Rex Automate FOS 4 Etablissements bretons

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1 Rex Automate FOS 4 Etablissements bretons Coordination projet Responsable projet Dr Cécile PARTANT CHIC Quimper-Concarneau Etablissements associés : CH Vitré - Dr Stéphanie CHANTEL CH Douarnenez - Dr Ronan LARGEAU CH Pontivy - Dr Fréderic REY

2 PDA (Préparation des Doses à Administrer) Définition PDA (Préparation des Doses à Administrer): Répartition des doses unitaires médicamenteuses en vue de mettre à disposition dans un contenant adapté et sécurisé le traitement nécessaire et suffisant pour la période de délivrance concernée, prêt à être administré. PDAA : automatisée -Toutes formes (investissement important, forte variabilité des prescriptions, activité aigue) - Formes orales sèches FOS (investissement mesuré, stabilités des prescriptions, part important des FOS) 2

3 PDA (Préparation des Doses à Administrer) Contexte règlementaire : Arrêté du 18 novembre 2013 relatif au contrat de bon usage des médicaments et des produits et prestations en sus de la T2A - Informatisation du circuit du médicament - Développer la prescription et la Délivrance Individuelle Nominative (DIN) - Traçabilité de la prescription à l administration des médicaments et produits et prestations - Management de la PCEM Arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé Certification des établissements de santé Référentiels HAS / 5 B 3

4 PDA Automatisée : Pourquoi? Enjeux sanitaire et financier : - Sécuriser le circuit du médicament - Prise en charge médicamenteuse chez la personne âgée - Impact économique de la PDAA produit par les PUI hospitalières Décret relatif à la préparation des doses à administrer est en instance de signature au ministère de la santé depuis 2009 = absence de cadre législatif et règlementaire 4

5 PDA Automatisée : Pourquoi? Enjeux : Sécuriser la prise en charge thérapeutique du patient par la dispensation nominative: Prise en charge multidisciplinaire du patient (révision des livrets, analyse pharmaceutique ) Identification de la dose à administrer jusqu à l administration et l aide à la prise Recentrer l IDE sur le soin Préparation sous responsabilité pharmaceutique : SAQ, multiples barrières Automatisation du processus 5

6 Projet ARS REX Automate FOS - Contexte Breton 4 établissements «Pionniers» 2 établissements intégrés dans le cadre d une coopération territoriale Informatisation de la prescription des établissements de santé avancées en Bretagne : => 2 ième phase : Dispensation nominative => Opportunité de faire un retour d expérience sur leurs pratiques - Objectif du projet : Evaluation des pratiques et retours d expériences => outils régionaux validés et pédagogiques 6

7 PDA automatisée LAP (logiciel d aide à la prescription) DPI (dossier patient informatisé) Préparation extemporanée des doses par l IDE, Aide à la prise pour les ASH avec des doses identifiées Logiciel pharmacie de dispensation Médicaments hors automate (goutte, sachet, injectable, plaquette ) Médicaments automate 7

8 Projet ARS REX Automate Introduction 4 établissements participants au projet (1878 lits dont 1188 lits bénéficiant de PDAA dont 80% de type EHPAD USLD) CHCB CHIC CH DZ CHV MCO Objectif cible 239/340 NA 80 5 Réalisé NA NA 0 5 (100%) SSR EHPAD /USLD Objectif cible Réalisé Objectif cible Réalisé 140/140 NA (100%) NA 0 45 (100%) 434/ / / / (100%) 345 (57%) 250 (100%) 159 (64%) Objectifs d automatisation de chaque établissement par type de lit 8

9 Projet ARS REX Automate - Actions 1- Etat des lieux de la PDAA sur 4 établissements (Livrable) 2- Evaluation des pratiques : - Evaluation des pratiques IDE - Audit piluliers 3- Enquête de satisfaction : 4- Evaluation des non conformités de production par la PUI 5 - Cartographie des risques à priori selon la méthode AMDEC 6 - Rex régional sur la PDAA : Présentation de 4 erreurs et leur analyse 7- Outils qualités mis à disposition 9

10 Evaluation des pratiques - Audit observationnel des pratiques IDE à partir d une PDA manuelle (81 questions) Etablissement CHCB CHIC CHMMDZ CHV TOTAL Règles d'hygiène IDE (6 critères) Délivrance des medicaments (15 critères) Organisation de la préparation (60 critères) 66 % 50 % 66 % 50 % 58% 60% 60% 60% 47% 57% 69% 59% 63% 61% 63% Organisation de la préparation 100% IDE 50% 0% Délivrance des medicaments Conformité des 4 établissements Conformité 10

11 Evaluation des pratiques - Audit observationnel des pratiques IDE avant/ après la mise en place d une PDAA à la PUI Etablissement CHCB avant CHCB après Evolution Règles d hygiène IDE 66% 66% 0% Délivrance des médicaments 60% 100% +40% Organisation de la préparation 69% 90% +21% Règles d'hygiènes IDE CHCB avant automatisation organisation de la préparation 0 Délivrance des médicaments CHCB après autoamtisation Conformité 11

12 Evaluation des pratiques Audit de piluliers / Conformité à la prescription (PDA manuelle) - Audit mené dans 11 unités de soins Au moins 30% des piluliers journaliers analysés (soit 183 piluliers comprenant 2031 doses) - Résultats : 22% des doses sont non conformes [16-26] Etablissement Typologie de lits Lits Piluliers audités Doses analysées Non conformités (NC) % des NC CHCB EHPAD % CHIC EHPAD % CHDZ SSR / MCO % CHV SSR % Total % 12

13 Evaluation des pratiques - Audit de piluliers / Conformité à la prescription (après l automatisation (CHCB) Résultats : 2% des doses non conformes : nette diminution!!! Etablissement Avant automatisation Après automatisation Lit Piluliers audités Doses analysées Non conformités (NC) % des NC % % 13

14 Enquête de satisfaction 89 questionnaires dans 22 services - Impact positif sur : les pratiques de distribution 59% [20-100], L amélioration de la traçabilité de l administration 55% [38-83] Le Gain de temps sur les commandes de médicament 53% [17-80] - sentiment de sécurité (83% d avis positif) Vérification de la prescription 90% [70-100] Préparation des piluliers 74% [60-100] Administration des traitements 86% [66-100] => Top 2 des critères améliorés : - identification des médicaments - identitovigilance 14

15 Enquête de satisfaction Niveau de satisfaction global : 81% de satisfaction [60-100] très satisfait assez satisfait peu satisfait Global CHIC CHCB CHDz CHV

16 Non conformités (NC) de production - Recueil sur 6 mois : 1,7 M de sachets produits : 99,76% conformes 0,24% non conformités sur 1,7M de doses (dont 92% sont arrêtées et corrigées à la PUI) Les principales NC arrêtées sont des erreurs de processus (liées à l automate) - sachet avec quantité inexacte (32 % des NC globales), - sachet avec un décalage (30% des NC globales), - sachet avec perte d intégrité du médicament (30% des NC globales). Celles signalées par les services de soins, donc non détectées lors du contrôle à la PUI sont peu nombreuses (< 0,02%). Fiabilité du processus de PDAA 16

17 Cartographie des risques (AMDEC) => 85 risques/causes ont été identifiés sur 18 étapes, 13 risques prioritaires (criticité >=16 ) Etape Defailance et cause Criticité Interface LAP/automate Interface non fonctionnelle 16 Valider les prescriptions non realisée par surcharge ponctuelle de travail 16 Déconditionnement Médicament érroné 24 Erreur de médicament dans le Plateau 24 Remplir les cassettes et Erreur de médicament dans la cassette 24 les plateaux Erreur de quantité de médicament dans le plateau 24 Erreur étiquetage du conditionnement intermédiaire 24 Erreur de production non détectée liée interuption de tache 16 Contrôler les sachets Erreur de production non détectée liée à la fatique 16 Erreur de production non détectée liée à une erreur de lecture 16 Gestion du complément Médicament érroné 16 Cohérence patient Modification de posologie / arrêt de la prescription par le /prescription/médicame médecin après préparation du pilulier 16 Distribuer les médicaments Ouverture anticipée des sachets ou recours à conditionnement intermédiaire 32 17

18 Cartographie des risques (AMDEC) Pour chaque risque des préconisations sont émises par le groupe Exemple : Risque prioritaire : L ouverture anticipée des sachets ou de recours à un conditionnement intermédiaire Préconisations : - Définir l'organisation de la distribution et de l'administration des médicaments dans le service de soins (qualification, ressources humaines, planning) - Proscrire l'ouverture anticipée des sachets afin de préserver l'identification des médicaments jusqu'à la prise - De mettre à disposition des équipements de distribution adaptés (piluliers, chariots de distribution ) - D associer à la démarche projet les services de soins, et de réaliser des audits réguliers pour s assurer de l absence de pratiques déviantes. 18

19 Présentation de 4 erreurs (REX régional) Cas 1 : Panne serveur hébergeant le LAP Cas 2 : Erreur de préparation plateau (ajout hors cassette). Cas 3 : Déconditionnement anticipée des médicaments des sachets nominatifs erreur de patient Cas 4 : Panne matérielle et informatique su l automate 4 analyses de scénario Liens site OMEDIT 19

20 Conclusion Amélioration des pratiques professionnelles Amélioration de la conformité du contenu des piluliers par rapports à la prescription Sécurisation du processus : 99,8% des sachets conformes / PDA manuelle (<90%) Satisfaction globale du personnel - Sécurisation de la prescription par l informatisation Implication pharmaceutique plus importante Recentrage de l IDE autour des soin 20

21 Conclusion - Points critiques par rapport au processus : Le facteur humain (déconditionnement, préparation des plateaux, contrôle en sortie d automate) La gestion des compléments «hors automate» (définir des dotations, listes et procédures pour éviter des oublis ou erreurs dans les piluliers des patients) Limite sur la traçabilité de l administration Risque lié au déconditionnement anticipé 21

22 Projet ARS REX Automate - Actions 7- Outils qualités processus de PDAA - Contact et présentation des Ets référents régionaux - Description du processus - Cartographie des risques - Fiche d habilitation du personnel - Liste de procédures (à la demande) - Analyse de scénario de 4 erreurs - Grille d audit pilulier - Grille d évaluation des pratiques IDE (PDA manuelle, administration) - Questionnaire de satisfaction 22

23 P r o c e s s u s P D A A 23

24 Cartographie des risques 24

25 Fiche d habilitation 25

26 Remerciements Merci aux pharmaciens des 4 établissements: Dr Stéphanie CHANTEL - CH Vitré Dr Cécile PARTANT - CHIC Quimper-Concarneau Dr Ronan LARGEAU - CH Douarnenez Dr Fréderic REY - CH Pontivy Et à l OMéDIT Bretagne pour son soutien. 26