Guide pratique de la DUCS

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1 Guide pratique de la DUCS Version Copyright Ciel 2009 Illustration pratique dans Ciel Paye (Millésime et Evolution)

2 Les informations contenues dans ce document peuvent faire l objet de modifications sans notification préalable. Il appartient donc au client de se rapprocher du partenaire choisi afin de valider avec lui les conditions applicables à la date de sa demande.

3 SOMMAIRE SOMMAIRE... 3 INTTRODUCTTI I ION... 4 LLES MODALLI ITTES DE TTRANSMI ISSION La D.U.C.S. PAPIER La D.U.C.S. NET La D.U.C.S. EDI... 5 PREPARER LLA D..U.C.S.. DANS LLA PAYE IMPORTATION DE LA LISTE DES CODES DUCS AFFECTATION DES CODES D.U.C.S. AUX CAISSES AFFECTATION DES CODES D.U.C.S. AUX COTISATIONS EDITION DE L ETAT PREPARATOIRE D.U.C.S... 8 VERIFFI IER ETT CONTTROLLER LLA D..U.C.S TTRANSMI ISSION DE LLA D..U.C.S.. PAR EDII PARAMETRAGES DE L EDI DUCS LANCEMENT DE L ASSISTANT EDI DUCS SUIVI DES DECLARATIONS... 16

4 INTRODUCTION Tous les mois ou tous les trimestres, l employeur doit déclarer et s acquitter des cotisations calculées sur la masse salariale aux organismes sociaux. Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les Pouvoirs Publics et les Organismes de protection Sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales. C est dans ce cadre que la D.U.C.S. a été retenue. La Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales permet la déclaration et le paiement des cotisations sociales à un seul organisme qui se charge de répartir les montants aux différentes caisses (URSSAF, ASSEDIC, Caisse de retraite).

5 LES MODALITES DE TRANSMISSION Pour répondre aux situations diversifiées de l ensemble des entreprises, la D.U.C.S. est proposé sous plusieurs formes, utilisant soit un support écrit, soit des méthodes de télétransmission, et permettant soit une saisie manuelle des données, soit une alimentation automatique par le logiciel de paye. 1. La D.U.C.S. PAPIER La Ducs papier est le premier support proposé aux entreprises. Il est constitué de plusieurs volets (un par organisme). Chaque volet sera adressé à l organisme destinataire. Ciel Paye propose d'éditer un état préparatoire DUCS, si cet état est conforme à celui de la DUCS- Papier il reste néanmoins qu il n est pas agréé. 2. La D.U.C.S. NET Avec ce service, il est possible d effectuer les déclarations et les paiements à l aide d un formulaire en ligne sur Internet. Ce service est disponible sur Net-entreprises mais nécessite une re-saisie totale des montants. 3. La D.U.C.S. EDI Avec un contrat Directdéclaration Social, Ciel permet de transmettre via une connexion Internet le fichier aux normes aux caisses. L'avantage de cette déclaration est qu'elle évite une deuxième saisie. En revanche, elle nécessite l'achat par l'entreprise de logiciels capables de constituer ces fichiers et de les envoyer.

6 PREPARER LA D.U.C.S. DANS LA PAYE Ciel paye pour Windows permet à tout moment de calculer et d imprimer l état préparatoire DUCS. Pour cela, il est nécessaire de définir les codes DUCS à utiliser : - au niveau des caisses, - et au niveau des cotisations. Les tables de codes DUCS à utiliser sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Ciel Paye pour Windows propose les listes officielles des codes DUCS des caisses principales (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC, ARRCO, ) 1. IMPORTATION DE LA LISTE DES CODES DUCS 2 Utilitaires - Commande Mises à jour des codes DUCS Cette fenêtre présente la liste des organismes concernés par la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales. Pour mettre à jour les codes DUCS du dossier de paye, marquer le ou les organismes concernés. Par défaut, tous les organismes sont marqués (un rectangle de couleur rouge apparaît sur la gauche) Si le dossier de paye comporte déjà des codes DUCS à garder, cocher la case : "Je veux les conserver". Sinon, choisir : "Je veux les effacer". Valider ensuite la mise à jour des codes DUCS en cliquant sur le bouton

7 2. AFFECTATION DES CODES D.U.C.S. AUX CAISSES 2 BASES - Commande CAISSES puis 2 EDITION - Commande Modifier - Onglet DUCS Vérifier que l option DUCS soit cochée pour les caisses de type URSSAF, ASSEDIC, AGIRC, ARRCO, APEC, ou de PREVOYANCE. La périodicité permet de calculer l état DUCS en mensuel, trimestriel, annuel avec ou sans totalisation. 3. AFFECTATION DES CODES D.U.C.S. AUX COTISATIONS 2 BASES - Commande COTISATIONS puis 2 EDITION - Commande Modifier - Onglet DUCS Pour chaque cotisation des organismes de protection sociale, il convient d associer le code DUCS approprié. Dans la zone Caisse, sélectionner la caisse appropriée à la cotisation. Cliquer sur l'onglet DUCS, puis sur le bouton «Code types de personnel» afin de choisir le code DUCS adéquat à la cotisation. Option «Elément de l assiette» permet de cumuler la base salariale et patronale sur une seule ligne pour toutes les cotisations rattachées à ce code DUCS. Option «Elément du taux» permet de cumuler la part salariale et patronale sur une seule ligne pour toutes les cotisations rattachées à ce code DUCS.

8 Pour les cotisations de type accident de travail, reporter le numéro de risque ainsi que le taux de l accident de travail indiqués la notification de taux AT (Onglet DADS de la fiche cotisation). Exemple 1 : Cotisations calculées sur la même base mais avec différents taux Si plusieurs cotisations sont regroupées sous un même code DUCS, cocher pour la première cotisation les options «Elément de l'assiette» et «Elément du taux». Pour les autres cotisations, cocher uniquement «Elément du taux». En effet, ces cotisations ont une assiette commune qui doit être indiquée une fois et des taux différents qui doivent être cumulés sur la ligne DUCS. Par exemple, les cotisations (C120, C140, C150) ont une assiette commune. Elles sont calculées en fonction du salaire brut. Elles sont rattachées au code de regroupement Cas Général : - Pour la cotisation C120, cocher les options «Elément de l'assiette» et «Elément du taux». - Pour les cotisations suivantes C140 et C150, cocher uniquement «Elément du taux». - Une fois ce paramétrage effectué, valider en cliquant sur le bouton Exemple 2 : Cotisations calculées sur des bases différentes mais avec des taux identiques Si plusieurs cotisations sont regroupées sous un même code DUCS, cocher pour la première cotisation les options «Elément de l'assiette» et «Elément du taux». Pour les autres cotisations, cocher uniquement «Elément de l assiette». En effet, ces cotisations ont un taux commun qui doit être indiquée une fois et des bases différentes qui doivent être cumulés sur la ligne DUCS. Par exemple, les cotisations (C200, C210) ont une assiette différente. Elles sont calculées avec des taux identiques. Elles sont rattachées au code de regroupement Cas Général : - Pour la cotisation C200, cocher les options «Elément de l'assiette» et «Elément du taux». - Pour la cotisation C210, cocher uniquement «Elément de l assiette». - Une fois ce paramétrage effectué, valider en cliquant sur le bouton 4. EDITION DE L ETAT PREPARATOIRE D.U.C.S. Après le paramétrage de la périodicité de versement des cotisations, il sera possible d éditer l état préparatoire DUCS qui permettra de déclarer les cotisations qui seront à verser.

9 2 BASES - Commande CAISSES - puis 2 EDITION - Commande Modifier - Onglet DUCS Option «Périodicité» : Pour chacune des caisses, choisir la périodicité adéquate : - Mensuelle : 12 mois sans récapitulatif, 12 mois + 1 récapitulatif ou 11 mois + 1 récapitulatif. - Trimestrielle : 4 trimestres sans récapitulatif, 4 trimestres + 1 récapitulatif ou 3 trimestres + 1 récapitulatif. - Annuelle : Une seule déclaration annuelle. 2 ETATS - Commande D.U.C.S. - Commande ETAT PREPARATOIRE Indiquer la période à prendre en compte. Sélectionner les caisses ainsi que les établissements concernés et valider l édition par le bouton

10 VERIFIER ET CONTROLER LA D.U.C.S. Ciel permet aux utilisateurs de paramétrer la DUCS en fonction des cotisations calculées dans les bulletins de paye. C est pourquoi, il appartient au gestionnaire de la paye de vérifier l exactitude des déclarations transmises aux différents organismes de protection sociale. Afin de faciliter la vérification et la correction de la DUCS, Ciel propose une démarche simple et claire pour contrôler efficacement les charges. Le premier contrôle porte, bien évidemment sur les montants, bases et taux des lignes de la DUCS. Pour contrôler la DUCS, il faut comparer les montants calculés dans un état (Exemples : Livre de paye, l état des charges à payer par caisse) avec les montants reportés dans votre état préparatoire DUCS. Extrait du livre de paye pour la caisse URSSAF : Toutes les cotisations ci-dessus sont paramétrées avec le code DUCS 100 : - l option "Elément de l assiette" est cochée pour une seule cotisation par catégorie. Dans cet exemple, il s agira des cotisations C120 «Maladie Mater. Décès Vieill.» et C130 «Assurance vieillesse», - l option "Elément du taux" sera cochée pour toutes les cotisations. Extrait de l état DUCS pour la caisse URSSAF : Nous pouvons rencontrer les anomalies suivantes : 1 - Une base incorrecte sur une ligne DUCS 2 - Un taux incorrect sur une ligne DUCS

11 Constat N 1 : La base d une ligne DUCS ne correspond pas au cumul de l assiette des cotisations calculées dans les bulletins de paye. Anomalie identifiée quand le montant global de la DUCS est différent du montant de l état résumé des cotisations (Exemple : Livre de paye détaillé). Pour corriger, il convient de suivre les étapes suivantes : 1 - Identifier la ou les cotisations à paramétrer : A partir de l état préparatoire DUCS relever le code, la base et la caisse de la ligne DUCS incorrecte. 2 - Recenser les cotisations associées au code DUCS en erreur : Effectuer une recherche multicritère à partir de la liste des cotisations 2 BASES - Commande COTISATIONS puis - FONCTIONS - Commande Recherche Multicritère Cliquer sur le bouton [Editer], dans la liste des champs, sélectionner «DUCS». A l aide de l icône rechercher le code DUCS concerné (Il correspond aux trois premiers caractères). Puis, cliquer sur le bouton [Valider] afin de visualiser la requête. Pour affiner la recherche, cliquer sur le bouton [Et] dans la liste des champs sélectionner «Elément de l assiette». Remplacer dans la zone «Non» par «Oui». Puis, cliquer sur le bouton [Valider] afin de compléter la requête. Cliquer sur le bouton [OK] pour lancer la recherche. 3 - A partir de la liste des cotisations affichées, vérifier pour chaque catégorie de cotisations (Cotisation plafonnée, cotisation déplafonnée) que l option "Elément de l assiette" soit cochée une seule fois pour chaque profil des bulletins de paye (2 EDITION - commande MODIFIER - puis onglet DUCS). Exemple pour le code DUCS 100 de la caisse URSSAF : On cochera l option "Elément de l assiette» uniquement sur les cotisations «Maladie Mater. Décès Vieill.» (Cotisations calculées sur la totalité du salaire brut) et sur les cotisations «Assurance vieillesse» (Cotisations calculées sur la tranche A) 4 - Si l anomalie persiste et que le paramétrage vous semble correct, demander le journal de paye détaillé pour la période souhaitée et pointer à l aide de la liste des codes de cotisations, chacun des salariés afin d identifier les bases de calcul reprises ou pas (2 ETATS - commande

12 JOURNAL DE PAYE puis, sélectionner la période désirée ainsi que le type "Détaillé" et cliquer sur le bouton OK]). 5 - Recalculer le bulletin de paye du salarié présentant une anomalie et re-générer votre état DUCS. Constat N 2 : Le taux d une ligne DUCS ne correspond pas au total des taux de cotisations regroupées sous le même code DUCS et calculées dans les bulletins de paye. En règle général, l option "Elément du taux" sera cochée pour l ensemble des cotisations à l exception : - Des cotisations réduction de charges patronales, - Des cotisations taxe sur les salaires, - et éventuellement les cotisations de régularisation. Pour corriger, il convient de suivre les étapes suivantes : 1 - Identifier la ou les cotisations à paramétrer : A partir de l état préparatoire DUCS relever le code, la base et la caisse de la ligne DUCS incorrecte. 2 - Vérifier que toutes les cotisations associées au code DUCS en erreur et calculées dans les bulletins soient paramétrées avec le code DUCS souhaité (2 BASES - commande COTISATIONS puis 2 EDITION - commande MODIFIER - puis onglet DUCS). 3 - Effectuer une recherche multicritère à partir de la liste des cotisations (2 FONCTIONS commande Recherche Multicritère. Cliquer sur le bouton [Editer], dans la liste des champs sélectionner «DUCS». A l aide de l icône rechercher le code DUCS concerné. Puis, cliquer sur le bouton Valider afin de visualiser la requête. Pour affiner la recherche, cliquer sur le bouton [Et] dans la liste des champs sélectionner «"Elément du taux"». Remplacer dans la zone «Non» par «Oui». Puis, cliquer sur les boutons [Valider] et [OK] pour lancer la recherche). 4 - A partir de la liste des cotisations affichées, vérifier l absence de cotisations de type «Réduction de charges patronales», taxe sur les salaires et de régularisation. 5 - Si l anomalie persiste et que le paramétrage vous semble correct, demander le journal de paye détaillé pour la période souhaitée (2 ETATS - commande JOURNAL DE PAYE puis, sélectionner la période désirée ainsi que le type "Détaillé" et cliquer sur le bouton [OK]). A partir de l état, pour identifier celui ou ceux pour lesquels les taux sont différents pointer les cotisations de chaque salarié. 6 - Recalculer le bulletin de paye du salarié présentant une anomalie et re-générer votre état DUCS. REGLES A RESPECTER - Autant de groupe de codes (100A, 100D et 100P) que de taux AT dans la société - Pour un même taux AT (ligne 100A), une seule ligne 100D et une seule ligne 100P. - La ligne 100D directement consécutive à la ligne 100A et reprenant le taux AT - Une seule fois un même code (sauf 100A, D et P si plusieurs taux AT) - Un montant global DUCS égal au montant total URSSAF de l état résumé des cotisations.

13 TRANSMISSION DE LA D.U.C.S. PAR EDI 1. PARAMETRAGES DE L EDI DUCS D une manière générale, cet assistant permet de générer un fichier.xml, contenant la DUCS ainsi que l éventuel télérèglement. C est ce fichier qui va être transmis au portail Ciel, puis vers le prestataire EDI puis aux Organismes de protection sociale (OPS). Pour utiliser EDI DUCS, une inscription au dispositif EDI est obligatoire auprès des OPS. 2 DOSSIER - Commande PARAMETRES - Onglet DUCS Ce lien permet d ouvrir le fichier Souscription.pdf qui donne des informations sur la procédure de souscription à Ciel directdéclaration Sociale. Ce bouton ouvre une page Web permettant l inscription en ligne pour EdiDucs. Il faut cocher la 1 ère option pour rendre le module Edi opérationnel et la 2 nd pour faire un télérèglement. 2. LANCEMENT DE L ASSISTANT EDI DUCS 2 ETATS - Commande DUCS - EDI DUCS Au premier lancement de l état préparatoire DUCS, le logiciel demande de choisir, la période de calcul de la déclaration, les caisses et établissements concernés.

14 Etape 1 /2 : Dans cette étape, l utilisateur peut obtenir des informations sur la télédéclaration et la souscription pour EDI DUCS. Une case à cocher permet de ne plus afficher cette étape. Etape 2/2 :

15 Dans cette étape, la liste des Organismes de protection Sociale par établissement est affichée. Ils sont répertoriés dans la liste de gauche. Ils sont classés par établissement et par caisse. - Sélectionner pour chaque caisse, la ou les déclarations devant être télédéclarer. Pour cela, il suffit de marquer la ligne concernée. - Sur chacune des caisses, on peut déterminer le mode de paiement à l aide du bouton [Ajouter], mais ce n est pas obligatoire. Si l on apporte des modifications aux données du dossier (n SIRET établissement, information cotisation ), il faut redemander un nouvel état préparatoire avant de refaire une EDIDUCS. Suite à la génération EDI-DUCS en cliquant sur Télédéclarer, le module Ciel Directdéclaration se lance automatiquement et la procédure de transmission se poursuit avec la demande de login et de mot de passe pour se connecter au portail Ciel :

16 Il est possible de consulter le résultat de la télédéclaration dans la fenêtre qui s affiche. Par la suite, il sera possible de consulter le statut et l historique des déclarations effectuées avec ciel Paye via la commande HISTORIQUE EDI DUCS du menu Etats Commande DUCS. 3. SUIVI DES DECLARATIONS L icône DUCS de l onglet de l onglet Déclarations de la barre de navigation, permet de connaître l étape en cours dans le processus de déclaration. Ainsi, le statut de la déclaration peut être : - la déclaration a été reçue par le module direct-déclaration - Le portail Ciel a accepté la déclaration - La déclaration a été reçue par le portail déclaratif - La déclaration a été reçue par les OPS - La déclaration a été acceptée par les OPS

17 Afin de connaître exactement l étape en cours pour la déclaration, il est nécessaire de sélectionner la déclaration et d actualiser le statut à partir du bouton présent dans le bas de cette fenêtre. Dans le cas où le processus de déclaration est interrompu, il est possible à partir du bouton renvoyer de [Relancer] la télédéclaration. AVERTISSEMENT Le paramétrage de paie proposé a exclusivement pour vocation de vous aider dans la mise en place de votre dossier dans l objectif d établir vos bulletins de salaire. Des règles de paramétrages sont proposées par défaut sur la base des informations fournies pour les Organismes de Protection Sociale (OPS) : URSSAF, ASSEDIC, Caisses de Retraite Cependant il vous incombe de renseigner aussi vos propres spécificités. Pour vous accompagner nous vous invitons à contacter votre partenaire habituel ou notre assistance, ou de solliciter directement l organisme concerné. Ciel groupe Sage ne pourra en effet être tenue pour responsable d éventuelles erreurs observées dans le paramétrage de paie et dans les bulletins de salaire qui sont édités. Dans l hypothèse où le destinataire du bulletin de salaire subi un préjudice financier ou autre du fait d erreurs constatées sur le paramétrage de paie et/ou dans les bulletins de salaire, la responsabilité de Ciel groupe Sage ne pourra en aucun cas être engagée, conformément aux Conditions Générales d Utilisations des Progiciels Ciel

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