des salaires d octobre afin de réaliser une DSN mensuelle pour chaque mois du trimestre. Pour modifier le montant du versement à faire auprès de la caisse, les possibilités sont offertes: - par la DSN, et d'un mois sur l'autre, le cotisant peut ajuster à la hausse le règlement du mois précédent (en fonction des éléments de paye) - par un module de télé-règlement mis à sa disposition sur le site et accessible via net- entreprises. Il est possible de moduler à la baisse ou à la hausse un versement préalablement indiqué dans un bloc versement jusqu'à sa date d'exécution. S21.G00.22 Bordereau de cotisation due Sur chaque DSN mensuelle, quelles que soient les échéances de paiement, le sous-groupe «Bordereau de cotisation due» communique pour chaque période de rattachement le montant des cotisations sociales de l établissement vis-à-vis de l organisme social. 13

14 S21.G00.23 Cotisation Agrégée Ce bloc correspond à la somme des cotisations individuelles associées à un bordereau. Chaque bloc S21.G00.23 correspond à une ligne de la DUCS actuelle URSSAF-POLE EMPLOI (et du Tableau Récapitulatif Annuel), et contient : - Le Code de cotisation qui identifie la cotisation - Le code qualifiant d assiette qui permet de qualifier l assiette de cotisation de la façon suivante : 920 pour l Autre assiette ou assiette déplafonnée 921 pour l Assiette plafonnée Dans ces blocs, Les taux de cotisation accident du travail et versement transport doivent être déclarés. Les autres taux faisant partie du référentiel de l URSSAF ne sont pas nécessaires. Le code INSEE commune permet de valoriser l assujettissement au versement transport. ii. Groupe Individu Au niveau de chaque salarié, la DSN mensuelle va détailler le montant des cotisations sociales dues sur la période et déclarer dans le sous-groupe Etablissement décrit ci-dessus. SG Base assujettie En conséquence : - la somme des blocs SG portant les codes bases assujetties 02 «Assiette brute plafonnée» sera égale au montant d assiette du bloc SG portant le qualifiant d assiette 921 -La somme des blocs SG portant les codes bases assujetties 03 «Assiette brute déplafonnée» sera égale au montant d assiette du bloc SG portant le qualifiant d assiette 920 Pour chaque versement, il est identifié dans ce bloc : - Certains éléments de revenu brut (remboursement de frais professionnels, valorisation des avantages en nature, etc.) - Les bases assujetties à la CSG, au forfait social 8 et 20 % - Les composants de base assujettie à l assiette du crédit d impôt compétitivité-emploi - Base forfaitaire soumise aux cotisations de sécurité sociale 14

15 Remarque : En cas de contrats aidés, dans le bloc 78 Base assujettie, les codes 02 et 03 intègrent l assiette plafonnée et déplafonnée des contrats aidés pour la part exonérée et la part éventuelle non exonérée. La somme des montants de base assujettie du bloc 78 est donc dans ce cas égale au montant d assiette plafonnée et déplafonnée du CTP 100 et du CTP correspondant au contrat aidé. SG21.G00.79 Composant de la base assujettie Au niveau du bloc 79, Le type de composant de base assujettie doit être valorisé à : 01 Montant du SMIC retenu pour le calcul de la Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale 02 Montant du SMIC retenu pour le calcul du crédit d impôt compétitivité-emploi Ce qui permet d identifier le montant de la base assujettie. SG21.G00.81 Cotisation individuelle Le bloc 81 permet de déclarer le montant total des sommes éligibles à exonération ou réduction de cotisation individuelle au titre : Des exonérations pour les apprentis Des exonérations pour les contrats d accès à l emploi ou des contrats d accompagnement dans l emploi Des exonérations pour les contrats de professionnalisation Des exonérations pour les zones franches urbaines ZFU Des exonérations pour entreprises innovantes Des exonérations pour les zones de revitalisation rurale rénovation urbaine ZRR et ZRU Déduction patronale au titre des heures supplémentaires Réduction de cotisations FILLON Etc. 15

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