Guide ANF Action Nationale de Formation

Transcription

1 Guide ANF Action Nationale de Formation Direction des ressources humaines Service de la Formation et des itinéraires professionnels

2

3 Introduction Les orientations, les objectifs et moyens de la formation sont définis dans le cadre de la politique des ressources humaines du CNRS à travers un plan d orientation pluriannuel de la formation. Le CNRS propose différents types de formation qui constituent le plan de formation d établissement (ou PFE) : des actions nationales collectives (Actions nationales de formation ou ANF, Ecoles thématiques ou ET) proposées par la direction du CNRS, les instituts et les directions fonctionnelles. Elles constituent le plan national de formation (ou PNF) ; des actions régionales collectives ou individuelles, basées sur les besoins en formation exprimés par les agents et les besoins en compétences des unités, des services et des directions du CNRS. L ensemble de ces actions constituent le plan régional de formation (ou PFR). Ce guide aborde les actions nationales de formation dites ANF. Une action nationale de formation (ANF) est une action proposée par un commanditaire national (direction générale, directions fonctionnelles, instituts) après analyse des besoins en formation nécessaires à la réalisation des objectifs scientifiques et/ou stratégiques définis par la direction du CNRS. L ANF s inscrit dans une priorité du plan pluriannuel de formation et répond à des objectifs de formation stratégiques. En cela, une ANF se différencie d un colloque, d une école thématique, d un séminaire ou de journées de rencontres de réseaux ou de filières métiers. Une ANF vise à développer les compétences des agents CNRS en vue d accompagner : la mise en place de politiques nationales spécifiques (prise de fonction des directeurs d unité, présidents et membres de jury, pilotage et gestion de projets, etc ) une thématique émergente (nano technologies, ) le déploiement d obligations réglementaires (ou formations dites obligatoires comme celles sur l expérimentation animale, ou encore liées à l hygiène et la sécurité, etc ) l évolution des métiers et des parcours professionnels. L ANF est destinée à un public spécifique de l établissement, défini par le commanditaire, et issu de l ensemble des structures de l établissement : délégations, unités de recherche, instituts ou directions fonctionnelles. Elle vise un public d agents rémunérés par le CNRS, qu ils soient titulaires ou contractuels*. Des agents travaillant dans les unités et services du CNRS, qui ne sont pas rémunérés par le CNRS mais qui exercent la fonction ciblée par l action de formation, peuvent bénéficier de l ANF, sous condition de places disponibles et de prise en charge par leur tutelle. 3

4

5 Sommaire LES ACTEURS Qui sont les acteurs d une ANF? 7 Les acteurs nationaux et régionaux de la formation - Le Service Formation et Itinéraires Professionnels à la DRH (SFIP) - Le conseiller formation en délégation régionale Les commanditaires d une ANF - Au sein des Instituts - Au sein des directions fonctionnelles MON PROJET D ANF Comment élaborer un projet d ANF? 8 Définir le besoin de formation Déterminer les objectifs de formation Constituer le dossier MA CAMPAGNE ANF Comment se déroule une campagne d ANF? 9 La sélection des ANF La communication auprès des publics cibles La mise en oeuvre des ANF L évaluation qualitative et budgétaire de l ANF ANNEXES 11 Annexe 1: Fiche Projet ANF 13 Annexe 2 : Fiche Budget prévisionnel 15 5

6

7 I. LES ACTEURS Qui sont les acteurs d une ANF? Les acteurs nationaux et régionaux de la formation L e S e r v i c e F o r m a t i o n e t I t i n é r a i r e s Professionnels à la DRH (SFIP) pilote chaque année la campagne des actions nationales de formation. C est l interlocuteur national du commanditaire de l ANF. Il peut apporter une aide en termes d ingénierie de formation, notamment pour les ANF dont il assure la mise en œuvre. Il alloue le budget affecté à l action de formation. Le conseiller formation en délégation est associé au projet de formation dès sa conception. Il analyse la demande et permet de la décliner en besoins en formation, autrement dit ce que le stagiaire doit savoir faire à l issue de la formation. Il définit, en coordination avec le commanditaire, les modalités pédagogiques de l action de formation (cours théoriques, études de cas, mises en situation, etc., ). scénario de Le pôle formation du service mutualité d Ile-de-France (IFSEM) est le pôle qui met en oeuvre les ANF des délégations d Ile-de-France. Si vous choisissez comme délégation régionale organisatrice de votre ANF l une des délégations d Ile-de-France, ce sont les conseillers du pôle formation de l IFSEM qui seront vos interlocuteurs. Les commanditaires d une ANF Une ANF peut avoir pour commanditaire la direction générale, une direction fonctionnelle ou un institut. De manière générale, le commanditaire ou son représentant désigné identifie les enjeux et le contexte de l action de formation, les besoins en formation ainsi que le public cible. Il indique la situation à laquelle la formation apportera une réponse ou qu elle contribuera à faire évoluer. Au CNRS, ce travail s effectue en collaboration avec le conseiller formation de la délégation. Le commanditaire hiérarchise les besoins et arbitre les actions prioritaires en fonction de 7 l urgence et de l importance de chacune. Il participe à l évaluation de l action de formation. Il est l interlocuteur du SFIP, des conseillers formation en délégation pour les domaines qui relèvent de la compétence de l institut ou de la direction qu il représente. Au sein des instituts: Le (la) directeur/trice scientifique définit, dans le cadre de la stratégie de l établissement, les axes et orientations scientifiques et technologiques précis à promouvoir, ainsi que le ou les publics cibles de l action de formation. Il veille à ce que tout document de prospective scientifique intègre un volet formation. Il nomme comme représentant un chargé de mission formation (CMFI) qui participe à l élaboration de la politique de formation de l institut et en assure le suivi, y compris l évaluation. Le (la) chargé(e) de mission formation de l institut scientifique (CMFI), nommé(e) dans chaque institut, prépare les analyses et les synthèses destinées à faciliter l élaboration des orientations et des priorités de l institut en matière de formation. Il travaille avec la Direction des ressources humaines à la transposition de la prospective scientifique de l institut en projets de formation dont la mise en œuvre est confiée aux délégations. Il représente l institut auprès de la DRH pour l élaboration du plan national de formation. Enfin, il collabore avec les conseillers formation en délégation à la conception d actions de formation relevant de sa mission. Au sein des directions fonctionnelles (y compris MI) : Le (la) directeur/trice définit, dans le cadre de la stratégie de l établissement, les axes et orientations à promouvoir, ainsi que le public national de l action de formation. Il nomme un(e) représentant(e) qui participe à l élaboration et assure le suivi de la politique de formation de la direction. Le représentant de la direction fonctionnelle travaille en collaboration avec le SFIP et les conseillers formation.

8 II. MON PROJET D ANF Comment élaborer un projet d ANF? Parmi les différentes étapes qui constituent l élaboration d un projet d ANF, les plus importantes concernent l analyse des besoins en formation à destination d un public ciblé (identifié par métier, fonction, corps ou bap) au sein des différentes structures relevant de la direction fonctionnelle ou de l institut. Définir le besoin de la formation: Les besoins de formation n existent pas en tant que tels. Il s agit, en priorité d identifier des objectifs à atteindre, des problèmes liés aux compétences professionnelles à résoudre, des changements à anticiper pour lesquels la formation est un élément de réponse, voire un levier. Il appartient au commanditaire de l ANF de définir ces objectifs en s aidant des différents acteurs de la formation et de prioriser les actions. Déterminer les objectifs de formation (Objectif général / objectifs pédagogiques ) : Le commanditaire formule l objectif général de la formation en précisant la situation à laquelle la formation apportera une réponse ou qu elle contribuera à faire évoluer. Par exemple : professionnalisation d un public cible national à un nouvel outil informatique, à de nouvelles procédures ou techniques mises en place par la direction ou l institut. Le commanditaire formule également l objectif pédagogique en précisant les compétences attendues à l issue du stage. Par exemple : être capable de prendre en compte les changements induits par la mise en place d un nouvel outil informatique. Pour chacun des objectifs de formation, le commanditaire, avec l aide du conseiller formation, spécifie les niveaux de qualification visés par la formation, ainsi que les grands axes de programme et les modalités pédagogiques associées. On distingue quatre niveaux de qualification que peuvent viser une action de formation : initiation : avoir des notions sur des concepts choisis perfectionnement : appliquer les bases des concepts choisis dans des situations connues maîtrise : s approprier des connaissances et les appliquer dans des situations connues mais complexes expertise : appliquer l ensemble des connaissances dans des situations nouvelles et être capable d analyser et d évaluer ces situations Constituer le dossier : Le commanditaire ou son représentant prend contact avec l aide du conseiller formation et de la délégation pressentie ou avec l IFSEM pour la mise en œuvre de l ANF. Ensemble, ils déclinent méthodiquement les besoins de formation, les objectifs institutionnels déclinés en objectifs et modalités pédagogiques d où en découlera un programme décliné en plusieurs axes. Le commanditaire constitue, avec l aide du conseiller formation de la délégation pressentie ou avec l IFSEM pour l organisation de l ANF, un dossier comportant une fiche projet et une fiche de budget prévisionnel selon les modèles joints en annexe. Le conseiller formation apporte sa compétence ainsi que conseil et assistance au commanditaire pour renseigner les différents éléments permettant l étude du projet de formation. Une fois le projet finalisé, le commanditaire le remet au conseiller formation de la délégation ou de l IFESM qui le transmet à son tour au SFIP via la plateforme Core «Formation CNRS» selon le calendrier de campagne prédéfini. Dans le cas d une action de formation récurrente ou d un module complémentaire d un projet pluriannuel, les évaluations et les bilans financiers des sessions précédentes accompagnent impérativement la proposition du nouveau projet. 8

9 III. MA CAMPAGNE ANF Comment se déroule une campagne d ANF? La sélection des ANF : En cours d année N, le SFIP lance la campagne ANF de l année N+1. En fin d année N, et après arbitrage budgétaire de la DRH, le SFIP finalise et valide la liste des ANF sélectionnées en lien avec les représentants des commanditaires nationaux et les conseillers formation des délégations régionales et de l IFSEM. Au plus tard fin janvier de l année N+1, le SFIP informe les commanditaires et les délégations des actions finalement retenues et du budget attribué à chacune d entre elles. Les ANF conduites par le CNRS sont financées sur le budget formation de l établissement. Un financement complémentaire peut être apporté par l institut de rattachement ou par la direction concernée selon ses possibilités. La communication auprès des publics cibles : Le commanditaire assure, en relation avec la délégation organisatrice, la diffusion de l information auprès du public ciblé par la formation, par tous les moyens de communication appropriés. La mise en oeuvre des ANF : Le SFIP verse le budget de l action de formation à la délégation chargée de sa mise en œuvre ou à l IFSEM. Le service formation de la délégation assure le suivi budgétaire de celle-ci et devient garant de la bonne destination des dépenses. Il met également à jour les fiches budgétaires des ANF dont il a la charge et les transmet au SFIP, à l occasion notamment des points budgétaires trimestriels. Les actions se réalisent en étroite collaboration avec le commanditaire ou son représentant et l équipe formation de la délégation concernée ou de l IFSEM entre le 1 er février de l année N+1 et la fin de l année N+1. Toutes les ANF ne sont pas mises en œuvre par les équipes formation des SRH en DR ou le pôle formation de l IFSEM, l équipe du SFIP composée de chargée d études formation est également amenée à mettre en œuvre des actions nationales de formation. L évaluation qualitative et budgétaire de l ANF : Une évaluation à chaud de l ANF est réalisée à la fin de chaque action. Le conseiller formation, en tant qu expert en ingénierie de formation, aide à sa réalisation et participe, autant que faire se peut, à la clôture de l action de formation. Une fois l ANF réalisée, les conseillers formation des DR et de l IFSEM déposent sur la plateforme Core «Formation CNRS» les évaluations des ANF sous forme de fiches de réalisation, ainsi qu un bilan financier complet. Ces éléments sont indispensables, notamment pour l instruction d ANF récurrentes. Sur les ANF sélectionnées, une évaluation à froid peut être menée afin d estimer les effets de la formation sur les communautés professionnelles et/ou scientifiques concernées. Elle est menée par le commanditaire de l ANF avec l aide du conseiller formation de la délégation, de l IFSEM ou du SFIP et suppose que les enjeux de compétences professionnels, et/ou scientifiques, aient été clairement identifiés dès la conception du projet de l ANF. En cas d annulation ou de report de l ANF, la délégation a l obligation de faire remonter les crédits afférents au SFIP qui les redistribue en tant que de besoin. 9

10

11 IV. ANNEXE Annexe 1: Fiche Projet ANF Annexe 2 : Fiche Budget prévisionnel 11

12

13 ANF 2017 PROJET D ACTION NATIONALE DE FORMATION Avant de remplir cette fiche, merci de prendre contact avec le conseiller formation de la délégation organisatrice pressentie. Une fois finalisée la fiche complétée doit être envoyée, accompagnée de la fiche budgétaire, au conseiller formation de la délégation organisatrice ou du pôle formation de l IFSEM avec copie au SFIP (sfip-drh@cnrsdir.fr) et à la Direction de la Mission pour l Interdisciplinarité si votre ANF est celle d un réseau national de la MI. PRIORITE N sur ACTIONS DEMANDEES INTITULE DE L ACTION : THEME : DOMAINE DE CONNAISSANCE (à compléter par le conseiller formation) : Commanditaire(s) Institut(s) Direction(s) fonctionnelle (s) MI Préciser : Représentant du commanditaire : DR organisatrice ou pôle formation de l IFSEM: Conseiller(e) formation contacté(e) : Coordonnées du porteur principal de l action NOM Prénom Profil (CR, IT, autre...) Organisme d appartenance Mél. / tel Composition du Comité de pilotage et/ou d organisation : chargé d'élaborer et d assurer la mise en œuvre et le suivi de ce projet d ANF NOM(S) Prénom(s) Profil (CR, IT, Organisme Mél. autre...) d appartenance CNRS / DRH SFIP / 2017 Page 1 sur 4

14 Partenaires éventuels : Préciser les partenaires institutionnels éventuels et indiquer leur rôle dans le projet de cette ANF (élaboration du programme, aspects logistiques, financements etc.) Temporalité : S agit-il d une formation récurrente? (oui/non) Si oui, merci de préciser (depuis quand, à quelle fréquence, la dernière année de mise en œuvre) S agit-il d une formation qui s inscrit dans la suite d une autre formation? Si oui, merci de préciser laquelle ou lesquelles Cette formation fait-elle partie de plan de formation réseau, institut ou direction fonctionnelle (oui/non) Si non pourquoi? CONTEXTE ET OBJECTIFS de l ACTION DE FORMATION A partir de quels constats, analyses, diagnostics concernant le CNRS ce projet de formation a-t-il été élaboré? Quels sont les objectifs de l'action de formation dans ce contexte et ses enjeux (enjeux scientifiques, enjeux organisationnels, réglementaires, etc.) : Préciser les objectifs pédagogiques : A l issue de la formation les stagiaires seront capables de : : ; PUBLIC CIBLE Profil du public cible prioritaire : Profil si autre(s) public(s) : Nombre de participants attendus (min/max) : Dans la mesure du possible, préciser les différents profils de stagiaires attendus : Stagiaires rémunérés par le CNRS (y compris contractuels doctorants, post-doctorants) : Stagiaires non rémunérés par le CNRS travaillant dans une unité CNRS : Stagiaires extérieurs (préciser) : CNRS / DRH SFIP / 2017 Page 2 sur 4

15 PRE-REQUIS et PROGRAMME Pré-requis : Quelles sont les connaissances pré-requises pour suivre avec profit cette formation? Une mise à niveau préliminaire sera-t-elle nécessaire? (oui/non) Sera-t-elle intégrée à l'action de formation? (oui/non) si oui, sous quelle forme? Programme : Si non, quelles sont les recommandations à transmettre aux participants? Quels sont les grands axes du programme? : Axe 1 :. Axe 2 :. Dans le cas où le projet est suffisamment avancé ou récurrent quel serait le programme prévisionnel? Module Intervenants (nom et qualité) Formateur Interne * (cf. note de cadrage) Modalités pédagogiques Préciser MODALITÉS PÉDAGOGIQUES Préciser ici les principales modalités pédagogiques par exemple : Exposés, travail en sousgroupe, travaux dirigés, travaux pratiques, analyse de pratiques, séminaires, ateliers, espaces d'échanges informels, etc.) Avez-vous prévu des supports pédagogiques / documents / matériel etc.? (oui / non) o Si oui lesquels et sous quelle forme Accepteriez-vous que tout ou partie de la formation se déroule sous forme de formation à distance? (oui / non) o Si oui la- ou -lesquelles? : Avez-vous prévu de publier des documents à l issue de cette formation? (oui / non) o Si oui sous quelles formes? CNRS / DRH SFIP / 2017 Page 3 sur 4

16 FORMATEURS et /ou INTERVENANTS NOMBRE TOTAL : Préciser : Nombre de Formateurs o Internes (CNRS) (nombre et statuts) : o Externes (nombre et statuts) : Nombre d Intervenants o Internes (CNRS) (nombre et statuts) : o Externes (nombre et statuts) : MODALITÉS PRATIQUES Durée de la formation (en jours): Nombre de sessions souhaitées : Nombre de participants par session (Min Max) : Date(s) souhaitée(s) pour la mise en œuvre : Modalités d hébergement : Résidentiel Non résidentiel Justification du choix du résidentiel : Lieu (si déjà choisi, et justification) : ÉVALUATIONS de l impact de cette formation Évaluation à chaud (niveau de satisfaction à l issue de la formation) Quelles sont les questions spécifiques que vous souhaitez faire figurer dans le support d évaluation? Évaluation à froid (effets sur la pratique professionnelle) oui/non À quel moment envisagez-vous cette évaluation et selon quelles modalités? Quelles sont les questions spécifiques que vous souhaitez faire figurer dans le support d évaluation? CNRS / DRH SFIP / 2017 Page 4 sur 4

17 ANF 2017 Action Nationale de Formation FICHE BUDGETAIRE PREVISIONNELLE Cette fiche est à joindre à la fiche projet de l'anf concernée. Elle doit être complétée en lien avec le conseiller formation de la DR organisatrice ou du pôle formation de l'ifsem. Elle sera transmise en copie au SFIP et la MI pour les réseaux nationaux INTITULE DE L'ACTION : Durée de l'action de formation (jours): Nombre de session(s): DR ORGANISATRICE ou Pôle Formation IFSEM: Nom du Conseiller Formation contacté : Domaine de connaissance (à compléter par le Conseiller formation) : Nom du porteur principal : Prestation pédagogique : Achat de prestation de formation Indemnités d'enseignement formateur(s) interne(s) Précisez le nombre d'heures: Précisez le taux horaire : Intervenants / Formateurs Frais de déplacement éventuels des intervenants et/ou Formateurs internes Frais d'hébergement éventuels des intervenats et /ou Formateurs internes nuitée? Frais d'hébergement (nuitée et/ou repas) stagiaires si et/ou? choix du résidentiel justifié Repas? - Stagiaires rémunérés par le CNRS / Nombre : - Stagiaires non CNRS mais UMR / Nombre : - Stagiaires extérieurs / Nombre: Frais de location ou d'aquisition - salles - matériels pédagogiques Frais de fonctionnement (à préciser) : TOTAL DES COUTS FINANCEMENTS du projet d'anf DEMANDE de financement CNRS (DRH-SFIP) AUTRES SOURCES de financement : DETAIL DES COUTS MONTANTS 0 MONTANTS a) Organismes publics (Préciser le Nom du/des organisme(s), exemple: Ressources propres de l'unité - de l'institut - de la direction fonctionnelle, autres EPST, Universtés, etc...) : b) Organismes privés (Préciser le Nom du (des) organisme(s) : c) Participation financière (pour agents formés ou stagiaires NON CNRS) TOTAL FINANCEMENT 0 CNRS / DRH - SFIP / ANF 2017

18 Ce guide est réalisé par le Service Formation et Itinéraires Professionnels (SFIP) de la DRH du CNRS Crédit photo : CNRS Photothèque : Cyril FRESILLON/LOMA/CNRS CNRS 3, rue Michel Ange Paris Septembre 2016