Rapport de suivi relatif à l examen de l utilisation des cartes d achat

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1 Rapport de suivi relatif à l examen de l utilisation des cartes d achat Commission canadienne des grains Service de la vérification et de l évaluation Rapport final Mai 2011 Commission canadienne des grains 0 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

2 Table des matières 1.0 Résumé...2 Introduction... 2 Objectifs et étendue de la vérification... 2 Conclusion... 3 Énoncé d assurance... 3 Résumé des recommandations de suivi et plans d action de la direction Rapport de vérification...6 Contexte... 6 Objectifs de la vérification... 6 Étendue de la vérification... 6 Approche et méthodologie Conclusions et recommandations...8 Approbation des transactions par carte d achat... 8 Surveillance et vérification des transactions par carte d achat... 9 Accès à la carte d achat des détenteurs de carte Protection de la carte d achat Commission canadienne des grains 1 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

3 1.0 Résumé Introduction 1.1 La mission de la fonction de vérification interne du Service de la vérification et de l évaluation est de fournir des services de certification indépendants et objectifs conçus pour améliorer les activités de la Commission canadienne des grains (CCG) et y ajouter de la valeur. La fonction de la vérification interne aide la CCG à atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et disciplinée afin d évaluer et d améliorer l efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Les normes professionnelles et gouvernementales exigent que la fonction de vérification interne fasse le suivi des vérifications menées antérieurement afin de déterminer l état d avancement des plans d action de la direction et de formuler d autres commentaires ou recommandations, s il y a lieu. 1.2 La fonction de vérification interne a effectué un examen de l utilisation des cartes d achat en Les cadres supérieurs de la Division des finances ont rédigé les plans d action de la direction pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport découlant de cet examen. 1.3 Le suivi de l examen de l utilisation des cartes d achat mené en a été inclus dans le plan de vérification axé sur le risque de du Service de la vérification et de l évaluation. La CCG a approuvé le plan de vérification à la suite d une recommandation du Comité ministériel de vérification en mai La vérification de suivi a été effectuée d octobre à décembre Elle a consisté à mener des entrevues auprès des cadres et des employés responsables de l élaboration et de la mise en œuvre des plans d action de la direction en réponse à l examen de l utilisation des cartes d achat mené en , puis à examiner les documents et les transactions qui s y rattachent. 1.5 L utilisation de cartes d achat est autorisée depuis 1991 au sein des ministères et organismes fédéraux. Dans le cadre des processus d acquisition et de paiement, ces cartes permettent de réduire au minimum le nombre de documents papier et de paiements faits aux fournisseurs. À la CCG, l utilisation des cartes d achat est la méthode privilégiée pour acquérir des biens et des services de faible valeur. Objectifs et étendue de la vérification 1.7 Les objectifs de la vérification sont de déterminer l état d avancement des six recommandations contenues dans les plans d action de la direction découlant de l examen de l utilisation des cartes d achat mené en , puis de formuler des recommandations utiles, s il y a lieu. 1.8 L étendue de la vérification de suivi se limite à l obtention des plans d action de la direction faisant suite à l examen mené en , puis à la vérification de leur état d avancement. Commission canadienne des grains 2 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

4 Conclusion 1.9 La vérification de suivi a pour but de déterminer dans quelle mesure les plans d action de la direction faisant suite à l examen de ont été mis en œuvre. Elle a permis de confirmer que, sur les six recommandations formulées en : 3 ont été entièrement mises en œuvre; 2 ont été partiellement mises en œuvre; 1 n a pas eu de suite. Le présent rapport renferme des recommandations de suivi à l intention de la direction. Plus précisément, nous encourageons cette dernière à régler la question de la nomination du coordonnateur des cartes d achat, vu la nécessité d assurer une meilleure répartition des responsabilités. La direction s est engagée à mettre en œuvre les plans d action appropriés. Il convient de noter que, en plus de donner suite aux éléments du présent rapport, la Division des finances prévoit mettre en œuvre les recommandations découlant d un examen externe des acquisitions. Nous sommes en faveur de la coordination de ces plans de mise en œuvre. Énoncé d assurance 1.10 Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification menées sont suffisantes et appropriées pour assurer l exactitude des conclusions décrites dans le présent rapport. Dans le cadre d une vérification de suivi, on se contente d évaluer l état d avancement des plans d action de la direction en cours de mise en œuvre au moment de la vérification (voir Objectifs et étendue de la vérification). Les données probantes ont été recueillies conformément aux normes du gouvernement du Canada en matière de vérification interne, à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la vérification interne et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne établies par l Institute of Internal Auditors (IIA). Résumé des recommandations de suivi et plans d action de la direction 1.11 Le tableau suivant résume les recommandations de suivi contenues dans le présent rapport, ainsi que les mesures qu entend prendre la direction pour aborder les questions soulevées Préambule de la direction concernant les plans d action : À la suite de la vérification de suivi de l examen de l utilisation des cartes d achat mené en , la Division des finances a embauché un consultant afin de revoir l unité des acquisitions de la CCG et de rédiger un plan d action pour y apporter des modifications. De nombreuses recommandations, à mettre en œuvre sur une période de trois ans, ont été formulées dans le rapport du consultant. Puisque les résultats des deux examens sont concurrents, l élaboration des plans d action doit être intégrée. Par conséquent, les plans d action de la direction à la suite de la vérification de suivi devraient tous être complètement mis en Commission canadienne des grains 3 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

5 œuvre d ici avril 2012, même s il est probable qu ils le soient par étapes tout au long de l année, en même temps que les améliorations recommandées par le consultant en matière d acquisitions. Numéros de référence de la Recommandations recommandation 3.10 Nous recommandons que la Division des finances revoie les politiques concernant l utilisation des cartes d achat et les mette à jour, au besoin, afin d en assurer la conformité et l harmonisation avec la nouvelle Directive sur les cartes d achat du Secrétariat du Conseil du Trésor Bien que la Politique interdise explicitement aux employés d exercer le pouvoir que leur confère l article 34 pour autoriser leurs propres dépenses de carte d achat, nous recommandons à la direction de revoir la désignation des détenteurs de cartes d achat afin de déterminer si celles-ci peuvent être confiées aux personnes n ayant pas de pouvoir d approbation en vertu de l article 34, et ce, dans le but d assurer une répartition adéquate des responsabilités Nous recommandons que la Politique sur les cartes d achat soit mise à jour afin d y inclure l interdiction d utiliser les cartes d achat pour se procurer des éléments à inscrire à l actif, ainsi que toute autre modification apportée aux procédures, afin de s assurer que les détenteurs de carte d achat sont au courant de ces restrictions Nous recommandons que les procédures servant à la surveillance soient documentées et mises à la disposition des employés qui exercent cette fonction afin d en assurer la continuité Nous recommandons que le coordonnateur des cartes d achat fournisse une référence ou un lien vers la Politique sur les cartes d achat de la Commission canadienne des grains et la Directive sur les cartes d achat du Secrétariat du Conseil du Trésor dans ses prochaines mises au point à l intention des détenteurs de carte Nous recommandons que les critères servant à désigner les détenteurs de carte d achat, ainsi que les procédures d approbation, soient documentés et affichés sur PersonNet. Plans d action de la direction La politique de la Commission canadienne des grains sur les cartes d achat sera revue et modifiée afin de tenir compte des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. La politique révisée sera communiquée au personnel et affichée sur PersonNet. Cette mesure devrait être prise d ici avril Un examen des détenteurs de carte d achat actuels et éventuels sera mené afin de déterminer si ceux-ci possèdent le pouvoir d approbation en vertu de l article 34. La Commission canadienne des grains évaluera la faisabilité de la recommandation afin d assurer la répartition des responsabilités. En cas de non-faisabilité, des mesures compensatoires seront mises en place d ici avril La Politique sur les cartes d achat de la Commission canadienne des grains sera revue et modifiée afin d y ajouter un article sur les restrictions d utilisation. La politique révisée sera communiquée au personnel et affichée sur PersonNet. Cette mesure devrait être prise d ici avril Les procédures de surveillance seront documentées et mises à la disposition des employés qui exercent cette fonction. Une référence ou un lien vers la Politique sur les cartes d achat de la Commission canadienne des grains et la Directive sur les cartes d achat du Secrétariat du Conseil du Trésor sera inclus à la mise au point envoyée aux détenteurs de carte au cours de chaque exercice. Cette mesure devrait être prise d ici avril Les critères servant à désigner les détenteurs de carte d achat et les procédures d approbation seront documentés et affichés sur PersonNet. Cette mesure devrait être prise d ici avril Commission canadienne des grains 4 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

6 3.40 Nous recommandons que les mesures de contrôle soient améliorées en procédant à la répartition des responsabilités en ce qui concerne l émission et la surveillance des cartes d achat. Plus précisément, le coordonnateur des cartes d achat ne devrait pas détenir une carte d achat qu il serait responsable d émettre et de surveiller. Les mesures de contrôle seront également resserrées en confiant le rôle de coordonnateur des cartes d achat à une personne n ayant pas de responsabilités en matière d approvisionnement. On a tenu une première discussion concernant la répartition des responsabilités en ce qui concerne l émission et la surveillance des cartes d achat au sein de la Division des finances. La Division des finances mettra en place de meilleures mesures de contrôle pour assurer la répartition des responsabilités en ce qui concerne l émission et la surveillance des cartes d achat, comme il convient. Nous verrons également à définir et à documenter le rôle du coordonnateur des cartes d achat, de l émetteur des cartes d achat et du surveillant des cartes d achat, de même qu à mettre en place les procédures qui s y rattachent. Cette mesure devrait être prise d ici avril Commission canadienne des grains 5 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

7 2.0 Rapport de vérification Contexte 2.1 À la Commission canadienne des grains (CCG), l utilisation des cartes d achat fait l objet d un contrôle centralisé au bureau principal de Winnipeg. Le chef de la direction financière de la CCG a la responsabilité de mettre en place des mesures de contrôle et de surveiller l utilisation des cartes d achat. Il a délégué cette responsabilité au coordonnateur des cartes d achat, qui occupe également le poste de chef, Approvisionnements, contrats et gestion du matériel. 2.2 Le coordonnateur des cartes d achat est la personne désignée par l administrateur général pour voir à établir les limites de crédit, à émettre et à surveiller l ensemble des cartes d achat de la CCG et à assurer la liaison avec le fournisseur des cartes. De plus, il est chargé d approuver le paiement de toutes les transactions par carte d achat faites au bureau principal. Au sein des bureaux régionaux de la CCG, les agents administratifs voient à accorder ou à obtenir l autorisation de faire les paiements. 2.3 Le titulaire d une carte d achat est responsable de l utilisation de celle-ci, du rapprochement des relevés s y rattachant et de la présentation d une demande de paiement tous les mois ou selon les besoins lorsqu il se sert de sa carte. 2.4 Au sein du bureau principal, c est à l unité des opérations comptables de la Division des finances de voir au traitement des demandes de paiement soumises à la suite de l utilisation des cartes d achat. Aux bureaux régionaux, ce sont les agents administratifs qui remplissent cette fonction. Objectifs de la vérification 2.5 Les objectifs de la vérification sont de déterminer l état d avancement des six recommandations contenues dans les plans d action de la direction découlant de l examen de l utilisation des cartes d achat mené en , puis de formuler des recommandations utiles, s il y a lieu. Étendue de la vérification 2.6 L étendue de la vérification de suivi se limite à l obtention des plans d action de la direction faisant suite à l examen mené en , puis à la vérification de leur état d avancement. Elle exclut l évaluation de toute autre mesure de contrôle, processus, système, etc. Commission canadienne des grains 6 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

8 Approche et méthodologie 2.7 La vérification a consisté à mener des entrevues auprès des cadres et des employés responsables de l élaboration ou de la mise en œuvre des plans d action de la direction faisant suite à l examen de l utilisation des cartes d achat mené en , puis à examiner les politiques, rapports, transactions et autres documents pertinents. 2.8 Le présent rapport contient un résumé des conclusions et les plans d action de la direction découlant de l examen antérieur, ainsi qu une description de nos observations au moment de la vérification de suivi, des recommandations de suivi et des plans d action de la direction correspondants, le cas échéant. Commission canadienne des grains 7 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

9 3.0 Conclusions et recommandations Approbation des transactions par carte d achat Conclusions de Le Guide de gestion du Programme des cartes d achat du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) indique que même si les cartes d achat servent à effectuer des achats mineurs à faible risque, il faut observer le principe fondamental de répartition des responsabilités. La Loi sur la gestion des finances publiques prévoit également que «nul ne peut exercer un pouvoir de dépenser (article 34) à l égard d un paiement dont il peut bénéficier personnellement, de façon directe ou indirecte». 3.2 Selon les résultats de l examen portant sur l utilisation des cartes d achat de la Commission canadienne des grains, le pouvoir d approbation prévu à l article 34 a été accordé à 16 des 19 détenteurs d une telle carte, ce qui leur permet de signer, en vertu de l article 34, les factures de leur propre carte d achat. 3.3 L examen des détenteurs de carte d achat a également permis de constater que deux agents d approvisionnement n étaient autorisés à signer pour autrui, en vertu de l article 34, que les frais d expédition, de manutention et de livraison, ainsi que les frais de téléphone, de communications et de services publics. La plupart des autres détenteurs de carte (5 des 6 rencontrés en entrevue) indiquent qu ils suivent des règles semblables à celles concernant le pouvoir d approbation en vertu de l article 34, en ce sens que tout détenteur de carte ne doit pas commander ou payer des biens, à moins qu il obtienne de son gestionnaire d interclassement l autorisation de signer aux termes de l article L examen d un certain nombre de factures reçues par la CCG pour les transactions par carte d achat a permis de constater que le paiement de deux factures (3 %) a été autorisé par la même personne (le détenteur de la carte) qui a effectué l achat. Recommandations de On recommande que le chef de la direction financière passe en revue les politiques et les directives concernant le pouvoir d approbation, en vertu de l article 34, pour les paiements de carte d achat afin de s assurer que des mesures de contrôle adéquates sont en place, et ainsi prévenir les transactions inappropriées sur la carte d achat. Plans d action de la direction de Les procédures et les mesures de contrôle existantes de la CCG seront documentées. Une analyse des lacunes fondée sur des processus documentés et des mesures de contrôle éprouvées sera effectuée pour déterminer si ceux-ci sont suffisants. Les modifications apportées aux procédures opérationnelles et aux mesures de contrôle seront mises en œuvre et diffusées. Commission canadienne des grains 8 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

10 Conclusions du suivi 3.7 Sous la direction du chef de la direction financière, la Division des finances a élaboré, en juin 2006, la Politique sur les cartes d achat de la Commission canadienne des grains, laquelle a été affichée sur PersonNet (le site intranet de la CCG) le 1 er janvier À l époque, cette politique était conforme à l ensemble des politiques, lignes directrices, règlements, directives, procédures et bulletins pertinents du gouvernement, ainsi qu aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle n a fait l objet d aucune mise à jour depuis. 3.8 Le SCT a publié une nouvelle Directive sur les cartes d achat, entrée en vigueur le 1 er octobre 2009, afin de remplacer la Politique sur les cartes d achat (datée du 1 er janvier 1998). La nouvelle directive vise à offrir un moyen rentable, sûr et pratique de se procurer des biens et services et de payer pour ces biens et services tout en assurant un contrôle financier efficace. 3.9 La Politique sur les cartes d achat de la CCG stipule explicitement que les «détenteurs de ces cartes ne doivent pas se prévaloir de l article 34 de la LGFP pour approuver leurs propres transactions». L examen d un échantillon de transactions choisi durant la vérification de suivi a permis de confirmer qu aucun achat n a été autorisé de manière inadéquate. Recommandations de suivi 3.10 Nous recommandons que la Division des finances revoie la politique concernant l utilisation des cartes d achat et la mette à jour, au besoin, afin d en assurer la conformité et l harmonisation avec la nouvelle Directive sur les cartes d achat du SCT Bien que la Politique interdise explicitement aux employés d exercer le pouvoir que leur confère l article 34 pour autoriser leurs propres dépenses de carte d achat, nous recommandons à la direction de revoir la désignation des détenteurs de cartes d achat afin de déterminer si celles-ci peuvent être confiées aux personnes n ayant pas de pouvoir d approbation en vertu de l article 34, et ce, dans le but d assurer une répartition adéquate des responsabilités. Surveillance et vérification des transactions par carte d achat Conclusions de L examen des transactions a permis de déceler trois cas de non-respect des restrictions prévues à l alinéa 5g) de la Politique sur les cartes d achat du SCT qu un programme de surveillance formel aurait permis de révéler. Les trois cas concernaient des paiements de carte d achat faits pour d autres ministères L alinéa 7b) de la Politique sur les cartes d achat du SCT stipule que les ministères doivent mener des examens et des vérifications périodiques afin de déterminer si l utilisation des cartes d achat respecte les dispositions de cette politique. Commission canadienne des grains 9 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

11 3.14 Il faut élaborer et instaurer une procédure d examen des transactions faites par carte d achat pour les articles faisant l objet de restrictions dans la Politique sur les cartes d achat du SCT, afin de réduire les risques et d améliorer le contrôle de ces transactions, puisque les cartes d achat sont grandement utilisées pour acquérir divers types de biens et de services au sein de la CCG. Recommandation de On recommande qu une procédure d examen des transactions par carte d achat soit élaborée et appliquée pour les articles faisant l objet de restrictions dans la Politique sur les cartes d achat du SCT. Plans d action de la direction de Les procédures et les mesures de contrôle existantes de la CCG seront documentées. Une analyse des lacunes fondée sur des processus documentés et des mesures de contrôle éprouvées sera effectuée pour déterminer si ceux-ci sont suffisants. Les modifications apportées aux procédures opérationnelles et aux mesures de contrôle seront mises en œuvre et diffusées. Conclusions du suivi 3.17 Tel que mentionné au point 3.7, la Division des finances a publié la Politique sur les cartes d achat de la CCG et l a affichée sur PersonNet. Cette politique précise les utilisations et restrictions relatives aux cartes d achat, ainsi que l obligation de mener des examens et des vérifications internes périodiques en ce qui concerne l utilisation des cartes d achat Le coordonnateur des cartes d achat examine les rapports mensuels que lui expédie le fournisseur des cartes d achat et qui précisent en détail toutes les transactions effectuées par les détenteurs de carte au cours du mois précédent. Des mesures correctives sont prises chaque fois qu un problème de non-conformité est soulevé durant l examen. Les procédures à suivre pour assurer cette surveillance n ont pas été documentées Durant la vérification de suivi, on a examiné un échantillon de transactions effectuées par carte d achat, et aucun cas d utilisation interdite par la Politique de la CCG ou la Directive du SCT n a été cerné Nous avons constaté que la pratique en vigueur à la CCG interdit l acquisition par carte d achat d éléments à inscrire à l actif, pour des raisons de contrôle et de comptabilité. Toutefois, la Politique sur les cartes d achat de la CCG ne fait pas mention de cette restriction d utilisation. Commission canadienne des grains 10 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

12 Recommandations de suivi 3.21 Nous recommandons que la politique sur les cartes d achat soit mise à jour afin d y inclure l interdiction d utiliser les cartes d achat pour se procurer des éléments à inscrire à l actif, ainsi que toute autre modification apportée aux procédures, afin de s assurer que les détenteurs de carte d achat sont au courant de ces restrictions Nous recommandons que les procédures servant à la surveillance soient documentées et mises à la disposition des employés qui exercent cette fonction afin d en assurer la continuité. Accès à la carte d achat des détenteurs de carte Conclusions de La CCG ne dispose pas (en 2005) d une politique propre pour régir l utilisation des cartes d achat. Elle se fonde plutôt sur les politiques et directives du SCT en la matière. Il n existe aucun critère documenté en ce qui concerne l émission des cartes d achat On a constaté que tous les employés qui sont en possession d une carte d achat sont autorisés à faire des transactions (article 32) au nom de la CCG et sont assujettis à une autorisation budgétaire directe ou indirecte Durant la vérification, tous les détenteurs de carte ont été invités à dire s ils partageaient leur carte avec autrui. Parmi les 19 détenteurs de carte, quatre (21 %) ont dit que d autres personnes avaient en leur possession le numéro de la carte ou avaient accès à la carte pour faire des achats. Le sous-alinéa 5g)(i) de la Politique sur les cartes d achat du SCT stipule que «seule la personne dont le nom figure sur la carte peut l utiliser». C est donc dire que la CCG ne se conforme pas à cette politique On a également constaté que le coordonnateur des cartes d achat voit à gérer l acquisition de biens et de services pour la CCG. Les deux fonctions sont incompatibles et ne devraient pas relever de la même personne. En outre, le coordonnateur détient une carte d achat depuis 2001, bien qu aucune transaction n ait jamais été portée à ce compte. Il existe tout de même une possibilité que cette carte d achat ait été utilisée de manière inappropriée pendant un certain temps sans qu on ne s en rende compte. Recommandations de On recommande d informer régulièrement les détenteurs de carte d achat que cette carte est réservée à leur seul usage formel et que le numéro et la date d expiration de la carte doivent être tenus confidentiels et non communiqués à autrui. S il est nécessaire que d autres parties aient accès à la carte d achat, on devrait envisager de leur donner leurs propres cartes On recommande que des critères et une documentation soient élaborés pour l émission des cartes d achat. Commission canadienne des grains 11 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

13 3.29 On recommande que le rôle de coordonnateur des cartes d achat soit confié à une personne qui n a pas de responsabilités d approvisionnement. Plans d action de la direction de Les procédures et les mesures de contrôle existantes de la CCG seront documentées. Une analyse des lacunes fondée sur des processus documentés et des mesures de contrôle éprouvées sera effectuée pour déterminer si ceux-ci sont suffisants. Les modifications apportées aux procédures opérationnelles et aux mesures de contrôle seront mises en œuvre et diffusées Les communications actuelles de la CCG à cet égard seront documentées. Les changements nécessaires au contenu ou à la fréquence des communications seront effectués et diffusés à tous les détenteurs de carte d achat et à toutes les parties intéressées Une analyse des risques sur la répartition actuelle des responsabilités et les mesures de contrôle qui s y rapportent sera effectuée. Un exposé sur le statu quo ou la mise en œuvre et la diffusion des changements qui en découlent sera élaboré. Conclusions du suivi 3.33 Tel que mentionné au point 3.7, la Division des finances a publié la Politique sur les cartes d achat de la Commission canadienne des grains, laquelle est affichée sur PersonNet. Cette politique précise les utilisations et restrictions relatives aux cartes d achat, ainsi que l obligation de mener des examens et des vérifications internes périodiques en ce qui concerne l utilisation des cartes d achat Le 9 avril 2010, le coordonnateur des cartes d achat a envoyé un courriel aux détenteurs de carte pour leur rappeler la bonne utilisation de ces cartes et leurs obligations. Bien que ce courriel ait permis de préciser les principaux secteurs de risque, il serait utile de renvoyer les détenteurs de carte à la Politique de la CCG et à la Directive du SCT en la matière Les procédures d approbation concernant l émission des cartes d achat sont établies. Cependant, celles qui décrivent les critères à respecter pour désigner les éventuels détenteurs de ces cartes devraient être documentées et affichées sur PersonNet Depuis la vérification, la direction a décidé de maintenir le chef, Approvisionnements, contrats et gestion du matériel dans le rôle de coordonnateur des cartes d achat, même s il possède toujours une carte d achat. Cette personne détient également le pouvoir de signer en vertu de l article 34. L absence de répartition des responsabilités entre ces rôles et autorisations présente un risque accru pour l organisation, et ce, pour les raisons suivantes : la personne responsable de surveiller l utilisation des cartes (en d autres mots, le coordonnateur des cartes d achat) est également responsable de surveiller sa propre utilisation d une telle carte; le chef des Approvisionnements, qui est aussi le coordonnateur des cartes d achat, est en mesure d émettre des cartes, que ce soit à son personnel ou à lui-même, voit Commission canadienne des grains 12 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

14 à faire des achats et doit surveiller l utilisation des cartes, ce qui risque de créer un conflit Le coordonnateur des cartes d achat et chef, Approvisionnements, contrats et gestion du matériel ne s est jamais servi de la carte qu on lui a attribuée en On nous a informés que cette carte d achat devait servir en cas d urgence, notamment lors d une interruption des activités. Recommandations de suivi 3.38 Nous recommandons que le coordonnateur des cartes d achat fournisse une référence ou un lien vers la Politique sur les cartes d achat de la CCG et la Directive sur les cartes d achat du SCT dans les prochaines mises au point à l intention des détenteurs de carte Nous recommandons que les critères servant à désigner les détenteurs de carte d achat, ainsi que les procédures d approbation, soient documentés et affichés sur PersonNet Nous recommandons que les mesures de contrôle soient améliorées en procédant à la répartition des responsabilités en ce qui concerne l émission et la surveillance des cartes d achat. Plus précisément, le coordonnateur des cartes d achat ne devrait pas détenir une carte d achat qu il serait responsable d émettre et de surveiller. Les mesures de contrôle seront également resserrées en confiant le rôle de coordonnateur des cartes d achat à une personne n ayant pas de responsabilités en matière d approvisionnement. Protection de la carte d achat Conclusions de En règle générale, la protection matérielle des cartes d achat semble adéquate. L habitude de la plupart des détenteurs de garder leur carte «dans leur portefeuille» donne à penser que l utilisation de celle-ci est restreinte et surveillée en tout temps. L un des détenteurs qui ne conservent pas sa carte en lieu sûr affirme qu il prendra les mesures qui s imposent pour corriger la situation le plus rapidement possible. Recommandations de On recommande que le coordonnateur des cartes d achat informe régulièrement tous les détenteurs de carte de la nécessité de conserver la carte d achat dans un lieu sûr à accès limité. Plans d action de la direction de Se reporter aux plans d action de la direction (points 3.30 et 3.31) présentés à la section «Accès à la carte d achat des détenteurs de carte». Commission canadienne des grains 13 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

15 Conclusions du suivi 3.44 Outre la Politique, qui est maintenant accessible sur le site intranet (PersonNet) de la CCG, le coordonnateur des cartes d achat a envoyé un courriel le 9 avril 2010 pour rappeler aux détenteurs de carte la bonne façon de l utiliser et leurs obligations. Recommandation de suivi Aucune. Nous remercions la direction et le personnel de la Division des finances qui nous ont apporté leur aide pendant la vérification. Le présent document de vérification a été examiné avec Cheryl Blahey, chef de la direction financière. Personne-ressource du Service de la vérification et de l évaluation : Brian Brown, dirigeant principal de la vérification Commission canadienne des grains 14 Examen de l utilisation des cartes d achat Suivi 2010

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